Curare l'elenco Consenti per la ricerca di SharePoint con restrizioni

La ricerca di SharePoint con restrizioni è progettata per i clienti di esperienze Microsoft Copilot Chat e agenti. È progettato come soluzione a breve termine per consentire agli amministratori dell'organizzazione di rivedere e controllare in modo approfondito le autorizzazioni di siti e file, ma non è destinato o scalabile per l'uso a lungo termine. Sono disponibili soluzioni complete per la sicurezza dei dati, tra cui Gestione avanzata SharePoint e Microsoft Purview.

Gli amministratori di SharePoint o altri amministratori di Microsoft 365 possono configurare un elenco Consenti per la ricerca di SharePoint con restrizioni con un massimo di 100 siti di SharePoint selezionati. Per Copilot e la ricerca a livello di organizzazione, oltre ai contenuti a cui gli utenti hanno già accesso, tramite condivisione diretta, visita o proprietà, gli utenti dell'organizzazione possono raggiungere solo i siti nell'elenco dei consentiti, rispettando le autorizzazioni correnti di questi siti.

La configurazione dell'elenco Consenti in Ricerca SharePoint con restrizioni consente di rivedere e controllare le autorizzazioni del sito. Ma quali siti è necessario includere nell'elenco dei siti consentiti? Questo articolo presenta strategie e tecniche per la cura dell'elenco di elementi consentiti.

Procedura per creare l'elenco Consenti curato

Per creare un elenco di indirizzi consentiti per la ricerca di SharePoint con restrizioni, iniziare a creare un elenco iniziale di siti. Collaborare quindi con gli amministratori del sito e le parti interessate per valutare le autorizzazioni e rivedere i siti. Infine, applicare l'elenco con gli script di PowerShell come amministratore di SharePoint o versione successiva in Microsoft 365.

Passaggio 1: ottenere un elenco iniziale dei siti

Ogni organizzazione potrebbe avere criteri diversi per i siti che scegli di cercare all'interno dell'organizzazione e individuabili da Copilot. È possibile usare le funzionalità dell'interfaccia di amministrazione di SharePoint per identificare i siti che possono far parte dell'elenco Consenti in base a criteri personalizzati. Per gestire l'elenco, iniziare con i due tipi di siti consentiti seguenti:

• Siti "noti": tu e gli amministratori del sito di SharePoint conoscete già un set di siti dell'organizzazione che sono sicuri per partecipare alla ricerca a livello di organizzazione e all'esperienza Copilot. Includere i siti consentiti

• I principali siti attivi e condivisi: l'elenco Consenti influisce su ciò che gli utenti possono vedere nei risultati della ricerca a livello di organizzazione e sull'esperienza Copilot. Per ottimizzare l'esperienza di ricerca e Copilot degli utenti, includere i principali siti attivi e condivisi nell'elenco dei consentiti. A seconda della licenza, è possibile usare il report Attività (condivisione) dell'interfaccia di amministrazione di SharePoint (SPAC) o dell'interfaccia di amministrazione di SharePoint per identificare i siti più attivi e condivisi.

Passaggio 2: Esaminare le autorizzazioni del sito

Una volta ottenuto l'elenco dei siti (fino a 100), assicurarsi che le autorizzazioni del sito e i controlli del contenuto siano implementati in modo sufficientemente efficace da renderli visibili per la ricerca e l'esperienza Copilot. Collaborare con gli amministratori del sito e le parti interessate per valutare le autorizzazioni e rivedere i siti.

Passaggio 3: Usare gli script di PowerShell per applicare l'elenco Consenti

Dopo aver esaminato le autorizzazioni nei siti curati, usare gli script di PowerShell per attivare la ricerca di SharePoint con restrizioni, aggiungere siti e rimuovere siti. È anche possibile usare gli script di PowerShell per ottenere l'elenco di tutti i siti nell'elenco dei siti consentiti.

Trovare i siti più attivi e condivisi

I siti più attivi possono essere individuati tramite l'interfaccia di amministrazione di SharePoint (SPAC). Se si dispone di una licenza di Microsoft 365 E5 o di una gestione avanzata di Microsoft - SharePoint, è anche possibile usare SPAC DAG per trovare i siti più condivisi.

• Uso dell'interfaccia di amministrazione di SharePoint: Se l'organizzazione ha SharePoint, si ha accesso all'interfaccia di amministrazione di SharePoint. Usare la caratteristica Siti attivi nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint per ottenere l'elenco dei siti con il maggior numero di visualizzazioni pagina e file negli ultimi 30 giorni. Questa attività può indicare l'elenco dei siti che interessano il pubblico più ampio possibile nell'organizzazione.

• Uso del report Attività di governance dell'accesso ai dati (condivisione) per identificare i siti condivisi di più negli ultimi 28 giorni.

Usare l'interfaccia di amministrazione di SharePoint per trovare i siti più attivi

Gli amministratori possono usare le funzionalità dell'interfaccia di amministrazione di SharePoint per identificare i siti che possono far parte dell'elenco Consenti in base ai loro criteri. La pagina Siti attivi nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint consente di visualizzare i siti di SharePoint nell'organizzazione. In base alle esigenze dell'organizzazione, è possibile ordinare e filtrare i siti in base a colonne come Ultima attività, Visualizzazioni pagina e Visite alla pagina. È possibile cercare siti e personalizzare le colonne e le visualizzazioni.

1. Nel riquadro di spostamento dell'interfaccia di amministrazione di SharePoint selezionare Siti attivi.

   

2. Usando la funzionalità di ordinamento e filtro dei siti attivi, è possibile curare i primi 100 siti in base alle esigenze dell'organizzazione e creare una visualizzazione personalizzata.

   

3. Spostare le colonne scorrendo verso destra e selezionando Personalizza colonne.  

   

   Usare le frecce SU e GIÙ accanto al nome di ogni colonna per spostare in alto le colonne Visualizzazioni pagina e File accanto all'URL, in modo da poter visualizzare facilmente le colonne importanti per l'analisi.  

   

4. Per creare una visualizzazione personalizzata dei primi 100 siti ordinati in base alle visualizzazioni di pagina degli ultimi 30 giorni, seguire questa procedura:

   1. Selezionare la freccia accanto all'intestazione di colonna di Visualizzazioni pagina e selezionare da grande a piccola.

   2. Selezionare la freccia accanto all'intestazione di colonna di Ultima attività , selezionare Filtra per ultima attività>Ultimi 30 giorni.

   3. Usare le altre colonne per ordinare o filtrare in base alle proprie esigenze.

      

5. Creare una visualizzazione personalizzata in base all'impostazione corrente e salvarla per un utilizzo futuro. Per creare una visualizzazione personalizzata, selezionare Tutti i siti>Salva visualizzazione con nome.

   

6. Specificare un nome per la visualizzazione personalizzata:

   

   La visualizzazione personalizzata salvata sarà ora disponibile nel menu a discesa la prossima volta.

   

7. Esporta i siti e gestisci l'elenco in un file CSV che puoi utilizzare per aggiungerlo all'elenco selezionando la scheda Esporta .

   

Il file CSV esportato è simile al seguente file CSV:

Usare il report Attività di governance dell'accesso ai dati (condivisione) per trovare i siti più condivisi

La gestione avanzata di SharePoint include report sulla governance dell'accesso ai dati per i siti di SharePoint. Questo report consente di identificare i potenziali siti attivi e condivisi negli ultimi 28 giorni.  

1. Nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint selezionare Report Governance>dell'accesso ai dati. Selezionare il report Collegamenti di condivisione .

   

2. Nel riquadro della pagina Collegamenti di condivisione selezionare il report Collegamenti a chiunque .

   

3. Il report collegamenti "Chiunque" fornisce un elenco dei siti in cui è stato creato il maggior numero di collegamenti a chiunque . Questi collegamenti consentono a chiunque di accedere a file e cartelle senza eseguire l'accesso. Questi siti potrebbero essere ottimi candidati da consentire nella ricerca a livello di tenant o organizzazione.

   

Risorse

Preparati per Microsoft Copilot con la gestione avanzata di SharePoint