Configurare e gestire le liste di distribuzione Viva Glint

Le liste di distribuzione di Microsoft Viva Glint definiscono quali dipendenti dell'organizzazione sono idonei per un sondaggio. Perfeziona gli elenchi usando gli attributi dei dipendenti caricati su Viva Glint, carica un file di utenti, usa elenchi basati su data e modifica gli elenchi nel tempo.

Configurare una lista di distribuzione

Per configurare una nuova lista di distribuzione:

1. Selezionare Configurazione e nella sezione Dipendenti selezionare Liste di distribuzione. Nella pagina Lista di distribuzione vengono visualizzati tutti gli elenchi esistenti con il relativo numero di membri.

   

2. Selezionare + Nuova lista di distribuzione.

   

3. Per sostituire "Lista di distribuzione senza titolo...", aggiungere un nome univoco al nome predefinito dell'elenco. Se un altro elenco usa già lo stesso nome, viene visualizzato un messaggio di errore.

Aggiungere utenti a una lista di distribuzione

Gli amministratori di Viva Glint possono aggiungere utenti a un elenco in diversi modi, tra cui:

• Regole degli attributi che aggiungono automaticamente gli utenti in base ai dati dei dipendenti importati in Viva Glint
• Cercare e selezionare singoli utenti
• Importazioni di file per aggiungere più utenti che non condividono un valore di attributo
• Un approccio misto che combina le regole degli attributi e la funzionalità cerca + aggiungi

Usare le regole degli attributi per aggiungere utenti

Per aggiungere automaticamente utenti a un elenco in base ai valori degli attributi nei dati importati in Viva Glint:

1. Selezionare Configurazione e nella sezione Dipendenti selezionare Liste di distribuzione.
2. Selezionare l'elenco a cui deve essere aggiunta una regola di attributo.
3. Selezionare Aggiungi/Modifica dipendenti e nella finestra di dialogo Scegli un modo per aggiungere i dipendenti , selezionare Regole di attributo.
4. Nel riquadro di modifica Aggiungi regole attributi visualizzato:

   1. Selezionare Voglio filtrare tutti i dipendenti attivi in base a queste popolazioni: per includere solo gli utenti attivi.

   2. Selezionare + Nuova popolazione e quindi + Aggiungi filtri.

   3. Scegliere attributi e valori per includere i dipendenti che corrispondono a questi dati nei file dei dipendenti importati.

      Consiglio

      Per un'indagine di uscita, abilita Includi dipendenti inattivi e valuta la possibilità di contattarli tramite la loro e-mail personale.

   4. Per escludere gli utenti, passare il puntatore del mouse sul relativo nome nella sezione Inclusi e selezionare Escludi.

   5. Per rimuovere un utente dall'elenco degli esclusi , passare il puntatore del mouse sul suo nome nella sezione Esclusi e selezionare Rimuovi.

5. Conferma l'elenco e seleziona Salva modifiche.

Aggiungere manualmente gli utenti

Aggiungi singoli utenti con + Cerca un dipendente per aggiungere una funzionalità o importa un file di utenti per aggiornare un elenco in blocco.

Cercare e aggiungere singoli utenti

Per aggiungere manualmente singoli utenti:

1. Selezionare Configurazione e quindi scegliere Liste di distribuzione.
2. Selezionare la lista di distribuzione a cui è necessario aggiungere dipendenti.
3. Immettere un nome o un indirizzo di posta elettronica nel campo + Cerca un dipendente da aggiungere alla fine dell'elenco.
4. Selezionare l'utente dai risultati della ricerca per aggiungerlo all'elenco.

Importare utenti

Per importare un file di utenti in un elenco:

1. Nel dashboard di amministrazione selezionare Configurazione e quindi scegliere Liste di distribuzione.

2. Selezionare la lista di distribuzione a cui è necessario aggiungere dipendenti.

3. Selezionare Aggiungi/Modifica dipendenti.

4. Nella finestra di dialogo Scegli un modo per aggiungere i dipendenti selezionare Importa.

   

5. Nella finestra di dialogo Importa dipendenti nella lista di distribuzione , selezionare Scarica CSV nella sezione Scarica l'elenco dei dipendenti corrente da modificare .

6. Usare il file scaricato come modello e aggiungere gli indirizzi di posta elettronica dei dipendenti nella colonna di posta elettronica. Includere la riga di intestazione, che viene etichettata in modo diverso quando sono presenti o meno utenti nell'elenco. Entrambe le etichette di colonna vengono importate correttamente:

   1. L'etichetta della riga di intestazione nel file modello è e-mail quando sono già presenti utenti nella lista di distribuzione.
   2. L'etichetta della riga di intestazione nel file modello è Employee Email quando non sono presenti utenti nella lista di distribuzione.

7. Dopo aver aggiunto tutti i valori dell'indirizzo di posta elettronica, salvare il file come .csv o .xlsx.

8. Nella finestra di dialogo Importa dipendenti in lista di distribuzione trascinare la selezione o sfogliare per scegliere il file (dimensione massima 550 MB, numero massimo di righe 10.000).

9. Per mantenere tutti gli utenti esistenti nell'elenco, selezionare Mantieni i dipendenti già presenti nella lista di distribuzione.

   

10. Selezionare Importa file.

11. Viene visualizzata la finestra Conferma l'importazione . Se il numero corretto di dipendenti da aggiungere e rimuovere è corretto, selezionare Conferma importazione.

Esporta utenti

1. Nel dashboard di amministrazione selezionare Configurazione e quindi scegliere Liste di distribuzione.

2. Selezionare la lista di distribuzione a cui è necessario aggiungere dipendenti.

3. Selezionare Aggiungi/Modifica dipendenti.

4. Nella finestra di dialogo Scegli un modo per aggiungere i dipendenti selezionare Importa.

   

5. Nella finestra di dialogo Importa dipendenti nella lista di distribuzione , selezionare Scarica CSV nella sezione Scarica l'elenco dei dipendenti corrente da modificare .

Usare un approccio misto per aggiungere utenti

Se l'organizzazione deve aggiungere la maggior parte degli utenti a un elenco in base alle regole degli attributi, ma anche alcuni utenti manualmente, può essere adottato un approccio misto.

1. Configurare un nuovo elenco e aggiungere una regola di attributo .
2. Quando gli utenti devono essere aggiunti manualmente, aggiungerli con la funzionalità Cerca e aggiungi utente nell'elenco.
3. Il tipo di appartenenza nelle liste di distribuzione viene visualizzato come "Regole di attributo, manuale".

Usa elenchi basati su date

I sondaggi sul ciclo di vita dei dipendenti di Viva Glint utilizzano le date di uscita e di assunzione nei dati dei dipendenti per attivare automaticamente i sondaggi di uscita e onboarding. Utilizzare liste di distribuzione basate su data per includere tutti gli utenti idonei in base a intervalli di date legate alle informazioni sulla data di uscita e di assunzione.

Per configurare un elenco basato su date:

1. Configurare un elenco.

2. Usare le regole degli attributi per aggiungere utenti.

3. Selezionare un attributo di data, in genere data di uscita o di assunzione.

4. Selezionare un intervallo di giorni correlato alla data in cui i dipendenti sono idonei.

5. Quando si selezionano i giorni prima e dopo una data, tenere presente:

   • Frequenza con cui l'organizzazione carica i dati dei dipendenti
   • La velocità con cui i dati dei dipendenti nuovi e definiti vengono aggiornati nel sistema informativo delle risorse umane
   • La finestra delle risposte nella Configurazione del Programma di un sondaggio (il numero di giorni che un utente ha per completare un sondaggio, in genere 14 giorni)

   Ad esempio, per garantire che gli utenti abbiano tempo sufficiente per rispondere a un sondaggio di onboarding di 30 giorni, un Amministrazione di Viva Glint può scegliere di rendere gli utenti idonei da 30 a 50 giorni dopo la data di assunzione. Questa configurazione consente agli utenti di ricevere inviti e rispondere con tempo sufficiente in base all'importazione bimestrale dei dati dei dipendenti da parte dell'organizzazione.

   

Visualizzare il modo in cui viene popolato un elenco

Nella pagina Liste di distribuzione la colonna Tipo di appartenenza definisce se l'elenco viene popolato manualmente, in base alle regole degli attributi o a entrambi.

• Regole di attributo: l'elenco utilizza le regole di attributo per aggiungere utenti in base ai valori degli attributi nei dati dei dipendenti importati.
• Manuale: l'elenco utilizza un file di utenti importati nell'elenco o la funzione Cerca e aggiungi utente per aggiungere nuovi utenti.
• Regole degli attributi, manuale: l'elenco usa le regole degli attributi e la funzionalità Cerca e aggiungi utente per aggiungere utenti.

Modificare un elenco

La modifica di una lista di distribuzione è una modifica globale e interessa tutti i programmi che la utilizzano. Per modificare:

1. Selezionare la lista di distribuzione che si desidera modificare.
2. Selezionare Aggiungi/Modifica dipendenti o Modifica regole attributi se sono disponibili filtri.
3. Apportare le modifiche necessarie e selezionare Salva modifiche.