Informazioni sull'archiviazione a espansione automatica

Descrizione del servizio Microsoft Purview

Le cassette postali di archivio in Microsoft Purview forniscono alle cassette postali degli utenti e alle cassette postali condivise ulteriore spazio di archiviazione. Dopo l'abilitazione di una cassetta postale di archiviazione, diventano disponibili fino a 100 GB di spazio di archiviazione aggiuntivo.

Questa funzionalità di archiviazione in Microsoft Purview, chiamata archiviazione a espansione automatica, fornisce fino a 1,5 TB di spazio di archiviazione aggiuntivo nelle cassette postali di archiviazione. Quando viene raggiunta la quota di archiviazione nella cassetta postale di archiviazione, Microsoft Purview aumenta automaticamente (in modo incrementale) le dimensioni dell'archivio fino a quando la cassetta postale di archiviazione non raggiunge 1,5 TB.

Per istruzioni dettagliate sull'attivazione dell'archiviazione con espansione automatica, vedere Abilitare l'archiviazione con espansione automatica.

Funzionamento dell'archiviazione a espansione automatica

Quando è abilitata l'archiviazione a espansione automatica per l'archivio delle cassette postali di un utente o per l'archivio delle cassette postali condivise, Microsoft Purview controlla periodicamente le dimensioni della cassetta postale di archiviazione. Quando la cassetta postale di archiviazione si avvicina al limite di archiviazione, viene creato automaticamente spazio di archiviazione aggiuntivo e questo processo continua fino a quando l'archivio della cassetta postale raggiunge 1,5 TB. La creazione di spazio di archiviazione aggiuntivo avviene automaticamente, il che significa che gli amministratori non devono richiedere ulteriore spazio di archiviazione o gestire l'archiviazione ad espansione automatica.

Ecco una rapida panoramica del processo.

1. Archiviazione abilitata per la cassetta postale o la cassetta postale condivisa di un utente. Viene creata una cassetta postale di archiviazione con 100 GB di spazio di archiviazione e la quota di avviso per la cassetta postale di archiviazione è impostata su 90 GB.

2. Un amministratore abilita l'archiviazione con espansione automatica per la cassetta postale. Se alla cassetta postale è applicato un criterio di conservazione o blocco, la quota di archiviazione per la cassetta postale di archiviazione viene aumentata a 110 GB e la quota di avviso di archiviazione viene aumentata a 100 GB.

   Quindi, quando la cassetta postale di archiviazione (inclusa la cartella Elementi ripristinabili) raggiunge la quota di archiviazione, la cassetta postale di archiviazione viene convertita in un archivio a espansione automatica. Lo spazio di archiviazione aggiuntivo viene aggiunto fino a raggiungere una dimensione massima di 1,5 TB. Il provisioning dello spazio di archiviazione aggiuntivo può richiedere fino a 30 giorni.

3. Microsoft Purview aggiunge automaticamente altro spazio di archiviazione quando necessario.

Per informazioni su cosa accade quando viene raggiunto il numero massimo di 1,5 TB e altre limitazioni relative alle dimensioni per l'archiviazione della posta elettronica, vedere Considerazioni e limitazioni importanti per l'archiviazione a espansione automatica in questa pagina.

Che cosa viene spostato nello spazio di archiviazione aggiuntivo?

Per ottimizzare l'uso dello spazio di archiviazione con espansione automatica, le cartelle possono essere spostate. Microsoft Purview determina quali cartelle vengono spostate quando viene aggiunto ulteriore spazio di archiviazione all'archivio. In alcuni casi, quando una cartella viene spostata, vengono create automaticamente una o più sottocartelle e gli elementi della cartella originale vengono distribuiti in queste cartelle per facilitare il processo di spostamento. Potrebbe essere necessario comunicare questo comportamento agli utenti finali dopo aver abilitato la cassetta postale per gli archivi a espansione automatica, per definire le aspettative.

Quando si visualizza la parte destinata ad archivio dell'elenco di cartelle in Outlook, queste sottocartelle vengono visualizzate nella cartella originale. La convenzione di denominazione usata da Microsoft 365 per denominare queste sottocartelle è <Nome> cartella_yyyy (creata il gg mmm, aaaa h_mm), dove:

• aaaa è l'anno in cui sono stati ricevuti i messaggi nella cartella.

• gg mm aaaa h_mm sono la data e l'ora in cui la sottocartella è stata creata da Office 365, in formato UTC, in base al fuso orario e alle impostazioni internazionali dell'utente in Outlook.

Gli screenshot seguenti mostrano un elenco di cartelle prima e dopo lo spostamento dei messaggi in un archivio con espansione automatica.

Prima dell'aggiunta dello spazio di archiviazione aggiuntivo

Dopo l'aggiunta dello spazio di archiviazione aggiuntivo

Come descritto in precedenza, Microsoft Purview sposta gli elementi in sottocartelle (e assegna loro i nomi usando la convenzione di denominazione descritta in precedenza) per distribuire il contenuto in un archivio ausiliario. Tuttavia, lo spostamento degli elementi nelle sottocartelle potrebbe non essere sempre il caso. A volte, un'intera cartella può essere spostata in un archivio ausiliario. In questo caso, la cartella manterrà il nome originale. Non sarà evidente nell'elenco delle cartelle Outlook che la cartella è stata spostata in un archivio ausiliario.

Considerazioni e limitazioni importanti per l'archiviazione a espansione automatica

L'archiviazione espansa automatica è supportata dal nuovo Outlook per Windows, dalla versione classica di Outlook per Windows e da Outlook sul Web.

Se una cassetta postale con un archivio a espansione automatica raggiunge un totale di 1,5 TB di dati archiviati nell'archivio a espansione automatica, non verranno più archiviati dati nell'archivio a espansione automatica o spostati dall'archivio principale all'archivio a espansione automatica.

Se anche l'archivio principale raggiunge la sua quota, non vi verranno più archiviati dati, di conseguenza anche la cassetta postale principale raggiunge la sua quota. L'elaborazione può quindi interrompersi per l'invio o la ricezione di posta elettronica e altri elementi. Per ridurre al minimo questo rischio e la responsabilità per l'organizzazione, è consigliabile usare i criteri di conservazione di Microsoft 365 per eliminare i contenuti che non hanno più valore aziendale. Configurare questi criteri per eliminare gli elementi dopo un periodo specificato. Se non si ha ancora familiarità con i criteri di conservazione che possono eliminare automaticamente i messaggi di posta elettronica e altri elementi di Microsoft 365, vedere Informazioni sui criteri e le etichette di conservazione.

L'archiviazione con espansione automatica è supportata solo per le cassette postali usate per singoli utenti, o cassette postali condivise, con un tasso di crescita che non supera 1 GB al giorno. Una cassetta postale di archiviazione di un utente è destinata esclusivamente a quell'utente. L'uso dell'inserimento nel journal, delle regole di trasporto o delle regole di inoltro automatico per copiare i messaggi in una cassetta postale di archiviazione non è consentito. Microsoft si riserva il diritto di non consentire uno spazio di archiviazione aggiuntivo nei casi in cui una cassetta postale di archiviazione dell'utente sia utilizzata per l'archiviazione di dati di altri utenti, o in altri casi di usi inappropriati.

Prima di abilitare una cassetta postale per l'espansione automatica degli archivi, è necessario tenere presenti gli aspetti seguenti:

• Gli utenti possono accedere a qualsiasi cartella della cassetta postale di archiviazione, incluse quelle spostate nell'area di archiviazione espansa automaticamente.

• Se una cassetta postale di archiviazione dispone di almeno un'area di archiviazione espansa automaticamente, gli utenti non possono eliminare una cartella dalla cassetta postale di archiviazione o dall'archivio ausiliario. In altre parole, dopo aver eseguito il provisioning di un'area di archiviazione espansa automaticamente, non è possibile eliminare alcuna cartella nell'archivio.

• Gli utenti possono eliminare gli elementi in un'area di archiviazione espansa automaticamente. Non possono tuttavia utilizzare la funzionalità di recupero degli elementi eliminati per recuperare un elemento dopo che è stata abilitata l'archiviazione in espansione automatica per la cassetta postale.

• Gli utenti possono cercare elementi in un archivio espanso automaticamente con le limitazioni seguenti:

  • Per Outlook classico in Windows, la ricerca è limitata all'ambito di ricerca di Outlook corrente. Ad esempio, la ricerca dalla cassetta postale principale non restituirà elementi dagli archivi espansi automaticamente.
  • Non supportato in una situazione di archiviazione solo cloud (cassetta postale principale ancora locale).

• Il conteggio degli elementi in Outlook e il conteggio degli elementi Letti/Da leggere (in Outlook e Outlook sul Web) in un archivio con espansione automatica potrebbero non essere accurati.

Archiviazione con espansione automatica e altre funzionalità di conformità

In questa sezione vengono illustrate le funzionalità tra l'archiviazione a espansione automatica e altre funzionalità di conformità.

• eDiscovery: Quando si utilizza uno strumento di eDiscovery, ad esempio Ricerca contenuto, vengono cercate anche le aree di archiviazione aggiuntive in un archivio espanso automaticamente.

• Conservazione: Quando si blocca una cassetta postale usando metodi come la conservazione di Microsoft 365, i blocchi dei casi di eDiscovery e il blocco per controversia legale in Exchange Online, anche il contenuto di un archivio espanso automaticamente viene bloccato.

• Gestione record di messaggistica (MRM): Se si usano criteri di eliminazione di Gestione record di messaggistica in Exchange Online per eliminare in modo permanente elementi della cassetta postale scaduti, vengono eliminati anche gli elementi scaduti che si trovano nell'archivio a espansione automatica.

Passaggi successivi

Per altri dettagli tecnici sull'archiviazione con espansione automatica, vedere Microsoft 365: domande frequenti sugli archivi con espansione automatica.

Se si è pronti ad abilitare l'archiviazione a espansione automatica, vedere Abilitare l'archiviazione a espansione automatica.