Project Online からユーザー データを削除する

SharePoint 管理者が Project Online 環境からユーザーの情報を削除する方法について説明します。

• 削除されるユーザー データは?

• 削除シナリオ

• プロセスの概要

• 手順 1 - 削除スクリプト ファイルをダウンロードする

• 手順 2 - Office 365 環境で Project Web App サイトを見つける

• 手順 3 - 各 PWA サイトでユーザーのリソース ID を見つける (省略可能)

• 手順 4 - ユーザーのすべてのプロジェクトを閉じてチェックする

• 手順 5 - ユーザー データをエクスポートする (省略可能)

• 手順 6 - SharePoint Online 経由で追加されたユーザー アカウント情報を削除する

• 手順 7 - ユーザーのデータを PWA サイトから削除する

• 手順 8 - PWA サイトに接続する Project クライアント ユーザーのキャッシュをクリアする

削除されるユーザー データは?

Project Online では、管理者はこの記事で詳しく説明する手順を使用して、次のようなユーザー データと識別データ (ユーザーの識別に使用できるデータ) を削除できます。

• 表示名、ふりがな、GUID - ユーザーの表示名の削除または名前の変更を選択できます。

• ユーザー固有のビュー設定 - たとえば、ビュー (リソース センター、プロジェクト センター、スケジュール Web パーツなど) を持つグリッド ページの上に、ビュー設定 (ビュー、フィルター、グループ、テーブル、マップ、図面、レポート) をユーザーがカスタマイズしている場合、これらは削除されます。

• Calendar 例外の詳細 - たとえば、ユーザーが病気や休暇中だったために 1 月に 1 週間欠席した場合、例外の名前は削除されます。 例外の日付は変更されます。

• ユーザーのアクセス許可 - たとえば、ユーザーがカテゴリ、グループに関連付けられている場合、または個々のグローバル アクセス許可が付与されている場合、すべての関連付けが削除されます。 ユーザーも非アクティブとして設定されます。

SharePoint Online に保存されているプロジェクト サイトに含まれるユーザー情報 (問題、リスク、成果物、ドキュメントなど) は、Project Online ユーザー データ削除プロセスでは削除されない可能性があります。これらのユーザーの中には、プロジェクト サイトへのアクセス権を付与されているが、PWA ユーザーではないためです。 この記事の 「手順 6 - SharePoint Online で追加したユーザー アカウント情報を削除する」 セクションにあるプロセスを使用して、このデータを削除する必要があります。

これは、Enterprise オブジェクトの削除によるユーザーの削除との違いを教えてください。

この記事で説明するユーザー データ削除プロセスは、PWA サーバー設定の [エンタープライズ オブジェクトの削除] ページから PWA ユーザーを削除するプロセスと、いくつかの点で異なります。

• [エンタープライズ オブジェクトの削除] を実行すると、そのユーザーはエンタープライズ リソースとして削除されます。 ただし、ユーザー/リソースが次のいずれかである場合は、削除がブロックされます。

  • プロジェクト所有者

  • タイムシート マネージャー

  • タイムシート マネージャーの一覧で

  • 割り当て所有者

  • リソース プラン内

  • ワークフロー プロキシ ユーザー

• この記事の手順に従ってユーザー データを削除しても、エンタープライズ リソースは削除されません。 ユーザー アカウントを非アクティブ化に変更し、ユーザー データを削除します。また、必要に応じてリソースの名前を任意の名前 ("削除済みユーザー" など) に変更できます。

削除シナリオ

必要に応じて、このプロセスでは上記のユーザー データを削除できますが、タイムシート、プロジェクト、課題などの共有アイテムでのユーザーの表示名の削除に関してもある程度制御できます。 実行できる削除シナリオは 3 つあります。

シナリオ 1: 表示名を除いたユーザーの情報を Project Online から削除する

このシナリオでは、ユーザーの表示名を除き、ユーザーのすべてのデータが削除されます。

タイムシートやタスクなどを通してユーザーが行った作業を知りたい場合は、このシナリオを選択できます。

シナリオ 2: Project Online からユーザーの情報を削除するが、すべての場所で表示名を更新する

このシナリオでは、ユーザーのすべての情報が削除されます。 ユーザーの表示名が表示されていたすべての場所で、「削除されたユーザー」などの任意の表示名に置き換えられます。 ユーザーのリソース ID は残ります。

タイムシートやプロジェクトなどの共有レコードにおいても、ユーザーの表示名を保持する必要がビジネス上ない場合は、このシナリオを選択することもできます。

シナリオ 3: Project Online からユーザーの情報を削除するが、タイムシート レコードを除くすべての場所で表示名を更新する

このシナリオでは、タイムシート レコードを除いて、すべてのユーザー情報が削除されます。 ユーザーの表示名を、"削除されたユーザー" など、任意の名前に置き換えることができます。 ただし、これはタイムシート レコードには影響せず、ユーザー名は残ります。 タイムシート レコードの表示名には新しいリソース ID が生成されるため、更新されたユーザー名はタイムシート レコードのデータによって識別できません。

このシナリオを選択すると、ユーザーが表示されるタイムシート レコードをさらに確認する必要があります。

プロセスの概要

管理者が Project Online 環境で特定のユーザーの情報を削除するために実行する必要があるプロセスの概要を次に示します。

1. PowerShell スクリプトをダウンロードする: この記事で必要な PowerShell スクリプト ファイルをダウンロードして解凍する必要があります。

2. ユーザーのデータを含む PWA サイトを検索します。 環境内の Project Web App サイトの一覧を検索します。

3. 各 PWA サイトでユーザーのリソース ID を検索する (省略可能): 各 Project Web App サイトで、ユーザーの一意のリソース ID を見つけます。 ログイン アカウント ( adambarr@contoso.onmicrosoft..com など) でユーザーを指定することもできます。

4. ユーザーのすべてのプロジェクトを閉じてチェックする: これは、エクスポート スクリプトを実行する前に実行して、変更が上書きされないようにする必要があります。

5. ユーザーのデータのエクスポートを実行する: このオプションの手順については、「Project Online からユーザー情報をエクスポートする」で説明されています。

6. SharePoint Online を介して追加されたユーザー アカウント情報を削除する (省略可能): この手順は、プロジェクト サイトへのアクセス権を付与されているユーザーなど、PWA ユーザー以外のアカウント情報を削除する必要がある場合にのみ必要です。

7. PWA サイトからユーザーのデータを削除する: スクリプトを実行して、各 PWA サイトからユーザーの情報を削除します。

   スクリプトを使用して、ユーザーの表示名を別の名前 ("削除されたユーザー" など) に変更することを選択できます。 これにより、ユーザー情報が表示されるアイテムを比較的変更せずに、ユーザーを匿名にできます。

8. Project Professional ユーザーのキャッシュを削除します。 スクリプトが正常に完了したら、PWA 管理者は、Project Online サイトへの接続中に Project Professional を使用してプロジェクトを開いた各デバイスのキャッシュを削除する必要があります。 キャッシュをクリアすると、デバイスにキャッシュされているユーザー情報がプロジェクトに再追加されなくなります。

プロジェクト管理者と連携する

会社によっては、SharePoint 管理者が SharePoint 管理タスクの管理に精通している場合でも、Project Online の管理についてはほとんど知識がない場合があります。 この場合は、SharePoint 管理者が PWA サイト管理者と協力してこれらのタスクを実行することをお勧めします。 たとえば、SharePoint 管理者は、PowerShell スクリプトを実行してすべての PWA サイトを検索するのに最も適している可能性がありますが、残りの手順を実行し、各 PWA サイトのビジネス ルールと構成に関するサポートを得るには、PWA 管理者と共同作業する必要があります。

手順 1 - 削除スクリプト ファイルをダウンロードする

この記事の手順では、PowerShell スクリプト ファイルをいくつか準備する必要があります。 この記事で参照されているスクリプト ファイルは、Project Online ユーザー コンテンツのエクスポートおよび削除スクリプト パッケージに含まれています。 ファイルをダウンロードして、参照できる場所に圧縮します。

手順 2 - Office 365 環境で Project Web App サイトを見つける

SharePoint 管理者は、このSharePoint Online 管理シェルを使用して SharePoint Online 管理 センターに接続し、Get-SPOSite PowerShell コマンドレットを実行して、Office 365環境内の各 PWA サイトの URL の一覧を取得する必要があります。

1. SharePoint Online 管理シェル モジュールで、Connect-SPOService コマンドレットを使用して SharePoint Online 管理センターに接続します。

   Connect-SPOService -URL <AdminSiteURL> 
   

   例:

   Connect-SPOService -URL https://contoso-admin.sharepoint.com 
   

   SharePoint Online 管理 センターに接続したら、Get-SPOSites PowerShell コマンドレットを使用して、Office 365 環境内のすべての PWA サイトを検索します。

2. SharePoint Online 管理センターに接続したら、Get-SPOSite PowerShell コマンドレットを使用して、Office 365 環境内のすべての PWA サイトを検索します。

   Get-SPOSite | ?{$_.PWAEnabled -eq "Enabled"} | ft -a Url,Owner
   

   正常に実行すると、Office 365 環境内のすべての PWA サイトとサイト所有者の一覧が表示されます。

手順 3 - 各 PWA サイトでユーザーのリソース ID を見つける (省略可能)

ユーザーのリソース ID を見つける場合、PWA 管理者は前の手順で見つけた各 PWA サイトで次の操作を行う必要があります。

1. [Project Online サーバーの設定] の [エンタープライズ データ] セクションで、[リソース センター] をクリックします。

2. [ リソース センター] ページの [リソース名 ] 列で、ユーザーの名前を見つけてからその行を調べて、[ 一意の ID ] 列に値が見つかるかどうかを確認します。 この値はユーザーのリソース ID です。 たとえば、下の図では、Aaron Painter のリソース ID の値が [一意の ID] 列にリストされていることがわかります。

   

   場合によっては、テーブルがカスタマイズされ、[一意の ID] 列が使用できない場合があります。 その場合は、ユーザー名の左側にあるチェック ボックスをオンにし、リボンの [リソース] タブにある [編集] をクリックし、次の手順に進みます。

3. 特定のユーザーの [リソースの編集 ] ページで、[ システム識別データ ] セクションに移動し、 GUID に一覧表示されている値を探します。 GUID は、この PWA サイトのユーザー リソース ID です。

   

手順 4 - ユーザーのすべてのプロジェクトを閉じてチェックする

エクスポート スクリプトを実行する前に、すべてのユーザーのプロジェクトが閉じられ、PWA サイトのユーザーによってチェックインされていることを確認する必要があります。 これにより、削除スクリプトによって行われた変更が上書きされなくなります。

必要に応じて、PWA 管理者は PWA サーバー設定を使用してプロジェクトを強制的にチェックインできます。

1. [ サーバー設定 ] ページの [キューとデータベースの管理] セクションで、[ エンタープライズ オブジェクトの強制チェックイン] をクリックします。

2. [ エンタープライズ オブジェクトの強制チェックイン] ページのプロジェクト リストで、チェックする必要があるプロジェクトの横にあるチェック ボックスをオンにし、[Check-In] をクリックします。

3. 強制的にチェックインするかどうかを確認するメッセージが表示されます。 [OK] をクリックします。

手順 5 - ユーザー データをエクスポートする (省略可能)

ユーザーのデータを削除する前に、そのユーザーが参加していたすべてのプロジェクトを知っておく必要があります。 これにより、何らかの問題が原因で削除ができなかった可能性があるため (プロジェクトがチェックアウトされたなど)、ユーザーのデータが削除されたかどうかを後で確認できます。ユーザーのデータをエクスポートすることで、これらのプロジェクトを確認できます。 これを行う方法については、「Project Online からユーザー情報をエクスポートする (GDPR)」を参照してください。

次の手順で RedactProjectUser スクリプトを実行する前にチェックインする必要があるため、エクスポート スクリプトは、ユーザーのプロジェクトが現在チェックアウトされているかどうかも示します。

必要に応じて、PWA 管理者は PWA サーバー設定を使用してプロジェクトを強制的にチェックインできます。

1. [ サーバー設定 ] ページの [キューとデータベースの管理 ] セクションで、[ エンタープライズ オブジェクトの強制チェックイン] をクリックします。

2. [ エンタープライズ オブジェクトの強制チェックイン] ページのプロジェクト リストで、チェックする必要があるプロジェクトの横にあるチェック ボックスをオンにし、[ チェックイン] をクリックします。

3. 強制的にチェックインするかどうかを確認するメッセージが表示されます。 [OK] をクリックします。

手順 6 - SharePoint Online 経由で追加されたユーザー アカウント情報を削除する

Project Web App (PWA) アカウントを持たない Office 365 環境のユーザーは、自分の名前とアカウント情報を Project Online にも設定できますが、その情報を削除することもできます。 これは、ユーザーが特定の SharePoint オブジェクトをプロジェクト サイトに追加した場合に発生する可能性があります。 プロジェクト サイトは、プロジェクトの作成時に作成できる SharePoint コラボレーション サイトです。 PWA ユーザーではない SharePoint ユーザーには、これらのコラボレーション サイトへのアクセスを許可できます。 この場合、アカウント情報が保存され、PWA に保存されます。 管理者が SharePoint Online のユーザー データを削除する場合は、Project Online のユーザー データを削除する必要があるかどうかを確認する必要があります。また、SharePoint Online のエクスポート データで次のいずれかに気付いた場合もあります。

• プロジェクト サイトに関する問題

• プロジェクト サイトに関連するリスク

• プロジェクト サイトに関連付けられているドキュメント

• プロジェクト サイトに関連付けられている成果物

SharePoint Online のユーザー データに上記のいずれかが表示されている場合は、ログイン アカウント情報を指定して RedactProjectUser PowerShell スクリプトを実行して、Project Online サイトからユーザー アカウント情報を削除することもできます (ユーザーにはリソース ID がないため)。

.\Invoke-RedactProjectUser.ps1 -Url <PWASiteURL> -LoginName <logonName> -UpdateDisplayName "<newDisplayName>" -RedactTimesheet $true

たとえば、SharePoint Online のエクスポート データから、Eva Corets ( evac@contoso.com のアカウント名) が特定の PWA サイト (https://contoso.sharepoint.com/sites/pwa1) の一部であったプロジェクト サイトに問題とリスクを追加していることがわかりました。 次を実行すると、特定の PWA サイトで彼女のアカウント名のすべてのインスタンスが「削除済みユーザー」に更新されます。

.\Invoke-RedactProjectUser.ps1 -Url https://contoso.sharepoint.com/sites/pwa -LoginName evac@contoso.onmicrosoft.com -UpdateDisplayName "Deleted User" -RedactTimesheet $true

手順 7 - ユーザーのデータを PWA サイトから削除する

SharePoint Online 管理シェルで RedactProjectUser PowerShell スクリプトを実行して、PWA サイトからユーザー データを削除し、必要に応じてユーザーの表示名を更新します。

RedactProjectUser PowerShell スクリプトは、Project Online ユーザー コンテンツのエクスポートおよび削除スクリプト パッケージに含まれています。

SharePoint Online 管理シェルでは、Invoke コマンドレットを使用して RedactProjectUser スクリプトを実行します。

Invoke-RedactProjectUser  

Invoke コマンドレットは、次のパラメーターを使用します。

Invoke コマンドレットとパラメーターは、次の方法で使用できます。

シナリオ 1: Project Online インスタンスから表示名を除いたユーザーの情報を削除する

このコマンドを使用すると、表示名を除いたユーザーのデータが PWA サイトから削除されます。 organization は、プロジェクトのタスク所有者やタイムシートのエントリなど、共有アイテムに含まれている場合に備えて、ユーザーの表示名を後で確認できるように残しておくことができます。

ユーザーをログオン名またはリソース ID で指定できることに注意してください。

ログオン名を使用する

ログオン名でユーザーを指定する場合は、コマンドレットを次のように使用します。

.\Invoke-RedactProjectUser.ps1 -Url <PWASiteURL> -LoginName <loginName>

たとえば、次の例では、ユーザーの表示名を除き、 https://contoso.sharepoint.com/sites/pwa サイト全体でユーザー * evac@@contoso.onmicrosoft.com * のすべてのデータが削除されます

.\Invoke-RedactProjectUser.ps1 -Url https://contoso.sharepoint.com/sites/pwa -LoginName evac@@contoso.onmicrosoft.com

このコマンドを実行すると、続行するかどうかを確認するメッセージが表示されます。

確認してスクリプトが正常に完了すると、次のメッセージが表示されます。 リソース <ユーザーの表示名> のすべてのデータ (リソースの名前を除く) が削除されました。

リソース ID を使用する

リソース ID でユーザーを指定する場合は、コマンドレットを次のように使用します。

.\Invoke-RedactProjectUser.ps1 -Url <PWASiteURL> -ResourceID <ResourceID>

たとえば、次では、リソース ID が 0c7cd3fb-a0be-e111-9fte-00155d022d022681 のユーザーのすべてのユーザー データを、ユーザーの表示名を除き、 https://contoso.sharepoint.com/sites/pwa サイト全体から削除されます

.\Invoke-RedactProjectUser.ps1 -Url https://contoso.sharepoint.com/sites/pwa -ResourceId 0c7cd3fb-a0be-e111-9fte-00155d022d022681

このコマンドを実行すると、続行するかどうかを確認するメッセージが表示されます。

確認してスクリプトが正常に完了すると、次のメッセージが表示されます。 リソース <ユーザーのリソース ID> のすべてのデータが削除されました (リソースの名前を除く)。

シナリオ 2: Project Online インスタンスからユーザーの情報を削除するが、すべての場所で表示名を更新する

このコマンドを使用すると、ユーザーのユーザー データが Project Online インスタンスから削除され、ユーザーの表示名が任意の名前に変更されます。これはタイムシート レコードでも発生します。 Your organization は、ユーザーの表示名を「削除されたユーザー」など、ユーザーの ID を匿名にする名前に変更できます。

ユーザーをログオン名またはリソース ID で指定できることに注意してください。

ログオン名を使用する

ログオン名でユーザーを指定する場合は、コマンドレットを次のように使用します。

.\Invoke-RedactProjectUser.ps1 -Url <PWASiteURL> -LoginName <logonName> -UpdateDisplayName "<newDisplayName>" -RedactTimesheet $true

たとえば、次のようにすると、evac@contoso.onmicrosoft.comのすべてのユーザー データが削除され、https://contoso.sharepoint.com/sites/pwa サイト全体で表示名が "削除されたユーザー" に変更されます。

.\Invoke-RedactProjectUser.ps1 -Url https://contoso.sharepoint.com/sites/pwa -LoginName evac@contoso.onmicrosoft.com -UpdateDisplayName "Deleted User" -RedactTimesheet $true

このコマンドを実行すると、続行するかどうかを確認するメッセージが表示されます。

確認してスクリプトが正常に完了すると、次のメッセージが表示されます。 リソース <ユーザーのログイン名> のすべてのデータが削除され、タイムシート レコードを含むすべての場所でリソースの名前が <更新された表示名> に変更されました。

リソース ID を使用する

リソース ID でユーザーを指定する場合は、コマンドレットを次のように使用します。

.\Invoke-RedactProjectUser.ps1 -Url <PWASiteURL> -ResourceID <ResourceID> -UpdateDisplayName "<newDisplayName>" -RedactTimesheet $true

たとえば、次の操作では、リソース ID が 0c7cd3fb-a0be-e111-9fte-00155d022d022681 のユーザーのすべてのユーザー データを削除し、https://contoso.sharepoint.com/sites/pwa サイト全体で表示名を「削除されたユーザー」に変更します。

.\Invoke-RedactProjectUser.ps1 -Url https://contoso.sharepoint.com/sites/pwa -ResourceId 0c7cd3fb-a0be-e111-9fte-00155d022d022681 -UpdateDisplayName "Deleted User" -RedactTimesheet $true

このコマンドを実行すると、続行するかどうかを確認するメッセージが表示されます。

確認してスクリプトが正常に完了すると、次のメッセージが表示されます。 リソース <ユーザーのリソース ID> のすべてのデータが削除され、リソースの名前がタイムシート レコードを含むすべての場所で <更新された表示名> に変更されました。

シナリオ 3: Project Web App サイトからユーザーの情報を削除するが、タイムシート レコードを除くすべての場所で表示名を変更する

このコマンドを使用すると、ユーザーのデータが Project Web App サイトから削除され、ユーザーの表示名が指定した名前に変更されますが、これはタイムシート レコードでは発生しません。 organization は、ユーザーの表示名をタイムシート レコードに保持するビジネス上の理由があるかどうかを後で分析する必要がある場合があります。

ユーザーをログオン名またはリソース ID で指定できることに注意してください。

ログオン名を使用する

ログオン名でユーザーを指定する場合は、コマンドレットを次のように使用します。

.\Invoke-RedactProjectUser.ps1 -Url <PWASiteURL> -LoginName <logonName> -UpdateDisplayName "<newDisplayName>" -RedactTimesheet $false

たとえば、次のようにすると、evac@contoso.onmicrosoft.comのすべてのデータが削除され、タイムシート レコードを除き、https://contoso.sharepoint.com/sites/pwa サイト全体で表示名が「削除されたユーザー」に変更されます。

.\Invoke-RedactProjectUser.ps1 -Url https://contoso.sharepoint.com/sites/pwa -LoginName evac@contoso.onmicrosoft.com -UpdateDisplayName "Deleted User" -RedactTimesheet $false

このコマンドを実行すると、続行するかどうかを確認するメッセージが表示されます。

確認してスクリプトが正常に完了すると、次のようなメッセージが表示されます。 確認してスクリプトが正常に完了すると、次のメッセージが表示されます。リソース <ユーザーのリソース ID> のすべてのデータが削除され、リソースの名前がタイムシート レコードを除くすべての場所で <更新された表示名> に変更されました。

リソース ID を使用する

リソース ID でユーザーを指定する場合は、コマンドレットを次のように使用します。

.\Invoke-RedactProjectUser.ps1 -Url <PWASiteURL> -ResourceID <ResourceID> -UpdateDisplayName "<newDisplayName>" -RedactTimesheet $false

たとえば、次の場合、リソース ID が 0c7cd3fb-a0be-e111-9fte-00155d022d022681 のユーザーの個人データがすべて削除され、タイムシート レコードを除く https://contoso.sharepoint.com/sites/pwa サイト全体で表示名が "削除されたユーザー" に変更されます。

.\Invoke-RedactProjectUser.ps1 -Url https://contoso.sharepoint.com/sites/pwa -ResourceId 0c7cd3fb-a0be-e111-9fte-00155d022d022681 -UpdateDisplayName "Deleted User" -RedactTimesheet $false

このコマンドを実行すると、続行するかどうかを確認するメッセージが表示されます。

確認してスクリプトが正常に完了すると、次のメッセージが表示されます。リソース <ユーザーのログイン名> のすべてのデータが削除され、リソースの名前がタイムシート レコードを除くすべての場所で <更新された表示名> に変更されました。

手順 8 - PWA サイトに接続する Project クライアント ユーザーのキャッシュをクリアする

IT 管理者は、Project Professional または Microsoft Project デスクトップ クライアントが Project Online インスタンスに接続されているすべてのデバイスでキャッシュをクリアする必要があります。 キャッシュをクリアすると、ユーザー情報が削除されたプロジェクトが、システムに残っているキャッシュ データから更新されなくなります。 また、キャッシュをクリアする前に、ユーザーのプロジェクトがクライアントで開かれていないことを確認する必要があります。

Project Professional 2016 および Project でキャッシュをクリアするには:

1. [ ファイル ] メニューを選択し、[ オプション] をクリックします。

2. [ プロジェクト オプション] ページで、[ 保存] を選択します。

3. [ キャッシュ] セクションで、[ キャッシュのクリーンアップ] を選択します。

関連項目

Project Online からユーザー データをエクスポートする

Project Online JSON オブジェクト定義のエクスポート