Eliminare i dati utente da Viva Glint

Viva Glint Gli amministratori, in qualità di titolari del trattamento dei dati, hanno l'autorità di gestire i dati dei sondaggi in risposta a una richiesta dell'interessato (Data Subject Request).

Controllo dell'eliminazione dei dati

Gli amministratori di Viva Glint, in qualità di titolari del trattamento dei dati, possono scegliere di: conservare tutte le risposte al sondaggio e i dati identificabili per gli utenti eliminati, inclusi nome e cognome, indirizzo e-mail e ID dipendente, oppure cancellare tutti i dati relativi al richiedente, comprese le risposte al sondaggio. Questa configurazione è impostata a livello di piattaforma e si applica a tutte le richieste di eliminazione allo stesso modo ed è impostata per conservare le risposte al sondaggio e i dati identificabili per impostazione predefinita per gli utenti eliminati.

Quando un utente viene eliminato, non viene immediatamente eliminato definitivamente. Il record dipendente di un utente è in stato di eliminazione temporanea per 30 giorni. Durante questo periodo, il record del dipendente può essere modificato dallo stato eliminato temporaneamente e aggiornato allo stato fornito nel file HRIS. Dopo il periodo di 30 giorni, tutti i dati relativi al dipendente vengono eliminati definitivamente in conformità con i controlli dei dati utente. Se una persona eliminata definitivamente deve essere ripristinata, i dati devono essere caricati come se si trattasse di un nuovo dipendente per creare un nuovo record. Quando un utente viene eliminato da Glint, viene rimosso dalle liste di distribuzione e dai sondaggi futuri. Le definizioni dei ruoli dell'utente e le relative autorizzazioni per la creazione di report vengono rimosse. Se l'utente ha dipendenti diretti, i report vengono assegnati a un nome segnaposto, che può essere aggiornato in un secondo momento. Segui questi passaggi per facilitare un aggiornamento del caricamento retroattivo da parte degli utenti se i dati dell'indagine precedente devono riflettere il nuovo manager.

Eliminare i dati utente

1. Seleziona People dalla sezione Dipendenti della dashboard di amministrazione di Glint.

2. Usare la casella di ricerca per selezionare il dipendente i cui dati devono essere eliminati. Apri la pagina del dipendente.

3. Dal menu a discesa Azioni scegliere Elimina utente.

4. Viene visualizzata una casella di conferma dell'utente prima di confermare l'azione di eliminazione.

5. Selezionare Elimina per eliminare l'utente.

Caricamenti retroattivi degli utenti

Segui questi passaggi per facilitare un aggiornamento del caricamento retroattivo da parte degli utenti se i dati dell'indagine precedente devono riflettere il nuovo manager.

1. Tornare alla pagina People e verificare che l'utente non compaia nell'elenco Tutti i dipendenti, Attivi o Inattivi.

2. Tornare al dashboard di amministrazione e selezionare Log di controllo attività nella sezione Configurazione del servizio . L'azione di eliminazione dell'utente deve essere elencata nella colonna Evento e il relativo stato dovrebbe essere Operazione completata. Nella colonna Dettagli viene visualizzato Eliminato.

3. Se l'utente eliminato è un manager, verificare che tutti i report in cui è apparso il team non includano più il suo nome. Nel report viene ora letto Team dell'utente eliminato.

Controllo riutilizzo ID dipendente

Gli amministratori di Glint, in qualità di titolari del trattamento dei dati, possono riutilizzare gli ID dei dipendenti e riassegnarli ai dipendenti nuovi o riassunti. Possono scegliere tra:

1. Escludere dai caricamenti i dati associati agli ID dei dipendenti rimossi in precedenza, oppure
2. Aggiornare i record già eliminati con lo stato fornito nel file HRIS (Human Resources Information System).

Questa configurazione è impostata a livello di piattaforma, si applica a tutti i record allo stesso modo ed esclude i dati per impostazione predefinita (opzione 1).

Rimuovere partecipanti dai risultati (cicli di sondaggi chiusi)

La funzione Rimuovi partecipanti dai risultati consente agli amministratori di Viva Glint di rimuovere i partecipanti al sondaggio da un ciclo di sondaggio chiuso. Ciò è utile quando i partecipanti sono stati inclusi per errore, per supportare una richiesta DSR o quando i dati devono essere corretti dopo la generazione dei risultati.

Funzionalità chiave

• Rimuovere fino a 25 partecipanti alla volta da un singolo ciclo chiuso.

• Disponibile solo per cicli chiusi : i partecipanti non possono essere rimossi dai cicli di indagine attivi o live.

• Azione irreversibile: Una volta rimossi, i risultati del partecipante e la sua associazione al ciclo selezionato non possono essere ripristinati.

• Non elimina i dati del profilo dell'utente in Viva Glint; rimuove solo il partecipante e i risultati legati al ciclo chiuso scelto.

Come rimuovere partecipanti da un ciclo chiuso

1. Vai a Configurazione.

2. Selezionare Programmi di sondaggio.

3. Scegli il programma pertinente.

4. Aprire il ciclo chiuso in cui i partecipanti devono essere rimossi.

5. Dal menu Azionio dal menu di riversamento (⋯), selezionare Escludi partecipanti dai risultati.

Cosa succede dopo la rimozione

• Il partecipante e i risultati associati vengono rimossi definitivamente dalle viste di analisi e reporting di quel ciclo.
• I risultati del manager e complessivi saranno ricalcolati.
• I risultati del ciclo vengono aggiornati automaticamente poco dopo il completamento del processo.
• Nessun altro ciclo o dati utente è interessato.
• La registrazione di controllo viene mantenuta attraverso i registri delle attività di amministrazione dei sondaggi standard dell'organizzazione.