Forum aux questions sur l’analyse avancée

Dans cet article, nous abordons les questions les plus fréquemment posées sur les outils d’analyse dans l’application web Viva Insights. Nous avons regroupé ces questions dans les sections suivantes :

• Fonctionnalité et caractéristiques
  • Rôles
  • Confidentialité et conformité
  • Prise en charge linguistique
• Installation et configuration
• Données de l’organisation
• Utiliser l’analyse avancée
  • Exclusions de réunion
  • Validation, vérification et utilisation des données

Reportez-vous ici pour les questions fréquemment posées et les réponses sur les requêtes.

Fonctionnalité et caractéristiques

Rôles

Q1. Viva Insights est-il un outil de planification des ressources humaines ?

A1. Non. Viva Insights est un outil d’analyse de collaboration permettant d’analyser le comportement et les modèles de réseau.

Q2. En quoi les outils d’analyse personnels, de manager, de leader et avancés diffèrent-ils ?

A2.

• Les informations personnelles et privées sont destinées à un usage individuel uniquement.
• Les informations sur les responsables sont destinées aux managers de personnes ou aux chefs d’équipe.
• Les informations sur les leaders sont destinées aux chefs d’entreprise.
• L’analyse avancée permet aux analystes d’effectuer une analyse descendante avec des mesures agrégées et anonymisées.

Confidentialité et conformité

Q1. Quelle quantité de données Viva Insights collecte-t-il ?

A1. Dans un premier temps, 13 mois de données de collaboration sont collectés et traités pour Viva Insights. Grâce à des actualisations hebdomadaires, le système continue d’augmenter cet historique jusqu’à ce que 27 mois de données soient collectés. Pour les métriques de Microsoft Copilot, Viva Insights ne collecte que 13 mois de données.

En tant que client Microsoft, vous pouvez déposer une demande, par exemple pour des raisons de sécurité, afin de fournir à Viva Insights un montant inférieur à ce montant par défaut ; Dans ce cas, le montant minimum pouvant être perçu est d’un mois.

Q2. L’analyse avancée prend-elle en charge un environnement de données distinct qui respecte les exigences de conformité et réglementaires telles que celles exigées par le gouvernement ?

A2. L’analyse avancée n’est actuellement pas disponible dans les environnements cloud de données que Microsoft gère pour les agences gouvernementales.

Q3. Comment Viva Insights respecte-t-il les exigences régionales de stockage et de traitement des données (telles que celles requises par le RGPD) ?

A3. Viva Insights stocke et traite les données client dans un emplacement conforme, conformément aux réglementations régionales et nationales. Pour plus d’informations sur l’engagement de Microsoft en matière de résidence de données, consultez la présentation de la limite de données Microsoft UE. Pour plus d’informations sur l’emplacement de stockage et de traitement des données de votre localisation, reportez-vous aux liens suivants :

• Insights personnels - Data Residency pour d’autres services Microsoft 365
• Insights avancés, de responsable et de leader – Data Residency pour d’autres services Microsoft 365

Prise en charge linguistique

Q1. Puis-je utiliser l’application web Viva Insights dans une langue autre que l’anglais ?

A1. Oui, vous pouvez utiliser l’application dans d’autres langues que l’anglais. Il existe toutefois quelques fonctionnalités disponibles en anglais uniquement : noms réservés au système pour les attributs d’employé et les attributs de réunion. Nous prévoyons de traduire ces fonctionnalités à l’avenir.

Q2. Puis-je charger un fichier de données organisationnelles contenant des mots ou des lettres dans une langue autre que l’anglais ?

A2. Oui. Le fichier de données organisationnelles peut être composé de mots ou de lettres autres que l’anglais. Toutefois, notez les points suivants :

• Les noms de fichiers et les lignes individuelles peuvent contenir des mots ou des lettres non anglais.
• Chaque en-tête de colonne doit être associé à un attribut portant un nom anglais.

Q3. Puis-je créer une requête avec des filtres ou des lignes d’objet de réunion qui contiennent des mots ou des lettres non anglais ?

A3. Oui. Vous pouvez utiliser des filtres dans les requêtes qui incluent :

• Attributs ou valeurs de vos données organisationnelles qui incluent des mots ou des caractères non anglais.
• Répondre aux lignes d’objet (qui peuvent inclure des mots ou des caractères non anglais) comme critères de filtre spécifiques.

Installation et configuration

Q1. Que dois-je faire pour activer l’analyse avancée ?

A1. Pour activer l’analyse avancée pour votre organisation, vous devez :

• Attribuez des licences.
• Attribuer des rôles.

Si vous le souhaitez, après vous être connecté, vous pouvez :

• Configurez les paramètres.
• Charger des données organisationnelles.

Pour plus d’informations sur le programme d’installation, reportez-vous à la liste de contrôle de configuration.

Q2. Le nombre d’attributions de rôles d’analyste est-il limité ?

A2. Aucune limite n’est imposée pour les rôles d’analyste Insights .

Q3. Notre administrateur a attribué les licences requises. Pourquoi les analystes d’insights ne peuvent-ils pas accéder aux outils d’analyse avancés ?

A3. Le traitement des données de collaboration Microsoft 365 par Viva Insights peut prendre quelques jours et l’obtention des autorisations appropriées par les utilisateurs affectés. La plupart des clients peuvent accéder à l’application quatre à cinq jours après l’attribution des licences par l’administrateur Insights.

Si vous recevez une erreur, posez-vous les questions suivantes :

• Le bon rôle m’est-il attribué ? Pour pouvoir accéder à l’analyse avancée, un rôle spécifique à Viva Insights doit vous être attribué dans le Centre d’administration Microsoft 365. Les analystes ont besoin du rôle d’analyste d’informations . Vous devrez peut-être demander à votre administrateur organization Microsoft 365 de case activée si le rôle vous a été attribué dans le Centre d’administration. En savoir plus sur l’attribution de rôles dans Attribuer des rôles d’utilisateur pour Viva Insights.

  Remarque

  Avant de pouvoir utiliser l’application, les clients disposant de Privileged Identity Management devront peut-être effectuer quelques étapes supplémentaires pour activer leur rôle. Reportez-vous à Attribuer des rôles Microsoft Entra dans Privileged Identity Management pour plus d’informations.

• Avec mon rôle, puis-je accéder à cette fonctionnalité ? Seuls certains rôles peuvent accéder à certaines parties de l’application. Pour savoir quelles fonctionnalités sont disponibles pour quel rôle, reportez-vous à Rôles d’utilisateur.

• Y a-t-il suffisamment de personnes qui ont des licences qui leur sont attribuées ? Pour que les analystes aient accès à une analyse avancée, votre équipe d’administrateurs doit attribuer un certain nombre de licences Viva Insights aux membres de votre organisation. Pour la plupart des clients, ce nombre doit être d’au moins 50.

Données de l’organisation

Q1. Qu’est-ce qui cause un échec ou un téléchargement non valide ?

A1. Un chargement peut échouer si les données ont des valeurs non valides, s’il manque des données requises ou pour d’autres raisons. Pour plus d’informations, consultez les articles suivants :

• Échec de la validation lors du téléchargement des données organisationnelles (premier chargement)

• Échec de la validation lors du téléchargement des données organisationnelles (téléchargements ultérieurs)

Q2. Pour les champs obligatoires, quel pourcentage est requis pour le seuil de validité ?

A2. Les champs PersonId et EffectiveDate doivent atteindre 100 % du seuil de validité, car chaque ligne de données doit avoir un PersonId pour chaque personne de votre organization. Les autres champs obligatoires (tels que ManagerId) doivent dépasser 95 % du seuil de validité. Les calculs du seuil de validité ne prennent en compte que deux types de valeurs de données : les valeurs valides et les valeurs vides. Pour le seuil de validité de 95 %, la colonne réussira la validation si moins de cinq pour cent des valeurs de la colonne sont vides et que le reste est valide. Toutefois, si une seule cellule contient des données incorrectes, le chargement de l’intégralité du fichier échoue.

Q3. Que se passe-t-il si un employé (représenté par un PersonId) a plus d’un responsable (représenté par des ManagerIds) ?

A3. Viva Insights ne fait pas échouer un chargement si une personne n’a pas un seul responsable principal. Toutefois, il est recommandé d’avoir un gestionnaire par employé. Ce gestionnaire est représenté par le ManagerId pour ce PersonId à une date d’effet donnée. Notez que le Administration Insights (« admin » dans cet article) peut utiliser le champ DateEffective dans les données organisationnelles pour indiquer que le responsable principal d’un employé a changé d’un mois à l’autre.

Q4. Qui obtient les données organisationnelles à charger ?

A4. Bien que Microsoft Entra ID soit la source de données par défaut, un chargement de fichier manuel est préférable. Habituellement, les RH transmettent ces données à l’administrateur, qui les prépare et les télécharge.

Q5. Qui peut accéder aux données de l’organisation après leur chargement ?

A5. Pour des raisons de confidentialité, personne ne peut télécharger les données brutes qui ont été chargées. Les administrateurs et analystes de Viva Insights peuvent afficher les métadonnées sur les données organisationnelles sur la page Qualité des données , mais ils ne peuvent pas voir comment les valeurs d’attribut correspondent à des personnes individuelles.

Utiliser l’analyse avancée

Exclusions de réunion

Q1. En quoi les paramètres de confidentialité et les règles métriques sont-ils différents ?

A1. Les administrateurs définissent les paramètres de confidentialité pour la façon dont les données sont extraites, par exemple pour empêcher l’inclusion des données dans un calcul. Notez que les modifications apportées aux paramètres de confidentialité s’appliquent aux extractions de données futures et ne sont pas rétroactives aux données antérieures. Pour en savoir plus sur la confidentialité Insights, reportez-vous à Confidentialité.

Validation, vérification et utilisation des données

Q1. Lorsque les noms des métriques changent, qu’advient-il des requêtes personnalisées que j’ai précédemment exécutées ?

L’actualisation des données pour ces requêtes échouera. Suivez les étapes ci-dessous pour résoudre ce problème. Utilisez le tableau ci-dessous pour obtenir la liste complète des modifications de nom de métrique associées à l’intégration des métriques Copilot Chat (travail) et Copilot Chat (Web).

1. Identifier la requête Viva Insights source

   1. Dans l’application web Viva Insights, sélectionnez Résultats de l’analyse à gauche.
   2. Recherchez la requête connectée au rapport Power BI.
   3. Confirmez qui a créé la requête à l’origine, car seul le créateur peut voir l’option Modifier .

2. Mettre à jour les métriques de requête

   1. Sélectionnez le menu à trois points en regard du résultat de la requête pour ouvrir les options de la requête.
   2. Sélectionnez Modifier la requête.
   3. Sélectionnez Ajouter des métriques.
   4. Ajoutez les nouvelles métriques de Copilot Chat.
   5. Supprimez les anciennes mesures.
   6. Exécuter la requête mise à jour.

3. Mettre à jour le rapport Power BI

   1. Si la requête existante a été modifiée :
      1. Actualisez la connexion Power BI.
      2. Mappez à nouveau les visuels affectés aux champs mis à jour.
   2. Si la requête a été clonée ou recréée :
      1. Mettez à jour la connexion Power BI pour utiliser le nouvel identificateur de requête et de partition Viva Insights.
      2. Repointez le rapport vers le nouveau jeu de données.
      3. Mappez à nouveau les visuels affectés aux champs mis à jour.

Modifications du nom de la métrique dues à l’intégration de Copilot Chat (travail) et de Copilot Chat (Web)

Q2. Pourquoi ma population mesurée est-elle inférieure au nombre d’employés titulaires d’une licence attribuée ?

A1. Ce scénario peut se produire si :

• Vous avez sélectionné uniquement un sous-ensemble de la population pour l’analyse.
• Votre administrateur a exclu un sous-ensemble de la population des données organisationnelles chargées.

Pour plus d’informations, consultez la section Attribuer des licences.

Q3. Pourquoi la tendance des e-mails ou des réunions ne s’étend-elle pas sur toute la période historique de 13 mois (ou sur la période personnalisée sélectionnée) ?

A2. Les stratégies d’entreprise peuvent affecter les données historiques traitées pour Viva Insights. Lorsque vous consultez les données historiques, si vous constatez une baisse constante ou une baisse ponctuelle de l’activité des e-mails et/ou des réunions, cela peut être dû au fait que :

• Un e-mail a été archivé.
• Les réunions périodiques ont été supprimées avant l’extraction des données.

Toutefois, ces actions n’ont qu’un impact sur les données de référence initiales. Les suppressions futures n’affectent pas les données hebdomadaires précédemment collectées.

Q4. Comment Viva Insights traite-t-il les données des réunions et des e-mails envoyés aux listes de distribution ?

A3. Viva Insights traite les données des e-mails et des réunions d’une liste de distribution comme une entité ou une personne unique. Il ne développe pas la liste de distribution et n’attribue pas d’heures de réunion et d’e-mail aux membres de la liste. Pour obtenir des données plus précises, téléchargez les attributs de données organisationnelles pour ces listes en ajoutant les attributs des membres de la liste de distribution ou tout ce qui décrit le mieux la population de la liste.

Q5. Quelles informations de collaboration sont traitées à partir de Microsoft Teams ?

A4. Teams fournit des informations sur les activités de collaboration, à savoir les messages directs (conversations) et les appels. Il ne fournit pas d’informations sur les canaux Teams.

Q6. Lorsqu’une personne envoie un message ou une invitation à une réunion pour la boîte aux lettres partagée d’un groupe ou au nom d’une autre personne, qui est crédité pour l’avoir envoyé ?

A5. Cela dépend du type de boîte aux lettres et des autorisations définies pour la boîte aux lettres Exchange Online. Pour plus d’informations, voir Autorisations de boîte aux lettres.

• Une boîte aux lettres partagée (boîte aux lettres de groupe Microsoft 365) comporte généralement un certain nombre de membres qui partagent l’accès et les autorisations pour la boîte aux lettres de groupe. Exemple de boîte aux lettres partagée est LeadershipTeam@Contoso.com. Pour plus d’informations, voir Quelles autorisations utiliser dans les boîtes aux lettres partagées.
  • Autorisation Envoyer en tant que : lorsqu’un membre du groupe disposant de l’autorisation Envoyer en tant que pour une boîte aux lettres partagée envoie un message ou une invitation à une réunion à partir de la boîte aux lettres de groupe, Exchange attribue la solution à la boîte aux lettres partagée, qui sera résolue en une seule entité (mappée à l’ID d’objet Microsoft Entra de la boîte aux lettres). Viva Insights attribue les insights à l’ID d’objet Microsoft Entra de la boîte aux lettres.
  • Autorisation Envoyer de la part de : cette autorisation n’est pas disponible pour les boîtes aux lettres partagées dans le Centre d’Administration Exchange. Cependant, s’il est défini avec PowerShell (paramètre GrantSendonBehalf), la personne qui envoie le message en est créditée dans les calculs Viva Insights.
• Une boîte aux lettres individuelle (ou une boîte aux lettres liée) avec un propriétaire de boîte aux lettres principale peut associer ou déléguer l’accès et l’une des autorisations suivantes à une autre personne pour envoyer des messages ou des invitations à une réunion pour le propriétaire de la boîte aux lettres principale. Par exemple, un assistant disposant d’un accès délégué peut envoyer un message ou une invitation à une réunion à partir de la boîte aux lettres de son responsable. Un délégué peut disposer de l’une des autorisations suivantes. Pour plus d’informations, consultez Accorder des autorisations de boîte aux lettres à un autre utilisateur.
  • Envoyer en tant qu’autorisation : le propriétaire principal de la boîte aux lettres est crédité pour l’envoi du message ou de l’invitation dans les calculs Viva Insights.
  • Autorisation Envoyer de la part de : la personne qui envoie le message au nom du propriétaire de la boîte aux lettres obtient le crédit dans les calculs Viva Insights.
  • Autorisations Envoyer en tant que et Envoyer de la part de : si la personne déléguée dispose des deux autorisations définies, les autorisations Envoyer en tant que sont utilisées et cette personne n’est pas créditée pour l’envoi du message ou de l’invitation dans Exchange. Par conséquent, Viva Insights crédite le propriétaire de la boîte aux lettres dans les calculs.

Q7. Pourquoi une réunion donnée est-elle comptabilisée dans les mesures de réunion d’un utilisateur, mais pas d’un autre ?

A6. Cette différence dans les mesures de réunion telles que les heures de réunion et le nombre de réunions se produit lorsque les participants ne répondent pas par « Envoyer la réponse » lors de l’acceptation d’une invitation à une réunion.

Lorsqu’une invitation à une réunion est envoyée, les participants ont la possibilité de répondre par « Envoyer la réponse ». Si un participant accepte la réunion mais n’envoie pas de réponse, cette acceptation n’est pas enregistrée dans la boîte aux lettres de l’organisateur. Par conséquent, la réunion peut ne pas être comptabilisée dans les métriques de la réunion pour tous les participants, ce qui entraîne des écarts.

Les règles de métrique définissent les réunions qui sont incluses ou exclues des métriques. Par exemple, la règle « Exclusions de collaboration » par défaut exclut les réunions où le nombre de personnes qui ont accepté la réunion, y compris l’organisateur de la réunion, est inférieur à deux. Si un participant n’envoie pas de réponse, une réunion peut être exclue des mesures pour l’organisateur, ce qui entraîne des divergences dans les heures de réunion signalées.

Par exemple, si un responsable organise une réunion individuelle avec l’un de ses subordonnés directs et que celui-ci accepte la réunion mais ne répond pas par « Envoyer une réponse », la réunion peut être comptabilisée dans « Heures de réunion avec le responsable 1:1 » pour le subordonné direct, mais elle peut ne pas être comptabilisée comme une réunion « Heures de coaching du responsable 1:1 » pour le responsable. Du point de vue de la boîte aux lettres du subordonné direct, le nombre de personnes qui ont accepté la réunion, y compris l’organisateur, est de deux. Toutefois, du point de vue de la boîte aux lettres du responsable, le nombre de personnes qui ont accepté la réunion, y compris l’organisateur, est de un.

Pour garantir un suivi précis des heures de réunion, il est important que les participants répondent par « Envoyer la réponse » lors de l’acceptation des invitations à une réunion. Cela permet de s’assurer que l’acceptation est enregistrée et reflétée dans les résultats de l’analyse de la réunion pour tous les utilisateurs.

Q8. Pourquoi est-ce que je ne vois pas les données de cette semaine dans mes analyses ?

A7. Les données de collaboration Microsoft 365 sont mises à jour chaque semaine pour une analyse avancée et d’autres analyses applicables. Au cours de la première partie de chaque semaine, Viva Insights traite les données de collaboration de votre organisation de la semaine précédente, qui inclut les réunions du dimanche au samedi précédents.

Q9. Pourquoi ne vois-je pas les données de la semaine dernière dans mes analyses ?

A8. Si vous vous attendez à ce que votre analyse inclue les données de collaboration de la semaine dernière et que vous ne voyez que les données du dimanche précédent, cela est dû au fait que toutes les périodes de plusieurs jours (semaines et mois) incluses dans l’analyse reflètent le premier jour de la période spécifiée. Par exemple, pour une requête agrégée par semaine, elle commence par Dimanche. Si vous voyez une ligne « 7 novembre » dans une requête agrégée hebdomadaire, cela signifie que les métriques incluent des données jusqu’au samedi 13 novembre.

Écrans d’erreur

Q1. Un écran d’erreur s’affiche lorsque j’essaie d’accéder à l’analyse avancée. Pourquoi ?

Nous avons compilé quelques écrans d’erreur que vous pouvez obtenir dans notre document de référence sur les erreurs, ainsi que leurs causes.

Communauté et apprentissage

Q1. Comment puis-je rester à jour avec les dernières fonctionnalités de Viva Insights et apprendre de mes pairs qui utilisent l’outil pour leurs besoins organisationnels ?

A1. Nous encourageons tous les utilisateurs de Viva Insights à visiter et à s’inscrire à la communauté Viva Insights. La communauté dispose de :

• Forums pour se connecter avec des pairs et discuter d’expériences partagées.
• Forums pour contribuer et recevoir un soutien sur des questions communes qui sont régulièrement examinés par notre équipe d’experts.
• Articles de blog mensuels pour en savoir plus sur les nouvelles fonctionnalités et les nouveaux outils.
• Des espaces pour partager des idées et interagir avec l’équipe de développement de produits.