Crea colonne a riempimento automatico

Copilot in SharePoint consente di generare automaticamente metadati per le raccolte documenti usando colonne a riempimento automatico.

La funzionalità Crea colonne a riempimento automatico analizza i file nella raccolta e suggerisce colonne di metadati e richieste di estrazione. Queste colonne popolano automaticamente i metadati dal contenuto dei file, consentendo di organizzare le raccolte, migliorare l'individuazione e supportare gli scenari di automazione.

Ottenere colonne e metadati suggeriti

Per ottenere colonne e metadati suggeriti in base ai primi 20 file della raccolta documenti, seguire questa procedura.

1. Avvia l'azione rapida.
2. Usa una richiesta suggerita o immetti una richiesta personalizzata.
3. Salvare le modifiche.

Avvia l'azione rapida

1. Selezionare l'icona Copilot in SharePoint nell'angolo in basso a destra della raccolta documenti.

2. Dal menu Azioni rapide, selezionare Crea colonne a riempimento automatico.

3. Si apre il pannello della chat e mostra un elenco di suggerimenti suggeriti relativi alla creazione di colonne.

   Nota

   Se è la prima volta che si usa Copilot in SharePoint nella raccolta, verranno suggerite automaticamente fino a tre colonne in base ai file disponibili.

4. Puoi anche richiedere la tua rubrica nel pannello chat.

Usa una richiesta suggerita

1. Nel pannello della chat, seleziona un'azione. In questo esempio viene usato Crea colonne a riempimento automatico o Aggiungi colonne a riempimento automatico.

2. Nella casella della chat, rivedi le istruzioni fornite. Se necessario, puoi modificare il testo per adattarlo meglio al tuo intento. Quando sei pronto, seleziona Invia per inviare l'azione.

3. L'intelligenza artificiale analizza fino a 20 file recenti nella raccolta documenti per generare suggerimenti di colonna. Questi file vengono selezionati tra i tipi di file supportati (ad esempio documenti di Office e file PDF) per fornire un'analisi rappresentativa.

   Se selezioni file specifici prima di eseguire Riempimento automatico, l'IA analizza solo i file selezionati.

   Le colonne suggerite vengono evidenziate e contrassegnate come generate dall'intelligenza artificiale. L'operazione potrebbe richiedere qualche istante.

   

   Consiglio

   Le informazioni suggerite per la colonna sono riepilogate nel pannello della chat.

4. Esaminare le colonne suggerite e i metadati associati per assicurarsi che siano appropriati per il contenuto.

5. Per rimuovere una colonna suggerita:

   • Nella pagina della raccolta documenti, selezionare il nome della colonna, quindi selezionare Rimuovi colonna.
   • Nel pannello della chat, nella scheda della colonna, seleziona Rimuovi.

6. Per rinominare la colonna o perfezionare i metadati in una colonna suggerita:

   • Nella pagina della raccolta documenti selezionare il nome della colonna e quindi selezionare Modifica colonna.
   • Nel riquadro della chat, nella scheda della colonna, seleziona Modifica.

7. Nel riquadro Modifica colonna è possibile modificare il nome della colonna o modificare l'istruzione che genera i metadati. Dopo aver modificato le istruzioni, provarle su un massimo di 10 file per assicurarsi che fornisca le informazioni desiderate. Dopo aver apportato le modifiche per la colonna, selezionare Salva.

Immettere un prompt personalizzato

1. Nella casella di testo del pannello chat, inserisci le tue istruzioni.

   Consiglio

   Quando richiedi una colonna, assicurati di specificare un nome chiaro e il tipo di informazioni che desideri acquisire (ad esempio, motivo della creazione del documento o logica del progetto), nonché eventuali dettagli specifici relativi al formato e alla lunghezza. In questo modo si garantisce che la colonna soddisfi le tue esigenze.

2. Selezionare Invia per inviare l'azione.

Save your changes

1. Quando si è pronti per salvare tutte le modifiche apportate alla colonna, selezionare Salva modifiche.

2. Nella schermata di conferma Salvare e applicare le modifiche? , verificare di voler aggiornare la visualizzazione della libreria corrente o salvare come nuova visualizzazione, quindi selezionare Applica modifiche.

   Consiglio

   Se crei una nuova visualizzazione, sarà il nome della libreria a cui viene aggiunto un valore numerico. L'esperienza di denominazione verrà migliorata nei prossimi aggiornamenti, ma per il momento è possibile rinominare la visualizzazione dalla barra dei comandi della libreria.

3. Si torna alla raccolta aggiornata e viene avviata l'elaborazione fino ai primi 20 file della raccolta. Puoi verificare e monitorare l'avanzamento nel pannello attività.

4. Dopo che queste richieste sono state salvate in una colonna, tutti i nuovi file caricati nella raccolta vengono elaborati automaticamente e le informazioni estratte vengono salvate nelle colonne corrispondenti.

File appena caricati

Dopo aver salvato le modifiche e creato colonne di metadati di riempimento automatico per una raccolta, tutti i file appena caricati vengono elaborati automaticamente con i metadati. Questo vale indipendentemente dal fatto che l'utente abbia o meno una licenza Copilot. A ogni nuovo file aggiunto alla raccolta verranno applicati automaticamente i metadati.

Tutti i file appena aggiunti sono inclusi anche come parte dei vantaggi di Copilot. Anche se la raccolta è connessa a un contatore con pagamento in base al consumo, i nuovi file in questa raccolta non vengono addebitati in base alla tariffa con pagamento in base al consumo e sono invece coperti dalla licenza Copilot.

Applica modifiche ai file esistenti

Puoi applicare la stessa logica dei metadati ai file esistenti nella libreria selezionando i file da elaborare. Una volta selezionato, seleziona il pulsante Riempimento automatico per elaborare i documenti e aggiornarli con i metadati.

Riempimento automatico avanzato

Il riempimento automatico avanzato usa i crediti Copilot per elaborare i documenti più velocemente quando è necessaria una capacità di elaborazione aggiuntiva. È disponibile solo per le organizzazioni che hanno attivato la fatturazione basata sull'utilizzo per Copilot in SharePoint.

Gli amministratori del sito possono attivare il riempimento automatico avanzato per tutti i membri del sito condividendo i loro crediti Copilot con il sito. Una volta attivato, il riempimento automatico usa un'elaborazione avanzata ogni volta che viene eseguito nel sito.

Se i crediti Copilot non sono disponibili, il riempimento automatico usa la capacità di elaborazione inclusa nella licenza di Microsoft 365 Copilot di ogni utente fino a quando i crediti non saranno nuovamente disponibili.

Configurare il riempimento automatico avanzato

Solo gli amministratori del sito possono modificare l'impostazione di riempimento automatico avanzato.

Per attivare il riempimento automatico avanzato in un sito di SharePoint:

1. Nel sito di SharePoint selezionare Impostazioni.
2. Apri il pannello IA del sito .
3. In Colonne a riempimento automatico avanzato, attiva Condividi crediti per le colonne a riempimento automatico avanzato.

Requisiti e limitazioni

• Tipi di file supportati: .csv, .docx, .pdf, .xlsx e altri formati compatibili con Microsoft 365.
• Lingue supportate: Tutte le lingue supportate tramite Microsoft Copilot per richieste e risposte basate su testo, ma può elaborare solo i file in inglese.
• Tipi di colonna supportati: Testo, Più righe di testo, Numero, Sì/No, Data e ora, Scelta, Collegamento ipertestuale, Valuta e Metadati gestiti.
• Limitazioni:
  • I tipi di colonna Persona o Gruppo, Posizione, Immagine e Ricerca non sono attualmente supportati.
  • Per ottenere prestazioni ottimali, è consigliabile non aggiungere più di 10 colonne per raccolta ed elaborare file non più grandi di 65 pagine.
  • Copilot in SharePoint può elaborare solo file, non cartelle. Se per configurare la libreria vengono usati file all'interno di una cartella, la configurazione si applica all'intera libreria.
  • Copilot in SharePoint elabora fino a 20 file durante la configurazione iniziale della colonna. Per estrarre informazioni da file aggiuntivi, seleziona i file e scegli Riempimento automatico colonne> dalla barra dei comandi. Puoi monitorare lo stato di avanzamento selezionando Colonne >a riempimento automaticoVisualizza attività di riempimento automatico.
• Se viene usato un tipo di colonna di metadati gestiti, può usare solo i primi 100 termini di un set di termini mappato. Se un termine o un sinonimo preferito corrisponde, il termine preferito viene salvato nella colonna.
• I file crittografati non possono essere analizzati e i loro metadati non vengono inclusi nei risultati. Se sono presenti file crittografati, potrebbero apparire come non elaborati.
• Copilot in SharePoint può configurare solo le raccolte documenti. I seguenti tipi di raccolta non sono supportati: FormServerTemplates, SitePages, Raccolta stili e SiteAssets.
• Questo servizio è disponibile solo per i siti di SharePoint, inclusi i siti hub, i siti associati a un sito hub e il sito primario di una raccolta siti. I siti secondari non sono supportati.