Associa le spese per il cloud agli ordini di acquisto per Microsoft Marketplace

Le allocazioni degli ordini di acquisto consentono alle organizzazioni di associare Azure e la spesa del Marketplace agli ordini di acquisto per tenere traccia, budget e riconciliazione delle fatture. Creare allocazioni tramite mapping, che determinano quali acquisti, prodotti, società software o categorie di spesa sono associati a un ordine di acquisto.

Come funzionano le mappature

La creazione di un ordine di acquisto non associa automaticamente gli addebiti. Per allocare la spesa, crea una o più mappature.

  • Un ordine di acquisto può corrispondere a più mappature.
  • Le mappature hanno ambiti e date di validità diversi per allocare le spese con gli ordini di acquisto.
  • È possibile creare, modificare, attivare o disattivare i mapping man mano che cambiano i requisiti aziendali.
  • Quando un addebito del Marketplace corrisponde a un mapping attivo, viene allocato all'ordine di acquisto corrispondente.

Priorità di mapping

In alcuni scenari, un addebito del Marketplace potrebbe corrispondere a più di una mappatura di allocazione relativa ai tuoi ordini di acquisto. In questo caso, il mapping più specifico ha la precedenza.

Per esempio:

  • Un'allocazione del produttore associa tutti gli acquisti di Contoso Software a l'Ordine di acquisto A.
  • Un'allocazione del prodotto associa il prodotto Contoso Analytics a Purchase Order B.

Gli addebiti per Contoso Analytics vengono allocati all'ordine di acquisto B perché il mapping dei prodotti è più specifico. Altri acquisti da Contoso Software continuano ad essere allocati all'ordine di acquisto A.

Note

L'editore di un prodotto Marketplace potrebbe differire dal rivenditore o dal partner di servizi che vende il prodotto. Quando si creano allocazioni di editori o prodotti, immettere gli ID editore e prodotto, non il nome del rivenditore.

Creare la mappatura

È possibile creare mapping generali, ad esempio tutti gli acquisti del Marketplace o mapping più specifici per singole società o prodotti software. Configurare il mapping durante il processo di creazione di un ordine di acquisto nel portale di Azure o dopo.

  1. Passare a Gestione dei costi e fatturazione nel portale di Azure.
  2. Passare agli ambiti di fatturazione e selezionare l'ambito necessario.
  3. Passare al profilo di fatturazione e selezionare il profilo pertinente.
  4. In Gestione fatture selezionare Ordini di acquisto.
  5. Selezionare Nuova mappatura.
  6. In Mappa a scegliere l'ambito di spesa da allocare a un ordine di acquisto.
  7. In Nome PO, cerca e seleziona l'ordine di acquisto a cui vuoi applicare questa mappatura.
  8. Selezionare una data di validità in formato UTC.
  9. Selezionare una data di scadenza in formato UTC.
  10. Lo stato predefinito è impostato su Attivo. Impostare lo stato su inattivo ti consentirà di creare una mappatura, ma non verrà utilizzata per attribuire la spesa all'ordine d'acquisto finché non la attivi.
  11. Quando si effettua l'associazione a un editore, è necessario l'ID editore.
  12. Quando si associa un prodotto Marketplace, sono necessari sia l'ID editore che l'ID dell'offerta. Il sistema convaliderà questi ID in base a un prodotto disponibile.
  13. Fare clic su Crea. Verrà visualizzato un banner verde che indica che il mapping è stato creato correttamente.

Note

Per impostazione predefinita, il nuovo mapping verrà applicato solo per gli addebiti futuri tra la data di validità e la data di scadenza, durante la quale lo stato del mapping è attivo. È possibile applicare questa mappatura agli addebiti già fatturati utilizzando la funzionalità Riapplica mappature descritta di seguito.

Mappatura degli ambiti

L'ambito di mappatura determina come allocare la spesa all'ordine di acquisto. L'elenco seguente mostra gli ambiti dal più ampio al più stretto:

Categoria di spesa generale inclusiva sia di Azure che di Microsoft Marketplace

  • Tutti gli acquisti
  • Tutti i diritti
  • Tutti i consumi

prodotti Microsoft escluso Marketplace

  • Tutti i prodotti Microsoft
  • Tutti i diritti di Microsoft
  • Tutto il consumo Microsoft

Prodotti marketplace di partner Microsoft

  • Tutti i prodotti marketplace
  • Tutti i diritti del Marketplace
  • Tutti i consumi del Marketplace

Editori e prodotti del Marketplace

  • Server di pubblicazione specifici (richiede l'ID editore)
  • Prodotti marketplace specifici (richiede l'ID editore e l'ID offerta)

Note

I prodotti marketplace possono includere diritti e consumo, ad esempio un prodotto SaaS o Contenitore con una tariffa mensile o annuale, oltre agli addebiti basati sull'utilizzo.

Strategie di allocazione comuni

Separare gli ordini di acquisto per Microsoft Azure e Microsoft Marketplace

Le organizzazioni spesso separano la spesa dell'infrastruttura Azure dalla spesa di software di terze parti con partner di Microsoft attendibili.

Per implementare questa strategia:

  1. Creare due ordini di acquisto.
  2. Creare un mapping per tutti i prodotti Microsoft allocando la spesa a un ordine di acquisto per Azure.
  3. Creare una seconda mappatura per tutti i prodotti Marketplace, allocando la spesa a un secondo ordine d'acquisto per Marketplace.

Separare gli ordini di acquisto per società software

I team finanziari e di approvvigionamento possono emettere ordini di acquisto separati per ogni fornitore di software. Crea mappature dei fornitori per allocare tutta la spesa presso quel fornitore al tuo ordine di acquisto. Puoi associare più editori a un unico ordine di acquisto.

Separare gli ordini di acquisto per prodotti

Le organizzazioni che richiedono il rilevamento finanziario più dettagliato possono creare mapping a livello di prodotto per una o più soluzioni marketplace. È possibile eseguire il mapping di più prodotti da uno o più editori a un singolo ordine di acquisto.

Modifica mappatura

È possibile modificare il mapping man mano che i requisiti dell'organizzazione si evolvono. I motivi comuni per la modifica del mapping includono:

  • Nuovi acquisti software
  • Modifiche alla proprietà del budget
  • Modifiche ai criteri di approvvigionamento
  • Riorganizzazioni aziendali
  • Correzione degli errori

È possibile modificare il mapping dalla pagina Ordini di acquisto .

  1. Selezionare la scheda Tutti i mapping .
  2. Ordinare la tabella in base alle colonne di campo e usare i filtri disponibili per trovare rapidamente il mapping da modificare.
  3. Selezionare il pulsante Modifica mapping sopra la tabella a destra.
  4. È possibile modificare singoli campi all'interno della tabella Tutti i mapping . Un'icona a forma di matita indica campi modificabili, tra cui:
    • Nome dell'ordine di acquisto
    • Condizione
    • Data di validità
    • Data di scadenza

Mappatura della modifica in blocco

Per applicare le stesse modifiche tra più mapping, è possibile scegliere un campo dal menu a discesa in selezionare un campo da modificare in blocco, scegliere il valore desiderato e quindi selezionare Applica.

Alcuni suggerimenti per la modifica in blocco:

  • Dopo aver iniziato a modificare i campi singolarmente all'interno della tabella, la funzionalità di modifica in blocco diventa disabilitata. Invia o annulla le modifiche attuali per riattivare la modifica in blocco.
  • Non è possibile modificare il nome del PO per una mappatura nello stato inattivo. Prima di tutto, modificare lo stato in attivo e inviare. Sarà quindi possibile allocare la mappatura a un ordine d'acquisto diverso.
  • Le date di mappatura devono essere comprese tra la data di entrata in vigore e la data di scadenza dell'ordine di acquisto a cui si desidera assegnarle. Se le date non sono allineate correttamente, verrà visualizzato un errore.
  • La colonna Ora aggiornata visualizza il timestamp, nell'ora locale, dell'ultima modifica inviata a ogni mapping.

Importante

Le modifiche apportate alla mappatura influiscono sul modo in cui gli addebiti futuri vengono allocati agli ordini di acquisto e possono essere applicate anche agli addebiti recenti se si riapplicano le mappature.

Riapplica le mappature

Usa Riapplica mappature per rivalutare in modo sistematico gli addebiti fatturati in precedenza utilizzando la configurazione di mappatura attuale, comprese eventuali modifiche recenti. Questo passaggio può essere utile quando:

  • Crei una mappatura dopo aver sostenuto costi
  • Modifichi una mappatura dopo aver ricevuto una fattura
  • È necessario correggere un errore o allocazioni per un ordine di acquisto

Per applicare gli aggiornamenti configurati più recenti ai mapping:

  1. Selezionare il pulsante Riapplica mapping nella parte superiore della pagina Ordini di acquisto.
  2. Selezionare la data di inizio e la data di fine per definire un intervallo di date precedente per il quale si desidera applicare i mapping più recenti. È possibile scegliere le date dei tre mesi più recenti.
  3. Scegliere Invia per avviare il processo.

Avvertimento

La riapplicazione dei mapping può influire sulle allocazioni cronologiche degli ordini di acquisto, sulle fatture recenti e sulla rigenerazione di nuovi documenti supplementari. Esaminare attentamente l'impatto prima di procedere.

Quando si avvia la riapplicazione di una mappatura

  • Verrà visualizzato un messaggio e una barra di stato che indica che è stata avviata la riapplicazione del mapping.
  • Il sistema rivaluta gli addebiti elaborati in precedenza.
  • Le allocazioni degli ordini di acquisto possono cambiare.
  • I documenti supplementari vengono aggiornati per le fatture interessate.
  • Il processo può influire sui periodi cronologici all'interno dell'intervallo di date supportato.
  • Al termine, si riceverà un messaggio che indica che il mapping è stato rivalutato correttamente , incluso un elenco di fatture interessate e l'importo degli addebiti applicabili.

Importante

Per i clienti con un contratto Enterprise Agreement (EA), la rimappatura può comportare da parte di Microsoft una nuova fatturazione dell'account. Si riceveranno sia una nuova fattura che documenti supplementari aggiornati con i nuovi numeri di fattura. Le fatture rilasciate in precedenza verranno annullate. Per Contratto del cliente Microsoft, riceverai solo documenti supplementari aggiornati. Non si verificherà alcuna nuova fatturazione e le fatture emesse in precedenza non subiranno alcuna modifica.

Passo successivo

Abilitare documenti supplementari per supportare la riconciliazione delle fatture

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