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Las organizaciones de servicios suelen gestionar procesos de ejecución en campo y financieros a través de sistemas separados, integraciones personalizadas o modelos operativos desconectados. Los equipos de campo se centran en completar reparaciones, instalaciones, inspecciones y mantenimiento. Los equipos de proyectos y finanzas necesitan una interpretación uniforme de la mano de obra, los materiales y el uso para el cálculo de costes, la facturación y el seguimiento del rendimiento. Sin una conexión estándar entre la ejecución en el campo y las finanzas del proyecto, las organizaciones se enfrentan a una complejidad añadida, conciliación manual y una visibilidad limitada de extremo a extremo.
La integración predefinida entre Microsoft Dynamics 365 Field Service y Dynamics 365 Project Operations proporciona un mecanismo admitido para conectar la ejecución sobre el terreno con las finanzas del proyecto. Esta integración utiliza las funcionalidades estándar del producto para conectar las órdenes de trabajo, las tareas del proyecto, la mano de obra, los materiales y las transacciones financieras.
Mediante esta integración, el trabajo de servicio capturado en Field Service puede fluir hacia Project Operations y procesos financieros posteriores utilizando un modelo de producto Microsoft consistente. Esta integración ayuda a las organizaciones a reducir el esfuerzo de integración personalizada, mejorar la coherencia en costes y facturación, reforzar la visibilidad tanto en el trabajo de servicios como de proyectos, y apoyar resultados financieros y operativos más predecibles.
Esta integración está diseñada para organizaciones que usan:
Servicio en campo, Operaciones de proyectos, Finanzas y Gestión de la cadena de suministro, que entregan una completa orquestación de servicio, proyectos y finanzas de extremo a extremo.
Field Service, Finance y administración de cadenas de suministros, sin usar la aplicación Project Operations. Un conjunto mínimo de formularios de configuración de Project Operations se inserta en Field Service, lo que permite a los usuarios administrar proyectos sin cambiar de aplicación. El usuario que instala la integración debe tener una licencia de Project Operations.
Field Service y Project Operations, sin usar Finance ni administración de cadenas de suministros. Este enfoque admite la alineación financiera y el servicio basado en proyectos en un proyecto de Project Operations. Este enfoque se puede usar para la integración con otras soluciones ERP o con fines de ejecución y administración directas.
Introducción al flujo de integración
En este diagrama se muestra cómo las actividades de Field Service, Project Operations y Finance se conectan a un proceso continuo.
Field Service
Los trabajadores de primera línea crean pedidos de trabajo para la entrega de servicios, cada uno vinculado a un proyecto en Project Operations, que actúa como contenedor financiero. Este orden de trabajo y la asociación de proyectos proporcionan el contexto para interpretar los costos, los ingresos y la facturación.
Cuando un trabajador de primera línea establece una cantidad estimada o una duración estimada para el producto o servicio de pedido de trabajo, el sistema crea líneas de estimación de material en Project Operations. La estimación debe ser mayor que cero. Si se habilita la integración de Dynamics 365 Finance, el sistema crea líneas de previsión en Finanzas.
Cuando el trabajo en el campo está completo y el estado de la línea de producto o servicio de la orden de trabajo está configurado como Usado, el sistema calcula los precios y costes aplicables para servicios y productos basándose en los datos operativos capturados en la orden de trabajo. Los datos de uso se capturan como registros de uso de materiales (MUL).
Después de que los técnicos registren y envíen las horas en Field Service para trabajo asociado a un proyecto o a una tarea del proyecto, las entradas de tiempo se transfieren a Project Operations. Estas entradas siguen los flujos de trabajo de precios y aprobación de Project Operations. Una vez aprobado, el estado de aprobación se sincroniza con Field Service.
Operaciones de proyecto
Los administradores de proyectos pueden crear órdenes de trabajo vinculadas a un proyecto o una tarea de proyecto desde Project Operations. La programación y la ejecución permanecen en Field Service.
Los registros de uso de materiales (MUL) representan el consumo sin procesar de materiales y servicios. Se convierten en líneas de diario del proyecto (costo e ingresos), que se revisan y aprueban para obtener precisión financiera.
Una vez aprobadas, las líneas del diario generan datos reales del proyecto, los registros financieros oficiales autorizados al proyecto y la línea de contrato.
Estos datos reales generan facturas proforma de borrador para revisión y ajuste. A continuación, las facturas borrador se confirman para ser facturadas.
Se revisan los registros de tiempo en Field Service y Project Operations para el proyecto. Solo las entradas aprobadas generan datos financieros y actualizan el progreso de las tareas. Las estimaciones y datos reales muestran la orden de trabajo asociada para la trazabilidad.
Finance
Si la integración de Dynamics 365 Finance está habilitada, el sistema genera líneas de diario de Project Operations Integration para transferir los datos financieros aprobados, incluidas las entradas de tiempo aprobadas, de Project Operations a Finance.
Finance convierte estas líneas de diario en registros de libro auxiliar, aplica lógica contable, realiza el reconocimiento de ingresos y registra facturas de clientes en la contabilidad general.
El resultado es una cadena financiera continua: desde la orden de trabajo hasta la línea de proyecto y contrato, pasando por la factura proforma, hasta la factura registrada en Finanzas.