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Le organizzazioni usano spesso ordini di acquisto per tenere traccia della spesa cloud per il budget, l'approvvigionamento e la creazione di report finanziari. Man mano che gli investimenti Microsoft Cloud crescono in Azure, prodotti Microsoft e soluzioni di terze parti di Microsoft Marketplace, le organizzazioni potrebbero avere bisogno di maggiore flessibilità nel modo in cui tali investimenti vengono allocati con gli ordini di acquisto.
Che cosa sono gli ordini di acquisto nel portale di Azure?
Gli ordini di acquisto nel portale di Azure consentono di allineare gli investimenti cloud acquistati tramite Microsoft Marketplace con gli ordini di acquisto interni dell'organizzazione, semplificando il monitoraggio dei costi e la gestione del budget. Azure amministratori di fatturazione possono creare e gestire ordini di acquisto, mappare ed esaminare la spesa allocata e generare documenti supplementari allineati al modo in cui l'organizzazione tiene traccia e riconcilia i costi. È anche possibile modificare le allocazioni man mano che le esigenze aziendali si evolvono.
Annotazioni
Microsoft implementa gradualmente funzionalità per supportare l'allocazione dei costi dei clienti e Azure processi di riconciliazione delle fatture. La disponibilità generale è prevista a breve.
Quando utilizzare gli ordini di acquisto
È possibile usare gli ordini di acquisto in modi diversi, a seconda del modo in cui l'organizzazione gestisce la spesa cloud.
- Ordine di acquisto singolo per tutti gli acquisti cloud: Usa un unico ordine di acquisto per tenere traccia di tutte le Azure e Microsoft spesa del Marketplace in un singolo record di approvvigionamento.
- Ordini di acquisto separati per gli acquisti di Azure e Marketplace: allocare Azure addebiti a un ordine di acquisto e Microsoft gli addebiti del Marketplace a un altro per allinearsi a budget, processi di approvvigionamento o requisiti finanziari distinti.
- Ordini di acquisto per società software: Allocare addebiti da una società software specifica che vende tramite Microsoft Marketplace a un ordine di acquisto dedicato.
- Ordini di acquisto per prodotto o soluzione: Tenere traccia della spesa per i singoli servizi Azure o Microsoft soluzioni marketplace usando ordini di acquisto separati.
Chi può allocare i costi cloud con gli ordini di acquisto?
L'autorizzazione per creare nuovi record di ordine di acquisto e allocazione nel portale di Azure varia a seconda del tipo di contratto del cliente Microsoft.
- Contratto del cliente Microsoft (MCA-E): Amministratore fatturazione
- Contratto Enterprise (EA): Amministratore dell'organizzazione
Prima di usare gli ordini di acquisto
- Assicurarsi che siano assegnate le autorizzazioni di fatturazione appropriate.
- Determinare in che modo l'organizzazione vuole strutturare gli ordini di acquisto per Azure e Microsoft spesa di Marketplace.
- Stabilire la proprietà interna per la gestione degli ordini di acquisto e la revisione delle allocazioni nel portale di Azure.
Cosa puoi fare
| Capacità | Risultato del cliente |
|---|---|
| Creare nuovi ordini di acquisto | Gestire i record degli ordini di acquisto e i budget nel portale di Azure. |
| Mappare gli investimenti nel cloud | Associare gli addebiti del Marketplace per un prodotto, una società software o una categoria di acquisto più ampia a un ordine di acquisto. |
| Esaminare gli addebiti | Confrontare i budget allocati con addebiti fatturati e non fatturati. |
| Modificare le allocazioni | Riassegnare gli addebiti idonei dopo la fatturazione quando è necessario modificare un'allocazione. |
| Configurare documenti supplementari | Scegliere come vengono generate e raggruppate le informazioni relative all'ordine di acquisto di supporto. |
Importante
I record degli ordini di acquisto e i documenti supplementari supportano i processi di contabilità e riconciliazione interni dell'organizzazione. Non sostituiscono la fattura Microsoft, modificano l'importo dovuto o estendono la data di scadenza del pagamento della fattura.
Creare un ordine di acquisto nel portale di Azure
Creare un ordine di acquisto per allocare investimenti cloud rispetto a un budget approvato. Quando si crea l'ordine di acquisto, definire le date attive, il budget allocato e lo stato. È anche possibile aggiungere il mapping per specificare quali acquisti in Azure e Microsoft Marketplace vengono allocati all'ordine di acquisto.
- Passare a Gestione dei costi e fatturazione nel portale di Azure.
- Selezionare un ambito di fatturazione. Se si è un amministratore globale, selezionare la casella di controllo per visualizzare tutti gli ambiti nella directory.
- Nel riquadro di spostamento a sinistra, in fatturazione, selezionare Profili di fatturazione.
- Selezionare il profilo di fatturazione desiderato.
- Nel riquadro di spostamento a sinistra individuare la sezione Gestione fatture e selezionare Ordini di acquisto.
- Vengono visualizzate due schede. Tutti i PO e Tutti i mapping forniscono visualizzazioni elenco a colpo d'occhio.
- Selezionare il pulsante Nuovo ordine di acquisto nella parte superiore della pagina.
- Immettere un nome univoco per l'ordine di acquisto.
- Selezionare una data effettiva in formato UTC.
- Selezionare una data di scadenza in formato UTC.
- Facoltativamente, immettere note o una descrizione.
- Facoltativamente, immettere un budget allocato (nella valuta dell'account di fatturazione).
Informazioni di riferimento sul campo ordine di acquisto
| Campo | Come usare questo campo |
|---|---|
| Nome ordine di acquisto | Immettere un identificatore riconoscibile per allinearsi al record interno del sistema di approvvigionamento. I caratteri alfanumerici e i trattini sono accettabili. |
| Data di validità (UTC) | Selezionare la data in cui si desidera che l'ordine di acquisto sia idoneo per l'allocazione. |
| Data di scadenza (UTC) | Selezionare l'ultima data in cui si desidera che gli addebiti allocati all'ordine di acquisto. |
| Descrizione | Aggiungere qualsiasi contesto per spiegare a cosa serve questo ordine di acquisto.Add any context to explain what this purchase order is for. Queste informazioni sono riportate solo nei dettagli dell'ordine di acquisto e non vengono visualizzate nelle fatture o nei documenti supplementari. |
| Budget allocato | Immettere un importo approvato nella valuta del profilo di fatturazione del cliente. |
| Condizione | Impostare lo stato su Attivo per rendere disponibile l'ordine di acquisto per le allocazioni. Impostarlo su Inattivo per conservare l'ordine di acquisto, ma renderlo non disponibile per le allocazioni. |
Aggiungere il mapping durante la configurazione dell'ordine di acquisto
È possibile allocare investimenti cloud agli ordini di acquisto tramite mapping. È possibile eseguire il mapping delle allocazioni durante la configurazione dell'ordine di acquisto o dopo. Per stabilire il mapping nel flusso di creazione di un nuovo ordine di acquisto, selezionare la casella di controllo Aggiungi un mapping a questo ordine di acquisto .
- Selezionare un'opzione dal menu a discesa Mappa a .
- Selezionare una data effettiva in formato UTC per questa allocazione. Il valore predefinito è la data di validità dell'ordine di acquisto, ma è possibile selezionare qualsiasi data dopo la data di validità dell'ordine di acquisto.
- Selezionare una data di scadenza in formato UTC per questa allocazione. La data non deve essere successiva alla data di scadenza dell'ordine di acquisto.
- Impostare lo stato su Attivo per abilitare questa allocazione alla data di validità. Se si sceglie Inattivo , questo mapping viene semplicemente salvato nell'ordine di acquisto per un uso futuro.
- Per eseguire il mapping a una società software, nota anche come editore, immettere l'ID editore.
- Per il mapping a un prodotto Marketplace, immettere sia l'ID editore che l'ID offerta.
- Facoltativamente, selezionare Aggiungi mapping aggiuntivo se si desidera eseguire il mapping di più allocazioni a questo ordine di acquisto. È possibile eseguire questa operazione per allocare due prodotti da fornitori diversi verso lo stesso ordine di acquisto.
- Fare clic su Crea.
Quando si aggiungono più mapping, viene visualizzata un'anteprima mapping che mostra le allocazioni immesse in precedenza. Selezionare Modifica anteprima se si desidera rimuovere un mapping prima di creare l'ordine di acquisto. Non è possibile modificare i valori di mapping da questa anteprima. Per apportare una modifica, rimuovere il mapping esistente, quindi aggiungerne uno nuovo.
Suggerimento
È possibile trovare l'ID editore e l'ID offerta separati da "." nell'URL di un prodotto Marketplace. Esempio: //marketplace.microsoft.com/product/ publisherID. offerID
Visualizzare i dettagli dell'ordine di acquisto
- Aprire la pagina Ordini di acquisto per visualizzare le visualizzazioni tabella di tutti gli ordini di acquisto e i mapping.
- Vengono visualizzate due schede: Tutti i PO e Tutti i mapping.
- Selezionare Tutti i PO per esaminare i dettagli degli ordini di acquisto a colpo d'occhio.
- Confrontare il budget utilizzato rispetto al budget allocato per ogni ordine di acquisto.
- Ordinare la visualizzazione in base alle colonne di campo e applicare filtri per trovare rapidamente ordini di acquisto specifici.
- Selezionare un nome di ordine di acquisto per visualizzare la descrizione completa e visualizzare un elenco di addebiti fatturati e addebiti in sospeso.
- Selezionare Modifica per modificare i valori dei campi idonei per questo ordine di acquisto.
- Selezionare Visualizza mapping ordine di acquisto per visualizzare tutti i mapping filtrati per l'ordine di acquisto.
- Selezionare Torna per tornare alla visualizzazione tabella.
Modificare gli ordini di acquisto
È possibile modificare singoli ordini di acquisto uno alla volta dalla pagina Dettagli ordine acquisto o modificare più ordini di acquisto contemporaneamente dalla visualizzazione tabella Tutti i PO.
- Nella visualizzazione Dettagli ordine acquisto selezionare Modifica in alto a sinistra.
- Nella visualizzazione Tutti i PO fare clic su Modifica ordine di acquisto nell'angolo superiore destro
I campi modificabili mostreranno un'icona a forma di matita. Da questa vista tabella è possibile modificare i campi seguenti per qualsiasi ordine di acquisto:
- Descrizione
- Data di scadenza
- Condizione
- Budget allocato
I valori dei campi aggiornati verranno modificati in grassetto e aggiungeranno un pulsante di annullamento blu.
- Fare clic su Annulla per ripristinare le modifiche
- Fare clic su Rivedi nella parte superiore destra della tabella per semplificare la visualizzazione e visualizzare solo gli ordini di acquisto con modifiche
- Fare clic su Continua modifiche per espandere di nuovo la visualizzazione a tutti gli ordini di acquisto
- Fare clic su Invia per salvare tutte le modifiche. Verrà visualizzato un segno di spunta verde e una barra che conferma il completamento della richiesta di modifica dell'ordine di acquisto.
Annotazioni
Non è possibile modificare le date effettive nei nomi degli ordini precedenti e degli ordini di acquisto.
Abilitare documenti supplementari
Dopo aver creato gli ordini di acquisto e aver eseguito il mapping degli investimenti nel cloud, abilitare documenti supplementari per generare visualizzazioni specifiche degli ordini di acquisto degli addebiti fatturati. Questi documenti aiutano i team finanziari, di approvvigionamento e di contabilità pagabili a riconciliare Microsoft Marketplace e Azure gli addebiti per gli ordini di acquisto interni. I documenti supplementari raggruppano gli addebiti in base alle allocazioni definite dai mapping degli ordini di acquisto e forniscono dettagli di supporto che allineano Microsoft dati di fatturazione ai processi di contabilità e riconciliazione dell'organizzazione. Non sostituiscono la fattura Microsoft o modificano le condizioni di fatturazione, ma possono semplificare le attività di revisione e controllo di fine mese.
Per abilitare documenti supplementari
- Aprire il profilo di fatturazione e passare a Preferenze fattura per la gestione >delle fatture.
- Attivare Abilita documenti supplementari.
- Per i clienti MCA, scegliere se si desidera suddividere i supplementi in base all'ordine di acquisto o alla sezione della fattura. Questa selezione non si applica ai clienti EA.
- Seleziona Salva modifiche.
Annotazioni
Le preferenze della fattura vengono configurate a livello di profilo di fatturazione e si applicano a tutti i documenti supplementari generati per tale profilo di fatturazione.