Gestisci l'Archivio di Microsoft 365

Archivio un file

Nei siti in cui è abilitata l'archiviazione a livello di file gli utenti possono archiviare manualmente i file per cui hanno i permessi di modifica. Gli utenti selezionano uno o più file e scelgono l'azione "Archivio". Dopo l'archiviazione, il file deve essere riattivato prima che possa essere letto. I Files archiviati di recente possono essere riattivati immediatamente.

Per altre informazioni sugli stati di archiviazione, vedere Stati di archivio in Microsoft 365 Archivio.

Archiviare automaticamente i file inattivi (anteprima)

I criteri per i file inattivi di Gestione avanzata di SharePoint archiviano automaticamente i file idonei in base alla data dell'ultimo accesso umano registrata senza archiviare l'intero sito. L'anteprima corrente è solo PowerShell; Il supporto dell'agente di amministrazione di SharePoint è pianificato prima della disponibilità generale. Vedere Gestione dei criteri dei file inattivi con Gestione avanzata di SharePoint (anteprima) per i prerequisiti, la simulazione e i passaggi di configurazione.

Archivio di un sito

Gli amministratori di SharePoint o gli amministratori globali possono archiviare sia i siti non connessi ai gruppi sia i siti connessi ai gruppi dall'interfaccia di amministrazione di SharePoint. Quando un sito connesso al gruppo viene archiviato, viene archiviato solo il sito e il resto del gruppo rimane attivo. Dopo l'archiviazione, un sito interrompe l'utilizzo della quota di archiviazione attiva e inizia a consumare lo spazio di archiviazione di Microsoft 365 Archivio. Potrebbero essere necessari del tempo prima che le modifiche apportate all'utilizzo dello spazio di archiviazione vengano visualizzate nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint.

Per altre informazioni sugli stati di archiviazione, vedere Stati di archivio in Microsoft 365 Archivio.

Quando un sito viene archiviato, le caratteristiche di conformità come eDiscovery e le etichette di conservazione continuano a essere applicate. Gli stati di archiviazione a livello di sito e di file sono indipendenti. L'archiviazione di un sito non modifica se i singoli file sono già stati archiviati.

1. Nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint passare a Siti attivi ed eseguire l'accesso con un account che disponga dei permessi di amministratore per l'organizzazione.

2. Nella colonna a sinistra selezionare uno o più siti.

3. Selezionare Archivio e, per confermare, selezionare Archivio.

4. I siti archiviati possono essere visualizzati nella pagina Siti archiviati nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint.

   

   Nota

   Per archiviare un sito hub, è prima necessario annullarne la registrazione come sito hub. L'archiviazione dei siti connessi a Microsoft Teams è supportata solo parzialmente. Per altre informazioni, vedere Archivio di un sito connesso a Teams.

Archivio di un sito connesso a Teams

I siti associati a Teams che usano solo canali standard sono supportati per l'archiviazione.

I siti associati a Teams che includono canali privati o condivisi sono supportati solo parzialmente:

• Interfaccia di amministrazione di SharePoint: non è possibile archiviare un sito con i siti canale. (Messaggio: "Impossibile archiviare il sito connesso al gruppo con i siti del canale associati").

• PowerShell e API Graph: l'archiviazione di un sito con i siti del canale non è bloccata. Viene archiviato solo il sito principale associato al team e i relativi canali standard. I siti del canale privato e condiviso rimangono attivi. Non è possibile archiviare direttamente i siti del canale perché questi siti usano modelli di sito non supportati.

Gestire l'archivio a livello di file

L'archiviazione a livello di file è abilitata per impostazione predefinita per tutti i siti di SharePoint quando è abilitato l'Archivio di Microsoft 365. L'archiviazione manuale dei file e l'archiviazione automatica dei criteri sono controlli distinti. Gli amministratori possono rimuovere l'azione Archivio dagli utenti continuando a usare i criteri definiti dall'amministratore per archiviare automaticamente i file idonei.

Gli amministratori di SharePoint o gli amministratori globali possono controllare l'archiviazione manuale dei file per tutti i siti di SharePoint, per un sottoinsieme di siti o per non controllarne affatto. Gli amministratori possono anche scegliere se i nuovi siti consentono l'archiviazione manuale dei file. Quando è abilitata l'archiviazione manuale dei file per un sito, gli utenti con autorizzazioni di modifica possono archiviare i file.

Per controllare l'archiviazione manuale dei file, gli amministratori possono usare queste impostazioni di PowerShell.

1. Archiviazione manuale a livello di tenant. Per usare i criteri di archiviazione del sito e di archiviazione automatica dei file senza mostrare agli utenti l'azione Archivio, impostare la proprietà -AllowFileArchive del cmdlet Set-SPOTenant su False. Questa impostazione del tenant sostituisce la proprietà a livello di sito con lo stesso nome e blocca l'archiviazione manuale dei file in tutto il tenant. I criteri definiti dall'amministratore possono comunque archiviare automaticamente i file idonei. L'archivio a livello di sito rimane disponibile e i file archiviati esistenti possono comunque essere riattivati. Questo flag è stato introdotto in PowerShell per l'amministrazione di SharePoint Online a partire dalla versione 16.0.26714.12000.

   Set-SPOTenant -AllowFileArchive $false
   

2. Archiviazione manuale a livello di sito. Per controllare quali siti mostrano l'azione Archivio agli utenti, usare la proprietà -AllowFileArchive del cmdlet Set-SPOSite. Questo flag è stato introdotto in SharePoint Online Admin PowerShell a partire dalla versione 16.0.26211.12000. Se impostato su False, gli utenti non possono archiviare manualmente i nuovi file nel sito, ma i file archiviati esistenti possono comunque essere riattivati.

   Set-SPOSite -Identity <site_url> -AllowFileArchive $false
   

3. Impostazioni predefinite di archiviazione manuale per i nuovi siti. Per controllare se gli utenti possono archiviare manualmente i file nei siti creati in futuro, usare la proprietà -AllowFileArchiveOnNewSitesByDefault del cmdlet Set-SPOTenant . Per impostazione predefinita, questa proprietà è impostata su True. Il suo valore viene copiato nella proprietà -AllowFileArchive del sito al momento della creazione del sito.

   Set-SPOTenant -AllowFileArchiveOnNewSitesByDefault $false
   

Gli amministratori possono anche usare PowerShell per visualizzare l'utilizzo dell'archivio a livello di file. Gli amministratori di SharePoint o gli amministratori globali possono verificare la quantità di spazio di archiviazione totale utilizzata dall'archiviazione a livello di file per un determinato sito. La proprietà 'ArchivedFileDiskUsed' del cmdlet Get-SPOSite indica lo spazio di archiviazione utilizzato da tutti i file archiviati in byte presenti nel sito.

Get-SPOSite -Identity <site_url>

Controlla attività di archiviazione

Cercare file archiviati (FileArchived) nel log di controllo di Microsoft 365 per determinare se un account utente o di sistema ha archiviato un file. Quando un criterio di archiviazione automatica dei file archivia un file, l'evento include l'ID del criterio, la versione del criterio e la data dell'ultimo accesso al file. Per altre informazioni, vedere Attività di log di controllo.

Gestire i siti archiviati

I siti archiviati possono essere riattivati o eliminati. La cancellazione dei siti archiviati segue lo stesso comportamento di quello dei siti attivi; In altre parole, un sito non deve essere riattivato prima di essere eliminato. Tuttavia, i siti nello stato "Riattivazione" non possono essere eliminati fino al completamento della riattivazione.

Gli amministratori possono visualizzare i dettagli del sito, ad esempio l'URL, lo stato di archivio o lo spazio di archiviazione, dalla pagina Siti archiviati.

Riattivare un file

Quando un utente deve ottenere nuovamente l'accesso a un file archiviato, può riattivarlo facilmente nella versione Web di SharePoint o OneDrive, a seconda della posizione in cui è ospitato il file. Qualsiasi utente con accesso in lettura a un file archiviato può riattivarlo.

Non è previsto alcun costo per la riattivazione di un file archiviato. Dopo la riattivazione, il file non può essere archiviato manualmente o in base ai criteri per 120 giorni. Dopo il periodo di attesa, un criterio definito dall'amministratore può archiviare il file quando il criterio lo valuta successivamente e il file soddisfa ancora i criteri del criterio.

Riattivare un sito

Se è necessario accedere di nuovo al contenuto del sito, è necessario riattivare i siti. Il tempo di attivazione dipende dallo stato di archiviazione del sito ("Archiviato di recente" o "Archiviato"). Per altre informazioni, vedere gli stati di Archivio in Microsoft 365 Archivio.

Dopo la riattivazione, il sito torna alla pagina Siti attivi . Il sito riprende la sua normale funzione e gli utenti hanno gli stessi diritti di accesso al sito e al contenuto di cui disponevano prima dell'archiviazione del sito. Al termine della riattivazione, lo spazio di archiviazione utilizzato dal sito verrà accumulato in base all'utilizzo della quota di archiviazione.

1. Nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint passare a Siti attivi ed eseguire l'accesso con un account che disponga dei permessi di amministratore per l'organizzazione.

   Nota

   Se si dispone di Office 365 gestito da 21Vianet (Cina), accedere all'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, quindi passare all'interfaccia di amministrazione di SharePoint e aprire la pagina Siti attivi.

2. Nella colonna di sinistra, seleziona un sito che deve essere riattivato.

3. Selezionare Archivio nella barra dei comandi.

4. Nel riquadro Archivio selezionare Riattiva.

5. Se stai tentando di riattivare un sito dallo stato "Archiviato", viene visualizzato un popup di conferma che mostra un prezzo stimato per la riattivazione. Selezionare Conferma per riattivare. Il sito entra nello stato "Riattivazione in corso". Al termine della riattivazione, si sposta nei siti attivi.

Quando si riattiva un sito, le autorizzazioni, gli elenchi, le pagine, i file, la struttura delle cartelle, i criteri a livello di sito e altri metadati verranno ripristinati allo stato precedente all'archiviazione, tranne nel caso in cui i file vengano eliminati dai siti archiviati. Le uniche due eccezioni sono quando i file vengono eliminati mentre il sito è archiviato:

• Il contenuto del Cestino scade naturalmente e la scadenza continua anche dopo l'archiviazione.
• I contenuti contrassegnati per l'eliminazione dai criteri di conservazione verranno comunque eliminati come di consueto.

A parte queste due eccezioni, ci si può aspettare che il sito rimanga invariato. I Files archiviati a livello di file prima che il sito fosse archiviato rimangono archiviati dopo la riattivazione del sito e devono essere riattivati separatamente.

Modificare lo stato di archiviazione di un sito tramite PowerShell

È possibile archiviare e riattivare i siti usando il cmdlet di PowerShell Set-SPOSiteArchiveState.

Modificare lo stato di archiviazione di un sito tramite l'API Graph

È possibile archiviare un sito usando il sito endpoint beta dell'API Graph: archiviarlo o riattivarlo usando il sito endpoint beta dell'API Graph: annullare l'archiviazione.

Modelli di sito supportati