Aprobaciones de múltiples etapas e IA en flujos de agentes (versión preliminar)

[Este artículo es documentación preliminar y está sujeto a modificaciones].

En este artículo se describe cómo usar aprobaciones de varias fases e IA en flujos de agente.

Acceso a aprobaciones de varias fases

Las aprobaciones multietapa están disponibles exclusivamente en flujos de agente. Los flujos de agente son automatizaciones o flujos integrados en Copilot Studio y se usan de forma independiente o con agentes de Copilot Studio. Obtenga más información sobre los flujos de agente en Información general sobre flujos de agente.

¿Qué son las aprobaciones de varias fases?

Una aprobación de varias fases es una funcionalidad que satisface los procesos de aprobación más complejos. Ofrece un amplio conjunto de funcionalidades que permiten a las organizaciones crear flujos de trabajo de aprobación sólidos para sus procesos empresariales, ahora mejorados con la toma de decisiones con tecnología de IA.

Las aprobaciones de varias fases combinan revisiones de IA y humana para tomar decisiones de aprobación basadas en instrucciones, documentos e imágenes proporcionados. Esta combinación permite el procesamiento automatizado de las solicitudes rutinarias, al tiempo que se mantiene la supervisión humana para las decisiones complejas, lo que acelera considerablemente los ciclos de aprobación y garantiza el cumplimiento de las políticas de la organización.

Las aprobaciones de varias fases se basan en aprobaciones estándar que se encuentran en flujos en la nube. Antes de entrar en aprobaciones de varias fases, debe familiarizarse primero con las aprobaciones estándar. Aquí tiene algunos recursos para empezar:

• Comenzar con las aprobaciones
• Referencia del conector de aprobaciones para Microsoft Power Platform y Azure Logic Apps

Funcionalidades clave de aprobaciones de múltiples etapas

Las aprobaciones de varias fases ofrecen las siguientes funcionalidades clave que las diferencian de las aprobaciones estándar:

• Fases de aprobación manual: solicite decisiones de aprobación de las partes interesadas humanas en varias fases del proceso.
• Fases de aprobación de IA: implemente la toma de decisiones automatizada en los puntos clave del flujo de trabajo de aprobación mediante modelos de IA.
• Condiciones o aprobaciones condicionales: coloque condiciones entre fases para controlar dinámicamente el flujo de trabajo de aprobación en función de criterios específicos.

Todas estas funcionalidades están en versión preliminar.

Fases de aprobación manual

Las etapas manuales en un proceso de aprobación de múltiples fases le permiten solicitar decisiones de aprobación de diferentes partes interesadas de personas en varias fases del proceso. En estas fases, puede definir el tipo de aprobación para que sea "Primero en responder" o "Todos deben aprobar", el título de la solicitud de aprobación, al que se debe asignar la aprobación y los detalles pertinentes con los que el aprobador humano debe tomar una decisión.

Fases de aprobación de IA

Las etapas de IA en su aprobación multinivel le permiten implementar la toma de decisiones automatizada en puntos clave del flujo de trabajo de aprobaciones. En estas fases, proporciona al modelo de IA instrucciones específicas y entradas relevantes, como documentos, imágenes, texto y conocimientos organizativos, y la IA genera una decisión clara aprobar o rechazar con una lógica clara en función de las instrucciones. Puede configurar decisiones de aprobación desde fases de IA para su revisión y aprobación por parte de aprobadores humanos en fases posteriores. La revisión humana garantiza que los seres humanos permanezcan en el control mientras siguen beneficiándose del procesamiento más rápido de las evaluaciones rutinarias.

Condiciones y aprobaciones condicionales

Las condiciones se pueden colocar entre las fases de la aprobación de varias fases para proporcionar control dinámico del flujo de trabajo mediante la evaluación de criterios específicos para determinar la siguiente acción en el proceso de aprobación. Con las condiciones, puede definir reglas lógicas basadas en entradas y configurar el flujo de trabajo para aprobar, rechazar, enviar a otra etapa u omitir etapas automáticamente en función de si se cumplen esas condiciones. Las condiciones permiten la toma de decisiones flexible que adapta el flujo de trabajo de aprobación a diferentes escenarios sin intervención manual.

Configurar su aprobación de varias fases

Hay algunos pasos para configurar una aprobación de varias fases.

Agregar la acción multifásica

En su flujo, puede añadir Ejecutar una aprobación en varias fases como una acción mediante el nuevo conector Revisión humana.

1. Abra el diseñador del flujo en el que desea agregar una aprobación de varias fases.

2. Seleccione el botón + en la ubicación entre los nodos en los que desea agregar la aprobación de varias fases.

3. En la tarjeta o el panel Agregar una acción, busque la acción Ejecutar una acción de aprobación de varias fases en la sección Revisión humana. También puede encontrar la misma acción en el conector de revisión humana de la lista. Si no ves la acción o el conector, búscalos.

4. Para acceder fácilmente la próxima vez, marque la acción como favorita seleccionando el icono de estrella en la tarjeta de acción.

5. Seleccione Ejecutar una acción de aprobación de varias fases. Esta acción inicia una aprobación, la envía a las personas asignadas requeridas y espera a que se completen las solicitudes de aprobación, antes de que continúe el resto del flujo.

1. De forma predeterminada, el nombre de la aprobación de varias fases es el nombre de la acción, "Ejecutar una aprobación de varias fases". Para cambiar el nombre de la aprobación, hágalo en el panel izquierdo. Si usa el nuevo diseñador en línea, haga clic en el botón para abrir el panel izquierdo.

1. En el panel izquierdo, seleccione el nombre de la acción y cambie el nombre según sea necesario.

1. Seleccione Configurar la aprobación para abrir el modal.

Agregar y configurar una fase manual

Las aprobaciones se configuran en etapas. Las fases representan diferentes puntos de control en el proceso de aprobación donde el flujo se detiene y espera a que un aprobador designado lo revise y apruebe antes de continuar. Puede configurar cada fase de forma independiente, personalizándola para satisfacer las necesidades de cada grupo de partes interesadas.

Comencemos por cómo configurar una fase manual.

1. En el modal, seleccione Crear y, a continuación, seleccione Fase manual en el menú desplegable. Aparece un solo mosaico en el visor de aprobaciones.

2. En el lado derecho del cuadro de diálogo, seleccione el tipo de aprobación que desee. Consulte los tipos de aprobación y sus comportamientos para obtener información sobre los diferentes tipos de aprobaciones y cómo funcionan.

3. Aparecen otras opciones de configuración. Configure estos campos como lo haría con una aprobación estándar. Los tres campos principales son Título, Asignado a y Detalles.

Uso de entradas en una fase manual

Si tienes tokens o variables creados en tu flujo que quieres utilizar en la aprobación manual de fase, debes crear entradas. No puede usar directamente tokens o variables dentro de la aprobación sin crear primero las entradas. En la imagen anterior, se han creado tres entradas: Id. de gastos, Importe de gastos y Detalles de aprobación del administrador. Para agregar una entrada, escriba una barra (/) en el teclado donde desee que aparezca la entrada, elija uno de estos tipos, String, Numbery Boolean, a continuación, asigne un nombre a la entrada. Una vez que haya guardado el proceso de aprobación, aparecerán en el diseñador de flujos los campos correspondientes a los campos de entrada que haya creado, donde podrá asignarles tokens o variables del flujo.

Adición y configuración de una fase de IA

Ahora vamos a configurar una fase de IA.

1. En el visor de aprobaciones del panel izquierdo, seleccione el botón con el signo más (+) situado encima de la fase manual que ha creado.

2. Seleccione Fase de IA en la lista desplegable. Aparece un único icono para la fase de IA en el visor de aprobación.

3. Seleccione el texto en el mosaico y cambie el nombre de la fase.

4. En el panel Instrucciones, escriba instrucciones y criterios que quiera que use la fase de IA para tomar una decisión.

1. Si desea que la fase de IA use entradas como documentos, imágenes, texto y conocimientos para tomar una decisión de aprobación, escriba / donde desea esa entrada en las instrucciones o seleccione Agregar contenido. Aparecerá un menú en el que podrá seleccionar un tipo de entrada y cargar un ejemplo de entrada para realizar pruebas.

2. Si ha usado entradas en las instrucciones, asegúrese de cargar ejemplos antes de realizar las pruebas.

3. En el selector de modelos, seleccione el modelo de IA que quiere usar para tomar la decisión de aprobación.

1. Seleccione Probar para probar las instrucciones.

2. En el panel Decisión de aprobación, revise el resultado de la prueba y la justificación de la decisión.

3. En Paso siguiente según la decisión, configure cómo se enruta la aprobación según el resultado de la fase de IA. De manera predeterminada, si se aprueba la fase de IA, la aprobación continúa hasta la siguiente fase. Si la fase de IA rechaza la solicitud, la aprobación se considera rechazada. Si en la aprobación no se emite una decisión de aprobación o de rechazo, continúa a la siguiente etapa.

1. Tras guardar y cerrar la aprobación de varias fases, aparecerán los campos de las entradas que configuró en esta fase de IA en el diseñador de flujos.

Agregar y configurar una condición

Las condiciones son esenciales para enrutar las aprobaciones y aprobar o rechazar automáticamente en función de criterios específicos. Si no se establecen condiciones entre las fases, el comportamiento predeterminado es:

• Si se aprueba una etapa, el proceso pasa a la siguiente fase.
• Si una fase se rechaza, el proceso de aprobación finaliza.

Sin embargo, con condiciones puede personalizar el comportamiento predeterminado de la aprobación multietapa.

1. Para agregar una condición, seleccione + en el visor de varias etapas entre las dos etapas.

2. Seleccione Condición en el menú desplegable.

3. Agregue declaraciones de condición según sea necesario.

1. Configure dónde va la aprobación en función de si se cumple la condición:

Si se cumple la condición, puede continuar con la siguiente fase, aprobar o rechazar, o dirigir a otra fase.

Si no se cumple la condición, puede continuar con la siguiente fase, aprobar o rechazar, o dirigir a otra fase.

En este ejemplo sencillo, si el importe del gasto es mayor que 5000 dólares, la solicitud continúa con el administrador para su aprobación. Si el importe es inferior a 5.000 $ y la etapa de IA lo aprueba, la solicitud puede omitir la aprobación del gerente y finalizar automáticamente como aprobada.

Asignación de variables del flujo a las entradas en el proceso de aprobación

Si ha creado campos de entrada en la aprobación, debe asignar las variables de su flujo a esos campos de entrada. Al guardar y cerrar el cuadro de diálogo de aprobación, los campos para realizar estas asignaciones aparecen en la tarjeta de acción.

Seleccione los campos y, a continuación, seleccione los elementos de las acciones anteriores en el flujo que desea usar en la aprobación en tiempo de ejecución.

Requisitos de formato de documento para archivos de aprobaciones

Los documentos usados en aprobaciones deben estar en formato base64. Algunos conectores devuelven salidas que ya están en base 64. Si usa salidas de los conectores que no lo hacen, use la función de cadena de Power Fx en el archivo, como se muestra en la imagen siguiente:

Unificarlo todo

Veamos un ejemplo de cómo funciona este proceso de aprobación con las fases manuales y de IA, así como con las condiciones. En la imagen siguiente se muestra un proceso de aprobación completo con cuatro fases y una comprobación de condición.

1. La solicitud de aprobación llega primero a la fase de filtrado de gastos de IA cuando se ejecuta la aprobación.

Si se aprueba, la solicitud pasa a la comprobación de condición.

Si se rechaza, el proceso de aprobación finaliza sin alcanzar la verificación de condición.

1. En la comprobación de estado:

Si el importe del gasto es mayor que 5000, la aprobación continúa con la fase de aprobación del administrador.

Si el importe del gasto no supera los 5000, la aprobación finaliza como aprobada.

1. Para gastos superiores a 5000 que alcancen la fase de aprobación del Gestor :

Si se aprueba, la solicitud pasa a la fase de comprobación del presupuesto de IA para las comprobaciones finales de cumplimiento.

Si se rechaza, el proceso de aprobación finaliza con estado de rechazo.

1. La etapa de verificación presupuestaria de IA realiza la validación final del presupuesto y el cumplimiento:

Si la IA aprueba, la solicitud pasa a revisión de Finanzas para su procesamiento.

Si la IA lo rechaza, el proceso de aprobación finaliza con el estado «Rechazado».

1. Finalmente, los profesionales financieros en la etapa de revisión financiera realizan su propia evaluación basada en las normas contables, la disponibilidad presupuestaria y los requisitos de procesamiento de pagos:

Si se aprueba, el proceso de aprobación finaliza como Aprobado y el pago se inicia dentro del flujo.

Si se rechaza, el proceso de aprobación finaliza como Rechazado.

Esto muestra cómo puede crear flujos de trabajo de aprobación inteligentes que combinen la eficacia de la IA con supervisión humana, enrutando automáticamente las solicitudes en función de reglas empresariales específicas, como los importes de gastos.

Respondiendo a autorizaciones

La respuesta a las aprobaciones sigue siendo coherente entre las aprobaciones estándar y las avanzadas. Los usuarios que están asignados a las aprobaciones pueden responder a través de:

• Aplicación de aprobaciones de Microsoft Teams
• Outlook
• portal de Power Automate

Más información sobre las fases de IA

Uso de aprobaciones de IA para casos confidenciales

Aunque las aprobaciones de IA pueden simplificar muchos procesos empresariales, tenga cuidado al implementarlas para aprobaciones altamente confidenciales, como transacciones financieras, decisiones legales, acciones del personal o procesos críticos para el cumplimiento. En estos escenarios, asegúrese de que el flujo incluya etapas de aprobación por parte de personas para que estas sigan teniendo el control último de las decisiones importantes. Revise estos términos para obtener más instrucciones: https://www.microsoft.com/en-us/business-applications/legal/legal-landing-page/

Para más información sobre el uso responsable de la IA para aprobaciones, consulte Preguntas más frecuentes sobre aprobaciones de IA.

¿Qué ocurre cuando la fase de IA no está segura de la decisión de tomar?

A veces, la fase de IA podría devolver una respuesta con la etiqueta "Error de análisis". Esto suele ocurrir cuando el modelo de IA no puede determinar una decisión de aprobación adecuada. Entre las causas comunes se incluyen instrucciones contrarias o fuera del tema, o información insuficiente proporcionada para apoyar una decisión clara.

Este es un ejemplo en el que la IA devolvió una respuesta "Fallo en el análisis" debido a un conflicto en la entrada.

En este ejemplo, se indica a la fase de IA que apruebe los gastos inferiores a 500 USD y los rechace más de 300 USD. Sin embargo, el gasto adjunto es de 400 USD, que se encuentra dentro de ambos criterios. Como resultado, la IA no puede determinar con confianza si aprobar o rechazar la solicitud.

Visualización de la decisión y la justificación de la fase de IA en Power Automate

Hay dos maneras de ver la decisión y la justificación de la fase de IA después de que se ejecute:

• Centro de aprobaciones
• Pantalla de actividad del generador de prompts

Ver en el centro de aprobaciones

Si es un aprobador en una aprobación de varias fases completada, debería ver la decisión y la justificación de las etapas de IA en Power Automate.

1. Inicie sesión en make.powerautomate.com.

2. En el selector de entorno, seleccione el entorno desde el que se ejecutó la aprobación.

3. Seleccione Aprobaciones en el panel de navegación de la izquierda.

4. En la pestaña Historial, seleccione la aprobación que se completó y que incluye la fase de IA.

5. Vea la decisión de aprobación y la justificación de las fases de IA anteriores en el panel derecho que se abre.

Ver en la pantalla de actividad del generador de prompt

1. Inicie sesión en make.powerautomate.com.

2. En el selector de entorno, seleccione el entorno desde el que se ejecutó la aprobación.

3. En el panel de navegación izquierdo, seleccione actividad del generador de indicaciones. Si no ves esa opción, selecciona los tres puntos (...) >Descúbrelo todo.

4. En el encabezado de supervisión de la pantalla Descubrir, seleccione Actividad de Construcción de Prompts. Puede anclar esta pantalla a la navegación para facilitar el acceso en el futuro.

En esta pantalla, puede ver todas las ejecuciones de las solicitudes de IA, incluidas las ejecuciones de las fases de IA.

1. Seleccione la sección Hora de procesamiento de una de las filas para ver la decisión y el razonamiento de esa ejecución.

Aquí verá la entrada que es el fragmento de texto, documento o imagen que se dio en la instrucción y la salida que contiene la decisión y la justificación de la fase de IA representada en el formato JSON.

Cómo escribir instrucciones en la fase de IA para obtener mejores resultados

Las aprobaciones son un componente fundamental de los procesos empresariales, por lo que es fundamental que tus instrucciones estén claramente redactadas y produzcan resultados precisos de forma constante. Siga estos procedimientos recomendados para asegurarse de que las fases de aprobación de IA ofrecen decisiones fiables y coherentes.

1. Siga las instrucciones centradas en el proceso de negocio: Asegúrese de que las instrucciones de aprobación se relacionan con aprobaciones legítimas de procesos empresariales, como aprobaciones de gastos, aprobaciones de pedidos de compra, revisiones de contratos y procesos similares.

2. Usar modelos más eficaces para tareas complejas: dado que las decisiones de aprobación precisas son críticas para su negocio, es importante usar los modelos de IA más capaces disponibles siempre que sea posible. Por ejemplo, prefiere GPT-o3 sobre GPT-4.1 para mejorar el razonamiento y la coherencia.

3. Céntrese en las razones para rechazar o por motivos para aprobar: Céntrese en los criterios de aprobación o en los criterios de rechazo y evite ambos.

Bien: "Rechazar si el importe del gasto supera los 500 USD o si no se adjunta ningún recibo"

Evitar: "Aprobar si es menos de 500 USD, pero rechazar si supera los 500 USD, a menos que sea por gastos de viaje"

1. Hacer referencia a las entradas específicamente: cuando utilice entradas, documentos o datos cargados, hágase referencia a ellos por su nombre y especifique exactamente dónde debe buscar la IA la información.

Bien: "Compruebe el archivo "Budget_Report.pdf" y apruebe si los ingresos del tercer trimestre superan los 100 000 USD".

Evitar: "Consulte el archivo de presupuesto para ver las cifras de ingresos".

1. Ser específico y medible: evite términos subjetivas que se puedan interpretar de forma diferente.

Bien: "Aprobar si la fecha de entrega está dentro de cinco días hábiles de la fecha de solicitud"

Evitar: "Aprueba si el cronograma es razonable"

1. Asegúrese de la calidad del archivo: Compruebe que las entradas como imágenes y documentos estén claras, desprotegidas y legibles.

2. Prueba con datos realistas: para validar que las instrucciones funcionan según lo previsto, use ejemplos representativos que reflejen los escenarios de aprobación reales.

3. Definir casos perimetrales y comportamiento de reserva: especifique lo que debe ocurrir cuando la inteligencia artificial encuentre información poco clara, incompleta o inesperada.

4. Establecer umbrales e intervalos claros: evite límites ambiguos definiendo puntos de límite exactos.

Bien: "Aprobar si la puntuación de satisfacción es de 4,0 o superior en una escala de 5 puntos"

Evitar: "Aprobar puntuaciones de alta satisfacción"

1. Utiliza formatos estructurados para criterios complejos: Para evaluaciones de varios pasos, desglosa tu lógica en pasos numerados o árboles de decisión.

Rechaza el informe de gastos si CUALQUIERA de las siguientes condiciones es cierta:

• Importe en el campo "Total" supera los 500,00 USD
• No se carga ningún archivo de imagen de recibo
• La fecha de gasto es superior a 60 días antes de la fecha de vencimiento encontrada en las directrices de gastos
• El campo de firma del administrador en el formulario de gastos está en blanco
• El campo ID del empleado está vacío o no coincide con el formato XXX-XXXX (tres números, guion, cuatro números)

1. Incluya el contexto organizativo pertinente: Haga referencia a directivas de empresa específicas, requisitos de cumplimiento o reglas de negocio que la inteligencia artificial debe aplicar.

2. Evite referencias sensibles al tiempo: No use fechas relativas ni referencias de hora que se vuelvan obsoletas.

Bien: Aprobar si la fecha de envío está dentro de los 30 días de la fecha de gasto

Evitar: "Aprobar si se envía este mes"

1. Usar terminología coherente: Mantenga los mismos términos a lo largo de las instrucciones.

Limitaciones conocidas

Estas son las limitaciones conocidas:

• Solo se admite el contenido del archivo codificado en base64 en las entradas de archivo para las fases de IA.
• Si un usuario de un entorno diferente del que se envió una aprobación responde a la aprobación, es posible que se produzca un error en la aprobación. Para evitar el error, identifique el usuario al que desea enviar la aprobación, vaya al Centro de administración de Power Platform y agregue el usuario a ese entorno.
• No se puede asignar al mismo aprobador a etapas distintas.
• No se admiten actualmente archivos adjuntos.
• La administración del ciclo de vida de las aplicaciones (ALM) no es compatible actualmente con las aprobaciones avanzadas, lo que significa que, si se importa un flujo con una aprobación avanzada, es necesario volver a crear la aprobación multietapa en el flujo.
• Actualmente no se puede compartir, lo que significa que, si compartes un flujo que tiene el conector Revisión humana, el destinatario debe volver a crear la aprobación en varias fases en el flujo.