E-mails opstellen met Copilot

_Van toepassing op: Dynamics 365 Contact Center, ingesloten

Wanneer u e-mails voor klanten opstelt, kan Copilot suggesties doen om deze duidelijk, beknopt en overtuigend te maken.

Controleer altijd het antwoord dat Copilot genereert voordat u het e-mailbericht naar de klant verzendt.

Voorwaarden

  • Uw beheerder heeft deze functie ingeschakeld.
  • U beschikt over de vereiste machtigingen om Copilot te gebruiken.

Copilot-e-mails opstellen

  1. Open in de werkruimte van Copilot Service het Copilot helpvenster.
  2. Selecteer Een e-mail schrijven.

Copilot gebruiken om een e-mail op te stellen

U kunt Copilot in de e-maileditor gebruiken of de vooraf gedefinieerde prompts in het helpvenster van Copilot gebruiken om een e-mail op te stellen.

Wanneer u Copilot gebruikt om een e-mail op te stellen, kunt u de volgende functies gebruiken om u te helpen een antwoord aan een klant te schrijven:

Prompts gebruiken

U kunt de vooraf gedefinieerde prompts gebruiken om e-mailconcepten te genereren op het tabblad Een e-mail schrijven van het helpvenster Copilot:

U kunt de vooraf gedefinieerde prompts gebruiken om e-mailconcepten te genereren op het tabblad Een e-mail schrijven van het helpvenster Copilot:

  • Een oproep voorstellen: stelt een antwoord op dat voorstelt om dezelfde of de volgende dag met de klant te bellen.
  • Meer informatie vragen: stelt een antwoord op om de klant om meer details te vragen om het probleem op te lossen.
  • Meeleven met feedback: stelt een antwoord op dat een empathisch antwoord vormt aan een klant die een klacht over een situatie uit.
  • Product-/servicegegevens verstrekken: stelt een antwoord op met details of beantwoordt vragen van klanten over een bepaald product of een bepaalde service.
  • Het probleem van de klant oplossen: stelt een antwoord op met een oplossing (en eventuele oplossingsstappen) voor het probleem van de klant.
  • Aangepast: hiermee kunt u uw eigen prompt voor het antwoord geven.

Wanneer u een e-mail beantwoordt die is gekoppeld aan een case, wordt in de e-maileditor de kaart Concept maken met Copilot weergegeven. In de kaart kunnen servicemedewerkers een prompt met context opgeven over het e-mailconcept dat Copilot moet genereren. Een prompt kan bijvoorbeeld zijn: 'Schrijf een e-mail over documenten die nodig zijn voor accountverificatie'.

Copilot selecteert automatisch het meest geschikte e-mailsjabloon en voegt dit in de e-maileditor in op basis van je prompt en de context van de e-mail. Als het e-mailsjabloon een vooraf geconfigureerde prompt bevat, genereert Copilot automatisch het concept op basis van de prompttekst wanneer je een sjabloon invoegt. Delen van de door Copilot gegenereerde e-mail zijn gemarkeerd met een duidelijk visueel element.

Notitie

U kunt de aanbevolen e-mailsjablonen van Copilot alleen gebruiken als er geen tekst in de e-maileditor staat. Als er tekst in de editor staat, genereert Copilot een e-mailconcept zonder gebruik te maken van een e-mailsjabloon.

Schermopname van het opstellen van een e-mail in de RTF-editor.

Als u tevreden bent met het concept, kunt u Bewaren selecteren om het zo te gebruiken.

Copilot geeft de e-mailsjabloon weer die is gebruikt om het concept te genereren. U kunt Een andere sjabloon kiezen selecteren als de sjabloon niet geschikt is. De volgende acties zijn van toepassing:

  • Het dialoogvenster Door Copilot aanbevolen sjablonen wordt weergegeven.
  • Het systeem geeft vijf e-mailsjablonen weer die Copilot aanbeveelt op basis van de context van de e-mail.
  • U kunt een van de door Copilot aanbevolen sjablonen selecteren of handmatig een e-mailsjabloon zoeken en invoegen. Meer informatie vindt u in Dialoogvenster voor het selecteren van uitgebreide e-mailsjablonen.
  • Multiturn-antwoorden en de schakelaar Use knowledge sources zijn niet beschikbaar wanneer Copilot op basis van een sjabloon een e-mailconcept genereert.

Schermafbeelding van door Copilot aanbevolen e-mailconcept in de RTF-editor.

E-mailsjablonen gebruiken die zijn getagd met bedrijfsfunctie

Copilot selecteert automatisch de geschikte e-mailsjabloon op basis van de bedrijfscontext van uw casus, wat uw e-mailopstelproces efficiënter maakt. Als uw beheerder e-mailsjablonen heeft getagd met bedrijfsspecifieke gegevens voor een e-mail die aan de zaak is gekoppeld, voert Copilot de volgende acties uit om een antwoord te genereren:

  • Analyseert de casecontext en identificeert het bedrijfsproces.
  • Kiest het juiste sjabloon dat is getagd met de bijbehorende bedrijfslijn.
  • Hiermee wordt een e-mailconcept gegenereerd met behulp van de geselecteerde sjabloon en de gebruikte sjabloon wordt weergegeven in de editor.
  • Als er geen e-mailsjabloon bestaat voor de line-of-business van uw case, genereert Copilot een concept zonder een e-mailsjabloon te gebruiken.

U kunt de inhoud ongewijzigd gebruiken of de inhoud van het e-mailconcept aanpassen indien nodig. Als u de sjabloon wilt wijzigen, kunt u een andere sjabloon kiezen om het dialoogvenster Aanbevolen Copilot-sjablonen te openen en een andere sjabloon te selecteren.

Gedeeltelijke e-mailconcepten genereren met Copilot

U kunt de inline e-mailassistentie van Copilot gebruiken om een gedeeltelijk concept te genereren in plaats van een volledig e-mailconcept. Met deze functie kunt u een respons genereren op een specifiek onderdeel van de e-mail of meer details toevoegen aan een bestaand e-mailconcept.

Voer de volgende stappen uit om het gedeeltelijke concept te genereren:

  1. Plaats je cursor waar je gedeeltelijke tekst wilt genereren in de e-mailtekst.
  2. Kies Draft met Copilot. De kaart Concept maken met Copilot wordt weergegeven.
  3. Geef de prompt voor Copilot op om een gedeeltelijk concept te genereren. Bijvoorbeeld: "Voeg een persoonlijke verklaring van empathie toe".
  4. Selecteer Genereren. Copilot genereert het gedeeltelijke concept. U kunt het zo gebruiken of het concept aanpassen voordat u het aan de e-mail toevoegt.
  5. Schakel Kennisbronnen gebruiken in om kennisbronnen te gebruiken om het concept te genereren.

Schermafbeelding van gedeeltelijk concept van een e-mail in de RTF-editor.

Vervolgprompts gebruiken

Als u niet tevreden bent met de reactie van Copilot, kunt u aangepaste vervolgprompts gebruiken en Copilot op een natuurlijke, gespreksmatige manier begeleiden. U kunt maximaal vijf prompts tegelijkertijd gebruiken om het e-mailconcept te verfijnen. Als de knowledge base is ingeschakeld, gebruikt Copilot ook deze bronnen.

Hoe Copilot knowledge base en webbronnen gebruikt

Als uw beheerder kennisbronnen heeft ingeschakeld en vertrouwde domeinen heeft ingesteld, vinden de volgende acties plaats:

  • Copilot maakt gebruik van interne Knowledge Base-bronnen en doorzoekt de interne Knowledge Base en maximaal vijf vertrouwde domeinen om e-mailconcepten te genereren.
  • De toepassing geeft de kennisbronnen weer die zijn gebruikt om het concept te genereren wanneer u Bronnen controleren selecteert.
  • Wanneer je een aangepaste prompt gebruikt om het antwoord te verfijnen, toont de applicatie de knop Kennis bronnen gebruiken , die is ingeschakeld. Schakel de schakelaar uit om kennisbronnen uit te sluiten.

Voorgestelde antwoorden beoordelen

Wanneer u een van de vooraf gedefinieerde prompts selecteert, genereert Copilot een voorgesteld antwoord dat stapsgewijs in de gebruikersinterface wordt weergegeven. U kunt ook de inline bronvermeldingen bekijken waarin de Knowledge Base- - of websitekoppelingen worden weergegeven die Copilot heeft gebruikt om het antwoord op te stellen. Wanneer u met de muis over de bronvermelding beweegt, ziet u een inline koppeling naar de bron. U kunt Niet meer reageren selecteren om te voorkomen dat Copilot het e-mailconcept genereert. De toepassing geeft de prompts weer, zodat u opnieuw kunt beginnen.

Antwoorden verfijnen

U kunt het pictogram Aanpassen met Copilot selecteren om de lengte en toon van het antwoord in de Engelse taal te wijzigen. Ga hiervoor als volgt te werk:

  • Lengte: selecteer Kort, Gemiddeld of Lang om uw tekst beknopter te maken of uit te breiden.
  • Toon: selecteer Vriendelijk, Professioneel of Formeel om de toon van uw tekst aan te passen.

Gebruik een voorgestelde reactie

Om het concept dat Copilot genereert te gebruiken, voert u de volgende acties uit:

  • Selecteer Bewaren in de RTF-editor. U ziet het concept in de rich text editor, die u kunt gebruiken zoals het is of verder bewerken voordat u het naar de klant stuurt.
  • In het Copilot-deelvenster kunt u:
    • Bewerken selecteren om de reactie verder te verfijnen.
    • Selecteer Vertalen om het antwoord naar een andere taal te vertalen.
    • Kopiëren selecteren om het antwoord te kopiëren en vervolgens in de hoofdtekst van de e-mail te plakken.

Begin een nieuwe draft

Selecteer Opnieuw beginnen onder aan het Copilot-venster om terug te keren naar de prompts.

Reacties vertalen

Als vertaling is ingeschakeld, kunt u Vertalen selecteren en vervolgens de gewenste taal selecteren om het antwoord naar die taal te vertalen. U kunt ook Toon origineel selecteren om het antwoord naar de oorspronkelijke taal terug te vertalen.

E-mail bekijken, opstellen en beantwoorden
Copilot inschakelen om e-mails op te stellen
Veelgestelde vragen over Copilot in Customer Service
Veelgestelde vragen over verantwoorde AI voor Copilot-functies

  • Last updated on