Eliminar datos de usuario de Viva Glint

Los administradores de Viva Glint, como controladores de datos, tienen la autoridad para administrar los datos de la encuesta en respuesta a una solicitud del interesado (DSR).

Control de eliminación de datos

Los administradores de Viva Glint, como controladores de datos, pueden elegir entre: conservar todas las respuestas de la encuesta y los datos identificables de los usuarios eliminados, incluidos el nombre y apellido, la dirección de correo electrónico y la identificación del empleado, o borrar todos los datos relacionados con el solicitante, incluidas las respuestas a la encuesta. Esta configuración se establece a nivel de plataforma y se aplica a todas las solicitudes de eliminación por igual y está configurada para conservar las respuestas de la encuesta y los datos identificables de forma predeterminada para los usuarios eliminados.

Cuando se elimina un usuario, no se elimina de forma permanente inmediatamente. El registro de empleado de un usuario se encuentra en un estado de eliminación temporal durante 30 días. Durante este período, el registro del empleado se puede modificar de su estado de eliminación temporal y actualizarse al estado proporcionado en el archivo HRIS. Después del período de 30 días, todos los datos relacionados con el empleado se eliminan permanentemente de acuerdo con los controles de datos de usuario. Si es necesario restablecer una eliminación permanente, sus datos se deben cargar como si fuera un nuevo empleado para crear un nuevo registro. Cuando se elimina un usuario de Glint, se elimina de las listas de distribución y de futuras encuestas. Se quitan las definiciones de roles de usuario y sus permisos de informes. Si el usuario tiene subordinados directos, sus informes se asignan a un nombre de marcador de posición, que se puede actualizar posteriormente. Siga estos pasos para facilitar una actualización retroactiva de la carga de usuarios si los datos de encuestas anteriores deben reflejar el nuevo administrador.

Eliminar datos de usuario

1. Seleccione People en la sección Empleados de su panel de administración de Glint.

2. Use el cuadro de búsqueda para seleccionar el empleado cuyos datos deben eliminarse. Abre la página de ese empleado.

3. En el menú desplegable Acciones , elija Eliminar usuario.

4. Se muestra un cuadro de confirmación de eliminación de usuario antes de confirmar la acción de eliminación.

5. Seleccione Eliminar para eliminar el usuario.

Cargas de usuario retroactivas

Siga estos pasos para facilitar una actualización retroactiva de la carga de usuarios si los datos de encuestas anteriores deben reflejar el nuevo administrador.

1. Vuelva a la página People y compruebe que el usuario no aparece en la lista de Todos, Empleados activos o Inactivos.

2. Vuelve al panel de administración y selecciona Registro de auditoría de actividad en la sección Configuración del servicio . La acción de eliminación de usuario debe aparecer en la columna Evento y su estado debe ser Correcto. La columna Detalles muestra Eliminado.

3. Si el usuario eliminado es un administrador, comprueba que todos los informes en los que apareció su equipo ya no incluyan su nombre. El informe ahora dice Equipo del usuario eliminado.

Control de reutilización de identificadores de empleados

Los administradores de Glint, como controladores de datos, pueden reutilizar las identificaciones de los empleados y reasignarlas a empleados nuevos o recontratados. Pueden elegir entre:

1. Excluir los datos asociados a los ID de empleados de empleados eliminados previamente de las cargas, o
2. Actualice los registros ya eliminados con el estado proporcionado en el archivo del Sistema de información de recursos humanos (HRIS).

Esta configuración se establece en el nivel de plataforma, se aplica a todos los registros por igual y excluye los datos de forma predeterminada (opción 1).

Eliminar participantes de los resultados (ciclos de encuestas cerradas)

La función Eliminar participantes de los resultados permite a los administradores de Viva Glint eliminar participantes de una encuesta cerrada. Esto es útil cuando los participantes se incluyeron por error, para admitir una solicitud DSR o cuando es necesario corregir los datos después de que se hayan generado los resultados.

Principales funcionalidades

• Elimine hasta 25 participantes a la vez de un único ciclo cerrado.

• Disponible solo para ciclos cerrados : los participantes no se pueden eliminar de los ciclos de encuestas activos o en vivo.

• Acción irreversible: Una vez eliminados, los resultados del participante y su asociación con el ciclo seleccionado no se pueden restaurar.

• No elimina los datos del perfil del usuario en Viva Glint; solo elimina al participante y los resultados vinculados al ciclo cerrado elegido.

Cómo quitar participantes de un ciclo cerrado

1. Vaya a Configuración.

2. Seleccione Programas de encuestas.

3. Seleccione el programa correspondiente.

4. Abra el ciclo cerrado donde se deben quitar los participantes.

5. En el menú Acciones o en el menú de desbordamiento (⋯), seleccione Excluir participantes de los resultados.

Qué ocurre después de la eliminación

• El participante y sus resultados asociados se eliminan permanentemente de las vistas de análisis e informes de ese ciclo.
• Se volverán a calcular los resultados generales y del administrador.
• Los resultados del ciclo se actualizan automáticamente poco después de la finalización del proceso.
• Ningún otro ciclo o dato de usuario se ve afectado.
• El registro de auditoría se mantiene a través de los registros de actividad de administración de encuestas estándar de su organización.