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Les boîtes aux lettres inactives vous permettent de conserver les e-mails des anciens employés après qu’ils ont quitté votre organisation et sont accessibles aux personnes autorisées qui ont obtenu des autorisations eDiscovery pour des raisons de conformité ou juridiques. Par exemple, les administrateurs, les responsables de la conformité et les gestionnaires d’enregistrements qui peuvent ensuite utiliser la recherche de contenu pour rechercher et exporter le contenu d’une boîte aux lettres inactive. Les boîtes aux lettres inactives ne peuvent pas recevoir de courriers, et n'apparaissent pas dans le carnet d'adresses partagé de votre organisation ou d'autres listes.
Pour plus d’informations sur les boîtes aux lettres inactives, voir En savoir plus sur les boîtes aux lettres inactives.
Créer une boîte aux lettres inactive
Pour rendre une boîte aux lettres inactive, vous devez la mettre en attente, puis la supprimer ou le compte d’utilisateur correspondant.
Pour qu’une boîte aux lettres soit inactive, elle doit disposer d’une licence appropriée afin qu’une conservation puisse être appliquée à la boîte aux lettres avant sa suppression. Une fois le compte utilisateur supprimé, toute licence Exchange Online associée au compte utilisateur peut être attribuée à un nouvel utilisateur.
Nous vous recommandons d’utiliser la rétention Microsoft 365 pour appliquer la conservation de la boîte aux lettres. D’autres méthodes sont présentées dans En savoir plus sur les boîtes aux lettres inactives.
La meilleure solution pour supprimer une boîte aux lettres consiste à supprimer le compte d’utilisateur correspondant dans le Centre d’administration Microsoft 365. Pour plus d’informations sur la suppression de comptes d’utilisateurs, consultez Supprimer un utilisateur de votre organisation. Toutefois, vous pouvez également supprimer la boîte aux lettres à l’aide de l’applet de commande Remove-Mailbox dans Exchange Online PowerShell. Pour plus d’informations, consultez l’article Supprimer ou restaurer des boîtes aux lettres utilisateur dans Exchange Online.
Le tableau suivant résume le processus de création d'une boîte aux lettres inactive pour différents scénarios de rétention.
| Pour... | Vous devez… | Résultat |
|---|---|---|
| Conserver le contenu de la boîte aux lettres indéfiniment après le départ d’un employé de l’organisation | 1. Appliquez les paramètres de rétention Microsoft 365 avec des actions de rétention pour la boîte aux lettres (une stratégie de rétention) ou des éléments de messagerie spécifiques (une ou plusieurs étiquettes de rétention). 2. Attendez que les paramètres de rétention soient appliqués. 3. Supprimez le compte Microsoft 365 de l’utilisateur. |
Tout le contenu de la boîte aux lettres inactive à laquelle des paramètres de rétention sont appliqués, y compris les éléments du dossier Éléments récupérables, est conservé indéfiniment. |
| Conserver tout le contenu de la boîte aux lettres pendant une période spécifique après le départ d’un employé de l’organisation, puis supprimer la boîte aux lettres | 1. Appliquez une stratégie de rétention Microsoft 365 à la boîte aux lettres avec des paramètres de rétention qui retiennent et suppriment les éléments à l’expiration de la période de rétention. 2. Attendez que les paramètres de rétention soient appliqués. 3. Supprimez le compte Microsoft 365 de l’utilisateur. |
Lorsque la période de rétention d’un élément de boîte aux lettres expire, l’élément est déplacé vers le dossier Éléments récupérables, puis il est définitivement supprimé (purgé) de la boîte aux lettres inactive à l’expiration de la période de rétention des éléments supprimés (pour les boîtes aux lettres Exchange). La période de rétention de la stratégie de rétention Microsoft 365 est toujours basée sur la date initiale de réception ou de création d’un élément de boîte aux lettres. |
Remarque
Si les paramètres de rétention Microsoft 365 configurés pour conserver, ou conserver puis supprimer le contenu, sont déjà appliqués à la boîte aux lettres ou aux éléments de boîte aux lettres, ou si une conservation pour litige est déjà placée sur une boîte aux lettres, ou si vous n’avez qu’à supprimer le compte d’utilisateur correspondant pour créer une boîte aux lettres inactive.
Afficher la liste des boîtes aux lettres inactives
Vous pouvez utiliser le portail Microsoft Purview pour afficher la liste des boîtes aux lettres inactives de votre organization.
Remarque
Les portails sont limités à l’affichage d’un maximum de 5 000 boîtes aux lettres inactives. Pour afficher plus de 5 000 boîtes aux lettres inactives, vous devez utiliser Exchange Online PowerShell comme décrit après les instructions de l’étape.
Pour cette configuration, utilisez le portail Microsoft Purview et un compte d’administrateur de conformité pour votre organisation.
Connectez-vous au portail> Microsoft PurviewLes solutions>Gestion du cycle de vie des> donnéesStratégies>Stratégies de rétention.
Sélectionnez lʼoption Boîte aux lettres inactive . Par exemple, à partir du portail Microsoft Purview :
La page Boîtes aux lettres inactives affiche la liste des boîtes aux lettres inactives. Sélectionnez-en un pour afficher des détails sur cette boîte aux lettres inactive. Les détails incluent l’identificateur Exchange de la boîte aux lettres et indiquent si elle est en conservation pour litige.
Vous ne verrez pas d’autres types de conservations dans le volet d’informations, par exemple, une conservation de stratégie de rétention Microsoft 365 ou eDiscovery. Pour trouver ces informations, voir Identification du type de retenue appliquée à une boîte aux lettres Exchange Online.
Si vous avez de nombreuses boîtes aux lettres inactives, il vous sera peut-être plus facile de rechercher et de trier un fichier CSV pour obtenir les détails que vous voyez dans la liste : Sur la page Boîtes aux lettres inactives , sélectionnez 
Exporter.
Vous pouvez également exécuter la commande suivante dans Exchange Online PowerShell pour afficher la liste des boîtes aux lettres inactives :
Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited | FT DisplayName,PrimarySMTPAddress,WhenSoftDeleted
Vous pouvez également exécuter la commande suivante pour exporter la liste des boîtes aux lettres inactives et d’autres informations dans un fichier CSV. Dans cet exemple, le fichier CSV est créé dans le répertoire actuel.
Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited | Select Displayname,PrimarySMTPAddress,DistinguishedName,ExchangeGuid,WhenSoftDeleted | Export-Csv InactiveMailboxes.csv -NoTypeInformation
Remarque
Il est possible qu’une boîte aux lettres inactive ait la même adresse SMTP qu’une boîte aux lettres d’utilisateur active. Dans ce cas, la valeur de la propriété DistinguishedName ou ExchangeGuid peut être utilisée pour identifier de manière unique une boîte aux lettres inactive.
Recherche et exportation du contenu d'une boîte aux lettres inactive
Vous pouvez accéder au contenu de la boîte aux lettres inactive à l’aide de l’outil Recherche de contenu dans le portail Microsoft Purview. Pour plus d’informations, consultez l’article Référence des fonctionnalités pour la recherche de contenu .
Modifier la durée de la conservation pour une boîte aux lettres inactive
Une fois qu’une boîte aux lettres est rendue inactive, vous pouvez modifier la durée de la conservation appliquée à la boîte aux lettres inactive.
Pour connaître les procédures détaillées, reportez-vous à la rubrique Modifier la durée de conservation d’une boîte aux lettres inactive.
Récupérer une boîte aux lettres inactive
Si un ancien employé revient dans votre organisation, ou si un nouvel employé est embauché pour reprendre les responsabilités de l’ancien employé, vous pouvez récupérer le contenu de la boîte aux lettres inactive.
Lorsque vous récupérez une boîte aux lettres inactive, la boîte aux lettres est convertie en une nouvelle boîte aux lettres, le contenu et la structure de dossiers de la boîte aux lettres inactive sont conservés et la boîte aux lettres est liée à un nouveau compte d'utilisateur. Une fois récupérée, la boîte aux lettres inactive n'existe plus.
Pour connaître les procédures détaillées et plus d’informations sur ce qui se passe lorsque vous récupérez une boîte aux lettres inactive, consultez la section Récupérer une boîte aux lettres inactive.
Restaurer le contenu d'une boîte aux lettres inactive vers une autre boîte aux lettres
Si un autre employé assume les responsabilités de l'ancien employé, ou si un autre utilisateur doit accéder au contenu de la boîte aux lettres inactive, vous pouvez restaurer (ou fusionner) le contenu de la boîte aux lettres inactive vers une boîte aux lettres existante.
Lorsque vous restaurez une boîte aux lettres inactive, le contenu est copié vers une autre boîte aux lettres. La boîte aux lettres inactive est conservée et reste une boîte aux lettres inactive. La boîte aux lettres inactive peut toujours faire l'objet d'une recherche à l'aide d'eDiscovery, son contenu peut être restauré vers une autre boîte aux lettres, ou il peut être récupéré ou supprimé ultérieurement.
Pour connaître les procédures détaillées, consultez la section Restaurer une boîte aux lettres inactive.
Suppression d’une boîte aux lettres inactive
Si vous n’avez plus besoin de conserver le contenu d’une boîte aux lettres inactive, vous pouvez supprimer définitivement la boîte aux lettres inactive en supprimant la conservation appliquée à la boîte aux lettres inactive.
Pour plus d’informations et pour connaître les procédures détaillées, consultez l’article Supprimer une boîte aux lettres inactive.
Remarque
Si une boîte aux lettres est toujours répertoriée comme inactive après la suppression de la dernière conservation, case activée si une conservation différée est appliquée. Une conservation différée est appliquée automatiquement après la suppression d’une autre conservation, et la boîte aux lettres reste inactive jusqu’à ce que la conservation différée soit supprimée ou expire. Pour obtenir des instructions, reportez-vous à la rubrique Supprimer une conservation différée d’une boîte aux lettres inactive.