Goedkeuringen met meerdere fasen en AI-goedkeuringen in agentenstromen (preview)

[Dit artikel maakt deel uit van de voorlopige documentatie en kan nog veranderen.]

In dit artikel wordt beschreven hoe u meerdere fasen en AI-goedkeuringen gebruikt in agentstromen.

Toegang tot multifase goedkeuringen

Goedkeuringen met meerdere fasen zijn exclusief beschikbaar in agentstromen. Agent flows zijn automatiseringen of workflows die zijn gebouwd in Copilot Studio en worden zelfstandig of samen met Copilot Studio-agents gebruikt. Meer informatie over agentstromen is te vinden in Overzicht van agentstromen.

Wat zijn goedkeuringen voor meerdere fasen?

Een goedkeuring met meerdere fasen is een mogelijkheid die geschikt is voor complexere goedkeuringsprocessen. Het biedt een uitgebreide set mogelijkheden waarmee organisaties robuuste goedkeuringswerkstromen kunnen bouwen voor hun bedrijfsprocessen, nu verbeterd met door AI aangestuurde besluitvorming.

Goedkeuringen met meerdere fasen combineren menselijke en AI-beoordelingen, om goedkeuringsbeslissingen te nemen op basis van bepaalde instructies, documenten en afbeeldingen. Deze combinatie maakt geautomatiseerde verwerking van routineaanvragen mogelijk, terwijl het menselijk toezicht op complexe beslissingen wordt gehandhaafd. Hierdoor worden goedkeuringscycli aanzienlijk worden versneld en wordt tegelijkertijd de naleving van het organisatiebeleid gewaarborgd.

Goedkeuringen met meerdere fasen zijn gebaseerd op standaardgoedkeuringen die worden gevonden in cloudstromen. Voordat u goedkeuringen voor meerdere fasen krijgt, moet u eerst vertrouwd raken met standaardgoedkeuringen . Hier volgen enkele bronnen om u op weg te helpen:

• Aan de slag met goedkeuringen
• Microsoft Power Platform en Azure Logic Apps referentie voor connectoren voor goedkeuringen

Belangrijkste functies van goedkeuringen met meerdere fasen

Goedkeuringen met meerdere fasen bieden de volgende belangrijke functionaliteiten, die hen onderscheiden van standaardgoedkeuringen:

• Handmatige goedkeuringsfasen: vraag goedkeuringsbeslissingen van menselijke belanghebbenden aan in verschillende fasen van het proces.
• AI-goedkeuringsfasen: implementeer geautomatiseerde besluitvorming op belangrijke punten in uw goedkeuringswerkstroom met behulp van AI-modellen.
• Voorwaarden/voorwaardelijke goedkeuringen: plaats voorwaarden tussen fasen om de goedkeuringswerkstroom dynamisch te beheren op basis van specifieke criteria.

Al deze mogelijkheden zijn beschikbaar als preview-versie.

Handmatige goedkeuringsfasen

Met handmatige fasen in uw goedkeuring voor meerdere fasen kunt u goedkeuringsbeslissingen aanvragen van verschillende menselijke belanghebbenden in verschillende fasen van het proces. In deze fasen kunt u bepalen of het goedkeuringstype 'Eerste om te reageren' of 'Iedereen moet goedkeuren' moet zijn, wat de titel van de goedkeuringsaanvraag is, aan wie de goedkeuring moet worden toegewezen en de relevante details waarmee de menselijke goedkeurder een beslissing moet nemen.

AI-goedkeuringsfasen

Met AI-fasen in uw goedkeuring met meerdere fasen kunt u geautomatiseerde besluitvorming implementeren op belangrijke punten in uw goedkeuringswerkstroom. In deze fasen geeft u het AI-model specifieke instructies en relevante invoer, zoals documenten, afbeeldingen, tekst en organisatiekennis. AI produceert een duidelijke goedkeurings- of weigeringsbeslissing met duidelijke logica op basis van uw instructies. U kunt goedkeuringsbeslissingen vanuit AI-fasen configureren voor beoordeling en goedkeuring door menselijke goedkeurders in volgende fasen. De menselijke beoordeling zorgt ervoor dat mensen de controle behouden en toch profiteren van een snellere verwerking van routinematige evaluaties.

Voorwaarden en voorwaardelijke goedkeuringen

Voorwaarden kunnen worden geplaatst tussen fasen in uw goedkeuring, voor meerdere fasen, om dynamisch werkstroombeheer te bieden door op basis van specifieke criteria de volgende actie in uw goedkeuringsproces te bepalen. Met voorwaarden kunt u logische regels definiëren op basis van invoer en de werkstroom zo configureren dat de fasen automatisch worden goedgekeurd, geweigerd, doorgestuurd naar een andere fase of volledig worden overgeslagen op basis van of aan deze voorwaarden wordt voldaan. Voorwaarden maken flexibele besluitvorming mogelijk, die uw goedkeuringswerkstroom aanpast aan verschillende scenario's zonder handmatige tussenkomst.

Goedkeuring met meerdere fasen instellen

Er zijn enkele stappen voor het instellen van een goedkeuring voor meerdere fases.

De actie met meerdere fasen toevoegen

In je flow kun je Een goedkeuring in meerdere fasen uitvoeren als actie toevoegen via de nieuwe Menselijke controle connector.

1. Open de ontwerper van de flow waarin je een meerfasige goedkeuring wilt toevoegen.

2. Selecteer de + knop op de locatie tussen knooppunten waar u de goedkeuring voor meerdere fases wilt toevoegen.

3. Vanaf de kaart of het paneel Een actie toevoegen zoekt u naar de actie Uitvoer een meerfasige goedkeuring in de sectie Menselijke beoordeling . U kunt dezelfde actie ook vinden in de Menselijke beoordeling connector in de lijst. Als je de actie of connector niet ziet, zoek dan op.

4. Voor eenvoudige toegang de volgende keer kunt u de actie favoriet maken, door het sterpictogram op de actiekaart te selecteren.

5. Selecteer Een goedkeuringsactie met meerdere fases uitvoeren. Deze actie start een goedkeuring, stuurt deze naar de vereiste toegewezen personen en wacht tot de goedkeuringsverzoeken zijn afgerond voordat de rest van de stroom doorgaat.

1. Standaard is de naam van je meerstapsgoedkeuring de actienaam: "Voer een meerstapsgoedkeuring uit." Om je goedkeuring te hernoemen, doe dat in het linkerpaneel. Als u de nieuwe inline-ontwerper gebruikt, selecteert u de knop om het linkerdeelvenster te openen.

1. Selecteer in het linkerpaneel de actienaam en hernoem deze indien nodig.

1. Selecteer De goedkeuring instellen om de modale modus te openen.

Handmatige fase toevoegen en configureren

Goedkeuringen worden geconfigureerd in fasen. Fasen vertegenwoordigen verschillende stadia in het goedkeuringsproces, waarin de stroom pauzeert en wacht tot een aangewezen fiatteur de beoordeling en goedkeuring uitvoert voordat deze verdergaat. Je kunt elke fase onafhankelijk configureren en aanpassen aan de behoeften van elke groep belanghebbenden.

Laten we beginnen met het configureren van een handmatige fase.

1. Selecteer in de modal 'Aanmaken' en selecteer vervolgens 'Handmatige fase ' in het dropdownmenu. Er verschijnt één tegel in de goedkeuringsviewer.

2. Selecteer aan de rechterkant van het dialoogvenster het type goedkeuring dat je wilt. Bekijk Goedkeuringstypen en gedrag om meer te weten te komen over de verschillende typen goedkeuringen en hoe ze werken.

3. Er worden andere configuratieopties weergegeven. Configureer deze velden zoals u een standaardgoedkeuring zou configureren. De drie hoofdvelden zijn Titel, Toegewezen aan en Details.

Invoer gebruiken in een handmatige fase

Als je tokens of variabelen hebt aangemaakt in je flow die je wilt gebruiken in je handmatige stage-goedkeuring, moet je invoer maken. U kunt tokens of variabelen niet rechtstreeks in de goedkeuring gebruiken zonder eerst invoer te maken. In de vorige afbeelding werden drie invoer aangemaakt: Kosten-ID, Uitgavenbedrag en goedkeuringsdetails van de Manager. Om een invoer toe te voegen, typ je een schuine streep (/) waar je de invoer wilt, kies je een van deze typen, String, Number, en Boolean, en geef je invoer een naam. Nadat je het goedkeuringsproces hebt opgeslagen, verschijnen velden voor de door jou gemaakte invoer in de flowdesigner, waar je tokens of variabelen uit de flow naar die invoer kunt koppelen.

Een AI-fase toevoegen en configureren

We gaan nu een AI-fase configureren.

1. Selecteer in de goedkeuringsviewer in het linkerpaneel de plusknop (+) boven het handmatige level dat je hebt gemaakt.

2. Selecteer AI-fase in de vervolgkeuzelijst. Er verschijnt één tegel voor de AI-fase in de goedkeuringsweergave.

3. Selecteer de tekst in de tegel en hernoem de fase.

4. Schrijf in het Instructiepaneel de instructies en criteria op die je wilt dat de AI-fase gebruikt om een beslissing te nemen.

1. Als je wilt dat de AI-fase invoer gebruikt zoals documenten, afbeeldingen, tekst en kennis om een goedkeuringsbeslissing te nemen, typ / dan in de instructies waar je die invoer wilt hebben of selecteer Inhoud toevoegen. Er verschijnt een menu waarin je een invoertype kunt selecteren en een voorbeeldinvoer kunt uploaden voor testen.

2. Als u invoer in uw instructies hebt gebruikt, moet u voorbeelden uploaden voordat u gaat testen.

3. Selecteer vanuit de modelkiezer het AI-model dat je wilt gebruiken om de goedkeuringsbeslissing te nemen.

1. Selecteer Test om de instructies te testen.

2. Bekijk in het beslissingspaneel Goedkeuring het testresultaat en de onderbouwing.

3. In Next step based on decision configureer je hoe de goedkeuring wordt gerouteerd op basis van het resultaat van de AI-fase. Standaard, als de AI-fase goedkeurt, gaat de goedkeuring door naar de volgende fase. Als de AI-fase afwijst, eindigt de goedkeuring als afgewezen. Als de goedkeuringsstap niet resulteert in een beslissing tot goedkeuring of afwijzing, gaat deze verder naar de volgende fase.

1. Nadat je de meerstapsgoedkeuring hebt opgeslagen en gesloten, verschijnen velden voor de invoer die je in deze AI-fase hebt geconfigureerd in de flowontwerper.

Een voorwaarde toevoegen en configureren

Voorwaarden zijn essentieel voor het doorsturen van goedkeuringen en het automatisch goedkeuren of afwijzen op basis van specifieke criteria. Als er geen voorwaarden tussen fasen zijn ingesteld, is dit het standaardgedrag:

• Als een fase wordt goedgekeurd, gaat het proces naar de volgende fase.
• Als een fase wordt afgewezen, eindigt het goedkeuringsproces.

Met voorwaarden kunt u echter het standaardgedrag van uw goedkeuring voor meerdere fases aanpassen.

1. Om een voorwaarde toe te voegen, selecteer je + in de meerfasenviewer tussen de twee fasen.

2. Selecteer Voorwaarde in de vervolgkeuzelijst.

3. Voeg conditionstatements toe indien nodig.

1. Configureer waar de goedkeuring naartoe gaat, afhankelijk van of aan de voorwaarde is voldaan:

Als aan de voorwaarde wordt voldaan, kun je doorgaan naar de volgende fase, goedkeuren of afwijzen, of doorgaan naar een andere fase.

Als aan de voorwaarde niet wordt voldaan, kun je doorgaan naar de volgende fase, goedkeuren of afwijzen, of doorsturen naar een andere fase.

In dit eenvoudige voorbeeld, als het uitgavenbedrag hoger is dan $5.000, gaat het verzoek door tot goedkeuring door de manager. Als het bedrag onder de $5.000 ligt en de AI-fase het goedkeurt, kan het verzoek de goedkeuring van de manager omzeilen en automatisch eindigen als goedgekeurd.

Variabelen van uw proces toewijzen aan de invoer in het goedkeuringsproces.

Als je inputs hebt gemaakt binnen de goedkeuring, moet je variabelen uit je flow naar die inputs koppelen. Wanneer je het goedkeuringsvenster opslaat en sluit, verschijnen velden om deze mappings uit te voeren in de actiekaart.

Selecteer de velden en selecteer vervolgens de items uit de voorafgaande acties in de flow die je wilt gebruiken in de goedkeuring tijdens runtime.

Documentindelingsvereisten voor goedkeuringsbestanden

Documenten die worden gebruikt in goedkeuringen, moeten de base64-indeling hebben. Sommige connectors retourneren uitvoer die zich al in base64 bevindt. Als je uitgangen gebruikt van connectoren die dat niet doen, gebruik dan de stringfunctie van Power Fx op het bestand zoals te zien is in de volgende afbeelding:

Alles samenbrengen

Laten we eens kijken naar een voorbeeld van hoe dit proces werkt met handmatige goedkeuringen en AI-fasen en voorwaarden. In de volgende afbeelding ziet u een volledig goedkeuringsproces met vier fasen en een voorwaardencontrole.

1. De goedkeuringsaanvraag bereikt de fase van AI-uitgavencontrole eerst wanneer de goedkeuring wordt uitgevoerd.

Als de aanvraag wordt goedgekeurd, wordt deze naar de voorwaardencontrole verplaatst.

Als de aanvraag wordt afgewezen, eindigt het goedkeuringsproces zonder dat de voorwaardencontrole wordt bereikt.

1. Bij de conditiecontrole:

Als het onkostenbedrag groter is dan 5000, gaat de goedkeuring verder naar de goedkeuringsfase van de manager.

Als het bedrag van de kosten niet hoger is dan 5000, eindigt de goedkeuring als goedgekeurd.

1. Voor uitgaven boven de 5000 die de goedkeuringsfase van de manager bereiken:

Indien goedgekeurd, wordt de aanvraag verplaatst naar de fase AI-budgetverificatie voor definitieve nalevingscontroles.

Als het wordt afgewezen, eindigt het goedkeuringsproces als afgewezen.

1. De AI-budgetverificatiefase voert de definitieve budget- en compliance-validatie uit:

Als de AI goedkeurt, wordt de aanvraag bij de afdeling Financiën ter beoordeling aangeleverd voor verwerking.

Als de AI het afwijst, eindigt het goedkeuringsproces als afgewezen.

1. Ten slotte voeren de financiële professionals in de Finance reviewfase hun eigen evaluatie uit op basis van boekhoudregels, budgetbeschikbaarheid en betalingsverwerkingsvereisten:

Als dit wordt goedgekeurd, wordt het goedkeuringsproces afgesloten met de status 'Goedgekeurd' en wordt de betaling binnen de flow geïnitieerd.

Als het wordt afgewezen, eindigt het goedkeuringsproces als afgewezen.

Dit laat zien hoe u intelligente goedkeuringswerkstromen kunt bouwen die AI-efficiëntie combineren met menselijk toezicht en aanvragen automatisch kunt routeren op basis van specifieke bedrijfsregels, zoals onkostenbedragen.

Reageren op goedkeuringen

Reageren op goedkeuringen blijft consistent tussen standaard en geavanceerde goedkeuringen. Gebruikers die aan goedkeuringen zijn toegewezen, kunnen reageren via:

• de Microsoft Teams-goedkeuringsapp
• Outlook
• Power Automate-portaal

Meer informatie over AI-fasen

AI-goedkeuringen gebruiken voor gevoelige gevallen

Hoewel AI-goedkeuringen veel bedrijfsprocessen kunnen stroomlijnen, is het belangrijk om ze met zorg te implementeren bij zeer gevoelige goedkeuringen, zoals financiële transacties, juridische beslissingen, personeelsacties of nalevingskritieke processen. Voor deze scenario's moet je ervoor zorgen dat menselijke goedkeuringsfasen in de flow worden bereikt, zodat mensen de uiteindelijke controle over belangrijke beslissingen behouden. Bekijk deze termen voor meer advies: https://www.microsoft.com/en-us/business-applications/legal/legal-landing-page/

Zie Veelgestelde vragen over AI-goedkeuringen voor meer informatie over verantwoordelijk gebruik van AI voor goedkeuringen.

Wat gebeurt er wanneer de AI-fase niet zeker is van de beslissing die moet worden genomen

Soms retourneert de AI-fase een antwoord met het label 'Analyse is mislukt'. Dit gebeurt meestal wanneer het AI-model geen geschikte goedkeuringsbeslissing kan bepalen. Veelvoorkomende oorzaken zijn tegenstrijdige of off-topic instructies of onvoldoende verstrekte informatie ter ondersteuning van een duidelijke beslissing.

Hier volgt een voorbeeld waarin de AI een antwoord 'Analyse is mislukt' heeft geretourneerd vanwege conflicterende invoer.

In dit voorbeeld wordt de AI-fase geïnstrueerd om uitgaven onder $500 goed te keuren en die boven $300 af te wijzen. De bijgevoegde kosten zijn echter $ 400, die binnen beide criteria vallen. Daardoor kan de AI niet met zekerheid bepalen of het verzoek moet worden goedgekeurd of afgewezen.

Beslissing en motivering van AI-fase bekijken in Power Automate

Er zijn twee manieren om de beslissing en logica van de AI-fase te bekijken nadat deze is uitgevoerd:

• Goedkeuringscentrum
• Prompt builder activiteitsscherm

Weergeven in het goedkeuringscentrum

Als u een fiatteur bent in een voltooide goedkeuring met meerdere fasen, ziet u de beslissing en logica van de AI-fasen in Power Automate.

1. Meld u aan bij make.powerautomate.com.

2. Selecteer in de omgevingskiezer de omgeving van waaruit de goedkeuring is uitgevoerd.

3. Selecteer Goedkeuringen in het linkernavigatiedeelvenster.

4. Selecteer op het tabblad Geschiedenis de goedkeuring die is voltooid en de AI-fase bevat.

5. Bekijk de goedkeuringsbeslissing en -logica uit de voorgaande AI-fasen in het rechterdeelvenster dat wordt geopend.

Weergave in het activiteitenscherm van de prompt-builder

1. Meld u aan bij make.powerautomate.com.

2. Selecteer in de omgevingskiezer de omgeving van waaruit de goedkeuring is uitgevoerd.

3. Selecteer Activiteiten van de opbouwfunctie voor prompts in het linkernavigatievenster. Als je die optie niet ziet, selecteer dan de drie stippen (...) >Ontdek alles.

4. Selecteer onder de monitorheader in het Ontdekken-scherm de promptbuilder-activiteit. U kunt dit scherm vastmaken aan uw navigatie voor eenvoudigere toegang in de toekomst.

Op dit scherm kun je alle uitvoeringen van je AI-prompts zien, inclusief de uitvoeringen van de AI-fasen.

1. Selecteer het gedeelte Verwerkingstijd van een van de rijen om de beslissing en onderbouwing van die uitvoering te bekijken.

Hier zie je de Input, het stuk tekst, document of afbeelding dat in de instructie werd gegeven, en de Output, dat de beslissing en onderbouwing van de AI-fase in JSON-formaat bevat.

Instructies schrijven in uw AI-fase voor betere resultaten

Goedkeuringen zijn een cruciaal onderdeel van bedrijfsprocessen, dus het is essentieel dat je instructies duidelijk zijn geschreven en consequent nauwkeurige resultaten opleveren. Volg deze aanbevolen procedures om ervoor te zorgen dat uw AI-goedkeuringsfasen betrouwbare en consistente beslissingen leveren.

1. Houd instructies gericht op het bedrijfsproces: Zorg ervoor dat uw goedkeuringsinstructies betrekking hebben op legitieme goedkeuringen van bedrijfsprocessen, zoals goedkeuringen van onkosten, inkooporders, contractbeoordelingen en soortgelijke processen.

2. Gebruik krachtigere modellen voor complexe taken: Omdat nauwkeurige goedkeuringsbeslissingen cruciaal zijn voor uw bedrijf, gebruik waar mogelijk de meest capabele AI-modellen die beschikbaar zijn. Geef bijvoorbeeld de voorkeur aan GPT-o3 boven GPT-4.1 voor verbeterde redenering en consistentie.

3. Richt je op redenen om af te wijzen of redenen om goed te keuren: Richt je op goedkeuringscriteria of afwijzingscriteria, en vermijd beide.

Goed: "Weigeren als het onkostenbedrag hoger is dan $ 500 of als er geen ontvangstbewijs is bijgevoegd"

Vermijden: "Goedkeuren als het bedrag lager is dan $500, maar afkeuren als het hoger is dan $500, tenzij het om reiskosten gaat"

1. Verwijs specifiek naar je invoer: gebruik je geüploade invoer, documenten of gegevens, verwijs er dan naar bij naam en geef precies aan waar de AI de informatie moet zoeken.

Goed: "Controleer het 'Budget_Report.pdf'-bestand en keur goed als de Q3-omzet meer dan $100.000 bedraagt."

Vermijd: "Controleer het begrotingsbestand op inkomstencijfers."

1. Wees specifiek en meetbaar: vermijd subjectieve termen die anders kunnen worden geïnterpreteerd.

Goed: "Goedkeuren als de leveringsdatum binnen vijf werkdagen na de aanvraagdatum valt"

Vermijd: "Keur goed als de tijdlijn redelijk is"

1. Bestandskwaliteit garanderen: controleer of invoer, zoals afbeeldingen en documenten, duidelijk, onbeveiligd en leesbaar zijn.

2. Test met realistische data: Om te valideren dat je instructies werken zoals verwacht, gebruik representatieve voorbeelden die je daadwerkelijke goedkeuringsscenario's weerspiegelen.

3. Randgevallen en terugvalgedrag definiëren: geef op wat er moet gebeuren wanneer de AI onduidelijke, onvolledige of onverwachte informatie tegenkomt.

4. Duidelijke drempelwaarden en bereiken instellen: vermijd dubbelzinnige grenzen door exacte grenspunten te definiëren.

Goed: "Goedkeuren als tevredenheidsscore 4,0 of hoger is op een schaal van 5 punten"

Vermijden: "Hoge tevredenheidsscores goedkeuren"

1. Gebruik gestructureerde formaten voor complexe criteria: Voor meerstapsevaluaties verdeel je je logica in genummerde stappen of beslissingsbomen.

Wijs de onkostenrapportage af als EEN van de volgende voorwaarden waar is:

• Bedrag in het veld Totaal overschrijdt $ 500
• Er is geen ontvangstafbeeldingsbestand geüpload
• De onkostendatum ligt meer dan 60 dagen vóór de vervaldatum zoals gespecificeerd in de onkostenrichtlijnen.
• Het veld Handtekening van manager in het onkostenformulier is leeg
• Het veld voor werknemers-ID is leeg of komt niet overeen met het formaat XXX-XXXX (drie cijfers, streepje, vier cijfers)

1. Neem relevante organisatorische context op: Verwijs naar specifieke bedrijfsbeleid, compliance-eisen of bedrijfsregels die de AI zou moeten handhaven.

2. Vermijd tijdgevoelige verwijzingen: gebruik geen relatieve datums of tijdverwijzingen die verouderd raken.

Goed: goedkeuren als de indieningsdatum binnen 30 dagen na de onkostendatum valt

Vermijden: "Goedkeuren indien ingediend deze maand"

1. Gebruik consistente terminologie: Houd je aan dezelfde voorwaarden in je instructies.

Bekende beperkingen

Hieronder staan de bekende beperkingen:

• Alleen base64-gecodeerde bestandsinhoud in bestandsinvoer voor AI-fasen wordt ondersteund.
• Als een gebruiker in een andere omgeving waaruit een goedkeuring is verzonden op de goedkeuring reageert, kan de goedkeuring mislukken. Als u de fout wilt voorkomen, identificeert u de gebruiker waarnaar u de goedkeuring wilt verzenden, gaat u naar het Power Platform-beheercentrum en voegt u de gebruiker toe aan die omgeving.
• U kunt dezelfde goedkeurder niet aan verschillende fasen toewijzen.
• Bestandsbijlagen worden momenteel niet ondersteund.
• Application lifecycle management (ALM) wordt momenteel niet ondersteund voor geavanceerde goedkeuringen, wat betekent dat als je een flow met een geavanceerde goedkeuring importeert, je de meerstapsgoedkeuring in de flow opnieuw moet creëren.
• Delen wordt momenteel niet ondersteund, wat betekent dat als je een flow deelt met de Human review connector, de ontvanger de meerstapsgoedkeuring in de flow moet recreëren.