Surveiller le partage « Tout le monde sauf les utilisateurs externes » (EEEU) avec le rapport d’activité EEEU

« Tout le monde sauf les utilisateurs externes » (EEEU) est un groupe SharePoint intégré qui inclut automatiquement tous les utilisateurs internes, mais exclut tous les utilisateurs externes (invités). Le rapport EEEU est l’un des deux types de rapports d’activité de gouvernance de l’accès aux données qui sont disponibles avec la gestion avancée de SharePoint.

Capture d’écran des rapports de gouvernance d’accès aux données dans le Centre d’administration SharePoint.

Les rapports d’activité EEEU vous aident à identifier les sites où le contenu est partagé avec l’ensemble de votre organization au cours des 28 derniers jours. Vous pouvez d’abord exécuter le rapport d’autorisations de site pour comprendre la base de référence de partage EEEU actuelle de votre organization, puis utiliser le rapport d’activité EEEU pour surveiller les activités de partage EEEU en cours.

Comprendre le partage EEEU via des sites et des fichiers publics

Le contenu peut être partagé avec EEEU de deux manières :

  • Sites publics : lorsqu’un site est configuré comme public, le groupe EEEU fait partie de l’appartenance du site (propriétaires, membres ou visiteurs). La définition d’un site comme public rend tout le contenu du site visible par tous les membres de votre organization.
  • Éléments publics : les fichiers ou dossiers individuels peuvent être partagés directement avec EEEU à l’aide du sélecteur de personnes. La définition d’un fichier ou d’un dossier comme public le rend accessible à l’ensemble de votre organization, tout en conservant le reste du site privé.

Surveiller le partage EEEU pour identifier les risques potentiels

Le partage avec EEEU peut entraîner une exposition involontaire des données, car il accorde l’accès à tous les employés actuels et futurs. Vous pouvez utiliser les rapports d’activité EEEU avec le rapport d’autorisations de site pour vous aider à :

  • Découvrir les sites ayant le plus d’activités de partage EEEU au cours des 28 derniers jours
  • Identifiez les risques potentiels de surpartage avant qu’ils n’affectent votre organization
  • Prendre les mesures appropriées pour limiter l’accès si nécessaire

Informations affichées dans les rapports d’activité EEEU

Chaque rapport d’activité EEEU affiche les éléments suivants :

  • Top 100 des sites : sites avec le plus grand nombre d’éléments ou de groupes partagés avec EEEU au cours des 28 derniers jours
  • Stratégies de sécurité : stratégies actuelles appliquées à chaque site :
  • Administrateur principal : l’administrateur désigné responsable de chaque site

Rapports d’instantané et d’activité

Utilisez les rapports EEEU avec d’autres rapports de gouvernance d’accès aux données, tels que le rapport d’autorisations de site, pour obtenir une image complète et continue du paysage d’accès aux données de votre organization.

  1. Commencez par instantané rapports : exécutez d’abord les rapports d’autorisations de site pour comprendre votre structure d’autorisation de base. Plus précisément, obtenez l’état actuel du partage EEEU.

  2. Suivi avec les rapports d’activité : Exécutez les rapports d’activité EEEU pour surveiller les activités de partage récentes de l’EEEU et repérer les risques émergents. Exécutez ces rapports tous les mois pour rester informé des activités de partage en cours.

Avant de commencer

Passez en revue les conditions préalables pour la gestion avancée de SharePoint.

Gardez ces points importants à l’esprit :

Créer un rapport EEEU

  1. Dans le centre d’administration SharePoint, dans le volet de navigation, développez Rapports, puis sélectionnez Gouvernance de l’accès aux données.

  2. Dans la section Rapports d’activité , sous Partagé avec « Tout le monde sauf les utilisateurs externes », sélectionnez Afficher les rapports.

  3. Sélectionnez Créer un rapport. Le panneau Créer un rapport s’ouvre.

    Capture d’écran montrant un rapport créer un rapport tout le monde sauf les utilisateurs externes.

  4. Configurez votre rapport comme suit :

    • Nom du rapport : entrez un nom unique pour identifier ce rapport.
    • Modèle : sélectionnez les modèles de site SharePoint à inclure. Vous pouvez sélectionner plusieurs types de modèles ou choisir Tous les sites :
      • Sites classiques
      • Sites de communication
      • Sites d’équipe
      • Autres
    • Confidentialité : pour les sites d’équipe, filtrez par paramètre de confidentialité :
      • Private
      • Public
      • Tous ( privés et publics)
    • Sensibilité du site : choisissez des étiquettes de confidentialité spécifiques pour vous concentrer sur les sites avec des classifications de sécurité particulières. Par exemple, vous pouvez identifier les fichiers partagés avec EEEU dans des sites étiquetés « Confidentiels » au cours des 28 derniers jours.
    • Type de rapport : sélectionnez le scénario EEEU à analyser :
      • Fichiers, dossiers et listes spécifiques : fichiers individuels ou dossiers partagés avec EEEU.
      • Appartenance au site : sites où EEEU fait partie de l’appartenance au site.

  5. Sélectionnez Créer et exécuter. L’exécution du rapport peut prendre quelques heures.

Utiliser le rapport Partagé avec « Tout le monde sauf les utilisateurs externes »

Pour afficher les données les plus récentes, exécutez chaque rapport manuellement. La colonne État indique si le rapport est en cours d’exécution ou prêt à être consulté.

Capture d’écran montrant les rapports partagés avec tout le monde, à l’exception des rapports d’utilisateurs externes et de leurs status.

  1. Dans le centre d’administration SharePoint, dans le volet de navigation, développez Rapports, puis sélectionnez Rapports de gouvernance d’accès aux données.

  2. Dans la section Rapports d’activité , sous Partagé avec « Tout le monde sauf les utilisateurs externes », sélectionnez Afficher les rapports.

  3. Sélectionnez un ou plusieurs rapports, puis sélectionnez Exécuter.

  4. Une fois votre rapport terminé, la colonne État est mise à jour.

  5. Sélectionnez un rapport pour afficher des insights sur l’activité de partage EEEU :

    Capture d’écran montrant les détails du rapport eeeu.

  6. Pour télécharger un rapport, sélectionnez Télécharger le rapport détaillé. Vous obtenez un fichier CSV que vous pouvez utiliser pour une analyse détaillée.

    Le rapport téléchargé contient les informations suivantes :

    • Jusqu’à 1 million de sites triés par activité de partage EEEU (le plus élevé en premier)
    • Informations complètes sur le site, notamment :
      • Nom et adresse e-mail de l’administrateur principal
      • Type de modèle de site
      • Paramètres de confidentialité
      • Étiquettes de confidentialité
      • Métadonnées de site supplémentaires

Prendre des mesures en fonction des résultats du rapport EEEU

Après avoir découvert le surpartage potentiel par le biais des rapports EEEU, prenez des mesures pour corriger les risques et améliorer la gouvernance de l’accès aux données de votre organization. Pour plus d’informations, voir Rapports de gouvernance d’accès aux données pour les sites SharePoint et OneDrive.

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