Opeenvolgende goedkeuringen beheren met Power Automate

Bij bepaalde werkstromen moet vooraf goedkeuring worden gegeven voordat de definitieve goedkeurder zijn goedkeuring geeft. Een bedrijf kan bijvoorbeeld een sequentiële goedkeuringsbeleid hebben waarvoor goedkeuring vooraf is vereist voor facturen van meer dan $ 1000,00 voordat de afdeling Financiën ze kan goedkeuren.

Meer informatie over hoe u snel en eenvoudig sequentiële goedkeuringen instelt in Sequentiële goedkeuringen instellen.

In deze zelfstudie maakt u handmatig een sequentiële goedkeuringsstroom waarmee vakantieaanvragen van werknemers worden beheerd. Gedetailleerde informatie over het gebruik van SharePoint met Power Automate vindt u in de SharePoint-documentatie.

Meer informatie over het gebruik van SharePoint met Power Automate vindt u in SharePoint-documentatie.

Gedetailleerde stappen in het proces

De stroom:

1. Start wanneer een werknemer een vakantieaanvraag maakt in een SharePoint Online-lijst.
2. Voegt de vakantieaanvraag toe aan het goedkeuringscentrum en verzendt de aanvraag per e-mail naar degene die vooraf goedkeuring moet geven.
3. Stuurt de beslissing van degene die vooraf goedkeuring moet geven via e-mail naar de werknemer.
4. Werkt de SharePoint Online-lijst bij met de beslissing en opmerkingen van de voorafgoedkeurder. Opmerking, als het verzoek vooraf is goedgekeurd, gaat het proces verder met de volgende stappen:
5. Stuurt de aanvraag naar de definitieve goedkeurder.
6. Stuurt het definitieve besluit via e-mail naar de werknemer.
7. Werkt de SharePoint-lijst bij met de definitieve beslissing.

Deze afbeelding bevat een overzicht van de voorgaande stappen:

Vereiste voorwaarden

• Power Automate.
• Een SharePoint Online-lijst.
• Office 365 Outlook en Office 365-gebruikersaccount.

Voordat u de flow maakt, maakt u eerst een SharePoint Online-lijst. Later gebruikt u deze lijst om goedkeuring aan te vragen voor vakanties.

Voor dit scenario moet de SharePoint Online-lijst die u maakt de volgende kolommen bevatten:

De SharePoint Online-lijst die u maakt, moet de volgende kolommen bevatten:

Noteer de naam en de URL van de SharePoint Online-lijst. We gebruiken deze items later om de trigger SharePoint - Wanneer een nieuw item wordt gemaakt te configureren.

De stroom maken

1. Meld u aan bij Power Automate.

2. Selecteer in het navigatievenster aan de linkerzijde de optie Mijn stromen.

3. Selecteer op de opdrachtbalk Nieuwe stroom>Geautomatiseerde cloudstroom.

4. Geef uw stroom een naam.

5. Selecteer onder De trigger voor de stroom kiezen de optie SharePoint: Wanneer een item is gemaakt en selecteer vervolgens Maken.

6. Selecteer op de kaart Wanneer een item is gemaakt het siteadres en de lijstnaam voor de SharePoint-lijst die u eerder hebt gemaakt.

Verkrijg de manager voor de persoon die de vakantieaanvraag heeft ingediend.

1. Selecteer + Nieuwe stap en typ vervolgens manager ophalen in het zoekvak Een actie kiezen.

2. Zoek en selecteer vervolgens de actie Manager ophalen (V2) - Office 365-gebruikers.

3. Voeg de dynamische waarde Gemaakt per e-mail in het vak Gebruiker (UPN) op de kaart Manager ophalen in.

   Met deze actie wordt de manager van degene die de vakantieaanvraag heeft ingediend opgehaald in SharePoint.

Een goedkeuringsactie toevoegen voorafgaand aan goedkeuring

1. Selecteer Nieuwe stap.

2. Typ in het zoekvak Een actie kiezen de tekst goedkeuring.

3. Selecteer de actie Starten en wachten op goedkeuring.

   

4. Configureer de kaart Starten en wachten op goedkeuring op basis van uw behoeften.

   Opmerking

   De velden Goedkeuringstype, Titel en Toegewezen aan zijn vereist. U kunt door middel van Markdown opmaak toevoegen aan het veld Details.

   

Deze actie verzendt de aanvraag voor voorafgaande goedkeuring naar het e-mailadres in het vak Toegewezen aan.

Een voorwaarde toevoegen

1. Selecteer Nieuwe stap en selecteer vervolgens in de lijst met acties Voorwaarde.

2. Selecteer op de kaart Voorwaarde het veld Een waarde kiezen aan de linkerkant.

   Er wordt een lijst met dynamische waarden weergegeven.

3. Selecteer Antwoorden: antwoord van de goedkeurder in de lijst met dynamische waarden.

   

4. Schakel het selectievakje Een waarde kiezen aan de rechterkant in en voer Goedkeuren in het vak in.

   Opmerking

   De geldige responsen op de actie Goedkeuringen - Een goedkeuring starten zijn 'Goedkeuren' en 'Afwijzen'. Deze responsen zijn hoofdlettergevoelig.

5. Op uw kaart Voorwaarde zou nu het volgende te zien moeten zijn:

   

Een e-mailactie voor voorafgaande goedkeuringen toevoegen

1. Selecteer Nieuwe stap om de voorwaarde toe te voegen.

2. Typ voorwaarde in het zoekveld.

3. Selecteer in de lijst Actie onder het zoekveld de actie Voorwaarde.

4. Selecteer het eerste veld Kies een waarde in het veld Voorwaarde.

5. Selecteer Antwoorden: antwoord van de fiatteur in de lijst Dynamische inhoud.

6. Selecteer is gelijk aan in het vervolgkeuzemenu in het volgende veld.

7. Typ Goedkeuren in het andere veld Kies een waarde.

8. Selecteer Een actie toevoegen in de vertakking Indien ja van de voorwaarde.

   

9. Voer in het zoekveld op de kaart Een bewerking kiezen de tekst e-mail verzenden in.

10. Selecteer de actie Een e-mail verzenden (V2).

    

11. Selecteer Dynamische inhoud toevoegen in het veld Aan.

12. Selecteer de dynamische waarde Gemaakt per e-mail uit de actie Goedkeuringen - Een goedkeuring starten en hierop wachten die u hebt gemaakt in Een goedkeuringsactie toevoegen.

13. Voer in het veld Onderwerp een onderwerp voor de e-mail in. In dit voorbeeld wordt Uw vakantieaanvraag is goedgekeurd als onderwerp gebruikt.

14. Typ in het veld Hoofdtekst een bericht voor de e-mail:

    1. Typ de standaardtekst die u in de e-mail wilt weergeven, bijvoorbeeld Uw vakantieaanvraag is goedgekeurd door.
    2. Als u de naam wilt invoegen van de persoon die de vakantieaanvraag heeft goedgekeurd, plaatst u de cursor in het veld Hoofdtekst op de plek waar u de naam wilt weergeven en selecteert u vervolgens Dynamische inhoud toevoegen.
    3. Selecteer een dynamische waarde uit het vervolgkeuzemenu. In het volgende voorbeeld wordt de dynamische waarde Naam van goedkeurder van responsen gebruikt.
    4. Om de opmerkingen van de fiatteur in te voegen, typt u Opmerkingen van de fiatteur.
    5. Plaats de cursor in het veld Hoofdtekst op de plek waar u de opmerkingen wilt weergeven en selecteer vervolgens Dynamische inhoud toevoegen.
    6. Selecteer een dynamische waarde uit het vervolgkeuzemenu. In het volgende voorbeeld wordt de dynamische waarde Opmerkingen voor responsen gebruikt.

Een bijwerkactie voor vooraf goedgekeurde aanvragen toevoegen

1. Selecteer Een actie toevoegen in de vertakking Indien ja.

2. Typ SharePoint in het zoekvak op de kaart Een actie kiezen, selecteer het SharePoint-filter en vervolgens de acties Item bijwerken.

   

3. Configureer de kaart Item bijwerken op basis van uw behoeften.

De manager ophalen van degene die vooraf toestemming geeft

1. Gebruik de stappen die we eerder hebben uitgevoerd bij De manager van degene die de vakantieaanvraag heeft ingediend ophalen om een nieuwe actie Manager ophalen toe te voegen en te configureren. Deze keer halen we de manager op van degene die vooraf toestemming heeft gegeven.

2. De kaart Manager ophalen 2 moet er, wanneer u klaar bent, uitzien zoals wordt weergegeven in deze afbeelding. Zorg ervoor dat u het token E-mail van de categorie Manager ophalen gebruikt in de kaart Voeg dynamische inhoud toe van de apps en services in deze stroom.

   

De actie voor definitieve goedkeuring toevoegen

1. Gebruik de stappen die we eerder hebben gedaan voor het toevoegen van een goedkeuringsactie voor pre-approvals om nog een actie Starten en wachten op goedkeuring toe te voegen en te configureren. Met deze actie wordt een aanvraag voor definitieve goedkeuring verzonden via e-mail.

2. Wanneer u klaar bent, moet de kaart lijken op deze afbeelding:

   

De voorwaarde voor definitieve goedkeuring toevoegen

Herhaal de stappen uit Een voorwaarde toevoegen om een voorwaarde toe te voegen die het besluit van de definitieve goedkeurder controleert.

E-mailbericht met de definitieve goedkeuring verzenden

1. Gebruik de stappen uit Een e-mailactie voor voorafgaande goedkeuringen toevoegen om een actie toe te voegen en te configureren waarbij een e-mailbericht wordt verzonden wanneer vakantieaanvragen worden goedgekeurd.

2. Wanneer u klaar bent, moet uw kaart lijken op deze afbeelding:

   

SharePoint bijwerken met goedkeuring

1. Gebruik de stappen bij Een bijwerkactie voor vooraf goedgekeurde aanvragen toevoegen om een actie toe te voegen en te configureren die SharePoint bijwerkt wanneer de vakantieaanvraag is goedgekeurd.

2. Wanneer u klaar bent, moet de kaart lijken op deze afbeelding:

   

E-mailbericht met afwijzing van voorafgaande goedkeuring verzenden

1. Selecteer Een actie toevoegen in de vertakking Indien nee.

2. Typ Verzenden in het zoekvak van de kaart Een actie kiezen en selecteer vervolgens Office 365 Outlook om de acties te filteren en selecteer de actie Een e-mail verzenden (V2) - Office 365 Outlook.

   

3. Configureer de e-mailkaart overeenkomstig uw behoeften.

   Deze kaart is een sjabloon voor het e-mailbericht dat wordt verzonden wanneer de status van een vakantieaanvraag wordt gewijzigd.

4. Voeg deze actie toe aan de werkstroom onder de voorwaardekaart met behulp van een van de volgende stappen, afhankelijk van uw ontwerpprogramma:

   • Nieuwe ontwerper: voeg de actie toe aan de vertakking Onwaar.
   • Klassieke ontwerper: voeg de actie toe aan de vertakking Indien nee.

SharePoint bijwerken met afwijzing tijdens de pre-goedkeuringsfase

1. Selecteer Een actie toevoegen.

2. Typ bijwerken in het zoekvak op de kaart Een actie kiezen en selecteer vervolgens de actie SharePoint - Item bijwerken.

   

3. Configureer de kaart op basis van uw behoeften.

E-mailbericht met de definitieve afwijzing verzenden

1. Gebruik de stappen van E-mail verzenden met afwijzing vooraf om een actie toe te voegen en configureer vervolgens een actie waarmee een e-mailbericht wordt verzonden wanneer de definitieve goedkeurder de vakantieaanvraag afwijst.

2. Voeg deze actie toe aan uw werkstroom onder de kaart Voorwaarde 2 , afhankelijk van uw ontwerper:

   • Nieuwe ontwerper: voeg de actie toe aan de vertakking Onwaar.
   • Klassieke ontwerper: voeg de actie toe aan de vertakking Indien nee.

3. Wanneer u klaar bent, moet de kaart lijken op deze afbeelding:

   

SharePoint bijwerken met definitieve afwijzing

1. Gebruik de stappen bij SharePoint bijwerken met afwijzing van voorafgaande goedkeuring om een actie toe te voegen en te configureren waarbij SharePoint wordt bijgewerkt wanneer de vakantieaanvraag is afgewezen door de definitieve goedkeurder.

2. Wanneer u klaar bent, moet de kaart lijken op deze afbeelding:

   

3. Selecteer Werkstroom bijwerken om uw wijzigingen op te slaan.

Als u de stroom hebt gevolgd, moet deze afbeelding er ongeveer uitzien:

Nu de stroom is gemaakt, gaan we kijken hoe deze werkt.

Een goedkeuring aanvragen

Maak een vakantieaanvraag in de SharePoint Online-lijst die u eerder hebt gemaakt.

Nadat u dit verzoek hebt opgeslagen, wordt de werkstroom geactiveerd en worden de volgende handelingen uitgevoerd:

1. In het goedkeuringscentrum wordt een aanvraag gemaakt.
2. Een goedkeuringsverzoek per e-mail wordt naar de fiatteurs verzonden.

Uw aanvraag moet eruitzien als deze afbeelding:

Goedkeuringsaanvragen in behandeling weergeven

Bekijk goedkeuringsaanvragen die in behandeling zijn door deze stappen uit te voeren.

1. Meld u aan bij Power Automate.

2. Selecteer in het navigatiedeelvenster aan de linkerkant de optie Goedkeuringen voor actie-items>.

   De goedkeuringsverzoeken die op actie van u wachten, worden weergegeven op het tabblad Ontvangen.

Een aanvraag vooraf goedkeuren

Als u een goedkeurder bent in een goedkeuringsstroom, ontvangt u een e-mail wanneer iemand een aanvraag indient. De goedkeuringsaanvraag wordt ook naar het goedkeuringscentrum verzonden. U kunt vervolgens aanvragen goedkeuren of weigeren via de e-mail, het goedkeuringscentrum of de Power Automate-app.

De schermen op Android en iOS kunnen enigszins verschillen. De functionaliteit is hetzelfde op alle apparaten.

Goedkeuren vanuit e-mail

1. Selecteer Goedkeuren in het e-mailbericht dat u ontvangt wanneer een item wordt toegevoegd aan de SharePoint Online-lijst.

   Opmerking

   Als u een mobiel apparaat gebruikt waarop de Power Automate-app is geïnstalleerd, wordt de Power Automate-app gestart; anders wordt het goedkeuringscentrum geopend in uw browser.

2. Voer een opmerking in en selecteer Bevestigen.

Goedkeuren vanuit het goedkeuringscentrum

1. Meld u aan bij Power Automate.
2. Selecteer Goedkeuringen in het navigatiedeelvenster aan de linkerkant.
3. Selecteer Goedkeuren op de aanvraag die u wilt goedkeuren.
4. Voeg onder aan het scherm opmerkingen toe (optioneel) en selecteer Bevestigen.

Goedkeuren vanuit Power Automate

1. Selecteer Op uw mobiele telefoon waarop Power Automate is geïnstalleerd, goedkeuren in de e-mail voor goedkeuring van de aanvraag.

2. Selecteer Bevestigen in de rechterbovenhoek van het scherm.

   De succespagina verschijnt, die aangeeft dat uw goedkeuring is vastgelegd.

De aanvraag goedkeuren

De stappen voor het goedkeuren van een aanvraag zijn identiek aan de stappen voor het vooraf goedkeuren van een aanvraag

De eindgoedgekeurder krijgt de vakantieaanvraag pas nadat de aanvraag vooraf goedgekeurd is.

Een aanvraag weigeren

U kunt een aanvraag weigeren via e-mail, het goedkeuringscentrum of Power Automate. Als u een aanvraag wilt weigeren, volgt u de stappen voor het goedkeuren van een aanvraag, maar selecteert u de optie Weigeren in plaats van de optie Goedkeuren.

Nadat u de afwijzing van de aanvraag hebt bevestigd, voert de stroom de volgende stappen uit:

1. Er wordt een e-mail verzonden naar de persoon die vakantie heeft aangevraagd.
2. Hiermee werkt u de SharePoint Online-lijst bij met de afwijzing en de opmerkingen van de fiatteur.

Verwante gegevens

Stapsgewijze handleiding voor één goedkeurder bij moderne goedkeuringen