Organiser la liste verte pour la recherche SharePoint restreinte

La fonctionnalité Recherche SharePoint restreinte est conçue pour les clients disposant d’expériences Microsoft Copilot Chat et agentiques. Il est conçu comme une solution à court terme pour laisser aux administrateurs de votre organisation le temps d’examiner et d’auditer minutieusement les autorisations de site et de fichier, mais il n’est pas destiné ou évolutif pour une utilisation à long terme. Des solutions complètes de sécurité des données sont disponibles, notamment Gestion avancée de SharePoint et Microsoft Purview.

En tant qu’administrateur SharePoint ou autre administrateur dans Microsoft 365, vous pouvez configurer une liste verte de recherche SharePoint restreinte avec un maximum de 100 sites SharePoint sélectionnés. Pour Copilot et la recherche à l’échelle de l’organisation, outre le contenu auquel les utilisateurs ont déjà accès, que ce soit par partage direct, visite ou possession, les utilisateurs de votre organisation ne peuvent accéder qu’aux sites de la liste verte, en respectant les autorisations actuelles de ces sites.

La configuration de la liste verte dans la recherche SharePoint restreinte vous donne le temps d’examiner et d’auditer les autorisations de site. Mais quels sites devez-vous inclure dans la liste verte ? Cet article présente des stratégies et techniques de conservation de la liste verte.

Étapes de création de la liste verte organisée

Pour créer une liste verte organisée pour la recherche SharePoint restreinte, commencez par créer une liste initiale de sites. Travaillez ensuite avec les administrateurs de votre site et les parties prenantes pour évaluer les autorisations et examiner les sites. Enfin, appliquez la liste avec des scripts PowerShell en tant qu’administrateur SharePoint ou supérieur dans Microsoft 365.

Étape 1 : obtenir une liste initiale de sites

Chaque organisation peut avoir des critères différents quant aux sites que vous choisissez pour être recherchés dans votre organisation et détectables par Copilot. Vous pouvez utiliser les fonctionnalités du Centre d’Administration SharePoint (SPAC) pour identifier les sites pouvant faire partie de la liste verte en fonction de vos propres critères. Pour que la liste reste gérable, commencez par les deux types de sites suivants pour la liste verte :

• Sites « connus » : vous et vos administrateurs de site SharePoint connaissez déjà un ensemble de sites de votre organisation qui peuvent participer en toute sécurité à la recherche à l’échelle de l’organisation et à l’expérience Copilot. Incluez ces sites dans la liste verte.

• Les principaux sites actifs et partagés : la liste verte affecte ce que les utilisateurs peuvent voir dans leurs résultats de recherche à l’échelle de l’organisation et leur expérience Copilot. Pour optimiser la recherche des utilisateurs et l’expérience Copilot, incluez les principaux sites actifs et partagés dans la liste verte. Selon votre licence, vous pouvez utiliser le rapport d’activité (partage) de gouvernance de l’accès aux données (SPAC) SharePoint Administration Center (SPAC) ou SharePoint Administration Center pour identifier les sites les plus actifs et partagés.

Étape 2 : Examiner les autorisations du site

Une fois que vous disposez de la liste des sites (jusqu’à 100), assurez-vous que les autorisations de site et les contrôles de contenu sont suffisamment bien implémentés pour les rendre visibles pour la recherche et l’expérience Copilot. Collaborez avec les administrateurs de votre site et les parties prenantes pour évaluer les autorisations et examiner les sites.

Étape 3 : Utiliser des scripts PowerShell pour appliquer la liste verte

Après avoir examiné les autorisations dans vos sites organisés, utilisez des scripts PowerShell pour activer la recherche SharePoint restreinte, ajouter des sites et supprimer des sites. Vous pouvez également utiliser des scripts PowerShell pour obtenir la liste de tous les sites figurant dans votre liste verte.

Trouver les sites les plus actifs et les plus partagés

Vous pouvez rechercher les sites les plus actifs à l’aide du Centre d’Administration SharePoint (SPAC). Si vous disposez soit d’un gestionnaire de licences Microsoft 365 E5, soit de la gestion avancée Microsoft – SharePoint, vous pouvez également utiliser le DAG SPAC pour rechercher les sites les plus partagés.

• À l’aide du Centre d’administration SharePoint : Si votre organisation dispose de SharePoint, vous avez accès au Centre d’administration SharePoint. Utilisez la fonctionnalité Sites actifs dans le Centre d’administration SharePoint pour obtenir la liste des sites qui ont eu le plus de pages vues et de fichiers au cours des 30 derniers jours. Cette activité peut indiquer la liste des sites qui intéressent le public le plus large possible au sein de l’organisation.

• Utilisation du rapport d’activité de gouvernance d’accès aux données (partage) pour identifier les sites les plus partagés au cours des 28 derniers jours.

Utiliser le Centre d’administration SharePoint pour rechercher les sites les plus actifs

Les administrateurs peuvent utiliser les fonctionnalités du Centre d’administration SharePoint pour identifier les sites pouvant faire partie de la liste verte en fonction de leurs critères. La page Sites actifs dans le Centre d’administration SharePoint vous permet d’afficher les sites SharePoint de votre organisation. En fonction des besoins de votre organisation, vous pouvez trier et filtrer les sites en fonction de colonnes telles que Dernière activité, Pages vues et Visites de pages. Vous pouvez rechercher des sites et personnaliser les colonnes et les vues.

1. Dans le Centre d’administration SharePoint, dans le volet de navigation, sélectionnez Sites actifs.

   

2. À l’aide de la fonctionnalité de tri et de filtrage des sites actifs, vous pouvez organiser les 100 principaux sites en fonction des besoins de votre organisation et créer une vue personnalisée.

   

3. Déplacez les colonnes en faisant défiler vers la droite et en sélectionnant Personnaliser les colonnes.  

   

   Utilisez les flèches vers le haut et le bas en regard du nom de chaque colonne pour faire remonter les pages vues et Files colonnes en regard de l’URL, afin de voir facilement les colonnes importantes ensemble pour l’analyse.  

   

4. Pour créer une vue personnalisée des 100 principaux sites triés par pages vues au cours des 30 derniers jours, procédez comme suit :

   1. Sélectionnez la flèche en regard de l’en-tête de colonne pour Affichages de page , puis sélectionnez De grand à petit.

   2. Sélectionnez la flèche en regard de l’en-tête de colonne de Dernière activité dans Filtrer par dernière activité>30 derniers jours.

   3. Utilisez les autres colonnes pour trier ou filtrer en fonction de vos besoins.

      

5. Créez un affichage personnalisé basé sur votre paramètre actuel et enregistrez-le pour une utilisation ultérieure. Pour créer une vue personnalisée, sélectionnez Tous les sites>Enregistrer la vue sous.

   

6. Spécifiez un nom pour votre affichage personnalisé :

   

   Votre vue personnalisée enregistrée est désormais disponible dans le menu déroulant la prochaine fois.

   

7. Exportez les sites et gérez la liste dans un fichier CSV que vous pouvez ajouter à la liste en sélectionnant l’onglet Exporter .

   

Votre fichier CSV exporté ressemble au fichier CSV suivant :

Utiliser le rapport sur l’activité de gouvernance d’accès aux données (partage) pour rechercher la plupart des sites partagés

Gestion avancée de SharePoint inclut des rapports de gouvernance d’accès aux données pour les sites SharePoint. Ce rapport vous permet d’identifier les sites potentiels qui sont actifs et partagés au cours des 28 derniers jours.  

1. Dans le Centre d’administration SharePoint, sélectionnezGouvernance de l’accès aux donnéesdes rapports>. Sélectionnez le rapport Liens de partage .

   

2. Dans le volet de la page Liens de partage , sélectionnez le rapport des liens Tout le monde .

   

3. Le rapport des liens « Tout le monde » vous donne une liste des sites dans lesquels le plus grand nombre de liens « Tout le monde » a été créé. Ces liens permettent à quiconque d’accéder aux fichiers et dossiers sans se connecter. Ces sites peuvent être d’excellents candidats pour permettre une recherche à l’échelle du locataire/de l’organisation.

   

Ressources

Préparez-vous pour Microsoft Copilot avec la gestion avancée de SharePoint