Recherche SharePoint restreinte

La fonctionnalité Recherche SharePoint restreinte est conçue pour les clients ayant des expériences Microsoft Copilot Chat et agentiques. Il s’agit d’une solution à court terme qui donne aux administrateurs de votre organisation le temps d’examiner et d’auditer les autorisations de site et de fichier. Il n’est pas destiné ou évolutif pour une utilisation à long terme. Des solutions complètes de sécurité des données sont disponibles, notamment Gestion avancée de SharePoint et Microsoft Purview.

Qu’est-ce que la recherche SharePoint restreinte ?

La recherche SharePoint restreinte est un paramètre que vous, en tant qu’administrateur SharePoint ou autre administrateur Microsoft 365, utilisez pour gérer une liste des sites SharePoint (« liste verte ») pour lesquels vous case activée des autorisations et appliquer la gouvernance des données. La liste verte définit les sites SharePoint qui peuvent être utilisés dans des requêtes de recherche à l’échelle de l’organisation. En tant que mesure temporaire, elle s’applique également aux expériences de conversation et d’agent Copilot.

Par défaut, le paramètre Recherche SharePoint restreinte est désactivé et la liste verte est vide. Si vous activez la recherche SharePoint restreinte, les utilisateurs peuvent interagir avec les fichiers et le contenu qu’ils possèdent ou auxquels ils accédaient précédemment dans Copilot.

Comment utiliser la recherche SharePoint restreinte

Utilisez la recherche SharePoint restreinte comme mesure temporaire pour empêcher le partage trop large de certains contenus sur les sites SharePoint. Cette fonctionnalité vous permet, en tant qu’administrateur, de décider quels sites SharePoint apparaissent dans les résultats de recherche dans votre expérience de conversation ou d’agent de votre organisation et Copilot. Toutefois, il est important de noter que la recherche SharePoint restreinte n’est pas une limite de sécurité et ne modifie pas les autorisations sur les sites SharePoint.

La recherche SharePoint restreinte ne garantit pas que seuls les sites de la liste verte s’affichent dans la recherche ou dans les conversations Copilot et les expériences agentiques. Si un utilisateur a récemment accédé à un site, ou si le site a été partagé avec cet utilisateur dans Teams ou Outlook, le site apparaît dans les résultats et réponses de l’utilisateur, même s’il ne figure pas dans la liste verte.

Processus recommandé :

1. Si vous utilisez la recherche SharePoint restreinte, utilisez-la pour limiter temporairement les résultats dans la recherche ou dans les conversations Copilot et les expériences agentiques. Gardez à l’esprit qu’il ne s’agit pas d’une solution à long terme.

2. Utilisez Gestion avancée de SharePoint pour identifier et corriger les risques de partage excessif, tels que l’accès large et le partage non géré.

3. Utilisez Microsoft Purview pour appliquer des contrôles de sécurité des données et de gouvernance de l’IA avec des étiquettes de confidentialité, la protection contre la perte de données (DLP) et des audits.

4. Après avoir validé les autorisations et les contrôles de gouvernance, désactivez la recherche SharePoint restreinte.

5. Informez les propriétaires d’agents Copilot et votre équipe informatique que Copilot et les réponses agentiques utilisent les autorisations SharePoint existantes. La recherche et les réponses Copilot des utilisateurs peuvent changer une fois la recherche SharePoint restreinte désactivée. Il est donc important de les tenir informés.

Pourquoi désactiver la recherche SharePoint restreinte après la validation ?

La recherche SharePoint restreinte est conçue comme une mesure temporaire et non comme une solution à long terme. Si vous laissez activé la recherche SharePoint restreinte, l’expérience utilisateur est affectée de la manière suivante :

• La recherche SharePoint restreinte est limitée à 100 sites, ce qui n’est pas viable à mesure que votre organisation met à l’échelle les opérations Copilot et agentiques.
• Les résultats de recherche sont limités aux sites de la liste verte, aux sites fréquemment visités par les utilisateurs, aux sites pour lesquels les utilisateurs disposent d’autorisations et aux fichiers récemment consultés par les utilisateurs. La recherche SharePoint restreinte affecte l’expérience de recherche globale, même pour les utilisateurs qui n’utilisent pas la conversation ou les agents Copilot.
• Lorsque la recherche SharePoint restreinte est activée, Copilot dispose d’moins d’informations de référence, ce qui peut affecter sa capacité à fournir des réponses précises et complètes.

La désactivation de la recherche SharePoint restreinte permet aux expériences de conversation et d’agent Copilot de s’appuyer sur un accès standard basé sur des autorisations, plutôt que sur une étendue restreinte de site hub. Cette configuration permet aux conversations et aux agents Copilot de récupérer du contenu SharePoint avec plus de cohérence et de précision, tout en respectant les autorisations définies sur les sites SharePoint.

Ni Copilot ni la recherche SharePoint restreinte n’empêchent les utilisateurs d’accéder au contenu qu’ils possèdent ou auxquels ils ont accédé précédemment.

Comment fonctionne la recherche SharePoint restreinte ?

En tant qu’administrateur SharePoint ou autre administrateur Microsoft 365, vous pouvez :

• Vérifiez le status actuel de la recherche SharePoint restreinte pour voir si elle est activée ou désactivée.
• Activez ou désactivez la recherche SharePoint restreinte (elle est désactivée par défaut).
• Organisez la liste verte en identifiant les 100 sites les plus utilisés.
• Ajoutez ou supprimez des sites de la liste autorisée en fournissant l’URL du site.
• Obtenez la liste complète des sites dans la liste autorisée.

La recherche SharePoint restreinte est désactivée par défaut. Si vous décidez de l’activer, les utilisateurs qui recherchent du contenu ou utilisent des expériences de conversation et d’agent Copilot peuvent s’attendre à ce que le contenu apparaisse des sources suivantes :

• Liste autorisée de sites SharePoint organisés (avec jusqu’à 100 sites SharePoint), respectant les autorisations de site existantes.
• Fichiers, conversations, e-mails et calendriers OneDrive auxquels les utilisateurs ont accès.
• Files des sites SharePoint fréquemment visités par les utilisateurs.
• Files partagés directement avec les utilisateurs.
• Files que les utilisateurs ont consultés, modifiés ou créés.

Le diagramme suivant montre un exemple de site HR Hub avec huit sites associés :

Dans le diagramme précédent, les huit sites associés plus le site HR Hub sont comptés comme un seul site dans la liste autorisée.

Exemple : Contoso Electronics avant et après l’utilisation de la recherche SharePoint restreinte

Prenons l’exemple d’Alex Wilber, spécialiste marketing chez Contoso Electronics. Avant que l’organisation d’Alex n’utilise la recherche SharePoint restreinte, Alex peut voir non seulement son contenu personnel, comme ses fichiers OneDrive, ses conversations, ses e-mails, le contenu qu’il possède ou qu’il a visité, mais également le contenu de certains sites qui n’ont pas fait l’objet d’un examen des autorisations d’accès ou d’une hygiène de listes de contrôle d’accès (ACL) et qui n’ont pas appliqué de gouvernance des données. Par exemple, Contoso Electronics dispose d’un site de budgétisation avec des informations commerciales importantes. La plupart des gens ne connaissent pas ce site, donc le propriétaire du site n’a pas configuré les autorisations appropriées et n’a pas suivi le processus correct de gouvernance des données. Le site peut être ouvert à certains utilisateurs qui ne sont pas autorisés à le voir, tels qu’Alex. Lorsqu’Alex demande à Copilot des informations sur la budgétisation, Copilot obtient des informations sur le site de budgétisation.

L’administrateur informatique de Contoso Electronics configure la recherche SharePoint restreinte pour limiter les sites pouvant faire l’objet de recherches dans la liste autorisée. Après avoir examiné les rapports, l’administrateur informatique décide d’exclure le site de budgétisation de la liste autorisée. Toutefois, même si la recherche SharePoint restreinte est maintenant activée, Alex peut toujours accéder aux éléments qu’il possède ou qu’il a récemment visités, ou qui sont directement partagés avec lui. Il ne peut tout simplement pas accéder à d’autres sites, à moins que le site ne soit dans la liste autorisée et qu’il n’en ait la permission. Désormais, lorsque Alex pose à Copilot les mêmes questions sur la budgétisation, les conversations Copilot et les expériences agentiques n’affichent pas les informations de ce site.

À partir de là, les administrateurs de Contoso Electronics prévoient d’utiliser Gestion avancée de SharePoint et Microsoft Purview, et éventuellement de désactiver la recherche SharePoint restreinte.

Foire aux questions

Puis-je utiliser RSS pour créer une « liste d’exclusion » à la place ?

Non, cette fonctionnalité ne fait pas partie de la recherche SharePoint restreinte. Toutefois, Gestion avancée de SharePoint offre une fonctionnalité similaire appelée Access Control restreinte pour les sites SharePoint. Si vous n’êtes pas prêt à utiliser la Gestion avancée de SharePoint, vous pouvez envisager d’autoriser l’affichage de sites spécifiques dans les résultats de recherche. Pour plus d’informations, voir Autoriser ce site à apparaître dans les résultats de recherche.

La recherche SharePoint restreinte affecte-t-elle d’autres services qui ne dépendent pas de SharePoint, tels que Exchange, To Do, Planner, Loop, etc. ?

Oui, tout produit sur lequel Recherche d’entreprise est activé et qui pourrait avoir du contenu et/ou des fichiers SharePoint dans les résultats de recherche sera affecté.

La recherche SharePoint restreinte affecte-t-elle les autres fonctionnalités basées sur l’index Microsoft, telles que les fonctionnalités Purview ou Gestion avancée de SharePoint ?

Non, la recherche SharePoint restreinte n’affecte pas les autres fonctionnalités basées sur l’index Microsoft.

Comment faire activer la recherche SharePoint restreinte ?

Vous pouvez activer la recherche SharePoint restreinte à l’aide de scripts PowerShell. Pour obtenir des étapes détaillées, consultez Activer ou désactiver la recherche restreinte.

Après l’activation du RSS, combien de temps faut-il pour que cela entre en vigueur ?

Le flux RSS entre en vigueur dans l’heure qui suit son activation.

Si je donne l’URL d’un site hub, inclura-t-elle également tous les sites enfants ou les sites hub associés à celui-ci ? Ces autres sites comptent-ils dans les 100 sites des listes autorisées ?

Seul le site hub (l’URL dans la liste autorisée) est inclus dans le 100. Les sous-sites sous le site hub ne sont pas comptabilisés dans la limite de 100, mais RSS est efficace sur les sous-sites.

Étapes suivantes

1. Si vous décidez d’utiliser la recherche SharePoint restreinte, commencez par organiser la liste autorisée des sites. Vous pouvez identifier les 100 sites les plus utilisés dans votre organisation à l’aide de rapports dans le Centre d’administration SharePoint ou en exécutant la cmdlet PowerShell Get-SPOSite.

2. Après avoir organisé la liste autorisée, activez la recherche SharePoint restreinte à l’aide du script PowerShell Enable-SPORestrictedSearch.

3. Surveillez l’impact de la recherche SharePoint restreinte sur votre organisation en évaluant les activités des sites SharePoint et les rapports d’utilisation.

4. Collaborez avec les propriétaires de sites et les administrateurs pour examiner les autorisations et appliquer la gouvernance des données sur les sites de la liste autorisée. Vous pouvez utiliser la Gestion avancée de SharePoint pour configurer des stratégies d’accès avancées et une gestion avancée du cycle de vie du contenu de site pour des utilisateurs et des groupes spécifiques.

5. Utilisez Microsoft Purview pour appliquer des contrôles de sécurité des données et de gouvernance de l’IA avec des étiquettes de confidentialité, la protection contre la perte de données (DLP) et l’audit pour les sites de la liste autorisée.

6. Une fois que vous avez validé les autorisations et les contrôles de gouvernance pour les sites de la liste autorisée, désactivez la recherche SharePoint restreinte à l’aide du script PowerShell Disable-SPORestrictedSearch.

7. Informez les propriétaires d’agents Copilot et votre équipe informatique que les réponses Copilot et agentiques utilisent désormais les autorisations SharePoint existantes sans les restrictions de la liste autorisée. Les réponses peuvent changer une fois que la recherche SharePoint restreinte est désactivée. Il est donc important de les tenir informés.