Supprimer les données utilisateur de Viva Glint

Les administrateurs de Viva Glint, en tant que contrôleurs de données, sont habilités à gérer les données d’enquête en réponse à une demande de la personne concernée (DSR).

Contrôle de la suppression des données

Les administrateurs Viva Glint, en tant que contrôleurs de données, peuvent choisir de conserver toutes les réponses aux enquêtes et les données identifiables des utilisateurs supprimés, y compris le prénom et le nom, l’adresse e-mail et l’ID d’employé, ou d’effacer toutes les données relatives au demandeur, y compris les réponses aux enquêtes. Cette configuration est définie au niveau de la plateforme et s’applique de la même manière à toutes les demandes de suppression, et est définie pour conserver les réponses à l’enquête et les données identifiables par défaut pour les utilisateurs supprimés.

Lorsqu’un utilisateur est supprimé, il n’est pas immédiatement supprimé définitivement. L’enregistrement d’employé d’un utilisateur est dans un état de suppression réversible depuis 30 jours. Pendant cette période, l’enregistrement de l’employé peut être modifié de son état de suppression réversible et mis à jour vers le status fourni dans le fichier SIRH. Après la période de 30 jours, toutes les données relatives à l’employé sont définitivement supprimées conformément aux contrôles des données utilisateur. Si une personne supprimée définitivement doit être rétablie, ses données doivent être chargées comme s’il s’agissait d’un nouvel employé pour créer un nouvel enregistrement. Lorsqu’un utilisateur est supprimé de Glint, il est supprimé des listes de distribution et des enquêtes futures. Les définitions de rôle de l’utilisateur et ses autorisations de rapport sont supprimées. Si l’utilisateur a des rapports directs, leurs rapports sont affectés à un nom d’espace réservé, qui peut être mis à jour ultérieurement. Suivez ces étapes pour faciliter une mise à jour rétroactive du téléchargement par l’utilisateur si les données d’enquête antérieures reflètent le nouveau gestionnaire.

Supprimer les données utilisateur

1. Sélectionnez People (Personnes) dans la section Employés de votre tableau de bord d’administration Glint.

2. Utilisez la zone de recherche pour sélectionner l’employé dont les données doivent être supprimées. Ouvrez la page de cet employé.

3. Dans le menu déroulant Actions , choisissez Supprimer l’utilisateur.

4. Une boîte de dialogue de confirmation de suppression de l’utilisateur s’affiche avant de confirmer l’action de suppression.

5. Sélectionnez Supprimer pour supprimer l’utilisateur.

Téléversements rétroactifs par l’utilisateur

Suivez ces étapes pour faciliter une mise à jour rétroactive du téléchargement par l’utilisateur si les données d’enquête antérieures reflètent le nouveau gestionnaire.

1. Revenez à la page People et vérifiez que l’utilisateur n’apparaît pas dans la liste Tous, Employés actifs ou Inactifs.

2. Revenez au tableau de bord d’administration et sélectionnez Journal d’audit d’activité dans la section Configuration du service . L’action de suppression de l’utilisateur doit être répertoriée dans la colonne Événement et son status doit être Réussite. La colonne Détails indique Supprimé.

3. Si l’utilisateur supprimé est un responsable, vérifiez que tous les rapports dans lesquels son équipe apparaît n’incluent plus son nom. Le rapport indique désormais Équipe de l’utilisateur supprimé.

Les ID d’employés réutilisent le contrôle

Les administrateurs de Glint, en tant que contrôleurs de données, peuvent réutiliser les ID d’employés et les réaffecter aux employés nouveaux ou réembauchés. Ils peuvent choisir de :

1. Exclure des chargements les données associées aux ID d’employés qui ont déjà été supprimés, ou
2. Mettre à jour les enregistrements déjà supprimés avec le status fourni dans le fichier du Système d’information sur les ressources humaines (SIRH).

Cette configuration est définie au niveau de la plateforme, s’applique à tous les enregistrements de manière égale et exclut les données par défaut (option 1).

Retirer des participants des résultats (cycles d’enquête fermés)

La fonctionnalité Supprimer les participants des résultats permet aux administrateurs Viva Glint de supprimer les participants à une enquête d’un cycle d’enquête fermé. Cela est utile lorsque les participants ont été inclus par erreur, pour soutenir une demande DSR, ou lorsque les données doivent être corrigées après la génération des résultats.

Fonctionnalités clés

• Retirer jusqu’à 25 participants à la fois d’un seul cycle fermé.

• Disponible uniquement pour les cycles fermés - les participants ne peuvent pas être retirés des cycles d’enquête actifs ou en direct.

• Action irréversible : Une fois supprimés, les résultats du participant et leur association au cycle sélectionné ne peuvent être restaurés.

• Ne supprime pas les données de profil de l’utilisateur dans Viva Glint ; il supprime seulement le participant et les résultats liés au cycle fermé choisi.

Comment retirer les participants d’un cycle fermé

1. Accédez à Configuration.

2. Sélectionnez Programmes d’enquête.

3. Choisissez le programme approprié.

4. Ouvrez le cycle fermé où les participants doivent être retirés.

5. Dans le menu Actions ou le menu débordement (⋯), sélectionnez Exclure les participants des résultats.

Que se passe-t-il après la suppression

• Le participant et ses résultats associés sont définitivement supprimés des vues d’analyse et de création de rapports de ce cycle.
• Les résultats du gestionnaire et les résultats globaux seront recalculés.
• Les résultats du cycle sont automatiquement actualisés peu de temps après la fin du processus.
• Aucune autre donnée de cycle ou d’utilisateur n’est affectée.
• La journalisation d’audit est gérée via les journaux d’activité d’administration d’enquête standard de votre organisation.