Integración de Field Service con aplicaciones de finanzas y operaciones

La integración de Field Service con aplicaciones de finanzas y operaciones permite a las organizaciones habilitar una alineación lista para usar. Las transacciones de órdenes de trabajo de Field Service llegan correctamente a los diarios de las aplicaciones de finanzas y operaciones. Para las organizaciones que utilizan Field Service y aplicaciones de finanzas y operaciones, la prestación de servicios actualiza automáticamente los sistemas financieros y de inventario. Puede crear y administrar órdenes de trabajo en Field Service y hacer que se sincronicen automáticamente con aplicaciones de finanzas y operaciones.

La integración ofrece una experiencia unificada entre Field Service y las aplicaciones de finanzas y operaciones.

• Sincronice información de precios y costos en tiempo real desde órdenes de trabajo con aplicaciones de finanzas y operaciones.

• Actualice automáticamente las aplicaciones de finanzas y operaciones a medida que se ejecutan las órdenes de trabajo para la integración financiera y de inventario en tiempo real.

• Aproveche todo lo que las aplicaciones de finanzas y operaciones tienen para ofrecer para facturación, contabilidad y gestión de inventario.

Alineación transaccional

Las transacciones de Field Service (registros de productos de órdenes de trabajo y servicios de órdenes de trabajo) crean transacciones paralelas en sus respectivos proyectos de finanzas y operaciones en forma de diarios.

• Los productos de orden de trabajo con inventario crean diarios de artículos y líneas diario de artículos.

• Productos de orden de trabajo sin inventario y una categoría de proyecto relacionada con un tipo de transacción de gastos cree diarios de gastos y líneas diario.

• Servicios de orden de trabajo donde el producto tiene una categoría de proyecto relacionada con un tipo de transacción horas crea diarios de horas y líneas de horas diario.

Actualmente, los diarios de tarifas no se alinean con las transacciones de Field Service.

Transacciones basadas en artículo

En Field Service, todas las transacciones tienen un producto relacionado. A veces esos productos tienen un inventario y otras veces se refieren a un producto que no está en el inventario o a un servicio que se cobra por duración.

Entre los muchos tipos diario de artículos en un proyecto, solo las líneas diario de artículos tienen un producto (artículo) relacionado.

Transacciones basadas en categorías

En Field Service, el concepto de transacciones de categoría no existe. Incluso los servicios y productos que no están en inventario se relacionan con un artículo.

En aplicaciones de finanzas y operaciones, todos los tipos diario que no sean diarios de artículos son transacciones basadas en categorías. Por ejemplo, líneas diario de gastos, líneas de horas diario y líneas de tarifa diario. Estas líneas del diario no se relacionan con un artículo y requieren una categoría.

Para cerrar esta brecha conceptual, capture el valor Categoría de proyecto que Field Service utiliza para las transacciones de órdenes de trabajo. Este campo es una búsqueda en la tabla Categoría de proyecto en la base de datos de finanzas y operaciones. La escritura dual no completa automáticamente este valor. Como práctica recomendada, las organizaciones deberían actualizar este valor en los productos que se sincronizan mediante escritura dual. O bien, cree productos específicos para utilizarlos como proxy para realizar transacciones con una categoría en escenarios que no sean de inventario ni de servicio.

Alineación de la empresa

Las aplicaciones de Field Service y de finanzas y operaciones no comparten de forma automática el mismo concepto de empresa. Las soluciónes de escritura dual agregan datos relacionados con la empresa a tablas relevantes como cuenta, producto o almacén. Field Service introduce barreras de seguridad para ayudar a los usuarios a seleccionar los registros correctos en sus órdenes de trabajo y transacciones de órdenes de trabajo.

Las órdenes de trabajo en Field Service requieren una Cuenta de servicio. La escritura dual introduce el campo Compañía en la tabla de cuentas. La cuenta de servicio se relaciona con una empresa y define ese valor para la orden de trabajo y sus transacciones de orden de trabajo.

Si la cuenta de servicio y la empresa no coinciden en una orden de trabajo y los registros transaccionales de la orden de trabajo, las transacciones no se sincronizan hasta que se resuelva la discrepancia.

Field Service destaca la desalineación de la empresa en varios lugares:

• En la orden de trabajo
• En el producto de orden de trabajo o servicio de orden de trabajo
• Sobre la transacción de finanzas y operaciones

Como práctica recomendada, las organizaciones que implementen esta integración deberían considerar la creación de registros de tipos de incidente para productos y servicios, teniendo en cuenta su alineación con la empresa. Y utilice el tipo de incidente correcto según la empresa de la cuenta de servicio en la orden de trabajo.

Sincronización transacción

La solución introduce un nuevo elemento de navegación del sitio para transacciones financieras y operativas en el área Configuración de la aplicación Field Service. Esta área contiene datos transaccionales y sus estados.

La integración utiliza un marco de transacciones asíncronas fiable para garantizar que las actualizaciones de Field Service sean precisas y fiables.

• La integración depende del marco de escritura dual habilitado y las asignaciones para garantizar que las transacciones utilicen una comprensión común de conceptos centrales críticos.

• Cada transacción en una orden de trabajo se confirma en Field Service antes de crear una actualización en las aplicaciones de finanzas y operaciones.

  • Cuando la transacción finaliza en Field Service, crea un registro en una tabla de registro de transacciones que muestra el estado de cada transacción.

  • La integración supervisa los estados de las transacciones de las órdenes de trabajo y proyectos. Los estados de las transacciones indican el estado de sincronización de los datos, como no sincronizado, procesando, sincronizando y fallando. La integración también proporciona mecanismos de reintento y manejo de errores para resolver cualquier problema de sincronización.

  • Si la transacción no se completa, el estado en Field Service indica el error y el motivo del error. El sistema reintenta la transacción varias veces.

  • Si la transacción aún no se sincroniza, el error y los detalles de la transacción se conservan en el registro de transacciones de finanzas y operaciones. Los usuarios pueden soluciónar el problema y resincronizar la transacción, asegurando que no se pierdan datos transaccionales financieros ni de inventario.

    Con una configuración correcta del sistema, los errores en las transacciones son excepciones. Resolver este tipo de problema es fundamental para garantizar que se mantenga la coherencia transaccional entre ambos sistemas.

Proyectos jerárquicos de finanzas y operaciones

La integración crea proyectos jerárquicos, que constan de un proyecto principal y uno o más subproyectos. El proyecto principal actúa como contenedor para los subproyectos, que representan las órdenes de trabajo individuales en Field Service.

Dimensiones de almacenamiento, almacén y selección de ubicación

La integración admite dimensiones de almacenamiento cuando se configura correctamente. Las dimensiones de almacenamiento definen los niveles de detalle utilizados para el almacenamiento de un artículo en el inventario. Algunos artículos se registran en los niveles de sitio, almacén y ubicación, mientras que otros solo se registran en el sitio o a nivel de sitio y almacén.

Dependiendo del producto de inventario que selecciones al crear un producto de orden de trabajo, las dimensiones de almacenamiento definidas determinan si necesitas especificar una ubicación en el producto de la orden de trabajo.

• Cuando añades un producto de orden de trabajo donde el producto elegido tiene Inventario para el Tipo de Producto de Servicio de Campo en Servicio de Campo, puedes seleccionar un almacén y una ubicación desde los campos de búsqueda del formulario de transacción. Los campos de almacén y ubicación se filtran para mostrar los valores de las aplicaciones de finanzas y operaciones, según la entidad jurídica a la que pertenece la cuenta de servicio de la orden de trabajo. La configuración del producto de finanzas y operaciones y sus dimensiones de almacenamiento determinan si el campo de ubicación del producto de la orden de trabajo es obligatorio al marcar un producto como usado.

• Cuando modificas o eliminas el registro de producto correspondiente en Field Service, la integración actualiza la línea correspondiente del journal.

Los campos de almacén y localización en Servicio de Campo se relacionan con los conceptos de almacén y ubicación en aplicaciones financieras y operativas. Estos conceptos rastrean la ubicación física de los objetos del inventario.

Inventario

Cuando activas la integración de finanzas y operaciones desde la configuración de servicio de campo, Dynamics 365 Supply Chain Management se convierte en el sistema de registro para inventarios. Esta integración suprime la funcionalidad predeterminada de inventario de Field Service.

Field Service oculta los siguientes elementos de navegación:

• Inventario de productos
• Transfers
• Ajustes
• Autorización de devolución de mercancía (RMA)
• Recibos de RMA
• Devolver al proveedor (RTV)

Field Service muestra los siguientes elementos:

• Inventario por sitio
• Inventario por almacén

Estos nuevos artículos de inventario utilizan tablas virtuales para exponer datos de inventario directamente desde administración de cadenas de suministros dentro de Field Service. Los usuarios pueden acceder a los niveles reales de inventario desde el sistema de registro.

Cuando activas la integración, se desactiva la función de validación de inventario contra el inventario predeterminado de Field Service. La configuración de Field Service para Uso de productos agotados está oculta para garantizar que los usuarios no reciban validaciones de inventario irrelevantes o comportamientos de bloqueo.

La integración no valida automáticamente las transacciones de inventario de una orden de trabajo según los niveles de inventario de administración de cadenas de suministros.

Vistas de inventario con y sin detalles de variantes

Cuando activas la integración, las vistas de inventario incluyen una versión para organizaciones que no usan variantes de producto. Esta vista de inventario elimina varias columnas y simplifica la visibilidad del inventario.

Para las organizaciones que utilizan variantes de producto, las vistas relevantes muestran todos los detalles de los niveles de inventario, incluyendo columnas para tamaño, color, estilo y configuración. Si es necesario, las organizaciones pueden modificar las vistas predeterminadas como lo hacen con cualquier tabla.

Alineación de trabajadores

La integración de Field Service con las aplicaciones de finanzas y operaciones amplía Dynamics 365 Human Resources a la integración de recursos que se pueden reservar que introduce el concepto del trabajo en el recurso que se puede reservar. Además, la integración de Field Service se extiende a:

• Permitir que un trabajador sea capturado en un producto o servicio de orden de trabajo.

• Complete automáticamente el valor del trabajador en el producto de la orden de trabajo o en el servicio de la orden de trabajo según el trabajador del recurso que se puede reservar en la reserva asociada a la transacción. Puedes poblar manualmente o anular este valor.

• Requerir al trabajador sobre productos de orden de trabajo o servicios de orden de trabajo no relacionados con el inventario. El requisito se basa en si los parámetros de contabilidad y gestión de proyectos asociados de la empresa están configurados para requerir un valor de trabajador en horas líneas diario o líneas diario de gastos.

  Si configuras el requisito del trabajador en las aplicaciones de finanzas y operaciones, Field Service solo requiere un valor cuando estableces el producto o servicio de la orden de trabajo como usado. Este requisito no impide crear registros estimados sin conocer al trabajador final. La transacción no se sincroniza a menos que se registre al trabajador.

El campo de trabajador no se filtra según la elegibilidad del trabajador para realizar trabajo en el proyecto relacionado. La idoneidad no se considera un parámetro de programación al determinar el recurso que se puede reservar para programar en una orden de trabajo. Como mejor práctica, considera utilizar roles de seguridad y unidades de negocio o introducir características de recursos para asegurar que los trabajadores solo estén programados para las órdenes de trabajo relevantes. Considera estas opciones si es una consideración crítica para la implementación de aplicaciones de finanzas y operaciones por parte de tu organización.

Cambios en el campo de Field Service

La integración introduce campos nuevos y oculta otros campos.

Cambios en el campo orden de trabajo

La integración añade un campo de búsqueda de tabla virtual llamado F&O Project que filtra según la empresa y la entidad legal relevantes, y si el proyecto está en un estado donde se puedan realizar transacciones. La integración oculta el campo Cuenta de facturación ya que no es relevante cuando se selecciona una integración de finanzas y operaciones.

Cuando un usuario selecciona un proyecto, los filtros de búsqueda de proyectos muestran proyectos con los siguientes parámetros:

• El proyecto es para el mismo cliente que la cuenta de cliente de la orden de trabajo.
• El proyecto es para la misma entidad legal que la cuenta de servicio de la orden de trabajo.
• El proyecto está en una fase que permite la creación de registros.

Cambios en el campo orden de trabajo de producto

La integración añade varios campos a la tabla Producto de la orden de trabajo. Puedes ver estos campos cuando la integración está instalada y habilitada.

• Descripción del diario

  • Visible solo para transacciones de gastos (productos no de inventario). Oculto para productos de inventario (que dan como resultado diarios de artículos).
  • Se rellena automáticamente con el nombre del producto aplicado, pero deberías anular el valor con una descripción más significativa.
  • Limitado a 60 caracteres. Este campo se transfiere desde el registro en Field Service hasta la línea del diario y luego a la factura generada en Finance.

• Propiedades de la línea

  • Una consulta virtual de tabla que se filtra según la empresa o entidad legal relevante.
  • La integración oculta el campo Cantidad a facturar ya que no existe un concepto equivalente en las líneas diario. En cambio, la propiedad de línea define si una transacción es facturable o no.

• Ubicación

  • Oculto para productos que no están en inventario.
  • Solo se ve si las dimensiones de inventario que configuras en las aplicaciones de finanzas y operaciones del producto indican que se requiere una ubicación.
  • Solo es obligatorio cuando marcas el registro como usado.
  • Una consulta de tabla virtual filtrada según la empresa o entidad legal relevante y el almacén seleccionado.

• Fecha de transacción

• Trabajador

  • Solo se requiere basándose en los parámetros de gestión de proyectos y contabilidad que configures en la empresa correspondiente.
  • Se completa automáticamente si el valor de reserva del producto de orden de trabajo se completa según el trabajador del recurso reservable establecido en la reserva.

Cambios en el campo orden de trabajo de servicio

La integración añade varios campos a la tabla de Servicio de órdenes de trabajo. Puedes ver estos campos cuando la integración está instalada y habilitada.

• Descripción del diario

  • Se llena automáticamente con el nombre del producto aplicado, pero deberías introducir una descripción más significativa.
  • Limitado a 60 caracteres. Fluye desde el registro en Field Service a la línea diario y a la factura generada en Finanzas.

• Propiedades de la línea

  • Una consulta virtual de tabla que se filtra según la empresa o entidad legal relevante.
  • La integración oculta el campo Duración a facturar porque no hay ningún concepto equivalente en las líneas de diario. En cambio, la propiedad de la línea define si la transacción es facturable.

• Fecha de transacción

• Trabajador

  • Solo se requiere cuando los parámetros de gestión de proyectos y contabilidad de la empresa correspondiente lo requieran.
  • Se llena automáticamente si el valor de la reserva del servicio de órdenes de trabajo se rellena en función del trabajador del conjunto de recursos reservables en la reserva.

Adiciones al campo producto

La integración añade un campo de consulta de tabla virtual llamado Project Category. Se filtra según la empresa o entidad legal relevante y si el producto es un producto de inventario (para categorías de artículos), no inventario (para categorías de gastos) o de servicio (para categorías de horas).

Manejo de transacciones de órdenes de trabajo

Cuando se producen eventos relacionados con los registros de productos y servicios de una orden de trabajo de Field Service, la integración genera las transacciones correspondientes en los respectivos registros de diario y de línea de diario.

Create

• Producto: Cuando crea un registro de producto de orden de trabajo, la integración crea un diario de artículos y su línea de diario, o un diario de gastos y su línea de diario. El Tipo de Producto de Servicio de Campo del producto determina si la transacción desencadena una transacción de artículo o gasto.

  • Los productos de inventario activan los artículos.
  • Los productos que no son de inventario generan gastos.

• Servicio: Cuando creas un registro de servicio de orden de trabajo, la integración genera una transacción de horas.

Update

• Cuando actualiza un producto o servicio de orden de trabajo y las líneas del diario y diario relacionadas no se registran, la integración actualiza la transacción de manera adecuada.

• Cuando actualizas un producto o servicio de orden de trabajo y se publican el diario y la línea de diario relacionados, la integración:

  • Crea una transacción inversa contra las líneas del diario y diario originales.
  • Crea un nuevo diario y una nueva línea de diario que reflejan la transacción de actualización.

Delete

• Cuando eliminas un producto o servicio de orden de trabajo y el diario y la línea de diario relacionados no se publican, la integración elimina el diario y la línea de diario.

• Cuando eliminas un producto o servicio de orden de trabajo y se publican el diario y la línea de diario relacionados, la integración crea una transacción inversa entre el registro y la línea de diario originales.

Impacto del estado del sistema de orden de trabajo

Según el valor Estado del sistema de una orden de trabajo, la integración agrega o elimina líneas diario que están relacionadas con registros de producto o servicio de orden de trabajo que todavía están en un estado estimado.

• Cuando una orden de trabajo se actualiza a Cancelada o Publicada, la integración elimina todos los diarios y líneas de diario no publicados.

• Cuando una orden de trabajo se actualiza de Cancelada o Registrada a cualquier otro estado del sistema, la integración vuelve a crear líneas para líneas estimadas que se eliminaron anteriormente.

Limitaciones

Esta integración admite el uso de entornos administrados por Microsoft. No soporta entornos gestionados por el cliente.

Este patrón de integración actualmente admite los datos de precios y costes de los registros de órdenes de trabajo. Está diseñado para que Field Service impulse el precio y el costo en los registros del diario. No admite precios especializados definidos en finanzas para actualizar diarios o devolver los datos de costes y precios a los registros de producto de orden de trabajo y registros de servicio de orden de trabajo, excepto para los registros de producto de orden de trabajo donde el producto es de tipo "Inventario". En este caso, el valor de costo procede del Diario de elementos.

La integración de recursos/no inventariados de Project Operations no permite que la integración de Field Service funcione con las mismas entidades jurídicas que están habilitadas para el escenario integrado de recursos/no inventariados. Sin embargo, puede funcionar en los mismos entornos para otras entidades jurídicas.

Las actualizaciones manuales de las búsquedas de tablas virtuales no se admiten en modo sin conexión, por lo que es fundamental configurar la lógica predeterminada para las ubicaciones para que no se bloqueen las transacciones. Hay varias búsquedas de tablas virtuales:

• El orden de trabajo tiene una búsqueda al proyecto de F&O
  • No es necesario rellenarlo mientras está sin conexión.
• El producto de orden de trabajo tiene una búsqueda de Ubicación de inventario y la Propiedad de línea
  • El valor de Propiedad de línea debe ser predeterminado.
  • El valor Ubicación de inventario se realiza correctamente si configura la lógica predeterminada para las ubicaciones.
• El servicio de orden de trabajo tiene una búsqueda a la Propiedad de línea
  • El valor de Propiedad de línea debe ser predeterminado.

Los siguientes procesos o características disponibles en las aplicaciones de finanzas y operaciones no son compatibles o no se reflejan en Field Service listo para usar para esta integración:

• Característica de reserva de inventario para reservar cantidades de inventario para determinados pedidos.

• Dimensiones de seguimiento para definir la granularidad del seguimiento de un artículo en transacciones posteriores. Esta función es útil para rastrear artículos por lote o número de serie.

• La configuración Requerir actividad en diarios en un proyecto establecida en "Sí" no es compatible. Si configuras actividades para Horas, Gastos o Artículos como obligatorias, las transacciones de Field Service no se completan correctamente.

• Actualmente, la integración admite una alineación limitada de las actualizaciones de datos de los diarios del proyecto con su respectiva transacción de orden de trabajo. Cuando un usuario de Field Service crea o actualiza un producto o servicio de orden de trabajo, esas actualizaciones se sincronizan con el diario respectivo. Sin embargo, las líneas diario de gastos, horas diario o diario de artículos solo sincronizan la propiedad de línea predeterminada y una referencia a la línea activa diario para el registro. Otros cambios en el registro de transacciones de Field Service respectivo no se sincronizan desde sus respectivos diarios de línea.

• Los productos de orden de trabajo y los registros de servicio de orden de trabajo tienen un campo de porcentaje % de descuento y Descuento estimado . En este momento, la integración no sincroniza estos conceptos de descuento. Los diarios respectivos, que generan, no tienen este concepto. El sistema oculta este campo en los formularios predeterminados cuando la integración está habilitada.

Pasos siguientes

• Configurar la integración de Field Service con aplicaciones de finanzas y operaciones