Patroon 1: AI-ondersteuning voor medewerkers

Werknemers gebruiken AI-agents om persoonlijke werkstromen te onderzoeken, analyseren, ontwerpen en automatiseren, terwijl mensen verantwoordelijk blijven voor alle beslissingen en resultaten.

In dit patroon raadt de agent aan en beslist de mens. De agent versterkt afzonderlijke mogelijkheden zonder verantwoordelijkheid over te dragen.

Wat dit patroon is

Met AI-ondersteuning krijgt elke medewerker een capabele assistent in handen. Het doel is een brede productiviteitsverhoging in dagelijks werk, niet de automatisering van een end-to-end proces.

Dit patroon bevindt zich aan de ondersteuningszijde van de verschuiving van ondersteuning naar uitvoering die de hele reeks kenmerkt. Ondersteunende agenten ondersteunen een persoon die de volledige beslissingsbevoegdheid behoudt en de laatste actie onderneemt. Leidinggevenden nemen acties in verschillende systemen terwijl mensen de resultaten overzien. Het onderscheid is belangrijk omdat hiermee de governance wordt ingesteld die u nodig hebt. Ondersteunende agents brengen vertrouwde governance met weinig risico met zich mee. U hebt geen benoemde agenteigenaren, formele runbooks voor risicoreacties of federatieve beslissingsrechten nodig om iemand een document samen te laten vatten.

Wat agents doen

Agenten in dit patroon handelen routinematige, tijdrovende taken af die veel concentratie vragen zonder dat daar beoordelingsvermogen voor nodig is:

• Inhoud opstellen, bewerken en samenvatten in e-mail, documenten en presentaties
• Vergaderingen van begin tot eind voorbereiden: briefingdocumenten genereren, ondersteunende analyses en presentaties die klaar zijn voor de klant en vervolgens voorbereidingstijd in de agenda plannen
• Opvolgen van vergaderingen automatiseren: beslissingen vastleggen, statusupdates opstellen en relevante bestanden bijvoegen
• Onderwerpen onderzoeken door gegevens op te halen uit web- en werkbronnen, analyse samen te stellen met bronvermeldingen en resultaten in te pakken in gestructureerde uitvoer
• De agenda triatleren en opschonen: planningen bekijken, conflicten markeren en vergaderingen met een lage waarde markeren en focusblokken voorstellen
• Werkstromen in meerdere stappen coördineren in Microsoft 365, geaard in e-mailberichten, vergaderingen, berichten, bestanden en gegevens
• Functiespecifieke kennisvragen beantwoorden
• Gegevens analyseren en rapporten, spreadsheets en gelabelde werkmappen genereren

De agent fungeert als een geschikte persoonlijke assistent waarmee werknemers zich kunnen richten op het werk dat echt menselijk oordeel vereist.

Wat mensen doen

De mens behoudt overal volledige besluitvormingsbevoegdheid. Ze beoordelen de uitvoer van de agent, gebruiken hun beoordelingsvermogen en zijn verantwoordelijk voor elke ondernomen actie. Dit duidelijke verantwoordingsmodel maakt dit patroon toegankelijk: er is geen eigendomsoverdracht naar de agent, geen herontwerp van bedrijfsprocessen en geen nieuwe governance-infrastructuur vereist.

Hoe het operationele model werkt

Voor het implementeren van dit patroon zijn wijzigingen in vier dimensies vereist:

De meest voorkomende fout is het behandelen van deze wijziging als een technologie-implementatie. Het is een gedragswijzigingsprogramma. Licenties tellen pas als gebruik wanneer ze zijn ingeschakeld.

Beoogd volwassenheidsprofiel

Elk patroon heeft een beoogd volwassenheidsprofiel over de vijf capaciteitsfactoren, ingeschaald van niveau 100 (initieel) tot niveau 500 (efficiënt). Voor ai-activering van werknemers hebben de meeste stuurprogramma's alleen herhaalbare volwassenheid nodig, maar organisatie en cultuur hebben gedefinieerde volwassenheid nodig.

Als u uw huidige status wilt beoordelen op basis van dit profiel, neemt u de beoordeling van de gereedheid van de agent of verkent u het volledige volwassen ai-implementatiemodel voor agents.

Belangrijk inzicht: Het organisatie- en cultuurstuurprogramma vereist de hoogste relatieve volwassenheid (niveau 300), omdat u elke werknemer vraagt om de werking ervan te wijzigen. Technologie is het gemakkelijke onderdeel. Acceptatie is de uitdaging. Zonder leiderschap door het goede voorbeeld en doorlopende ondersteuning leiden licenties niet tot daadwerkelijk gebruik.

Belemmering voor groei: organisatie en cultuur. Als mensen niet worden ingeschakeld en aangemoedigd, is de acceptatie niet mogelijk, ongeacht de gereedheid van technologie.

Aanbevolen structuur van Center of Excellence: Gecentraliseerd

Een centraal Center of Excellence (CoE) stelt kaders in, beheert platforms, voert communityprogramma's uit en houdt de acceptatie bij. Afzonderlijke medewerkers gebruiken en ontwikkelen lichtgewicht agents binnen die vangrails. De hoofdtaak van de CoE is inschakelen, geen controle.

Kom meer te weten over structuur, rollen en governance op basis van risiconiveaus in Een agentisch expertisecentrum opzetten.

Wat u nodig hebt en niet nodig hebt

U hebt het volgende nodig:

• Leiders als rolmodel: leiders moeten agents zichtbaar gebruiken en actief uitdragen, zodat medewerkers adoptie zien als verwacht gedrag en niet als iets optioneels.
• Doorlopende ondersteuning: Bied training, tips, communityondersteuning en scenario-gebaseerd leren, niet alleen licenties.
• Gestandaardiseerde platforms: gebruik een consistente set hulpprogramma's om schaduw-IT-risico's te verminderen en het veilige pad het eenvoudige pad te maken.
• Lichtgewicht telemetrie: houd acceptatie, gebruikspatronen en waardesignalen bij, zodat u kunt bepalen wat er werkt.
• Beleid voor acceptabel gebruik wissen: definieer welke agents wel en geen toegang hebben, zodat werknemers de grenzen kennen.
• Wijzigingsbeheer: mensen hebben expliciete toestemming en stimulans nodig om gewoonten te veranderen. Mensen veranderen zelden gewoonten zonder een opzettelijk programma.

U hebt het volgende niet nodig:

• Procesherontwerp: agents verbeteren bestaande werkstromen. Ze vervangen ze niet.
• Modellen voor domeineigendom: personen zijn eigenaar van hun eigen uitvoer.
• Federatieve governance: Gecentraliseerd beleid is voldoende op deze schaal.
• Indeling met meerdere agents: elke assistent heeft één doel.
• Zware IT-betrokkenheid: gebruikers worden ingeschakeld zonder IT-betrokkenheid.

Metrische gegevens over waarde en succes

Waarde wordt weergegeven op twee niveaus: de afzonderlijke ervaring en het resultaat van de organisatie. Meet ze beide. Koppel leidende signalen, zoals acceptatie, met vertraagde signalen, zoals herinvesteerde capaciteit, om waarde vroeg te vormen en later te bewijzen. Waardemeting maakt deel uit van de waarde-realisatiedimensie in het adoptiematuriteitsmodel. In dit patroon helpt het u continue investeringen te verdedigen.

Hoe ziet de waarde eruit

Organisaties die dit patroon goed toepassen, melden:

• Brede productiviteit verhogen en meer vertrouwen met behulp van AI in dagelijks werk.
• Meer focus op werk met hoge toegevoegde waarde doordat het wisselen tussen contexten en het zoeken naar informatie afnemen.
• Uitvoer van hogere kwaliteit, niet alleen snellere voltooiing van taken.
• Snellere, betrouwbaardere beslissingen door betere toegang tot context.
• Effectievere samenwerking die zich richt op beslissingen in plaats van coördinatie.

Metrische gegevens voor succes om bij te houden

Houd een kleine, evenwichtige verzameling bij, verdeeld over vijf categorieën. Acceptatie is het eerste signaal. Bedrijfswaarde is het bewijs.

De verhalen van klanten die verderop in dit artikel worden beschreven, laten zien hoe goed eruitziet in de praktijk: uren die per persoon per week zijn opgeslagen, dubbele cijfers van geretourneerde tijd en acceptatiepercentages boven de 70%.

Hoe te meten

Gebruik de ingebouwde meetoppervlakken voordat u iets aangepasts bouwt:

• Microsoft Copilot-dashboard in Viva Insights: toont acceptatie en gebruik in de hele organisatie, waaronder actieve gebruikers, retentie en gebruik per app, plus benchmarks voor vergelijkbare organisaties. Elke Microsoft 365 zakelijke of zakelijke klant met Exchange Online kan deze bekijken. Geen betaalde Viva Insights licentie of een Copilot licentie is vereist.

• Microsoft 365 Copilot impactrapport: een Power BI sjabloon, gevuld vanuit Viva Insights, die Copilot ondersteunde uren aanlicht en Copilot en niet-Copilot gebruikers vergelijkt in vergaderingen, Teams-chat, e-mail en documenten.

Combineer deze telemetrie met twee procedures die de getallen betrouwbaar maken:

• Stel een basislijn in vóór de implementatie. Leg vast hoe lang belangrijke taken vandaag duren, zodat u de wijziging later kunt weergeven.
• Een vergelijkingsgroep behouden. Vergelijk Copilot gebruikers met een vergelijkbare groep niet-gebruikers en voeg zelf gerapporteerde tijd toe en waar vrijgemaakte tijd heen gaat. Gebruiksgegevens laten zien dat er een actie is uitgevoerd. Mensen vertellen je of het heeft geholpen.

Het doel instellen voordat u meet

Definieer eerst het resultaat en meet het vervolgens. Teams die akkoord gaan met de resultaten die ze willen, zijn veel vaker frequente, hoogwaardige agentgebruikers dan teams die zonder doel overstappen. Noem de dagelijkse taken die er voor elke rol toe doen, zoals samenvattingen van vergaderingen voor managers of het schrijven van eerste concepten voor communicatie, en meet die scenario’s.

Algemene antipatronen

De meeste fouten in dit patroon komen van de behandeling van acceptatie als technologietaak. Let op deze patronen.

Klantverhalen

Deze gepubliceerde Microsoft klantverhalen tonen de ai-activering van werknemers op schaal. Elk exemplaar richt zich op een brede Microsoft 365 Copilot implementatie voor individuele productiviteit, met mensen die de controle hebben over beslissingen.

Microsoft agentische mogelijkheden voor dit patroon

In de volgende voorbeelden worden de mogelijkheden gemarkeerd die met name relevant zijn voor de ai-activering van werknemers. Gebruik deze voorbeelden als uitgangspunt voor het vergelijken van mogelijkheden voor uw scenario's en gebruikerssegmenten en verken vervolgens het agentecosysteem van Microsoft voor het volledige beeld.

Copilot in de apps die mensen al gebruiken

Meer informatie:

• Copilot-functies in Microsoft 365-apps
• Aan de slag met Word-, Excel- en PowerPoint-agents in Microsoft 365 Copilot

Vergaderingen

Copilot in Teams-vergaderingen beantwoordt vragen tijdens en na een vergadering, vat de discussie samen en somt actie-items en verantwoordelijken op. Transcriptie moet ingeschakeld zijn.

Intelligente samenvatting van vergaderingen in Teams produceert een duurzaam overzicht na de vergadering met AI-notities, actie-items en tijdlijnmarkeringen. Voor dit overzicht is een Teams Premium- of Microsoft 365 Copilot-licentie vereist.

Bereik uw inhoud buiten Microsoft 365

Microsoft 365 Copilot connectors breiden het bereik van Copilot uit tot buiten Microsoft 365, naar de andere systemen waarin uw werk zich bevindt. Met meer dan 100 vooraf gebouwde connectoren naar bronnen zoals ServiceNow, Salesforce, Confluence, Jira, Box en Google Drive kan Copilot die content in dezelfde chat vinden en analyseren, de bron vermelden en voorkomen dat u tussen tools moet wisselen. Connectors respecteren de bestaande machtigingen van elke persoon, zodat u alleen ziet wat u mag zien. Deze zijn standaard alleen-lezen.

Redenerende agents voor dieper werk

• Onderzoeker pakt complex, multistapsonderzoek aan. Het combineert een redeneermodel voor diepgaand onderzoek met uw werkdata en het web om een onderbouwde analyse met bronvermelding te produceren, zoals een go-to-marketplan dat is gebaseerd op uw eigen documenten.
• Analyst redeneert op basis van onbewerkte gegevens, zoals een ervaren data-analist. Code wordt uitgevoerd, werkt in meerdere spreadsheets en produceert inzichten en visualisaties.

Duurzame canvassen

• Copilot Pagina's een Copilot antwoord verandert in een permanent, bewerkbaar canvas dat u kunt verfijnen en delen, en vervolgens exporteert naar Word of PowerPoint.
• Copilot-notebooks beperkt Copilot tot een zorgvuldig samengestelde set bestanden, pagina's en notities, zodat antwoorden gebaseerd blijven op de bronnen die u selecteert.

Lichtgewicht agents die medewerkers zelf bouwen

• Agent Builder in Microsoft 365 Copilot is de manier zonder code voor een zakelijke gebruiker om een persoonlijke of teamagent te bouwen. Beschrijf wat het moet doen, wijs deze aan op kennis zoals SharePoint of webbronnen, voeg hulpprogramma's toe, test en deel deze. Voorbeelden hiervan zijn een schrijfcoach, een onboarding buddy of een agent voor statusupdates.
• Microsoft Copilot Studio is de studio met weinig code voor meer geschikte agents die connectors, aangepaste logica of publiceren naar zowel Microsoft 365 Copilot als Teams nodig hebben. Gebruik dit als het bereik zonder code van Agent Builder niet voldoende is.

Beginnen met een sjabloon

Sjablonen bieden een getest uitgangspunt, zodat u tijd besteedt aan het aanpassen in plaats van het ontwerpen van nul. Deze aanpak maakt het eenvoudiger voor werknemers die nooit een volledig nieuwe agent hebben gebouwd.

• Agentsjablonen in Agent Builder passen de ontwerprichtlijnen en aanbevolen procedures van Microsoft toe. Selecteer in Microsoft 365 Copilot De nieuwe agent>beginnen met een sjabloon en beschrijf de agent in natuurlijke taal.
• Direct inzetbare agents ondersteunen alledaagse persoonlijke productiviteitstaken. Voorbeelden die passen bij dit patroon zijn: Plan My Day, waarmee uw agenda, e-mail en taken worden opgehaald en wordt aangegeven waar u zich eerst op moet richten; StatusUpdate, waarmee uw recente Microsoft 365 activiteit wordt omgezet in een voortgangsupdate die u kunt delen; en Persoonlijke Nieuwssamenvatting, die signalen over Microsoft 365 samenvat in een gepersonaliseerde, ruisvrije digest. Zet er een in zoals die is, en pas die vervolgens aan op uw werk.

Agents werk laten uitvoeren dat uit meerdere stappen bestaat

Naarmate Copilot volwassener wordt, gaan agenten van het beantwoorden van een vraag naar het uitvoeren van een taak, terwijl u de grenzen bepaalt en de resultaten beoordeelt.

• Copilot Cowork pakt langere, meerstapswerkzaamheden op in uw documenten, vergaderingen, e-mail, Teams en onderzoekstaken. Het werkt binnen uw machtigingen en levert definitieve resultaten op zodat u die kunt beoordelen, niet slechts een concept. Copilot Cowork is nu algemeen verkrijgbaar en gebruikt de Copilot Credits.
• Microsoft Scout is een altijd beschikbare persoonlijke agent. Het werkt op de achtergrond in uw Microsoft 365-apps en handelt namens u in de machtigingen en beleidsregels die u en uw organisatie hebben ingesteld, waardoor de mogelijkheid wordt verplaatst van het beantwoorden van vragen tot het reageren op uw prioriteiten, met u de controle.

Opnieuw gebruiken wat werkt

Copilot-promptgalerie slaat Microsoft gecureerde prompts op plus de prompts die u en uw team maken. Hergebruik wat al werkt in Copilot Chat, Teams en Outlook.

Hoe u weet dat u klaar bent

Start dit patroon als de meeste van deze instructies waar zijn:

• Leiders zijn bereid om agents voor hun eigen werk in te zetten en te ondersteunen.
• U kunt doorlopende ondersteuning financieren, niet alleen licenties.
• U hebt een gestandaardiseerd, enterprise-beveiligd Copilot platform.
• U hebt een duidelijk beleid voor acceptabel gebruik.
• U kunt acceptatie en waarde meten, niet alleen seats die zijn toegewezen.

Volgende stappen 

Of ontdek het volledige volwassenheidsmodel voor de adoptie van agentische AI.

Bekijk andere patronen in meer detail:

• Patroon voor empowerment van bedrijfsexperts
• Patroon voor werkplek- en IT-services
• Basispatroon voor bedrijfsprocesstroomtransformatie
• Patroon voor externe betrokkenheid
• Patroon voor AI-gerichte mogelijkheden

Gerelateerde informatie

• Microsoft 365 Copilot Hub
• Overzicht van Microsoft 365 Copilot Connectoren
• overzicht van Microsoft 365 Copilot uitbreidbaarheid
• Microsoft 365 Copilot acceptatiehandleiding en overzicht voor IT-beheerders
• Microsoft 365 Copilot gebruiksrapport
• Microsoft Copilot-dashboard in Viva Insights
• Microsoft 365 Copilot-impactrapport
• Bepalen welke Copilot geschikt is voor u of uw organisatie