Administrer data i appen din (forhåndsvisning)

Apper trenger ofte data, som oppgaver, eiendeler, forespørsler eller kundeopplysninger. Når du lager en app i Microsoft Copilot Studio, kan du starte med eksempeldata, lagre informasjon i nettleseren, eller koble appen til en organisasjonsdatakilde.

Denne artikkelen forklarer de vanlige måtene en app fungerer med data på, og hvordan tilkoblinger, identitet og tillatelser påvirker personene som bruker appen.

Vanlige måter apper fungerer med data på

En app kan bruke en eller flere av følgende tilnærminger.

Noen apper trenger ikke datalagring. For eksempel kan en kalkulator eller enhetsomformer gi resultater uten å lagre dem. En app kan også bruke flere kilder, avhengig av miljøets egenskaper og policyer.

Velg en datatilnærming

Bruk følgende spørsmål for å avgjøre hvordan appen skal fungere med data:

Start med prøvedata

Hvis du ikke kobler til en eksisterende kilde, kan Copilot Studio generere prøvedata som matcher appen du beskrev. Eksempeldata gjør en tidlig versjon av appen enklere å forhåndsvise og teste.

Behandle eksempeldata som representativt innhold, ikke som et sted å lagre forretningsopptegnelser. Endringer gjort mens man bruker prøvedata kan tilbakestilles når appen lastes inn på nytt eller når Copilot Studio genererer deler av appen.

Eksempelposter kan også inkluderes i selve den genererte appen. Som et resultat er det ikke pålitelig å oppdatere forhåndsvisningen av appen for å finne ut hvor en app lagrer dataene sine. Gå gjennom appens data og tilkoblinger før du stoler på at den lagrer informasjon.

Lagre appdata i nettleseren

Noen selvstendige apper kan lagre informasjon i nettleseren. Nettleserlokale data kan forbli igjen etter en oppdatering, men det er ikke det samme som tilkoblede organisasjonsdata.

Nettleserlokale data generelt:

• Er kun tilgjengelig i nettleserprofilen der du opprettet den
• Deles ikke automatisk med andre app-brukere
• Kanskje ikke tilgjengelig på en annen enhet
• Styres ikke som en SharePoint-, Dataverse- eller annen tilkoblet datapost

Bruk en organisatorisk datakilde når du trenger å dele poster, administrere data sentralt, eller gjøre data tilgjengelig på tvers av enheter.

Lagre og bruke organisasjonsdata

Sammenkoblede organisasjonsdata kan støtte to relaterte arbeidsflyter:

• Lagring av poster som folk oppretter eller oppdaterer gjennom appen
• Å jobbe med tabeller organisasjonen din allerede bruker

Oppsettet kan variere etter datakilde. Copilot Studio håndterer den støttede tilkoblingsprosessen og genererer app-konfigurasjonen som trengs for å jobbe med de valgte dataene. En tilkoblet tabell kan inneholde eksisterende poster og fortsette å motta nye poster fra appen.

Bruk SharePoint-lister

Bruk SharePoint-lister når appen din trenger enkle, listeformede teamdata. Avhengig av hvilket forhåndsvisningsscenario som støttes, kan Copilot Studio koble appen til en eksisterende liste eller opprette nye lister på et SharePoint-nettsted du kan bruke.

Copilot Studio kan spørre hvilke appposter du ønsker å lagre, om du skal bruke et eksisterende SharePoint-nettsted, og hvilket nettsted listene skal tilhøre. Å opprette eller bruke en tilkobling kan kreve din godkjenning og tillatelse til det valgte nettstedet og listene.

Bruk data fra eksisterende Dataverse-tabeller

Bruk Dataverse når appen skal fungere med strukturerte organisasjonsdata som organisasjonen din allerede administrerer i et Power Platform-miljø. I forhåndsvisning kobler Copilot Studio apper til eksisterende Dataverse-tabeller.

Copilot Studio kan be deg velge et Dataverse-miljø, tabell og tilkobling. Du må ha tillatelse til å bruke den valgte tabellen og utføre operasjonene appen krever.

Sammenlign SharePoint-lister og Dataverse

Både SharePoint-lister og Dataverse lagrer organisasjonsdata under administratorstyring, men de passer til ulike behov. Hvis begge alternativene er tilgjengelige, bruk følgende sammenligning for å velge den beste matchen.

Etter å ha koblet til en SharePoint- eller Dataverse-tabell, gå gjennom appens Data og Connections for å bekrefte hvilken kilde den bruker.

Koble til andre eksisterende tabeller

Hvis organisasjonen din allerede har dataene appen trenger, be agenten koble appen til den kilden. I tillegg til SharePoint og Dataverse kan en app jobbe med andre tabellbaserte kilder tilgjengelig i miljøet, som Excel eller SQL.

Dataforbindelser lar en app lese eller skrive rader i en strukturert kilde. Den eksakte oppsettet varierer fra kilde til kilde, men Copilot Studio veileder deg gjennom å velge data og tilkobling appen skal bruke.

Lær om de ulike måtene en app kan bruke en Excel- eller CSV-fil i Work with Excel og CSV-filer. Andre tabellkilder kan også være tilgjengelige. Tilgjengeligheten avhenger av appens miljø. Gå gjennom og test resultatet før du publiserer appen, spesielt når brukere kan legge til, oppdatere eller slette oppføringer.

Endre eller oppfrisk en datatilkobling

Hvis kilden, tabellstrukturen eller tilkoblingen endres, be agenten oppdatere appens datatilkobling. Gå gjennom de oppdaterte feltene og test appen igjen før du publiserer. Unngå å endre generert tilkoblingskode direkte.

Tilkoblingstilgjengelighet og administratorpolicyer

Apper kan bruke datakilder og tilkoblinger som er tilgjengelige og tillatt i deres miljø. Datapolicyer og andre administratorkontroller avgjør hvilke kilder og tilkoblinger som er tilgjengelige.

Copilot Studio-apper kan ha tilgang til en delmengde av den bredere koblingskatalogen. Lær hvordan administratorer klassifiserer og kontrollerer koblinger i datapolicyer.

En datakilde eller forbindelse kan være utilgjengelig av en av følgende grunner:

• En policy blokkerer det.
• Miljøets kontaktkatalog inkluderer det ikke.
• Den nødvendige forbindelsen eksisterer ikke.
• Kontoen din har ikke tillatelse til å bruke den.
• Den nødvendige lisensen er ikke tilgjengelig.

Kontakt administratoren din hvis du forventer at en datakilde skal være tilgjengelig, men ikke kan velge eller bruke den.

Arbeid med Excel- og CSV-filer

Du kan bruke filer på flere måter, avhengig av om du vil gi kontekst, koble til live data eller la appbrukere laste opp en fil.

Legg ved en fil mens du lager en app

Velg + i chatten for å legge ved en fil som gir agenten mer kontekst. For eksempel kan en arbeidsbok hjelpe agenten med å forstå feltene og informasjonen appen skal vise. Å legge ved en fil som kontekst skaper ikke en varig forbindelse til den filen.

Koble til en Excel-tabell

Når Excel-kontakten er tilgjengelig, kan Copilot Studio koble en app til en tabell i en Excel-arbeidsbok. Denne tilkoblingen bruker levende data i stedet for et engangsfilvedlegg. Arbeidsboken må inneholde en definert Excel-tabell, og tilkoblingstilgjengelighet og tillatelser gjelder fortsatt.

Legg til filopplasting i en app

Copilot Studio kan også generere en appopplevelse der brukeren velger en Excel- eller CSV-fil som appen skal behandle i nettleseren. I dette tilfellet legges filen inn i den kjørende appen. Det blir ikke automatisk en sentralt delt eller kontinuerlig synkronisert datakilde.

Forstå identitet og tillatelser

Apper får tilgang til tilkoblede data på vegne av den innloggede brukeren.

Denne betingelsen betyr:

• Appen gir ikke automatisk noen tilgang til data de ellers ikke kunne brukt.
• Ulike brukere kan se ulike data basert på sine tillatelser.
• En bruker kan måtte opprette eller samtykke til en tilkobling første gang de bruker appen.
• En tilkoblet dataoperasjon kan feile hvis brukeren ikke har tillatelse til å utføre den.

Før publisering, test appen med en konto som har tillatelser som ligner på de tiltenkte brukerne.

Klargjør appdata for publisering

En vanlig arbeidsflyt er:

1. Beskriv appen og se gjennom forhåndsvisningen.
2. Raffiner feltene, skjermene og handlingene ved å bruke sample- eller nettleserlokale data.
3. Koble til en organisatorisk datakilde, enten den er konfigurert for appen eller allerede eksisterer.
4. Gå gjennom appens data og tilkoblinger.
5. Test med kontoer som representerer de tiltenkte brukerne.
6. Publiser appen.
7. Del appen og bekreft separat at brukerne har tilgang til de underliggende dataene.

Du kan også starte direkte fra eksisterende organisasjonsdata når du allerede vet hvilken kilde appen skal bruke.

Administrer tilkoblinger i appen din

Når en app samarbeider med en organisatorisk kilde eller en ekstern tjeneste, skjer det via en kobling — en forhåndsbygd lenke til en tjeneste som Outlook, SharePoint eller Dataverse. En tilkobling er den autoriserte koblingen mellom appen din og en av disse koblingene. Kontakter er tilgjengelige for et bredt spekter av Microsoft- og tredjepartstjenester; for å bla gjennom dem, se referansen for kontakt.

Du lager ikke tilkoblinger manuelt. Beskriv hva du vil at appen skal gjøre, og Copilot Studio legger til kontakten appen trenger. For eksempel, å be appen sende en melding når en post legges til, er det som legger til en tilkobling til en e-postkobling. For å fjerne, spør enkelt i chatten om å fjerne den etablerte forbindelsen.

Forbindelser påvirker personene som bruker appen din på følgende måter.

Hvis en kobling du forventer ikke er tilgjengelig, er en administratorpolicy den vanligste årsaken. Kontakt administratoren din for å finne ut hvilke kontakter som er tillatt i ditt miljø.

Gå gjennom tilkoblinger i appen din

For å se hvilke tilkoblinger appen din bruker, velg appnavnet i kommandolinjen, og velg deretter Forbindelser. Hver tilkobling viser kontaktens ikon, navn og en kort beskrivelse av hva den gjør. Du kan søke i listen etter navn eller beskrivelse.

Feilsøking av data og tilkoblinger i appen din

• Endringer forsvinner når appen lastes inn på nytt. Appen kan bruke prøvedata eller en annen midlertidig datakilde. Gå gjennom Data ogForbindelser og be agenten koble til en organisasjonsdatakilde.
• Data forblir etter oppdatering, men andre brukere kan ikke se det. Appen kan bruke nettleserlokal lagring. Nettleserlokal informasjon deles ikke automatisk mellom brukere, nettlesere eller enheter.
• En datakilde eller tilkobling er ikke tilgjengelig. Datakilden kan være utilgjengelig eller blokkert i miljøet. Bekreft at forbindelsen eksisterer, og at administratorens policy, tillatelser og lisenser tillater det.
• En bruker kan åpne appen, men kan ikke se dataene deres. Å åpne appen gir ikke tillatelse til underliggende data. Bekreft at brukeren har tilgang til SharePoint list, Dataverse-tabellen, arbeidsboken eller annen kilde, og har samtykket til eventuell nødvendig tilkobling.
• Endringer i en vedlagt fil vises ikke i appen. En vedlagt fil gir kontekst for appopprettelse, men er ikke automatisk en live-tilkobling. Koble til Excel-tabell via en tilgjengelig kobling hvis appen trenger å lese gjeldende arbeidsbokdata.
• En tilkoblet kilde ble endret, men appen bruker fortsatt en eldre struktur. Den genererte tilkoblingen må kanskje oppdateres eller opprettes på nytt slik at appen kan bruke det oppdaterte skjemaet. Gå gjennom kilden og tilkoblingen før du endrer generert app-kode manuelt.

Relatert informasjon

• Lag en app i Microsoft Copilot Studio
• Publiser og del en app i Microsoft Copilot Studio