Importare e gestire i dati dell'organizzazione con un file di .csv

È possibile importare le informazioni sui dipendenti da sistemi non Microsoft in Microsoft 365 per usarle in Microsoft 365 e Viva.

Per importare i dati, popolare un modello di .csv con gli attributi (o le informazioni) sugli utenti che si desidera includere e quindi caricare il file tramite il interfaccia di amministrazione di Microsoft 365. Ecco i passaggi per iniziare:

1. Scaricare un modello di .csv.
2. Strutturare i dati dell'organizzazione.
3. Importare i dati dell'organizzazione per la prima volta.
4. Aggiornare o apportare altre modifiche ai dati.
5. Apportare aggiornamenti retroattivi ai dati esistenti.

Passaggio 1: Scaricare un modello di .csv

1. Accedere all'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 come utente con autorizzazioni di amministratore dell'origine dati dell'organizzazione.

2. Nella pagina del servizio dati dell'organizzazione Microsoft 365 (in Configurazione > migrazione e importazioni) selezionare Inizia (se questa istanza è la prima volta che si importano dati) o Nuova importazione.

3. Nella pagina Selezionare il tipo di connessione selezionare Avvia configurazione CSV.

4. Seleziona le app e i servizi con cui condividere i dati e seleziona Avanti per andare avanti.

5. Nella pagina Preparazione dei dati dell'organizzazione selezionare Scarica modello CSV.

Passaggio 2 - Strutturare i dati dell'organizzazione

Ora che hai il punto di partenza del file .csv, aggiungi i dati organizzativi da usare in Microsoft 365, quindi salva il file.

File di dati di esempio

Ecco un frammento di esempio di un file di .csv valido:

Microsoft_PersonEmail,Microsoft_ManagerEmail,Microsoft_LevelDesignation,Microsoft_Organization,Microsoft_Layer,Microsoft_CompanyOfficeCity
Emp1@contoso.com,Mgr1@contoso.com,Junior IC,Sales,8,Seattle
Emp2@contoso.com,Mgr1@contoso.com,Junior IC,Sales,8,Seattle
Emp3@contoso.com,Mgr2@contoso.com,Manager,Sales,7,Seattle
Emp4@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York
Emp5@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York
Emp6@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York

Per ulteriori informazioni sugli attributi, vedere la Guida di riferimento agli attributi.

Passaggio 3 - Importare i dati dell'organizzazione per la prima volta

Dopo aver creato un file di .csv con i tuoi dati, il passaggio successivo consiste nell'importare i dati dai file locali nel computer o da un sito di SharePoint.

Caricare il file .csv dai file locali nel computer

Dopo aver creato il file .csv con i dati, è possibile caricarlo direttamente dai file locali nel computer.

Caricare il file .csv da SharePoint

Per prima cosa è necessario caricare il file dal computer locale in un percorso sicuro di SharePoint. Quindi si importano i dati.

Caricare il file in SharePoint

Usare la procedura seguente per caricare i dati in SharePoint. È possibile caricare un file di dimensioni fino a 2 GB.

1. Essere il proprietario di un sito di SharePoint. Se non si è proprietari, è necessario disporre dell'accesso come membro a un sito di SharePoint. Non usare dominio personalizzato o siti di SharePoint locali.

2. Caricare il file di dati dell'organizzazione in una cartella a cui è possibile accedere. Sei elencato come proprietario del file.

   Nota

   L'amministratore che carica i dati deve essere l'utente che ha caricato il file nel sito di SharePoint.

3. Copiare l'URL del file come descritto nelle istruzioni riportate nella sezione seguente.

Istruzioni per SharePoint

1. Aprire la raccolta siti di SharePoint.

2. Selezionare Carica, quindi selezionare Files.

   

3. Passare al percorso in cui è stato salvato il file .csv e quindi selezionare Apri.

   È anche possibile usare il trascinamento della selezione per caricare il file.

4. Seleziona i puntini di sospensione (...) accanto al file e quindi seleziona Condividi o Copia collegamento.

   

Importare i dati in Microsoft 365

A questo punto è possibile importare i dati.

1. Avviare l'importazione dalla pagina Connessioni dati nella pagina del servizio dati aziendali di Microsoft 365 (configurazione iniziale>>,migrazione e importazioni> di connessionidatidel servizio> dati aziendali di Microsoft 365).

2. Selezionare Inizia (se è la prima volta che si importano i dati) o Nuova importazione (se i dati non sono ancora stati importati).

3. Nella pagina Selezionare il tipo di connessione selezionare Avvia configurazione CSV.

4. Seleziona le app e i servizi con cui condividere i dati e seleziona Avanti per andare avanti.

5. Nella pagina Preparazione dei dati dell'organizzazione , selezionare Avanti per andare avanti.

6. Nella pagina Importa dati scegliere tra "Importa da SharePoint" e "Importa localmente".

   • Importa da SharePoint (scelta consigliata): immettere il percorso di SharePoint in cui è stato salvato il file .csv. Se il percorso è stato copiato alla fine del passaggio di caricamento, incollarlo qui.
   • Importa localmente: carica direttamente dal tuo computer locale.

7. Per esaminare i dettagli sulla qualità dei dati inseriti prima di renderli disponibili per le app a valle, selezionare Approva manualmente i dati prima della condivisione. Procedura

8. Seleziona Avanti.

9. Segui le istruzioni visualizzate per importare le intestazioni degli attributi, mappare gli attributi e concedere l'accesso agli attributi. Selezionare Avanti per andare avanti. Ulteriori informazioni su come eseguire il mapping degli attributi e impostare l'accesso. Per eseguire automaticamente il mapping delle colonne e ignorare il mapping manuale, usare nomi di attributo riservati con il prefisso "Microsoft_", ad esempio Microsoft_PersonEmail, nel file di dati .csv. Vedere l'elenco completo dei nomi di attributo riservati.

10. Esaminare i dettagli della connessione, quindi selezionare Inizia convalida.

I dati dell'organizzazione vengono convalidati in base ai requisiti per l'uso con Viva e i servizi Microsoft 365. La convalida richiede alcune ore; Tuttavia, possono essere necessari fino a tre giorni perché il caricamento completo dei dati sia disponibile nell'archivio profili. È possibile controllare lo stato di convalida nella pagina Dati dell'organizzazione nell'interfaccia di amministrazione. Al termine della convalida, viene visualizzato un messaggio che indica che i dati sono in uso e gestiti da Viva e Microsoft 365.

I dati organizzativi di ogni utente finale vengono archiviati nella cassetta postale dell'utente finale e rispettano le regole di residenza dei dati per Exchange Online (come descritto in Data Residency per Exchange Online).

Caricamenti successivi

Per importare nuovi dati, è necessario configurare un'altra connessione.

Segui le istruzioni visualizzate per apportare le modifiche, usando la stessa procedura per il primo caricamento descritta nella sezione precedente.

Aggiornare o apportare altre modifiche ai dati

L'amministratore dell'origine dati dell'organizzazione può aggiornare o eliminare i dati dell'organizzazione.

Per aggiornare o eliminare i dati dell'organizzazione di un utente finale, creare e caricare un nuovo file di .csv contenente solo gli utenti di cui si desidera aggiornare o eliminare i dati.

Per aggiornare un valore, includere tutti gli attributi che si desidera aggiornare. Se si include un attributo ma si lascia il valore vuoto o vuoto, verrà usato il valore caricato in precedenza e il valore esistente non verrà aggiornato. I nuovi caricamenti vengono uniti ai dati precedenti e non sovrascrivono tali dati.

• Per eliminare i valori stringa per un utente, immettere tre virgolette singole (''') in Excel o due ('') nel file .csv.

• Per eliminare valori interi per un utente, impostare il valore dell'attributo su -1.

• Per eliminare i valori di posta elettronica per un utente, impostare il messaggio su un indirizzo di posta elettronica inesistente all'interno del tenant, ad esempio "noname@contoso.com".

• Per eliminare i valori di data per un utente, impostare il valore su 01-01-0001.

Apportare aggiornamenti retroattivi ai dati esistenti

È anche possibile eseguire aggiornamenti retroattivi ai dati esistenti caricati.

Si supponga ad esempio che l'azienda abbia assunto un nuovo responsabile per il team di vendita il 2 ottobre 2024, ma che la modifica non si sia riflessa nei dati dell'organizzazione fino ad ora. I rapporti per il Q4 2024 non sono accurati perché mostrano il vecchio manager. Si vogliono aggiornare i dati in modo da mostrare il manager corretto al 2 ottobre 2024, in modo che i report possano rappresentare accuratamente le righe gerarchiche cronologiche.

Passi:

1. Preparare un file .csv con i dipendenti interessati e le informazioni corrette. Ad esempio:

   • Microsoft_PersonEmail.Microsoft_ManagerEmail
   • alex.jones@contoso.com,new.manager@contoso.com

2. Passare a Nuova importazione Selezionare>il tipo di connessione.

3. Selezionare Avvia importazione csv, quindi selezionare Importazione cronologica.

   

4. Verificare l'accesso ai dati per i dati aggiornati, che possono essere inviati solo a Viva Insights.

   

5. Nella pagina Importa dati impostare il file valido alla data di aggiornamento. In questo esempio la data sarà 2024/10/02.

   

6. Completa il caricamento e seleziona Invia.