Patrón 1: Capacitación en IA para empleados

Los empleados usan agentes de inteligencia artificial para investigar, analizar, redactar y automatizar flujos de trabajo personales, mientras que las personas siguen siendo responsables de todas las decisiones y resultados.

En este patrón, el agente recomienda y el humano decide. El agente amplía la capacidad individual sin transferir la responsabilidad.

¿Qué es este patrón?

La capacitación en IA de los empleados pone un asistente eficaz al alcance de cada empleado. El objetivo es aumentar la productividad a lo largo del trabajo diario, no la automatización de un proceso completo.

Este patrón se sitúa en el extremo de asistencia de la transición de asistencia a ejecución que define toda la serie. Los agentes de asistencia apoyan a una persona que mantiene la autoridad de decisión completa y toma la acción final. Los agentes ejecutivos realizan acciones en todos los sistemas mientras las personas supervisan los resultados. La distinción es importante porque establece la gobernanza que necesita. Los agentes de asistencia llevan una gobernanza familiar y de bajo riesgo. No hace falta contar con responsables designados para los agentes, procedimientos formales de respuesta al riesgo ni facultades de decisión federadas para que alguien pueda resumir un documento.

Qué hacen los agentes

Los agentes de este patrón se encargan de tareas rutinarias y que consumen mucho tiempo, absorbiendo la concentración sin requerir criterio:

  • Redacción, edición y resumen de contenido entre correo electrónico, documentos y presentaciones
  • Preparación integral para reuniones: generación de documentos informativos, análisis de apoyo y presentaciones listas para presentar al cliente, y programación de tiempo de preparación en el calendario
  • Automatización del seguimiento de reuniones: captura de decisiones, redacción de actualizaciones de estado y asociación de archivos pertinentes
  • Investigación de temas mediante la extracción de orígenes web y de trabajo, la compilación de análisis con citas y el empaquetado de resultados en salidas estructuradas
  • Clasificar y limpiar el calendario: revisar la agenda, señalar conflictos y reuniones de poco valor, y proponer bloques de tiempo para concentrarse
  • Coordinación de flujos de trabajo de varios pasos en Microsoft 365, basados en correos electrónicos, reuniones, mensajes, archivos y datos
  • Responder a preguntas sobre conocimientos específicas para cada rol
  • Análisis de datos y generación de informes, hojas de cálculo y libros etiquetados

El agente actúa como asistente personal capaz que libera a los empleados para centrarse en el trabajo que realmente requiere juicio humano.

Qué hacen los seres humanos

El humano conserva toda la autoridad de toma de decisiones en todo el mundo. Revisan el resultado del agente, ejercen su criterio y rinden cuentas por cada acción emprendida. Este modelo de responsabilidad clara hace que este patrón sea accesible: no hay transferencia de propiedad al agente, ningún rediseño de los procesos empresariales y ninguna nueva infraestructura de gobernanza necesaria.

Funcionamiento del modelo operativo

La implementación correcta de este patrón requiere cambios en cuatro dimensiones:

Dimension antes de después de
Contactos Realizar tareas repetitivas Tomar mejores decisiones más rápido
Agentes Asistencia en la aplicación Incrustado en flujos de trabajo diarios
Gobernanza Directivas de uso de herramientas Identidad y uso enlazado a datos
Métricas Uso de licencias Calidad de salida + velocidad de decisión + tiempo ahorrado

El error más común es tratar este cambio como una implementación de tecnología. Es un programa de cambio de comportamiento. Las licencias no pasan a utilizarse si no se habilitan.

Perfil de madurez objetivo

Cada patrón tiene un perfil de madurez objetivo en los cinco impulsores de capacidad, evaluados del nivel 100 (inicial) al nivel 500 (eficiente). Para la habilitación de la inteligencia artificial de los empleados, la mayoría de los impulsores solo necesitan una madurez repetible, pero la organización y la cultura necesitan una madurez definida.

Controlador de funcionalidad Nivel de destino Por qué
Estrategia y experiencia de inteligencia artificial 200 (repetible) Una razón clara y comunicada para adoptar y una experiencia coherente.
Estrategia empresarial 200 (repetible) Alineación ligera con los resultados. Este patrón mejora la productividad personal sin rediseñar los procesos.
Gobernanza y seguridad 200 (repetible) Las directivas centralizadas y las reglas de uso aceptable son suficientes.
Tecnología e integración 200 (repetible) Las funcionalidades de plataforma estándar son suficientes. Ninguna infraestructura personalizada.
Organización y cultura 300 (Definido) El que rompe la escalabilidad. El modelado de roles de liderazgo y la habilitación continua convierten las licencias en uso.

Para evaluar su estado actual respecto a este perfil, realice la Evaluación de preparación para agentes o explore el modelo completo de madurez de adopción de la IA agéntica.

Información clave: la organización y el impulsor de la cultura requieren la madurez relativa más alta (nivel 300) porque pide a todos los empleados que cambien cómo funcionan. La tecnología es la parte fácil. La adopción es el desafío. Sin el ejemplo de los líderes y la capacitación continua, las licencias no se traducen en uso.

Romper la escalabilidad: organización y cultura. Si las personas no están capacitadas y motivadas, la adopción se estanca independientemente del grado de preparación de la tecnología.

Un centro central de excelencia (CoE) establece barreras de protección, administra plataformas, ejecuta programas comunitarios y realiza un seguimiento de la adopción. Los empleados individuales usan y crean agentes ligeros dentro de esas barreras de protección. El trabajo principal del CoE es habilitar, no controlar.

Tip

La función decisiva en este patrón es la del responsable de adopción. Se trata de un problema de cambio de comportamiento, no de tecnología. Si la gente no cambia sus hábitos, nada puede escalar. Asegúrese de que el responsable de la adopción disponga de suficiente autoridad, tiempo y recursos para impulsar un verdadero programa de gestión del cambio.

Obtenga más información sobre la estructura, los roles y la gobernanza en niveles de riesgo en Creación de un centro de excelencia agente.

Lo que necesitas y lo que no necesitas

Necesitas:

  • Modelado de roles de liderazgo: los líderes deben usar y defender de forma visible los agentes para que los empleados vean la adopción como comportamiento esperado, no como opcional.
  • Habilitación continua: proporcione aprendizaje, sugerencias, soporte técnico de la comunidad y aprendizaje basado en escenarios, no solo licencias.
  • Plataformas estandarizadas: use un conjunto coherente de herramientas para reducir el riesgo de TI en sombras y hacer que la ruta de acceso segura sea la ruta de acceso fácil.
  • Telemetría ligera: realice un seguimiento de la adopción, los patrones de uso y las señales de valor para que pueda identificar lo que funciona.
  • Políticas de uso aceptable claras: defina a qué pueden y a qué no pueden acceder los agentes para que los empleados conozcan los límites.
  • Administración de cambios: las personas necesitan permiso explícito y estímulo para cambiar los hábitos. Las personas rara vez cambian los hábitos sin un programa deliberado.

No necesita lo siguiente:

  • Rediseño del proceso: los agentes aumentan los flujos de trabajo existentes; no los reemplazan.
  • Modelos de propiedad por ámbito: las personas son propietarias de sus propios resultados.
  • Gobernanza federada: las directivas centralizadas son suficientes a esta escala.
  • Orquestación multiagente: cada asistente tiene un propósito.
  • Implicación intensa de TI: los usuarios están habilitados sin intervención de TI.

Métricas de valor y éxito

El valor se muestra en dos niveles: la experiencia individual y el resultado organizativo. Mida ambos valores. Combina indicadores adelantados, como la adopción, con indicadores rezagados, como la capacidad reinvertida, para detectar pronto la creación de valor y demostrarla más adelante. La medición del valor forma parte de la dimensión de realización de valores en el modelo de madurez de la adopción. En este patrón, ayuda a defender la continuidad de la inversión.

Qué aspecto tiene el valor

Las organizaciones que aplican bien este patrón informan de lo siguiente:

  • Aumento de la productividad y mayor confianza en el uso de la inteligencia artificial en el trabajo diario.
  • Mayor enfoque en el trabajo de alto valor a medida que disminuyen los cambios de contexto y la búsqueda de información.
  • Resultados de mayor calidad, no solo una ejecución más rápida de las tareas.
  • Decisiones más rápidas y seguras mediante un mejor acceso al contexto.
  • Colaboración más eficaz que se centra en las decisiones en lugar de la coordinación.

Métricas de éxito que seguir

Haga un seguimiento de un conjunto pequeño y equilibrado repartido entre cinco categorías. La adopción es la primera señal. El valor empresarial es la prueba.

Categoría Medidas de ejemplo Lo que te dice
Adopción y uso (liderando) Usuarios activos frente a licencias asignadas, uso activo semanal y diario, retención semana a semana, amplitud de uso en las distintas aplicaciones, acciones por usuario Si la capacitación está funcionando y los hábitos se están consolidando. El primer lugar donde aparecen los problemas.
Productividad y tiempo horas asistidas por Copilot, tiempo ahorrado en tareas recurrentes como la redacción de borradores, la elaboración de resúmenes, el resumen de reuniones y la clasificación de la bandeja de entrada, tiempo de finalización de tareas Cuánto esfuerzo rutinario elimina Copilot del trabajo diario.
Calidad y decisiones Calidad de salida, tasas de reproceso, velocidad de decisión y confianza, tiempo dedicado a buscar información Cuando rápido también significa mejor, no solo un primer borrador más rápido.
Experiencia de los empleados Satisfacción, confianza en el uso de la IA, proporción de quienes se sentirían decepcionados si perdieran el acceso, facilidad declarada para iniciar tareas Si el cambio se mantiene y favorece el bienestar.
Valor empresarial (retardo) Capacidad reinvertida en trabajos de alto valor, ganancias en tiempo de ciclo en los resultados del equipo, prevención de costos, rentabilidad de la inversión Si las ganancias individuales se suman a un resultado organizativo.

Las historias de clientes que se describen más adelante en este artículo muestran cómo son los buenos resultados en la práctica: horas ahorradas por persona a la semana, porcentajes de dos dígitos de tiempo recuperado y tasas de adopción superiores al 70 %.

Cómo medir

Use las superficies de medida integradas antes de crear algo personalizado:

  • Panel de Microsoft Copilot en Viva Insights: muestra la adopción y el uso en toda la organización, incluidos usuarios activos, retención y uso por aplicación, además de pruebas comparativas con organizaciones similares. Cualquier cliente empresarial o empresarial Microsoft 365 con Exchange Online puede verlo. No se requiere una licencia de Viva Insights de pago ni una licencia de Copilot.

  • Informe de impacto de Microsoft 365 Copilot: una plantilla de Power BI, alimentada con datos de Viva Insights, que destaca las horas asistidas por Copilot y compara a los usuarios de Copilot con los que no lo usan en reuniones, chat de Teams, correo electrónico y documentos.

Combine esa telemetría con dos prácticas que hacen que los números sean de confianza:

  • Establezca una línea base antes del lanzamiento. Capture cuánto tiempo tardan las tareas clave hoy en día para que pueda mostrar el cambio más adelante.
  • Mantenga un grupo de comparación. Compare a los usuarios de Copilot con un grupo similar de no usuarios, y añada el tiempo autodeclarado y a qué se dedica el tiempo recuperado. Los datos de uso muestran que se produjo una acción. La gente te dice si ayudó.

Establece el objetivo antes de medir

Defina primero el resultado y, a continuación, midalo. Los equipos que están de acuerdo con los resultados que desean son mucho más propensos a ser usuarios frecuentes de agentes de alto valor que los equipos que adoptan sin un objetivo. Asigne un nombre a las tareas diarias que importan para cada rol, como los resúmenes de reuniones para los administradores o la primera redacción de borradores para las comunicaciones, y mida esos escenarios.

Tip

El tiempo ahorrado es una señal inicial, no el objetivo. Una prueba puede mostrar ahorros en tiempo real en las tareas escritas mientras la productividad general permanece plana, ya que los minutos guardados se pierden en lugar de pasar al trabajo de mayor valor. Registre adónde va el tiempo recuperado, haga que las personas sigan revisando los resultados para garantizar su precisión y evite métricas de vanidad, como las licencias adquiridas.

Antipatrones comunes

La mayoría de los errores de este patrón proceden de tratar la adopción como una tarea tecnológica. Observe estos patrones.

Antipatrón Qué aspecto tiene Qué hacer en su lugar
Retirada de licencia, sin activación Asigne los asientos y, a continuación, marque el programa como finalizado. El uso se detiene dentro de semanas. Implemente la capacitación continua: integración, indicaciones según la función, embajadores y comunidad. Trate la licencia como inicio, no como fin.
El liderazgo permanece en las líneas laterales Los líderes patrocinan el presupuesto, pero nunca usan Copilot ellos mismos. Los equipos leen la señal y esperan. Haga que los líderes usen y hagan demostraciones de Copilot en su propio trabajo. El modelado de roles es la palanca de adopción más fuerte.
Sobregobierno de un asistente simple Aplique controles de nivel operativo, comités de revisión y propiedad federada a un asistente de redacción. La fricción mata el impulso. Hacer coincidir la gobernanza con el riesgo. Utilice salvaguardas ligeras y centralizadas, y una política de uso aceptable clara.
Ejecutándolo como un proyecto de TI Optimice el programa para la implementación y las herramientas, no para cambiar el comportamiento. Mida el nivel de adopción en los tickets cerrados. Ejecútelo como un programa de administración de cambios y habilitación. TI proporciona la plataforma. El negocio impulsa el hábito.
Contar licencias, no su valor Informar del éxito en función de las licencias adquiridas, en lugar del uso activo y del tiempo ahorrado. Realice un seguimiento de la adopción, los patrones de uso y las señales de valor con telemetría ligera. Informe de los resultados, no de los escaños.
Shadow AI con datos de la empresa Sin las herramientas aprobadas, los empleados pegan contenido laboral en herramientas de IA de consumo no gestionadas. Proporcione una plataforma estandarizada y protegida por la empresa y indique claramente a qué agentes pueden acceder y no pueden acceder.
Tratar el resultado como definitivo Publican el resultado generado por el agente sin revisarlo y luego las inexactitudes los delatan. Mantener al humano informado. El agente redacta borradores. Una persona comprueba los hechos, el tono y el juicio antes de actuar.
Formación de una sola vez Un único seminario web de inicio y luego silencio. Las aptitudes y la confianza se atenuan. Ofrezca aprendizaje continuo y autodirigido, así como consejos en el momento preciso. La capacitación a su propio ritmo suele funcionar mejor que una única sesión formal.

Testimonios de clientes

Estos casos de clientes publicados por Microsoft muestran cómo capacitar a los empleados en IA a gran escala. Cada uno se centra en una amplia implementación de Microsoft 365 Copilot para la productividad individual, con personas que controlan las decisiones.

Customer Resultado notificado
Banco de la Commonwealth de Australia El 84% de 10.000 usuarios de Copilot dijeron que no volverían. Los primeros usuarios guardaron aproximadamente 16% de su tiempo en tareas repetitivas.
Grupo Allegis Más de 18 000 usuarios activos ahorraron aproximadamente 150 000 horas, con una tasa de adopción del 70 %. La historia nombra la cultura y el miedo al cambio como la barrera real.
EY Implementó Microsoft 365 Copilot a más de 150 000 empleados y entrenó a todos los empleados para usar un asistente de IA, un puente hacia los empleados que crean sus propios agentes.
Children International El personal utiliza las herramientas de Copilot durante unas 2.000 horas al mes y reinvierte ese tiempo en programas.
Consejo del Condado de Oxfordshire Se ahorraron 25.200 horas gracias a Microsoft 365 Copilot en todo el ayuntamiento, con un valor actual neto estimado de 3,3 millones de libras.
HealthEquity Multiplicó por cuatro las acciones mensuales de Copilot, de aproximadamente 50.000 a 220.000, entre el personal capacitado.
Ma'aden Ahorra aproximadamente 2200 horas al mes con Microsoft 365 Copilot, Copilot Studio y Azure OpenAI.
Globo Ahorra aproximadamente 2 horas por empleado al mes en un solo equipo con Microsoft 365 Copilot ("Você Mais IA").
Marcas de Conagra Formó a 1300 empleados, de cara a un objetivo de 15 000, en capacitación sobre Copilot dirigida por los empleados.

Tip

El hallazgo coherente en estos estudios es que el ahorro de tiempo por sí solo no impulsa el valor empresarial. Las organizaciones que definen lo que los empleados deben hacer con el tiempo reclamado y crean esa expectativa en su programa de habilitación, logran resultados significativamente mejores que los que miden solo las tasas de adopción.

Las capacidades agénticas de Microsoft para este patrón

En los ejemplos siguientes se resaltan las funcionalidades que son especialmente relevantes para la habilitación de la inteligencia artificial de los empleados. Use estos ejemplos como punto de partida para buscar coincidencias con sus escenarios y segmentos de usuario y, a continuación, explore el ecosistema de agentes de Microsoft para obtener la imagen completa.

Copilot en las aplicaciones que ya usan los usuarios

App Lo que Copilot hace por cada persona
Microsoft Word Redacta, reescribe, resume y ajusta el tono, a partir de tus archivos y tu correo electrónico actuales.
Excel Sugiere fórmulas, detecta tendencias, crea gráficos y realiza análisis avanzados en lenguaje natural.
PowerPoint Crea una presentación a partir de una instrucción o de un documento, aplica tu plantilla de marca y reorganiza las diapositivas.
Outlook Resume hilos largos, redacta y perfecciona respuestas, y prioriza tu bandeja de entrada.
Teams Resume las reuniones en tiempo real, enumera las decisiones y los elementos de acción, y responde "lo que he perdido".
OneNote Resume las notas, los borradores de planes y agendas, y convierte las páginas en listas de tareas.

Aprende más:

Reuniones

Copilot en las reuniones de Teams responde a preguntas durante y después de una reunión, resume el debate y enumera las tareas pendientes y los responsables. La transcripción debe estar activada.

El resumen inteligente de reuniones en Teams genera un resumen posterior a la reunión que perdura, con notas de IA, tareas de acción y marcadores de la cronología. Este resumen requiere una licencia de Teams Premium o Microsoft 365 Copilot.

Alcance el contenido más allá de Microsoft 365

Microsoft 365 Copilot conectores amplían el alcance de Copilot más allá de Microsoft 365 a los otros sistemas en los que reside su trabajo. Con más de 100 conectores precompilados a orígenes como ServiceNow, Salesforce, Confluence, Jira, Box y Google Drive, Copilot puede encontrar y razonar sobre ese contenido en el mismo chat, citar el origen y ahorrarle el cambio de herramientas. Los conectores respetan los permisos que ya tiene cada persona, por lo que solo puedes ver aquello a lo que tienes acceso. Son de solo lectura de forma predeterminada.

Agentes de razonamiento para un trabajo más profundo

  • El investigador aborda investigaciones complejas y de varios pasos. Combina un modelo de razonamiento de investigación profunda con los datos de su trabajo y la web para generar análisis respaldados por fuentes, como un plan de salida al mercado basado en sus propios documentos.
  • Analyst razona a partir de datos sin procesar, como un experto analista de datos. Ejecuta código, funciona en varias hojas de cálculo y genera información y visualizaciones.

Lienzos duraderos

  • Páginas de Copilot convierte una respuesta de Copilot en un lienzo persistente y editable que puede refinar y compartir y, a continuación, exportar a Word o PowerPoint.
  • Anotaciones de Copilot delimita Copilot a un conjunto seleccionado de archivos, páginas y notas para que las respuestas se basen en las fuentes que elijas.

Agentes ligeros que los empleados crean ellos mismos

  • Agent Builder en Microsoft 365 Copilot es la forma sin código para que un usuario empresarial cree un agente personal o de equipo. Describe lo que debe hacer, dirígelo a fuentes de conocimiento como SharePoint o fuentes web, agrega herramientas, pruébalo y compártelo. Algunos ejemplos son un entrenador de escritura, un compañero de incorporación o un agente de actualización de estado.
  • Microsoft Copilot Studio es el entorno de desarrollo de código reducido para agentes con mayores capacidades que necesitan conectores, lógica personalizada o publicación tanto en Microsoft 365 Copilot como en Teams. Úselo cuando el ámbito sin código del Generador de agentes no es suficiente.

Utilizar una plantilla

Las plantillas proporcionan un punto de partida probado, por lo que dedica tiempo a personalizar en lugar de diseñar desde cero. Este enfoque hace que sea más fácil para los empleados que nunca han desarrollado un agente desde cero.

  • Las plantillas de agente del Generador de agentes aplican las directrices de diseño y los procedimientos recomendados de Microsoft. En Microsoft 365 Copilot, seleccione Nuevo agente>Comience con una plantilla y describa el agente en lenguaje natural.
  • Los agentes listos para implementar cubren tareas de productividad individuales diarias. Entre los ejemplos que se ajustan a este patrón se incluyen: Planear mi día, que extrae el calendario, el correo electrónico y las tareas, y le indica en qué centrarse primero; Actualización de estado, que convierte la actividad de Microsoft 365 reciente en una actualización de progreso que puede compartir; y Resumen de noticias personales, que resume las señales en Microsoft 365 en un resumen personalizado y sin ruido. Implemente una tal cual y luego adáptela a su trabajo.

Permitir que los agentes realicen el trabajo en varios pasos

A medida que Copilot madura, los agentes pasan de responder a una pregunta a llevar a cabo una tarea, mientras estableces los límites y revisas los resultados.

  • Copilot Cowork se encarga de tareas más largas y de varios pasos en tus documentos, reuniones, correo electrónico, Teams e investigaciones. Funciona dentro de sus permisos y devuelve resultados finales para que los revise, no solo un borrador. Copilot Cowork ya está disponible de forma general y usa Copilot Credits.
  • Microsoft Scout es un agente personal siempre activo. Funciona en segundo plano en todas sus aplicaciones de Microsoft 365 y actúa en tu nombre dentro de los permisos y las directivas que tú y tu organización establecéis, pasando de responder preguntas a actuar según tus prioridades, siempre bajo tu control.

Reutilización de lo que funciona

Galería de consultas de Copilot almacena los prompts seleccionados por Microsoft, además de los que crean tu equipo y tú. Reutilice lo que ya funciona en Copilot Chat, Teams y Outlook.

Cómo saber que está listo

Inicie este patrón si la mayoría de estas instrucciones son verdaderas:

  • Los líderes están dispuestos a usar y promover agentes en su propio trabajo.
  • Puede financiar la capacitación continua, no solo las licencias.
  • Dispone de una plataforma Copilot estandarizada y protegida a nivel empresarial.
  • Dispone de una política de uso aceptable clara.
  • Puede medir la adopción y el valor, no solo los puestos asignados.

Pasos siguientes

Realizar la evaluación de preparación del agente

O bien explora el Modelo completo de madurez de adopción de IA agéntica.

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