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El Archivo de Microsoft 365 proporciona almacenamiento rentable para archivos y sitios inactivos de SharePoint.
Para archivar automáticamente los archivos elegibles dentro de los sitios de SharePoint que siguen en uso, use directivas de archivos inactivos en Administración avanzada de SharePoint (versión preliminar). Las directivas usan la última fecha de acceso humano registrada del archivo y se configuran a través de PowerShell durante la versión preliminar actual.
Las organizaciones a menudo necesitan conservar datos inactivos o antiguos durante largos períodos en caso de que necesiten recuperarlos más tarde. Almacenar estos datos en SharePoint ayuda a simplificar la capacidad de búsqueda, la seguridad, el cumplimiento y la administración del ciclo de vida de los datos.
El Archivo de Microsoft 365 le permite conservar datos inactivos moviéndolos a un nivel de almacenamiento en frío dentro de SharePoint. Los datos archivados con el Archivo de Microsoft 365 conservan automáticamente los mismos estándares de búsqueda, seguridad y cumplimiento a un costo reducido.
Nota:
El Archivo de Microsoft 365 para sitios de SharePoint ya está disponible para las organizaciones de Government Community Cloud (GCC). Para empezar, configure una directiva de facturación de pago por uso siguiendo las instrucciones sobre Configuración y administración de la facturación de pago por uso en el nodo Facturación de la guía del Centro de administración de Microsoft 365. Una vez conectada la directiva de facturación, habilite el Archivo del sitio de SharePoint desde la página Configuración.
Otras ventajas de usar el Archivo de Microsoft 365 son:
Optimización de Copilot : Copilot no está entrenado en contenido archivado, lo que maximiza la relevancia de la respuesta.
Ahorro de costes : un precio de lista más bajo en el consumo de almacenamiento más allá de la cuota de almacenamiento de Microsoft 365 asignada por la licencia.
Metadatos sin pérdida : un sitio conserva todos sus metadatos y permisos tras la reactivación.
Velocidad : archivo ultrarrápido de sitios de cualquier tamaño y cualquier número de sitios.
Decluttering : separación explícita entre contenido activo e inactivo para ayudar a administrar el ciclo de vida de su sitio.
El Archivo de Microsoft 365 funciona con el índice de búsqueda de Microsoft 365 y el conjunto de características de Microsoft Purview para admitir la administración de datos a largo plazo a un precio alineado con el ciclo de vida del contenido. El Archivo de Microsoft 365 se administra en el Centro de administración de SharePoint por administradores de SharePoint o administradores globales.
Importante
Microsoft recomienda utilizar roles con la menor cantidad de permisos. El uso de roles con el menor número de permisos ayuda a mejorar la seguridad de su organización. Administrador global es un rol con muchos privilegios que debe limitarse a escenarios de emergencia cuando no se puede usar un rol existente. Para obtener más información, vea Acerca de los roles de administrador en el Centro de administración de Microsoft 365.
Cuando un archivo o un sitio se archiva, pasa a un nivel explícitamente más frío y ya no consume la cuota de almacenamiento activa del inquilino. En su lugar, contribuye al consumo de almacenamiento de Microsoft 365 Archivo. Nadie puede acceder directamente al contenido de este nivel. La búsqueda de contenido completo funciona para las experiencias de búsqueda de contenido de Purview, búsqueda de usuario final y búsqueda de eDiscovery. La búsqueda de contenido de Purview y eDiscovery pueden seguir exportando contenido directamente, pero pueden tardar más en exportar el contenido archivado.
Cuando se archiva un sitio, se archiva todo el contenido del sitio, incluidos:
Bibliotecas de documentos, estructuras de carpetas y archivos
Listas y datos de lista
Permisos y todos los metadatos
Los administradores deben notificar a los propietarios del sitio y a los usuarios finales antes de archivar un sitio para que sean conscientes de que el sitio ya no será accesible.
Limitaciones
Limitaciones del Archivo del sitio
Los sitios de publicación, los sitios de canales y algunos tipos de plantillas de sitios heredados no están disponibles para archivar con Microsoft 365 Archivo. Para obtener más información, consulte Plantillas de sitio compatibles.
Los sitios asociados con Teams que solo usan canales estándar son compatibles con el archivado. Los sitios asociados a Teams que incluyen canales privados o compartidos solo son compatibles parcialmente:
- Centro de administración de SharePoint: no es posible archivar un sitio con sitios de canal. (Mensaje: "El sitio conectado al grupo con sitios de canal asociados no se puede archivar").
- PowerShell y Graph API: El archivado de un sitio con sitios de canal no está bloqueado. Solo se archiva el sitio principal asociado con el equipo (y sus canales estándar). Los sitios de canal privado y compartido permanecen activos. No es posible archivar los sitios de canal directamente, ya que estos sitios usan plantillas de sitio no compatibles.
Limitaciones de Archivo de archivos
Algunas aplicaciones y servicios de Microsoft 365 aún no admiten el archivado de nivel de archivo. Estas aplicaciones pueden mostrar mensajes de error incorrectos, no cargarse correctamente o fallar las acciones realizadas con contenido archivado. Dado que la compatibilidad con el cliente y el conocimiento de los usuarios sobre los archivos archivados siguen evolucionando, le recomendamos que use el archivado de nivel de archivo cuidadosamente y se asegure de que los usuarios comprendan cómo reactivar los archivos en su ubicación original si se requiere acceso, especialmente si se encuentran con errores de apertura o carga inesperados. La lista de limitaciones conocidas incluye, entre otras:
Word para la web y PowerPoint para la Web.
aplicaciones móviles de Teams, OneDrive y SharePoint.
macOS con el cliente de sincronización de OneDrive.
Versiones anteriores de Windows, como Windows 10 y versiones anteriores, con el cliente de sincronización de OneDrive.
Esta limitación también se aplica a los dispositivos Windows que no están configurados para recibir actualizaciones frecuentes.
Versiones anteriores de aplicaciones de escritorio de Office que no han tenido actualizaciones desde el 1 de marzo de 2026.
Otras aplicaciones, como Clipchamp y Power BI, no pueden cargar el contenido archivado al intentar importarlo.
El archivo de nivel de archivo solo está disponible para sitios de SharePoint. Cuando los archivos archivados se copian o mueven, conservan su estado de archivado. Sin embargo, si un archivo archivado se mueve o se copia en OneDrive, es posible que ese estado archivado no siempre se represente visualmente en la interfaz de usuario de OneDrive.
Los Files que se reactivan no se pueden volver a archivar durante 120 días.
No se pueden archivar determinados tipos de archivos, incluidos OneNote, páginas de SharePoint y agentes de SharePoint.
La biblioteca de activos del sitio en sitios de SharePoint no admite el archivado de nivel de archivo.
Tipos de archivo excluidos de las directivas de archivo SAM
Las directivas de almacenamiento automático de archivos de Administración avanzada (SAM) de SharePoint no pueden archivar archivos con las siguientes extensiones:
.js, .css, .one, .onepkg, .onepart, .onetoc2, .onetmp, .spcolor, .sptheme, .spfont, .eot, .onebin, .woff, .woff2, .xsl, .json, .classifier, .aspx, .onetoc, .onebak, .onebackupconstruction.
Estas exclusiones se aplican independientemente del tipo de archivo filtros configurados para la directiva.