Preparati per Microsoft Copilot e agenti con la gestione avanzata di SharePoint

Microsoft Copilot e gli agenti funzionano meglio per l'organizzazione quando i contenuti sono aggiornati e ben gestiti. Copilot e gli agenti recuperano i dati da Microsoft Graph e rispettano le autorizzazioni, le impostazioni di condivisione e i criteri esistenti.

Questo articolo descrive come preparare l'ambiente per l'utilizzo di Copilot e agenti usando le funzionalità della gestione avanzata di SharePoint.

Passaggio 1: Usare valutazione della gestione dei contenuti

L'hub valutazione della gestione dei contenuti fornisce agli amministratori informazioni dettagliate e raccomandazioni utili. Esegue una serie di report essenziali che fanno emergere i risultati chiave e classificano i siti che potrebbero richiedere attenzione.

La valutazione della gestione del contenuto fornisce agli amministratori un processo semplice e guidato per:

• Identifica il contenuto potenzialmente condiviso in eccesso
• Individuare problemi o rischi (ad esempio siti inattivi o senza proprietario)
• Definire la preparazione di Copilot per l'organizzazione
• Garantire la conformità e mantenere l'integrità dei dati
• Ricevere suggerimenti pratici per la correzione
• Tenere traccia dell'avanzamento nel tempo con le valutazioni ricorrenti

Questo hub aiuta a rendere la governance dei contenuti accessibile e praticabile, anche per gli amministratori che potrebbero non avere ancora competenze tecniche approfondite.

Accedere all'hub di valutazione della gestione dei contenuti

1. Nel riquadro di spostamento dell'interfaccia di amministrazione di SharePoint selezionare Gestione avanzata.

2. Selezionare Avvia valutazione.

Al termine della valutazione, esaminare i risultati e intraprendere le azioni appropriate. Esegui nuovamente la valutazione ogni 30 giorni per tenere traccia dei progressi e risolvere eventuali nuovi problemi.

Passaggio 2: Usare la gestione e l'archiviazione del ciclo di vita del sito

I criteri di gestione e archiviazione del ciclo di vita dei siti assicurano che i siti siano aggiornati, conformi e utilizzino lo spazio di archiviazione in modo efficiente. Queste funzionalità consentono di garantire che le esperienze di Copilot e agenti facciano riferimento al contenuto corrente e possano ridurre i costi di archiviazione.

Gestione del ciclo di vita dei siti

I criteri di gestione del ciclo di vita dei siti consentono di ridurre la proliferazione dei contenuti automatizzando il processo di gestione dei siti di SharePoint dell'organizzazione.

Quando si configurano i criteri di gestione del ciclo di vita del sito, il sistema identifica automaticamente i potenziali problemi. È possibile configurare azioni di provvedimenti disciplinari e notifiche tramite posta elettronica che invitino i proprietari o gli amministratori del sito a intervenire.

Visualizzare o creare criteri di gestione del ciclo di vita del sito

1. Nel riquadro di spostamento dell'interfaccia di amministrazione di SharePoint selezionare Gestione del ciclo di vita del sito.

2. In una categoria, ad esempio Criteri sito inattivo, Criteri proprietà sito o Criteri di attestazione del sito, selezionare Apri.

Criteri di gestione del ciclo di vita del sito

I criteri di gestione del ciclo di vita del sito includono quanto segue:

• Criteri di proprietà del sito che supportano una gestione efficace dei siti e riducono il rischio di siti senza proprietario. È possibile impostare un numero minimo di proprietari o amministratori e automatizzare le notifiche quando i siti non soddisfano i criteri.
• Criteri per i siti inattivi che rilevano automaticamente i siti inattivi e avvisano i proprietari dei siti tramite posta elettronica.
• Criteri di attestazione del sito che chiedono ai proprietari o agli amministratori del sito di controllare e confermare l'accuratezza delle informazioni del sito, tra cui necessità del sito, proprietari, membri, autorizzazioni e impostazioni di condivisione.

Archivio di Microsoft 365

Usare Microsoft 365 Archivio per conservare i contenuti inattivi, ad esempio i siti senza proprietario o inattivi. Questo approccio consente di ridurre il consumo di spazio di archiviazione e migliora l'ottimizzazione di Copilot. Quando si archivia un sito:

• Il sito passa a un livello di archiviazione Microsoft 365 Archivio.
• Il sito non utilizza più la quota di archiviazione attiva di SharePoint.
• Contenuti, autorizzazioni e metadati vengono mantenuti.
• Gli utenti non possono accedere al sito finché non viene riattivato.
• Copilot non è addestrato su contenuti archiviati.

È possibile gestire i siti archiviati nella pagina Siti archiviati .

Configurare e usare Microsoft 365 Archivio

Vedere le risorse seguenti:

• Configurare l'Archivio di Microsoft 365
• Gestisci l'Archivio di Microsoft 365
• Esperienza dell'utente finale in Microsoft 365 Archivio

Passaggio 3: evitare la condivisione accidentale delle informazioni

Per evitare la condivisione eccessiva accidentale nelle esperienze di Copilot e agenti, modifica le impostazioni di condivisione per SharePoint e OneDrive. Usare report e informazioni dettagliate sulla governance dell'accesso ai dati per identificare e assegnare priorità ai rischi di condivisione eccessiva. Limitare l'accesso al contenuto sensibile.

Modificare le impostazioni di condivisione per SharePoint e OneDrive

Per impostazione predefinita, SharePoint imposta le impostazioni di condivisione sull'opzione più permissiva. È possibile configurare le impostazioni di condivisione per SharePoint, OneDrive e i collegamenti a file o cartelle.

È anche possibile specificare le opzioni di scadenza e autorizzazione per i collegamenti.

Modificare le impostazioni di condivisione

1. Nel riquadro di spostamento dell'interfaccia di amministrazione di SharePoint espandere Criteri e quindi selezionare Condivisione.

2. Partendo dall'alto, specifica le impostazioni e quindi seleziona Salva.

   Per informazioni su questa attività, vedere Gestire le impostazioni di condivisione per SharePoint e OneDrive.

Usare i report sulla governance dell'accesso ai dati per identificare i rischi di condivisione eccessiva

I report sulla governance dell'accesso ai dati consentono di identificare i siti che contengono contenuto potenzialmente sovracondiviso o riservato.

Sono disponibili diversi report, tra cui report snapshot e report attività.

Accedere ai report sulla governance dell'accesso ai dati

1. Nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint espandere Report e quindi selezionare Governance dell'accesso ai dati.

2. In una categoria selezionare Visualizza report.

Inizia con questi report

• Il report sulla previsione delle autorizzazioni del sito consente di comprendere l'esposizione complessiva dell'accesso dell'organizzazione. Questo report fornisce uno snapshot che mostra la struttura delle autorizzazioni corrente nei siti di SharePoint e OneDrive e consente di identificare i siti che richiedono attenzione immediata.
• Nel report Autorizzazioni sito per gli utenti sono elencati tutti i siti a cui un utente specifico può accedere, in modo da poter determinare se è necessario modificare le autorizzazioni.
• Report basati sulle attività:
  • Il report Tutti tranne gli utenti esterni (EEEU) consente di identificare i primi 100 siti in cui il contenuto è stato condiviso con l'intera organizzazione negli ultimi 28 giorni e i criteri di sicurezza applicati a tali siti.
  • I report sulle attività dei collegamenti di condivisione consentono di identificare i siti in cui gli utenti hanno creato il maggior numero di collegamenti di condivisione negli ultimi 28 giorni. È possibile visualizzare un elenco dei siti con il maggior numero di collegamenti "Chiunque", "People nell'organizzazione" e collegamenti "Persone specifiche".

Usa le informazioni dettagliate dell'IA per interpretare i risultati del report

La funzionalità di intelligenza artificiale riduce il lavoro manuale necessario per rivedere i report e aiuta a mitigare i problemi di governance del contenuto. Usa un modello linguistico per identificare modelli e potenziali problemi dalla segnalazione e fornisce raccomandazioni attuabili per risolvere i problemi.

Se disponibili, usare le informazioni dettagliate generate dall'intelligenza artificiale per interpretare i risultati dei report e identificare le azioni consigliate.

La funzionalità Informazioni dettagliate IA è disponibile per questi report:

• Condivisione dei rapporti attività dei collegamenti
• Report snapshot etichetta riservatezza
• Criterio dei siti inattivi, che consente di identificare i siti inattivi. Dopo l'esecuzione del criterio, è possibile scaricare un report in formato CSV.
• Report della cronologia delle modifiche che mostrano le azioni del sito o le modifiche alle impostazioni dell'organizzazione apportate negli ultimi 180 giorni

Generare informazioni dettagliate sull'intelligenza artificiale

1. Nel riquadro di spostamento dell'interfaccia di amministrazione di SharePoint espandere Report e selezionare un'opzione, ad esempio Governance dell'accesso ai dati o Cronologia delle modifiche.

2. Seleziona un report, cerca il pulsante Ottieni informazioni sull'intelligenza artificiale e quindi selezionalo per generare informazioni dettagliate sull'intelligenza artificiale.

Limitare l'accesso a contenuti sensibili

Se necessario, limitare l'accesso al sito usando il Controllo di accesso con restrizioni per evitare la condivisione eccessiva. Il Controllo di accesso con restrizioni consente di accedere ai siti di SharePoint usando gruppi, ad esempio i gruppi di sicurezza di Microsoft Entra o i gruppi di Microsoft 365. Gli utenti che non fanno parte del gruppo specificato non possono accedere al sito o al relativo contenuto, anche se avevano precedentemente ottenuto l'accesso tramite autorizzazioni o un collegamento.

Utilizzare i criteri di Controllo di accesso di accesso con restrizioni per:

• Limitare l'accesso al sito a un gruppo definito di utenti
• Impedire l'accesso ampio o indesiderato
• Assicurarsi che solo gli utenti autorizzati possano accedere al contenuto e visualizzarlo in Copilot

Limitare l'accesso al sito

1. Configurare o identificare un gruppo di sicurezza in Microsoft Entra o un gruppo di Microsoft 365 (vedere Microsoft Entra: Tipi di gruppo).

2. Nel riquadro di spostamento dell'interfaccia di amministrazione di SharePoint espandere Criteri e quindi selezionare Controllo di accesso.

3. Selezionare l'opzione Abilita restrizione accesso sito .

   Per consentire agli amministratori del sito di controllare chi può accedere ai propri siti, selezionare Delega controllo delle restrizioni di accesso al sito agli amministratori del sito.

4. Seleziona Salva.

Per altre informazioni, vedere Limitare l'accesso a un sito di SharePoint.

Controlla l'individuazione del contenuto dei siti ad alto rischio

Se si dispone di siti ad alto rischio che si desidera impedire l'individuazione accidentale in Copilot o nelle esperienze agentiche, usare l'individuazione del contenuto con restrizioni per tali siti.

L'individuazione di contenuti con restrizioni consente di:

• Impedire la visualizzazione dei contenuti nelle esperienze Copilot o agentic e nelle query di ricerca a livello di organizzazione
• Ridurre l'esposizione accidentale lasciando invariate le autorizzazioni del sito

L'individuazione di contenuti con restrizioni è utile per i contenuti che devono rimanere accessibili, ma che non devono essere ampiamente individuabili.

Identificare i siti ad alto rischio

1. Per visualizzare questi segnali di rischio, usare gli strumenti e i report, ad esempio l'agente di amministrazione di SharePoint e i report sulla governance dell'accesso ai dati:

   • Ampia condivisione tramite collegamenti "Chiunque", "Tutti" e a livello di organizzazione
   • Gruppi di destinatari di grandi dimensioni con autorizzazioni eccessive
   • Ereditarietà delle autorizzazioni interrotta e modelli di accesso complessi
   • Contenuto riservato con protezione debole
   • Siti pubblici o senza etichetta
   • Lacune di governance con siti senza proprietario, inattivi o non revisionati

   I siti in cui più segnali di rischio si sovrappongono sono considerati ad alto rischio. Alcuni esempi:

   • Siti che contengono dati sensibili e che dispongono di collegamenti di condivisione "Chiunque"
   • Siti pubblici senza proprietario
   • Gruppi di destinatari di grandi dimensioni con ereditarietà delle autorizzazioni interrotta

2. Usa gli strumenti e i report di gestione avanzata di SharePoint per evidenziare i siti con un rischio di condivisione eccessiva o di esposizione.

   • Report sulla governance dell'accesso ai dati, ad esempio report sulle autorizzazioni dei siti e report sulle attività dei collegamenti di condivisione
   • Dati analitici sull'intelligenza artificiale
   • Agente di amministrazione di SharePoint

3. Crea un elenco di siti ad alto rischio a cui vuoi impedire l'individuazione del contenuto.

Limitare l'individuazione del contenuto

1. Nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint espandere Siti e quindi selezionare Siti attivi.

2. Selezionare un sito per aprirne il riquadro a comparsa. Nel riquadro a comparsa selezionare la scheda Impostazioni .

3. In Limita individuazione contenuto, selezionare Attivato. Quindi selezionare Salva.

Per altre informazioni, vedere Limitare l'individuazione di siti e contenuti di SharePoint.

Passaggio 4: Usare l'agente di amministrazione di SharePoint

L'agente di amministrazione di SharePoint risponde alle domande raccogliendo i dati e i report pertinenti, offrendo analisi e suggerimenti e suggerendo altri suggerimenti. Porre una domanda, ad esempio "Mostra come sono distribuiti i contenuti nel tenant", e ottenere informazioni utili con suggerimenti suggeriti e i passaggi successivi.

Aprire l'agente di amministrazione di SharePoint

Eseguire una delle operazioni seguenti:

• Nell'app Microsoft Copilot espandere Agenti e cercare Agente di Amministrazione di SharePoint.
• Nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint seleziona il pulsante Copilot e quindi seleziona il pulsante Visualizza richieste nell'angolo inferiore del riquadro Copilot.
• In Microsoft Teams selezionare App e quindi cercare Agente di amministrazione di SharePoint.

Per altre informazioni, vedere Agente di amministrazione di SharePoint.

Passaggio 5: Implementare le procedure di backup e ripristino

La continuità aziendale richiede una soluzione di backup e ripristino, come Backup di Microsoft 365. In caso di cancellazione o sovrascrittura accidentale o dannosa dei dati, è importante che i dati siano protetti e facilmente recuperabili.

Con Backup di Microsoft 365:

• I dati non lasciano mai il limite di attendibilità dei dati di Microsoft 365 e rispettano le posizioni geografiche della residenza attuale dei dati.
• I backup non sono modificabili a meno che l'amministratore dello strumento di backup non li elimini espressamente.
• OneDrive, SharePoint ed Exchange hanno più copie fisicamente ridondanti dei dati per ridurre l'impatto dei disastri fisici.

Introduzione al Backup di Microsoft 365

1. Nel riquadro di spostamento dell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 espandere Impostazioni e quindi selezionare Backup di Microsoft 365.

2. Rivedi le informazioni nella pagina per altre informazioni e per iniziare.

Per altre informazioni sul Backup di Microsoft 365, vedere le risorse seguenti:

• Panoramica di Backup di Microsoft 365
• Configurare il Backup di Microsoft 365
• Creare, visualizzare e modificare i criteri di backup in Backup di Microsoft 365
• Ripristinare i dati in Backup di Microsoft 365