Préparez-vous pour Microsoft Copilot et les agents avec Gestion avancée de SharePoint

Microsoft Copilot et les agents fonctionnent mieux pour votre organisation lorsque votre contenu est à jour et bien géré. Copilot et les agents récupèrent des données à partir de Microsoft Graph et respectent les autorisations, les paramètres de partage et les stratégies existants.

Cet article explique comment préparer votre environnement pour l’utilisation de Copilot et de l’agent à l’aide des fonctionnalités de la gestion avancée de SharePoint.

Étape 1 : utiliser l’évaluation de la gestion de contenu

Le hub d’évaluation de la gestion de contenu fournit aux administrateurs des insights et des recommandations exploitables. Il exécute une suite de rapports essentiels qui présentent les principales conclusions et classent les sites susceptibles de nécessiter une attention particulière.

L’évaluation de la gestion de contenu fournit un processus simple et guidé permettant aux administrateurs de :

Identifier le contenu potentiellement partagé en trop
Rechercher des problèmes ou des risques (tels que des sites inactifs ou sans propriétaire)
Définir la préparation de Copilot pour l’organisation
Garantir la conformité et maintenir l’intégrité des données
Recevoir des recommandations actionnables pour la correction
Suivez les progrès au fil du temps grâce à des évaluations récurrentes

Ce hub permet de rendre la gouvernance du contenu accessible et exploitable, même pour les administrateurs qui n’ont peut-être pas encore de compétences techniques approfondies.

Accéder au hub Évaluation de la gestion de contenu

Dans le Centre d’administration SharePoint, dans le volet de navigation, sélectionnez Gestion avancée.
Sélectionnez Démarrer l’évaluation.

Une fois l’évaluation exécutée, examinez les résultats et prenez les mesures appropriées. Réexécutez l’évaluation tous les 30 jours pour suivre votre progression et résoudre tout nouveau problème.

Étape 2 : Utiliser la gestion et l’archivage du cycle de vie des sites

Les stratégies de gestion du cycle de vie des sites et l’archivage garantissent que vos sites sont à jour, conformes et utilisent efficacement le stockage. Ces fonctionnalités permettent de s’assurer que les expériences Copilot et agentiques référencent le contenu actuel et peuvent réduire les coûts de stockage.

Gestion du cycle de vie des sites

Les stratégies de gestion du cycle de vie des sites permettent de réduire la prolifération du contenu en automatisant le processus visant à garantir que les sites SharePoint de votre organisation sont bien gouvernés.

Lorsque vous définissez vos stratégies de gestion du cycle de vie des sites, le système identifie automatiquement les problèmes potentiels. Vous pouvez configurer des actions répressives et des Notifications par e-mail demandant aux propriétaires de sites ou aux administrateurs de prendre des mesures.

Afficher ou créer des stratégies de gestion du cycle de vie des sites

Dans le Centre d’administration SharePoint, dans le volet de navigation, sélectionnez Gestion du cycle de vie des sites.
Sous une catégorie, telle que Stratégies de site inactif, Stratégies de propriété de site ou Stratégies d’attestation de site, sélectionnez Ouvrir.

Stratégies de gestion du cycle de vie des sites

Les stratégies de gestion du cycle de vie des sites incluent les éléments suivants :

Politiques de propriété de site qui prennent en charge une gestion efficace du site et réduisent le risque de sites sans propriétaire. Vous pouvez définir le nombre minimal de propriétaires ou d’administrateurs et automatiser les notifications lorsque les sites ne répondent pas aux critères.
Des stratégies de site inactif qui détectent automatiquement les sites inactifs et avertissent les propriétaires de sites par e-mail.
Stratégies d’attestation de site qui demandent aux propriétaires ou aux administrateurs de site de case activée et de confirmer l’exactitude des informations du site, y compris la nécessité du site, les propriétaires, les membres, les autorisations et les paramètres de partage.

Microsoft 365 Archive

Utilisez Microsoft 365 Archive pour conserver le contenu inactif, tel que les sites inactifs ou sans propriétaire. Cette approche permet de réduire votre consommation de stockage et d’améliorer l’optimisation de Copilot. Lorsque vous archivez un site :

Le site passe à un niveau de stockage Microsoft 365 Archive.
Le site ne consomme plus de quota de stockage SharePoint actif.
Le contenu, les autorisations et les métadonnées sont conservés.
Les utilisateurs ne peuvent pas accéder au site tant qu’il n’est pas réactivé.
Copilot n’est pas formé sur le contenu archivé.

Vous pouvez gérer les sites archivés à partir de la page Sites archivés .

Configurer et utiliser Microsoft 365 Archive

Consultez les ressources suivantes :

Étape 3 : empêcher les partages excessifs accidentels

Pour éviter le partage excessif accidentel dans les expériences Copilot et agentic, ajustez les paramètres de partage pour SharePoint et OneDrive. Utilisez les rapports de gouvernance et les insights d’accès aux données pour identifier et hiérarchiser les risques de partage excessif. Limiter l’accès aux contenus sensibles.

Par défaut, SharePoint définit les paramètres de partage sur l’option la plus permissive. Vous pouvez définir les paramètres de partage pour SharePoint, OneDrive et les liens vers des fichiers ou des dossiers.

Vous pouvez également spécifier des options d’expiration et d’autorisation pour les liens.

Dans le Centre d’administration SharePoint, dans le volet de navigation, développez Stratégies, puis sélectionnez Partage.
En commençant par le haut, spécifiez vos paramètres, puis sélectionnez Enregistrer.

Pour obtenir de l’aide dans cette tâche, voir Gérer les paramètres de partage pour SharePoint et OneDrive.

Utiliser les rapports de gouvernance de l’accès aux données pour identifier les risques de partage excessif

Les rapports de gouvernance de l’accès aux données vous aident à identifier les sites qui contiennent du contenu sensible ou potentiellement partagé en trop.

Plusieurs rapports sont disponibles, notamment des rapports d’instantanés et des rapports d’activité.

Accéder aux données Rapports de gouvernance d’accès

Dans le Centre d’administration SharePoint, développez Rapports, puis sélectionnez Gouvernance de l’accès aux données.
Sous une catégorie, sélectionnez Afficher les rapports.

Commencer avec ces rapports

Le rapport de référence des autorisations de site vous aide à comprendre l’exposition globale de votre organisation aux accès. Ce rapport vous fournit un instantané qui montre votre structure d’autorisation actuelle sur les sites SharePoint et OneDrive, et vous permet d’identifier les sites qui nécessitent une attention immédiate.
Le rapport Autorisations de site pour les utilisateurs répertorie tous les sites auxquels un utilisateur donné peut accéder afin de déterminer si les autorisations doivent être ajustées.
Rapports d’activité :
- Le rapport Tout le monde, sauf les utilisateurs externes (EEEU) vous permet d’identifier les 100 principaux sites où du contenu a été partagé avec l’ensemble de votre organisation au cours des 28 derniers jours, ainsi que les stratégies de sécurité appliquées à ces sites.
- Les rapports d’activité des liens de partage vous aident à identifier les sites où les utilisateurs ont créé le plus de liens de partage au cours des 28 derniers jours. Vous pouvez voir une liste de sites avec le plus grand nombre de liens « Tout le monde », « People dans le organization » et des liens « Personnes spécifiques ».

Utiliser des insights d’IA pour interpréter les résultats de rapport

La fonctionnalité d’insights IA réduit l’effort manuel requis pour examiner les rapports et permet d’atténuer les problèmes de gouvernance du contenu. Il utilise un modèle de langage pour identifier les modèles et les problèmes potentiels à partir de la création de rapports et fournit des recommandations exploitables pour résoudre les problèmes.

Le cas échéant, utilisez les informations générées par l’IA pour vous aider à interpréter les résultats du rapport et à identifier les actions recommandées.

La fonctionnalité d’insights IA est disponible pour ces rapports :

Partage de liens Rapports d’activité
Rapport d’instantané d’étiquette de confidentialité
Stratégie de site inactif, qui permet d’identifier les sites inactifs. Une fois la stratégie exécutée, vous pouvez télécharger un rapport au format CSV.
Rapports d’historique des modifications qui montrent les actions de site ou les modifications de paramètre d’organisation apportées au cours des 180 derniers jours

Générer des insights d’IA

Dans le Centre d’administration SharePoint, dans le volet de navigation, développez Rapports, puis sélectionnez une option, telle que Gouvernance de l’accès aux données ou Historique des modifications.
Sélectionnez un rapport, recherchez le bouton Obtenir des insights IA , puis sélectionnez-le pour générer des insights IA.

Restreindre l’accès aux contenus sensibles

Si nécessaire, limitez l’accès au site à l’aide de Access Control restreintes pour empêcher tout partage excessif. En utilisant des Access Control restreintes, vous accordez l’accès aux sites SharePoint en utilisant des groupes, tels que les groupes de sécurité Microsoft Entra ou les groupes Microsoft 365. Les utilisateurs qui ne font pas partie du groupe spécifié ne peuvent pas accéder au site ou à son contenu, même s’ils y avaient déjà accédé via des autorisations ou un lien.

Utilisez votre stratégie de Access Control restreint pour :

Limiter l’accès au site à un groupe défini d’utilisateurs
Empêcher un accès large ou inattendu
Assurez-vous que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder au contenu et le voir dans Copilot

Restreindre l’accès au site

Configurez ou identifiez un groupe de sécurité dans Microsoft Entra ou un groupe Microsoft 365 (voir Microsoft Entra : Types de groupes).
Dans le Centre d’administration SharePoint, dans le volet de navigation, développez Stratégies, puis sélectionnez Contrôle d’accès.
Sélectionnez l’option Activer la restriction d’accès au site .

Pour permettre aux administrateurs de site de contrôler qui peut accéder à leurs sites, sélectionnez Déléguer le contrôle des restrictions d’accès au site aux administrateurs de site.
Sélectionnez Enregistrer.

Pour plus d’informations, voir Restreindre l’accès à un site SharePoint.

Contrôler la découverte du contenu des sites à haut risque

Si vous souhaitez empêcher la découverte accidentelle de sites dans Copilot ou les expériences agentiques, utilisez la découverte de contenu restreinte pour ces sites.

La découverte de contenu restreint permet de :

Empêcher le contenu d’apparaître dans les expériences Copilot ou agentiques et dans les requêtes de recherche à l’échelle de l’organisation
Réduire l’exposition accidentelle tout en laissant les autorisations de site inchangées

La découverte de contenu restreinte est utile pour le contenu qui doit rester accessible, mais qui ne doit pas être largement détectable.

Identifier les sites à haut risque

Utilisez vos outils et rapports, tels que l’agent SharePoint Administration et les rapports de gouvernance de l’accès aux données, pour voir ces signaux de risque :
- Partage élargi via « Tout le monde », « Tout le monde » et des liens à l’échelle de l’organisation
- Audiences importantes avec des autorisations excessives
- Héritage des autorisations rompu et modèles d’accès complexes
- Contenu sensible avec une protection faible
- Sites publics ou sans étiquette
- Lacunes de gouvernance avec des sites sans propriétaire, inactifs ou non révisés
Les sites où plusieurs signaux de risque se chevauchent sont considérés comme à haut risque. Les exemples incluent :
- Sites qui contiennent des données sensibles et qui ont des liens de partage « Tout le monde »
- Sites publics sans propriétaire
- Audiences importantes avec un héritage des autorisations rompu
Utilisez les outils et rapports de gestion avancée SharePoint pour mettre en évidence les sites présentant un risque de partage excessif ou d’exposition.
Créez une liste des sites à haut risque que vous souhaitez restreindre de la découverte de contenu.

Restreindre la découverte de contenu

Dans le centre d’administration SharePoint, développez Sites, puis sélectionnez Sites actifs.
Sélectionnez un site pour ouvrir son menu volant. Dans le menu volant, sélectionnez l’onglet Paramètres .
Sous Restreindre la découverte de contenu, sélectionnez Activé. Sélectionnez Enregistrer.

Pour plus d’informations, voir Restreindre la découverte des sites et du contenu SharePoint.

Étape 4 : Utiliser l’agent d’Administration SharePoint

L’agent d’Administration SharePoint répond à vos questions en rassemblant les données et les rapports pertinents, en proposant des analyses et des recommandations, et en suggérant d’autres invites. Posez une question, telle que « Montrez-moi comment mon contenu est distribué sur mon client », et obtenez des informations utiles avec des invites suggérées et les étapes suivantes.

Ouvrez l’agent SharePoint Administration

Effectuez l’une des étapes suivantes :

Dans l’application Microsoft Copilot, développez Agents, puis recherchez Agent d’administration SharePoint.
Dans le Centre d’administration SharePoint, sélectionnez le bouton Copilot , puis le bouton Afficher les invites dans le coin inférieur du volet Copilot.
Dans Microsoft Teams, sélectionnez Applications, puis recherchez SharePoint Administration Agent.

Pour plus d’informations, voir SharePoint Administration Agent.

Étape 5 : Mettre en œuvre les procédures de sauvegarde et de restauration

La continuité des activités nécessite une solution de sauvegarde et de restauration, telle que la solution de sauvegarde Microsoft 365. En cas de suppression ou d’écrasement accidentel ou malveillant de données, il est important que vos données soient protégées et facilement récupérables.

Avec la Sauvegarde Microsoft 365 :

Les données ne quittent jamais la limite d’approbation des données Microsoft 365 et respectent les emplacements géographiques de votre résidence de données actuelle.
Les sauvegardes sont immuables, sauf si l’administrateur de l’outil de sauvegarde les supprime expressément.
OneDrive, SharePoint et Exchange disposent de plusieurs copies physiquement redondantes de vos données afin d’atténuer l’impact des catastrophes physiques.

Prise en main de la Sauvegarde Microsoft 365

Dans le Centre d’administration Microsoft 365, dans le volet de navigation, développez Paramètres, puis sélectionnez Sauvegarde Microsoft 365.
Consultez les informations de la page pour en savoir plus et commencer.

Pour en savoir plus sur la Sauvegarde Microsoft 365, consultez les ressources suivantes :

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Last updated on 2026-08-20