Informazioni su SFTP e automazione dei dati di Viva Glint

Utilizza il protocollo SFTP (Secure File Transfer Protocol) di Microsoft Viva Glint per stabilire importazioni regolari dei dati dei dipendenti. Un feed di dati automatizzato consente di mantenere sincronizzati i dati del sistema informativo HR (HRIS) con Viva Glint e consente all'organizzazione di:

• Invia sondaggi e risultati ai partecipanti giusti in qualsiasi momento.
• Attiva automaticamente sondaggi per i dipendenti in momenti specifici del ciclo di vita dei dipendenti.
• Avere sempre le informazioni più aggiornate sui dipendenti.

Preparare i dati per l'importazione

Prima di trasferire i dati a Viva Glint con SFTP, assicurarsi di esaminare le informazioni sulle nozioni fondamentali degli attributi di Viva Glint e di completare la configurazione degli attributi.

Gestire le impostazioni SFTP

Nelle impostazioni generali di Viva Glint, gestisci le chiavi SSH pubbliche, aggiungi indirizzi IP pubblici, specifica gli utenti di notifica, gestisci le impostazioni di crittografia, genera una nuova chiave PGP entro 30 giorni dalla scadenza della chiave corrente e visualizza le credenziali SFTP. Per ulteriori informazioni, vedi Configurare Viva Glint SFTP.

Informazioni sull'importazione automatica dei dati

Viva Glint SFTP:

• Consente file di dati completi e parziali.
• Verifica regolarmente la presenza di nuovi file e li importa automaticamente.
• Deriva gli attributi per creare campi calcolati durante l'importazione.
• Funziona meglio con i formati di file consigliati.

Directory SFTP

Nell'account SFTP, Viva Glint monitora due directory per verificare la presenza di file da importare automaticamente:

• /files/user_full: Utilizzo per caricamenti di file COMPLETI: i record dei dipendenti esistenti nella piattaforma che non sono inclusi nel file diventano INATTIVI.
• /files/user_delta: Utilizzo per caricamenti di file PARZIALI: solo i record dei dipendenti nel file vengono aggiornati nella piattaforma; tutti gli altri sono invariati.

Metodi di trasferimento

A seconda della frequenza con cui l'organizzazione importa i dati in Viva Glint, valuta quale metodo di trasferimento dati SFTP soddisfa meglio le tue esigenze.

• Feed automatico dei dati HRIS: Collaborare con il team dei dati dei dipendenti per stabilire un'esportazione automatica che viene trasmessa direttamente da HRIS a SFTP.
• Trasferimento manuale di file SFTP: Connettersi con un'applicazione FTP per inserire manualmente un file completo o incrementale in SFTP.

Trasferimenti multipli di file

Se esistono più origini dei dati dei dipendenti per l'organizzazione, è possibile configurare più trasferimenti di file all'account SFTP di Viva Glint. Tenere presente quanto segue:

• Viva Glint supporta un massimo di tre chiavi pubbliche SSH per le connessioni all'account SFTP.
• L'intervallo di trasferimento dei file deve essere distanziato in modo che più file non vengano importati contemporaneamente.
• Tutti i file devono essere trasferiti nella directory /files/user_delta. I file parziali inviati /files/user_full disattivano tutti gli utenti non inclusi nei file.
• Gli utenti devono essere inclusi con lo stato "INATTIVO" per disattivare i propri account in Viva Glint.

Attributi derivati

Mentre i dati dei dipendenti vengono caricati in Viva Glint, gli attributi e i valori derivati vengono calcolati per Gerarchia, Durata e Gruppi di età dei manager in base alle selezioni effettuate durante la configurazione degli attributi.

Procedure consigliate per i file

Selezionare una frequenza di trasferimento file, un formato, un layout e una convenzione di denominazione in base alle esigenze dell'azienda e alle funzionalità HRIS.

Frequenza:

Aggiorna i dati sui dipendenti almeno una volta alla settimana o a una cadenza regolare che sia in linea con la programmazione dei sondaggi della tua azienda.

Se si hanno meno di 10.000 dipendenti, un feed giornaliero del file completo dovrebbe essere una buona frequenza e i file incrementali possono essere caricati per aggiornamenti occasionali. Se si dispone di una base di dipendenti di grandi dimensioni con diversi attributi (50+), l'invio di file completi 1-2 volte al mese con file incrementali giornalieri può essere più sensato per le esigenze dell'azienda. Discuti con il tuo team HRIS per scoprire le possibilità di trasferimento dei file di dati.

Formato e layout:

Il formato e il layout dei file coerenti nel tempo garantiscono il successo delle importazioni dei file. Mantieni le stesse etichette di attributo nella riga di intestazione del file e seleziona un formato di file dalle opzioni di Viva Glint:

• .csv con separatore di virgole e codifica UTF-8. Quando i valori contengono virgole, racchiuderle tra virgolette doppie.
  • Viva Glint accetta UTF-8 e UTF-8 con codifica BOM.
• .xlsx con una sola scheda e senza password o formule.

Convenzione di denominazione:

Viva Glint consiglia le seguenti convenzioni di denominazione dei file, dove "company-id" è l'ID univoco all'interno di Viva Glint, ma questo metodo di nome file non è obbligatorio. Verificare che il nome del file selezionato sia composto da un massimo di 50 caratteri, inclusa l'estensione di file.

• Company-id_user_full_yyyymmdd.csv
• Company-id_user_delta_yyyymmdd.csv

Ad esempio: contoso_user_delta_20230101.csv