Allineare gli investimenti cloud agli ordini di acquisto per Microsoft Marketplace

Le organizzazioni usano spesso ordini di acquisto per tenere traccia della spesa cloud per il budget, l'approvvigionamento e la creazione di report finanziari. Man mano che gli investimenti Microsoft Cloud crescono in Azure, prodotti Microsoft e soluzioni di terze parti di Microsoft Marketplace, le organizzazioni potrebbero avere bisogno di maggiore flessibilità nel modo in cui tali investimenti vengono allocati tramite gli ordini di acquisto.

Che cosa sono gli ordini di acquisto nel portale di Azure?

Gli ordini di acquisto nel portale di Azure consentono di allineare gli investimenti cloud acquistati tramite Microsoft Marketplace con gli ordini di acquisto interni dell'organizzazione, semplificando il monitoraggio dei costi e la gestione del budget. Gli amministratori di fatturazione di Azure possono creare e gestire ordini di acquisto, mappare ed esaminare la spesa allocata e generare documenti supplementari allineati al modo in cui l'organizzazione tiene traccia e riconcilia i costi. È anche possibile modificare le allocazioni man mano che le esigenze aziendali si evolvono.

Quando utilizzare gli ordini di acquisto

È possibile usare gli ordini di acquisto in modi diversi, a seconda del modo in cui l'organizzazione gestisce la spesa cloud.

Ordine di acquisto singolo per tutti gli acquisti cloud: Usa un unico ordine di acquisto per tenere traccia di tutta la spesa per Azure e Microsoft Marketplace in un singolo record di approvvigionamento.
Ordini di acquisto separati per gli acquisti di Azure e Marketplace: allocare gli addebiti di Azure a un ordine di acquisto e gli addebiti di Microsoft Marketplace a un altro per allinearsi a budget distinti, processi di approvvigionamento o requisiti di rendicontazione finanziaria.
Ordini di acquisto per società software: Allocare addebiti da una società software specifica che vende tramite Microsoft Marketplace a un ordine di acquisto dedicato.
Ordini di acquisto per prodotto o soluzione: Tieni traccia della spesa per i singoli servizi Azure o le soluzioni di Microsoft Marketplace usando ordini di acquisto separati.

Chi può allocare i costi cloud con gli ordini di acquisto?

L'autorizzazione per creare nuovi record di ordine di acquisto e allocazione nel portale di Azure varia a seconda del tipo di contratto del cliente Microsoft.

Contratto del cliente Microsoft (MCA-E): Amministratore fatturazione
Enterprise Agreement (EA): Amministratore enterprise

Prima di usare gli ordini di acquisto

Assicurarsi che siano assegnate le autorizzazioni di fatturazione appropriate.
Determinare in che modo l'organizzazione vuole strutturare gli ordini di acquisto per Azure e la spesa per Microsoft Marketplace.
Stabilire la responsabilità interna per la gestione degli ordini di acquisto e la revisione delle allocazioni nel portale di Azure.

Cosa puoi fare

Capacità	Risultato per il cliente
Creare nuovi ordini di acquisto	Gestisci i record degli ordini di acquisto e i budget nel portale di Azure.
Mappare gli investimenti nel cloud	Associa gli addebiti del Marketplace per un prodotto, una società software o una categoria di acquisto più ampia a un ordine di acquisto.
Verifica gli addebiti	Confrontare i budget allocati con addebiti fatturati e non fatturati.
Modifica le allocazioni	Riassegnare gli addebiti idonei dopo la fatturazione quando è necessario modificare un'allocazione.
Configurare documenti supplementari	Scegliere come vengono generate e raggruppate le informazioni di supporto dell'ordine di acquisto.

Importante

I record degli ordini di acquisto e i documenti supplementari supportano i processi di contabilità e riconciliazione interni dell'organizzazione. Non sostituiscono la fattura Microsoft, né modificano l'importo dovuto, né estendono la data di scadenza del pagamento della fattura.

Creare un ordine di acquisto nel portale di Azure

Creare un ordine di acquisto per allocare investimenti cloud rispetto a un budget approvato. Quando si crea l'ordine di acquisto, definire le date attive, il budget allocato e lo stato. È anche possibile aggiungere il mapping per specificare quali acquisti in Azure e Microsoft Marketplace vengono allocati all'ordine d'acquisto.

Passare a Gestione dei costi e fatturazione nel portale di Azure.
Selezionare un ambito di fatturazione. Se si è un amministratore globale, selezionare la casella di controllo per visualizzare tutti gli ambiti nella directory.
Nella barra di navigazione a sinistra, in Fatturazione, selezionare Profili di fatturazione.
Selezionare il profilo di fatturazione desiderato.
Nella barra di navigazione a sinistra individuare la sezione Gestione fatture e selezionare Ordini di acquisto.
Sono presenti due schede. Tutti i PO e Tutti i mapping offrono viste elenco immediate.
Selezionare il pulsante Nuovo ordine di acquisto nella parte superiore della pagina.
- Immettere un nome univoco per l'ordine di acquisto.
- Selezionare una data di efficacia in formato UTC.
- Selezionare una data di scadenza in UTC.
- Facoltativamente, immettere note o una descrizione.
- Facoltativamente, immettere un budget allocato (nella valuta dell'account di fatturazione).

Riferimento del campo ordine di acquisto

Campo	Come usare questo campo
Nome dell'ordine di acquisto	Immettere un identificatore riconoscibile per allinearsi al record interno del sistema di approvvigionamento. I caratteri alfanumerici e i trattini sono accettabili.
Data di validità (UTC)	Selezionare la data in cui si desidera che l'ordine di acquisto sia idoneo per l'allocazione.
Data di scadenza (UTC)	Selezionare l'ultima data fino alla quale si desidera allocare gli addebiti a questo ordine di acquisto.
Descrizione	Aggiungere qualsiasi contesto per spiegare a cosa serve questo ordine di acquisto. Queste informazioni sono riportate solo nei dettagli dell'ordine di acquisto e non vengono visualizzate nelle fatture o nei documenti supplementari.
Budget allocato	Immettere un importo approvato nella valuta del profilo di fatturazione del cliente.
Condizione	Impostare lo stato su Attivo per rendere disponibile l'ordine di acquisto per le allocazioni. Impostarlo su Inattivo per conservare l'ordine di acquisto, ma renderlo non disponibile per le allocazioni.

Aggiunta della mappatura durante la configurazione dell'ordine di acquisto

È possibile allocare investimenti cloud agli ordini di acquisto tramite mapping. È possibile eseguire il mapping delle allocazioni durante la configurazione dell'ordine di acquisto o dopo. Per stabilire il mapping nel flusso di creazione di un nuovo ordine di acquisto, selezionare la casella di controllo Aggiungi un mapping a questo ordine di acquisto .

Selezionare un'opzione dal menu a discesa Mappa su.
Selezionare una data di entrata in vigore in formato UTC per questa allocazione. Il valore predefinito è la data di validità dell'ordine di acquisto, ma è possibile selezionare qualsiasi data dopo la data di validità dell'ordine di acquisto.
Selezionare una data di scadenza in formato UTC per questa allocazione. La data non deve essere successiva alla data di scadenza dell'ordine di acquisto.
Impostare lo stato su Attivo per abilitare questa allocazione alla data di validità. Se si sceglie Inattivo , questo mapping viene semplicemente salvato nell'ordine di acquisto per un uso futuro.
Per eseguire il mapping a una società software, nota anche come publisher, immettere l'ID publisher.
Per il mapping a un prodotto Marketplace, immettere sia l'ID editore che l'ID offerta.
Facoltativamente, selezionare Aggiungi mapping aggiuntivo se si desidera eseguire il mapping di più di un'allocazione a questo ordine di acquisto. È possibile eseguire questa operazione per allocare due prodotti da fornitori diversi verso lo stesso ordine di acquisto.
Fare clic su Crea.

Quando si aggiungono più mapping, viene visualizzata un'anteprima mapping che mostra le allocazioni immesse in precedenza. Selezionare Modifica anteprima di stampa se si desidera rimuovere un mapping prima di creare l'ordine di acquisto. Non è possibile modificare i valori di mapping da questa anteprima. Per apportare una modifica, rimuovere il mapping esistente, quindi aggiungerne uno nuovo.

Suggerimento

È possibile trovare l'ID editore e l'ID offerta separati dal carattere "." nell'URL di un prodotto Marketplace. Esempio: //marketplace.microsoft.com/product/publisherID.offerID

Visualizzare i dettagli dell'ordine di acquisto

Aprire la pagina Ordini di acquisto per trovare le visualizzazioni tabella di tutti gli ordini di acquisto e i mapping.
Sono disponibili due schede: Tutti i PO e Tutti i mapping.
Selezionare Tutti i PO per esaminare i dettagli degli ordini di acquisto a colpo d'occhio.
Confrontare il budget utilizzato rispetto al budget allocato per ogni ordine di acquisto.
Ordinare la visualizzazione in base alle colonne di campo e applicare filtri per trovare rapidamente ordini di acquisto specifici.
Selezionare un nome di ordine di acquisto per visualizzare la descrizione completa e un elenco di addebiti fatturati e addebiti in sospeso.
Selezionare Modifica per modificare i valori dei campi idonei per questo ordine di acquisto.
Selezionare Visualizza mapping ordine di acquisto per visualizzare tutti i mapping filtrati per l'ordine di acquisto.
Selezionare Torna per tornare alla visualizzazione tabella.

Modificare gli ordini di acquisto

È possibile modificare singoli ordini di acquisto uno alla volta dalla pagina Dettagli ordine di acquisto o modificare più ordini di acquisto contemporaneamente dalla visualizzazione tabella Tutti i PO.

Nella visualizzazione Dettagli ordine acquisto selezionare Modifica in alto a sinistra.
Nella visualizzazione Tutti i PO selezionare Modifica ordine di acquisto nell'angolo in alto a destra.

I campi modificabili mostreranno un'icona a forma di matita. Da questa vista tabella è possibile modificare i campi seguenti per qualsiasi ordine di acquisto:

Descrizione
Data di scadenza
Condizione
Budget allocato

I valori dei campi aggiornati appariranno in grassetto e verrà aggiunto un pulsante blu Annulla.

Selezionare Annulla per ripristinare le modifiche.
Selezionare Controlla in alto a destra della tabella per semplificare la visualizzazione e visualizzare solo gli ordini di acquisto con modifiche.
Selezionare Continua le modifiche per espandere di nuovo la visualizzazione a tutti gli ordini di acquisto.
Selezionare Salva per salvare tutte le modifiche. Un segno di spunta verde e una barra confermano "Richiesta di modifica dell'ordine di acquisto completata."

Annotazioni

Non è possibile modificare le date effettive passate e i nomi degli ordini di acquisto.

Abilita i documenti supplementari

Dopo aver creato gli ordini di acquisto e aver eseguito il mapping degli investimenti nel cloud, abilita i documenti supplementari per generare visualizzazioni degli addebiti fatturati specifiche per ogni ordine di acquisto. Questi documenti aiutano i team finanziari, di approvvigionamento e di contabilità fornitori a riconciliare gli addebiti di Microsoft Marketplace e Azure con i loro ordini di acquisto interni. I documenti supplementari raggruppano gli addebiti in base alle allocazioni definite dai mapping degli ordini di acquisto e forniscono dettagli di supporto che allineano i dati di fatturazione Microsoft ai processi di contabilità e riconciliazione dell'organizzazione. Non sostituiscono la fattura Microsoft o modificano le condizioni di fatturazione, ma possono semplificare le attività di revisione e controllo di fine mese.

Per abilitare i documenti aggiuntivi

Aprire il profilo di fatturazione e passare a Gestione fatture >Preferenze fattura.
Attivare Documenti supplementari.
Per i clienti MCA, scegliere se si desidera suddividere i supplementi in base all'ordine di acquisto o alla sezione della fattura. Questa selezione non si applica ai clienti EA.
Seleziona Salva modifiche.

Annotazioni

Le preferenze della fattura vengono configurate a livello di profilo di fatturazione e si applicano a tutti i documenti supplementari generati per tale profilo di fatturazione.

Esempio di supplemento per l'ordine di acquisto

Nell'esempio seguente viene illustrato un documento di supplemento all'ordine di acquisto per un cliente con contratto Enterprise Agreement. Il documento include più pagine con le sezioni seguenti:

Sezione di riepilogo che fornisce i dettagli dell'account cliente, il periodo di fatturazione e l'importo dovuto.
Sezione dei dettagli di fatturazione per prodotto che fornisce addebiti dettagliati, inclusa la quantità e le eventuali imposte applicabili.
Glossario

Sommario

Dettagli di fatturazione per prodotto

Definizioni

Una pagina finale nel supplemento dell'ordine di acquisto fornisce una definizione di termini utilizzati nel documento.

Addebiti: utilizzo e acquisti da Microsoft per il periodo
Addebiti per l'utilizzo: descrizione prodotto/SKU
Prezzo unitario: prezzo per unità
Qty: quantità di consumo per il periodo
Utilizzo dell'impegno: crediti detratti dal saldo prepagato (noto anche come impegno monetario)
Addebito netto: prezzo moltiplicato per quantità, meno l'utilizzo dell'impegno
Importo netto: addebiti dopo l'utilizzo dei crediti dell'impegno di spesa
Tasso d'imposta: tasso di tassazione per linee guida locali
Importo imposta: tasso d'imposta moltiplicato per importo netto
Totale: la somma dell'addebito netto e dell'importo IVA

Nell'esempio seguente viene illustrato un documento integrativo dell'ordine di acquisto per un cliente con un Contratto del cliente Microsoft.