Préparer les processus et les données

Avant de pouvoir utiliser efficacement la fonctionnalité d’exploration de processus dans Power Automate, vous devez comprendre :

• Exigences en matière de données.
• Où obtenir les données de journal à partir de votre application.
• comment vous connecter à une source de données.

Voici une courte vidéo expliquant comment charger des données à utiliser avec la fonctionnalité d’exploration de processus :

Exigences en matière de données

Les journaux d’événements et les journaux d’activités sont des tables stockées dans votre système d’enregistrement qui enregistrent le moment où un événement ou une activité se produit. Par exemple, les activités que vous effectuez dans votre application de gestion de la relation client (CRM) sont enregistrées en tant que journal des événements dans votre application CRM. Pour que l’exploration de processus analyse le journal des événements, les champs suivants sont nécessaires :

• ID d’instance

  L’ID d’instance doit représenter une instance de votre processus et est souvent l’objet sur lequel le processus agit. Il peut s’agir d’un « ID de patient » pour un processus d’enregistrement d’un patient hospitalisé, d’une « Référence de commande » pour un processus d’envoi de commande ou d’un « ID de demande » pour un processus d’approbation. Cet ID doit être présent pour toutes les activités dans le journal.

• Nom de l’activité

  Les activités sont les étapes de votre processus et les noms des activités décrivent chaque étape. Dans un processus d’approbation standard, les noms des activités peuvent être « Envoyer une demande », « Demande approuvée », « Demande rejetée », « Vérifier la demande ».

• Horodatage de début et horadatage de fin

  Les horodatages indiquent l’heure exacte à laquelle un événement ou une activité a eu lieu. Les journaux d’événements n’ont qu’un seul horodatage. Cet horodatage indique l’heure à laquelle un événement ou une activité s’est produit dans le système. Les journaux d’activité ont deux horodatages : un horodatage de début et un horodatage de fin. Ces timestamps indiquent le début et la fin de chaque événement ou activité.

  Vous pouvez également étendre votre analyse en ingérant des types d’attributs facultatifs :

  • Ressource

    Ressource humaine ou technique qui exécute un événement spécifique.

  • Attribut de niveau d’événement

    Attribut analytique qui a une valeur différente pour chaque événement, tel que le service effectuant l’activité.

  • Attribut de niveau du cas (premier événement)

    Attribut analytique qui a une valeur unique par cas, comme le montant d’une facture en USD. Toutefois, le journal d’événements que vous ingérez n’a pas besoin de présenter la même valeur pour tous les événements du cas. Il peut être impossible de garantir la cohérence lors de l’utilisation de l’actualisation incrémentielle des données. Power Automate Process Mining ingère les données telles quelles, en stockant toutes les valeurs fournies dans le journal des événements, mais utilise un mécanisme d’interprétation des attributs au niveau du cas pour traiter les attributs au niveau du cas.

    En d’autres termes, chaque fois que l’attribut est utilisé pour une fonction spécifique qui nécessite des valeurs au niveau de l’événement, telles que le filtrage au niveau de l’événement, le produit utilise les valeurs au niveau de l’événement. Chaque fois qu’une valeur au niveau du dossier est nécessaire, par exemple pour un filtre au niveau du dossier ou une analyse des causes racines, c’est la valeur interprétée qui est utilisée, celle-ci étant issue du premier événement du dossier dans l’ordre chronologique.

• Attribut de niveau cas (dernier événement)

  Identique à l’attribut au niveau de l’instance (premier événement), mais lorsqu’elle est interprétée au niveau de l’instance, la valeur est extraite du dernier événement chronologique de l’instance.

• Finances par événement

  Coût fixe, chiffre d’affaires ou valeur numérique qui change pour chaque activité effectuée, comme les coûts de service de messagerie. La valeur financière est calculée sous la forme d’une somme, d’une moyenne, d’un minimum ou d’un maximum des valeurs financières pour chaque événement.

• Données financières par cas (premier événement)

  Attribut analytique qui a une valeur unique par cas, comme le montant d’une facture en USD. Toutefois, le journal d’événements que vous ingérez n’a pas besoin de présenter la même valeur pour tous les événements du cas. Il peut être impossible de garantir la cohérence lors de l’utilisation de l’actualisation incrémentielle des données. Power Automate Process Mining ingère les données telles quelles, en stockant toutes les valeurs fournies dans le journal des événements, mais utilise un mécanisme d’interprétation des attributs au niveau du cas pour travailler avec les attributs au niveau du cas.

  En d’autres termes, chaque fois que l’attribut est utilisé pour une fonction spécifique qui nécessite des valeurs au niveau de l’événement, telles que le filtrage au niveau de l’événement, le produit utilise les valeurs au niveau de l’événement. Chaque fois qu’une valeur au niveau du cas est nécessaire, par exemple pour un filtre au niveau du cas ou une analyse des causes racines, la valeur interprétée est utilisée ; elle est issue du premier événement du cas dans l’ordre chronologique.

• Données financières par cas (dernier événement)

  Identique à l’attribut Caractéristiques financières par instance (premier événement), mais lorsqu’elle est interprétée au niveau de l’instance, la valeur est extraite du dernier événement chronologique de l’instance.

Où obtenir les données de journal à partir de votre application

La fonctionnalité d’exploration de processus a besoin des données du journal des événements pour effectuer l’exploration de processus. Bien que de nombreuses tables de la base de données de votre application contiennent l’état actuel des données, elles peuvent ne pas contenir d’enregistrement historique des événements qui se sont produits, qui est le format de journal des événements requis. Heureusement, dans de nombreuses applications plus volumineuses, cet enregistrement historique ou ce journal est souvent stocké dans une table spécifique. Par exemple, de nombreuses applications Dynamics conservent cet enregistrement dans la table Activités. D’autres applications, comme SAP ou Salesforce, ont également des concepts similaires, mais le nom peut être différent.

Dans ces tables qui consignent les enregistrements historiques, la structure des données peut être complexe. Vous devrez peut-être joindre la table de journal à d’autres tables de la base de données d’application pour obtenir des ID ou des noms spécifiques. De plus, tous les événements qui vous intéressent ne sont pas journalisés. Vous devrez peut-être déterminer quels événements doivent être conservés ou filtrés. Si vous avez besoin d’aide, contactez l’équipe informatique qui gère cette application pour en savoir plus.

Se connecter à une source de données

Se connecter directement à une base de données permet de maintenir à jour le rapport de processus avec les dernières données de la source de données.

Power Query prend en charge un large éventail de connecteurs qui permettent à la fonctionnalité d’exploration des processus de se connecter et d’importer des données à partir de la source de données correspondante. Les connecteurs courants incluent Texte/CSV, Microsoft Dataverse et la base de données SQL Server. Si vous utilisez une application telle que SAP ou Salesforce, vous pourrez peut-être vous connecter directement à ces sources de données avec leurs connecteurs. Pour plus d’informations sur les connecteurs pris en charge et leur utilisation, consultez Connecteurs dans Power Query.

Essayez la fonctionnalité d’exploration de données de processus avec le connecteur Text/CSV

Un moyen simple d’essayer la fonctionnalité d’exploration de données de processus, quel que soit l’emplacement de votre source de données, consiste à utiliser le connecteur Text/CSV. Vous devrez peut-être demander à votre administrateur de base de données de vous aider à exporter un petit échantillon du journal des événements sous forme de fichier CSV. Lorsque vous disposez du fichier CSV, importez-le dans la fonctionnalité d’exploration de données en suivant les étapes suivantes dans l’écran de sélection de la source de données.

1. Dans la page d’accueil de l’exploration de processus, créez un processus en sélectionnant Démarrer ici.

2. Saisissez un nom de processus et sélectionnez Créer.

3. Dans l’écran Choisir la source de données, sélectionnez Toutes les catégories>Texte/CSV.

4. Sélectionnez Parcourir dans OneDrive. Vous devrez peut-être vous authentifier.

   

5. Téléchargez votre journal des événements en sélectionnant l’icone Charger située en haut à droite, puis en sélectionnant Dossiers.

   

6. Chargez votre journal des événements, sélectionnez votre fichier dans la liste, puis sélectionnez Ouvrir pour utiliser ce fichier.

Utiliser le connecteur de flux de données

Microsoft Power Platform ne prend pas en charge le connecteur Dataflow. Vous ne pouvez pas utiliser le flux de données existant comme source de données pour Process Mining dans Power Automate.

Utiliser le connecteur Dataverse

Microsoft Power Platform ne prend pas en charge le connecteur Dataverse. Connectez-vous à celui-ci à l’aide du connecteur OData, ce qui nécessite quelques étapes supplémentaires.

1. Vérifiez que vous avez accès à l’environnement Dataverse.

2. Obtenez l’URL d’environnement de l’environnement Dataverse auquel vous souhaitez vous connecter. Normalement, il ressemble à :

   

   Pour savoir comment trouver votre URL, consultez Recherche de l’URL de votre environnement Dataverse.

3. Sur Power Query - Choisissez des sources de données, sélectionnez OData.

4. Dans la zone de texte URL, tapez api/data/v9.2 à la fin de l’URL, afin qu’elle ressemble à ceci :

   

5. Sous Informations d’identification de connexion, sélectionnez Compte d’organisation dans le champ Type d’authentification.

6. Sélectionnez Se connecter et saisissez vos informations d’identification.

7. Sélectionnez Suivant.

8. Développez le dossier OData. Vous voyez toutes les tables Dataverse dans cet environnement. Par exemple, la table Activités est appelée activitypointers.

9. Cochez la case en regard de le table que vous souhaitez importer, puis sélectionnez Suivant.