Gérer les sites inactifs à l’aide de stratégies de site inactif

Les stratégies de site inactif vous aident à identifier les sites SharePoint qui ne sont pas actifs pendant une période spécifiée. Utilisez ces stratégies pour avertir les propriétaires ou les administrateurs de site, demander la confirmation qu’un site est toujours nécessaire et prendre des mesures d’application en l’absence de réponse. Vous pouvez configurer une stratégie sites inactifs dans le Centre d’administration SharePoint.

Pour obtenir une vue d’ensemble de la gestion du cycle de vie des sites SharePoint et des types de stratégie disponibles, voir Vue d’ensemble des stratégies de gestion du cycle de vie des sites SharePoint.

Cet article explique comment configurer une stratégie de site inactif avec des notifications et des actions d’application.

Conditions préalables pour une stratégie de site inactif

Consultez Conditions préalables pour la gestion avancée de SharePoint.

Comment les stratégies de site inactif déterminent l’activité du site

Les stratégies de site inactif évaluent l’activité dans SharePoint et les charges de travail connectées Microsoft 365 pour déterminer quand un site a été actif pour la dernière fois.

Activités de site dans le champ d’application

Les stratégies de site inactif analysent l’activité sur SharePoint et les plateformes connectées telles que Teams, Viva Engage (anciennement Yammer) et Exchange pour détecter la dernière activité d’un site.

Étendue des activités d’application

Les stratégies de site inactif ne prennent pas en compte l’activité de l’application par le biais d’un jeton d’application. Ils prennent en compte l’activité des applications par le biais d’un jeton utilisateur uniquement lorsqu’un agent utilisateur est impliqué et répond aux critères suivants.

Modèles de site dans l’étendue

La gestion du cycle de vie des sites examine l’activité des sites de communication, des sites classiques, des sites connectés à Teams et des sites connectés à des groupes avec les types de modèles de site suivants :

Sites hors étendue

Les sites suivants sont hors de portée et exclus de la détection d’activité de site :

• Sites OneDrive
• Sites créés par les utilisateurs du système
• Sites de catalogue d’applications
• Sites racines
• Sites d’accueil
• Sites d’administration des clients
• Sites associés à des canaux Teams partagés et privés

Modes de stratégie

Les stratégies de propriété de site prennent en charge deux modes de fonctionnement :

• Mode Simulation : exécute la stratégie une seule fois et génère un rapport sans application continue.
• Mode actif : s’exécute tous les mois, génère des rapports, envoie des notifications et peut appliquer des actions d’application en fonction de la configuration de la stratégie.

Pour plus d’informations sur les modes de stratégie dans les stratégies de gestion du cycle de vie des sites, voir Vue d’ensemble de la gestion du cycle de vie des sites SharePoint.

Créer une stratégie de site inactif

1. En tant qu’administrateur SharePoint, accédez au Centre d’administration SharePoint et connectez-vous.

2. Dans le volet de navigation, développez Stratégies, puis sélectionnez Gestion du cycle de vie des sites.

3. Sous Stratégies de site inactif, sélectionnez Ouvrir.

4. Sélectionnez + Créer une stratégie. Passez en revue les informations Gérer les sites inactifs , puis sélectionnez Suivant.

   

5. À l’étape Définir l’étendue de la stratégie , choisissez l’option d’étendue de votre stratégie, puis sélectionnez Suivant.

   

   • Si vous sélectionnez Télécharger un fichier CSV avec une liste contenant jusqu’à 10 000 URL, vous pouvez télécharger une liste d’URL de sites sélectionnés pour la stratégie.

     

     Conseil

     • Vous pouvez exporter la liste des sites à partir de la page Sites actifs SharePoint.
     • Assurez-vous que le fichier CSV utilise le même format que l’exemple de fichier CSV, qu’il n’a pas d’URL en double et que les URL sont valides et complètes. 
     • Vérifiez que les URL répertoriées dans le fichier CSV appartiennent au domaine de votre client. 

   • Si vous avez choisi Inclure les sites avec des stratégies de rétention et des conservations de rétention, cette option s’applique uniquement aux sites régis par les étiquettes et les stratégies de rétention de Microsoft Purview. Ce paramètre n’affecte pas l’inclusion ou l’exclusion des sites qui sont dans un état de lecture seule ou verrouillé.

6. À l’étape Configurer la stratégie , spécifiez une période d’inactivité, les personnes à notifier et les actions que vous souhaitez effectuer après trois notifications. Ensuite, sélectionnez Suivant.

   

   • Choisissez d’envoyer des e-mails aux propriétaires ou administrateurs du site, ou aux deux.

   • Si vous envisagez d’exclure des utilisateurs ou des groupes, reportez-vous à la section Exclure des utilisateurs ou des groupes d’une stratégie (dans cet article).

   • Personnalisez le contenu de l’e-mail pour fournir plus de contexte et d’instructions aux destinataires de l’e-mail.

   • Choisissez les mesures répressives en l’absence de réponse des propriétaires de sites ou des administrateurs après trois notifications.

     Avec l’une des stratégies de gestion du cycle de vie des sites SharePoint, pour les sites qui ne sont pas certifiés ou attestés après trois notifications mensuelles, vous pouvez prendre l’une des mesures d’application suivantes décrites dans le tableau suivant :

     Action répressive	Comportement de la stratégie
     Ne rien faire	Les propriétaires ou administrateurs de site reçoivent des notifications mensuelles pendant trois mois. Après cette période, aucune notification n’est envoyée pendant les trois mois suivants. Si le site reste non attesté après six mois, les notifications mensuelles reprennent. Le rapport d’exécution de stratégie répertorie les sites non attestés comme non actionnés par le propriétaire du site. Vous pouvez télécharger ce rapport et filtrer les sites marqués comme non actionnés.
     Accès en lecture seule	Les propriétaires ou administrateurs de site reçoivent des notifications mensuelles pendant trois mois. Si les destinataires de la notification ne marquent pas le site comme attesté pendant cette période, le site passe en mode lecture seule.
     Archive les sites après la période de lecture seule obligatoire	Les propriétaires ou administrateurs de site reçoivent des notifications mensuelles pendant trois mois. Si les destinataires de la notification ne marquent pas le site comme attesté pendant cette période, le site passe en mode lecture seule pendant une durée configurable (3, 6, 9 ou 12 mois). Après le nombre de mois configuré, le site est archivé via l’Archive Microsoft 365. L’archivage est soumis à l’activation par le client de Microsoft 365 Archive dans le Centre d’administration Microsoft 365.

     La capture d’écran suivante montre un exemple de configuration des actions de mise en conformité pour une stratégie d’attestation de site :

     

     Remarque

     Si vous configurez la stratégie pour prendre une mesure d’application :

     • Les notifications ne sont pas envoyées une fois l’action de stratégie réussie.
     • Le site et son statut sont inclus dans le rapport mensuel.

7. À l’étape Terminer , spécifiez un nom et une description pour votre stratégie, puis sélectionnez un mode de stratégie. Sélectionnez ensuite Terminer.

8. Une fois votre stratégie créée, sélectionnez Terminé.

Une fois votre stratégie déployée, vous pouvez l’afficher et la gérer dans le tableau de bord Stratégie desite inactifde gestion du cycle de> vie.

Exclure des utilisateurs ou des groupes d’une stratégie

Vous pouvez empêcher des utilisateurs, des Groupes Microsoft 365 ou des groupes de sécurité spécifiques de recevoir des demandes et des notifications de gestion du cycle de vie des sites, même s’ils sont propriétaires ou administrateurs de sites inclus dans une stratégie.

Comportements clés :

• Les exclusions sont utilisées uniquement pour déterminer les destinataires de la notification.
• L’exclusion d’un utilisateur ou d’un groupe ne modifie pas les autorisations ou la propriété du site, et n’exclut pas le site de l’évaluation de la stratégie de cycle de vie
• Les sites continuent d’être évalués selon la politique comme d’habitude.

Limites :

• Vous pouvez ajouter jusqu’à 100 entrées à la liste d’exclusion.
• Chaque entrée peut être un utilisateur individuel, un groupe Microsoft 365 ou un groupe de sécurité
• La limite de 100 entrées s’applique au nombre d’entrées, et non au nombre d’utilisateurs au sein d’un groupe. Par exemple, un groupe de plus de 100 membres compte comme une entrée.

Comportement d’exclusion de groupe (important) :

• Lorsqu’un groupe est ajouté à la liste d’exclusions d’une stratégie, ce groupe est exclu des notifications uniquement lorsqu’il est directement ajouté au site ou qu’il s’agit d’un groupe imbriqué au sein d’autres groupes directement ajoutés au site.
• Un membre d’un groupe exclu peut toujours recevoir une notification s’il est directement ajouté au site ou s’il fait partie d’un autre groupe directement ajouté au site.

Notifications de site inactif aux propriétaires ou administrateurs du site

Les notifications informent les propriétaires de sites SharePoint ou les administrateurs de site lorsqu’un site est inactif pendant un nombre de mois spécifié. Pour conserver le site, les destinataires de la notification doivent sélectionner le bouton Certifier le site dans l’e-mail de notification. Une fois certifié, la gestion du cycle de vie du site ne case activée pas l’activité du site pendant un an.

Personnaliser les Notifications par e-mail

Les administrateurs peuvent personnaliser les messages électroniques que les stratégies de gestion du cycle de vie du site envoient lorsque des problèmes de site nécessitent une attention particulière.

La personnalisation du contenu des e-mails permet d’améliorer le taux de lecture des e-mails, ce qui améliore efficacement l’efficacité de la réponse et contribue à une meilleure gouvernance au sein du locataire.

Vous pouvez personnaliser les e-mails à l’étape de configuration. Lorsque vous sélectionnez Personnaliser l’e-mail à envoyer, la fenêtre de personnalisation s’ouvre comme indiqué dans la capture d’écran suivante :

Le tableau suivant décrit les sections que vous pouvez personnaliser :

Pour personnaliser les courriers pour les stratégies existantes, procédez comme suit :

1. Sélectionnez une stratégie existante.

2. Sélectionnez Modifier la configuration.

3. Trouvez l’option de personnalisation de l’e-mail.

Que faire si vous ne pouvez pas personnaliser les messages électroniques

Vous ne pouvez pas personnaliser les e-mails si le paramètre de domaine personnalisé n’est pas configuré ou est désactivé.

Vous devez configurer le paramètre Envoyer des Notifications par e-mail à partir de votre domaine dans le Centre d’Administration Microsoft 365 avant de pouvoir personnaliser les e-mails. Si vous ne configurez pas ce paramètre, un message d’avertissement s’affiche en haut de la liste des stratégies, comme illustré dans l’image suivante :

Vous pouvez également voir le message d’avertissement pendant l’étape de configuration, comme illustré dans la capture d’écran suivante :

Si vous aviez précédemment personnalisé les e-mails dans une ou plusieurs stratégies, mais désactivez ensuite le paramètre Envoyer des Notifications par e-mail à partir de votre domaine dans le Centre d’administration Microsoft 365, la barre des messages apparaît dans la liste des stratégies et un message d’avertissement dans la fenêtre de personnalisation du courrier, comme illustré dans la capture d’écran suivante :

Mesures répressives

Le tableau suivant résume le comportement de la stratégie de site inactif en fonction de la mesure d’application sélectionnée :

Mode lecture seule

Une stratégie de site inactif configurée avec l’action d’application en lecture seule envoie des notifications pour informer les propriétaires ou administrateurs de site en cas d’absence de réponse.

Lorsqu’un site passe en mode lecture seule, une notification est envoyée.

Si un site est en mode lecture seule, la bannière suivante est ajoutée au site :

Points importants concernant les sites en lecture seule ou verrouillés

Pour les sites en état de lecture seule ou verrouillés, les comportements suivants sont attendus.

• Sites déverrouillés : toujours inclus dans l’étendue de la stratégie

• Sites en lecture seule verrouillés par le même type de stratégie :

  • Inclus dans l’étendue
  • Le rapport indique que le site a déjà été affecté par cette stratégie

• Sites en lecture seule verrouillés par un autre type de stratégie :

  • Exclu de l’étendue de la stratégie
  • Une autre politique possède et régit déjà ce site

• Sites en lecture seule verrouillés en externe (verrouillés pour des raisons autres que la gestion du cycle de vie du site) :

  • Inclus dans l’étendue
  • Les verrous externes n’empêchent pas le site d’être évalué par la stratégie

• Sites sans accès (entièrement verrouillés) :

  • Inclus dans l’étendue, mais aucune mesure d’exécution n’est prise
  • La stratégie ignore l’action, car le site est déjà dans un état verrouillé sans accès

Il s’agit de comportements par défaut qui ne peuvent pas être modifiés par le biais de configurations de stratégie.

Sortir un site du mode lecture seule

Pour supprimer un site du mode lecture seule dans le Centre d’administration SharePoint, accédez à la page Sites actifs , sélectionnez le site, puis sélectionnez Déverrouiller dans le panneau de la page du site.

Les propriétaires de site ne peuvent pas supprimer un site du mode lecture seule et doivent contacter l’administrateur client pour supprimer le mode lecture seule.

Désarchiver un site

Pour annuler l’archivage d’un site dans le Centre d’administration SharePoint, développez Sites et sélectionnez Sites archivés. Sélectionnez le site que vous souhaitez désarchiver et sélectionnez Réactiver.

Reporting

Le rapport d’exécution de stratégie répertorie les sites inactifs depuis six mois. Vous pouvez télécharger le rapport en tant que fichier .csv et filtrer les sites que les propriétaires de site considèrent comme non traités.

Le tableau suivant décrit les informations incluses dans le rapport d’exécution de la stratégie :

Stratégies du même type de stratégie qui se chevauchent

Lorsque plusieurs stratégies du même type de stratégie incluent le même site, SharePoint permet de réduire les notifications en double à l’aide de l’historique des stratégies au niveau du site stocké.

Si une notification a été envoyée au cours des 30 derniers jours à partir d’une stratégie de ce type et que le site n’est toujours pas certifié, aucune autre notification n’est envoyée et le rapport d’exécution de la stratégie indique le status du site comme « Notifié par une autre stratégie ».

Par exemple, si un site est couvert par deux stratégies de site inactif différentes et reçoit un e-mail de notification de la première stratégie, la deuxième stratégie n’envoie pas de notifications supplémentaires dans les 30 jours suivants si le site n’est toujours pas certifié.

Nous vous recommandons que les stratégies du même type n’aient pas d’étendues qui se chevauchent. Si les sites relèvent de plusieurs politiques du même type, les calendriers de notification et les mesures d’application peuvent devenir difficiles à prévoir.

Stratégies de types différents qui se chevauchent

Les politiques de différents types fonctionnent indépendamment à des fins de notification. L’historique des notifications fait l’objet d’un suivi distinct pour chaque type de stratégie.

Par exemple, si un site relève à la fois d’une stratégie de propriété de site et d’une politique de site inactif, les propriétaires de site peuvent recevoir des notifications des deux politiques lorsque les conditions de stratégie respectives sont remplies.

Les mesures répressives sont évaluées indépendamment par chaque stratégie. Si une stratégie applique une action d’application qui modifie l’état du site, le site peut ne plus être traité par d’autres stratégies :

• Si une stratégie place le site dans un état de lecture seule (verrouillé), le site n’est plus inclus dans l’étendue des autres stratégies.

• Si une stratégie archive le site, le site atteint un état terminal et n’est plus pris en compte pour l’application par d’autres stratégies.

Lorsque plusieurs types de stratégie ciblent le même site, l’action d’application de la stratégie dont les conditions sont remplies en premier est appliquée en premier.

Désactivation ou suppression d’une stratégie

La désactivation ou la suppression d’une stratégie interrompt les activités futures de cette stratégie, y compris les notifications et les actions d’application. Elle n’annule pas automatiquement les actions appliquées précédemment.

L’historique des notifications est conservé au niveau du site séparément pour chaque type de stratégie. Par conséquent, la désactivation ou la suppression d’une stratégie n’affecte pas l’historique des notifications associées à d’autres types de stratégies qui continuent à cibler le site.

Pour les stratégies du même type, l’historique des notifications stocké (y compris le nombre de notifications et la date de la dernière notification) est conservé même après la désactivation ou la suppression d’une stratégie. Cet historique se réinitialise naturellement une fois que le site a été absent du champ d’application de ce type de stratégie pendant 90 jours.

Si l’historique des notifications doit être réinitialisé plus tôt, contactez le Support Microsoft pour déterminer si l’état de notification stocké peut être effacé.

Configurer des e-mails actionnables pour les stratégies SLM dans les environnements cloud du gouvernement américain

Dans les environnements Cloud du gouvernement américain (GCC High et DoD), un administrateur client doit effectuer une configuration supplémentaire et unique pour les stratégies de gestion du cycle de vie des sites SharePoint (SLM) afin d’utiliser des messages actionnables. Cette étape permet de s’assurer que les e-mails de notification de stratégie s’affichent et fonctionnent correctement. Par exemple, les administrateurs et les propriétaires de sites peuvent prendre des mesures directement à partir d’un e-mail.

Contrairement à d’autres environnements cloud commerciaux, les locataires GCC High et DoD exigent l’approbation explicite de l’administrateur du fournisseur de messages actionnables avant de pouvoir envoyer des messages électroniques interactifs. Sans cette approbation, les e-mails de stratégie SLM sont remis, mais les boutons d’action ne fonctionnent pas comme prévu.

Approuver le fournisseur de messages actionnables SLM

1. Accédez au portail d’administration Messages actionnables Outlook – Connecteurs pour GCCH ou DoD et connectez-vous.

2. Dans le filtre État du fournisseur , sélectionnez Approuvé par Microsoft – En attente de votre approbation.

3. Recherchez le fournisseur nommé InactiveSiteOAMProviderGCCH.

4. Sélectionnez le fournisseur, puis Approuver.

Une fois que vous avez approuvé le fournisseur, les notifications de stratégie SLM envoient des messages actionnables.

Vérifier que les messages actionnables sont activés pour le client

Les stratégies de gestion du cycle de vie des sites utilisent les messages actionnables Outlook pour permettre aux propriétaires ou administrateurs de site de prendre les mesures nécessaires à l’aide de liens dans les messages électroniques.

• Pour que les notifications s’affichent correctement, assurez-vous que votre organisation répond aux exigences de la version d’Outlook.
• Pour résoudre les problèmes de rendu, consultez les questions fréquemment posées.

Résolution des problèmes liés aux messages actionnables

Si les messages actionnables ne fonctionnent pas comme prévu, procédez comme suit :

• Assurez-vous que le InactiveSiteOAMProviderGCCH fournisseur est dans un état approuvé.
• Prévoyez suffisamment de temps. La propagation des modifications peut prendre jusqu’à 24 heures.

Articles connexes

• Stratégie d’expiration de groupe Microsoft 365

• Restaurer les groupes supprimés

• Vue d’ensemble de Microsoft 365 Archive