Zarządzaj kolejnym zatwierdzaniem za pomocą programu Power Automate

Niektóre przepływy pracy wymagają wstępnego zatwierdzenia, zanim osoba ostatecznie zatwierdzająca będzie musiała się podpisać. Na przykład firma może mieć zasady zatwierdzania sekwencyjnego, które wymagają wstępnego zatwierdzenia faktur powyżej 1000,00 USD, zanim dział finansowy będzie mógł je zatwierdzić.

Dowiedz się, jak szybko i łatwo skonfigurować sekwencyjne zatwierdzenia w Konfiguracja sekwencyjnych zatwierdzeń.

W tej instrukcji ręcznie tworzysz sekwencyjny przepływ akceptacji, który obsługuje wnioski urlopowe pracowników. Aby zapoznać się ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi używania programu SharePoint z usługą Power Automate, przejdź do dokumentacji SharePoint.

Dowiedz się więcej o używaniu SharePoint z Power Automate w dokumentacji SharePoint.

Szczegółowy opis kroków przepływu

Przepływ:

1. Rozpoczyna się, gdy pracownik tworzy wniosek o urlop na liście w SharePoint Online.
2. Wniosek urlopowy zostaje dodany do centrum zatwierdzania, a następnie wysłany w wiadomości e-mail do osoby wstępnie zatwierdzającej.
3. Decyzja o wstępnym zatwierdzeniu zostaje przesłana w wiadomości e-mail do pracownika.
4. Aktualizuje listę SharePoint Online z decyzją i komentarzami osoby dokonującej wstępnego zatwierdzenia. Uwaga: jeśli wniosek został wstępnie zatwierdzony, przepływ kontynuuje działanie, wykonując poniższe kroki:
5. Wniosek jest wysyłany do osoby ostatecznie zatwierdzającej.
6. Ostateczna decyzja zostaje przesłana w wiadomości e-mail do pracownika.
7. Lista programu SharePoint zostaje zaktualizowana o ostateczną decyzję.

Ten obraz zawiera podsumowanie powyższych kroków:

Wymagania wstępne

• Power Automate.
• Lista usługi SharePoint Online.
• Program Office 365 Outlook i konta użytkowników usługi Office 365.

Zanim utworzysz przepływ, utwórz listę usługi SharePoint Online. Następnie użyjemy tej listy w celu zatwierdzania wniosków urlopowych.

Dla celów tego przewodnika na tworzonej liście usługi SharePoint Online muszą znajdować się następujące kolumny:

Na utworzonej liście usługi SharePoint Online muszą znajdować się następujące kolumny:

Zanotuj nazwę i adres URL listy usługi SharePoint Online. Te informacje będą potrzebne później, podczas konfigurowania wyzwalacza SharePoint — Po utworzeniu nowego elementu.

Stwórz swój przepływ

1. Zaloguj się do Power Automate.

2. W okienku nawigacji po lewej stronie wybierz pozycję Moje przepływy.

3. Na pasku poleceń wybierz kolejno pozycje Nowy przepływ>Zautomatyzowany przepływ w chmurze.

4. Nadaj przepływowi nazwę.

5. W obszarze Wybierz wyzwalacz przepływu wybierz pozycję Po utworzeniu elementu — SharePoint, a następnie wybierz pozycję Utwórz.

6. Na karcie Po utworzeniu elementu wybierz wartości Adres witryny i Nazwa listy dla utworzonej wcześniej listy programu SharePoint.

Pobieranie menedżera osoby, która utworzyła wniosek urlopowy

1. Wybierz pozycję +Nowy krok, a następnie wpisz ciąg uzyskaj menedżera w polu wyszukiwania Wybierz akcję.

2. Znajdź, a następnie wybierz akcję Pobierz menedżera (V2) — Użytkownicy usługi Office 365.

3. Wstaw wartość dynamiczną Adres e-mail twórcy w polu Użytkownik (UPN) na karcie Pobierz menedżera.

   Ta akcja powoduje pobranie menedżera osoby, która utworzyła wniosek urlopowy w programie SharePoint.

Dodaj akcję zatwierdzającą dla wstępnych zgód

1. Wybierz pozycję Nowy krok.

2. Wpisz zatwierdzenie w polu Wybierz akcję wyszukiwarki.

3. Wybierz akcję Uruchom i czekaj na zatwierdzenie.

   

4. Skonfiguruj odpowiednio kartę Uruchom i czekaj na zatwierdzenie.

   Uwaga / Notatka

   Pola Typ zatwierdzenia, Tytuł i Przypisano do są wymagane. Możesz użyć języka Markdown, aby sformatować pole Szczegóły.

   

Ta akcja spowoduje wysłanie żądania wstępnego zatwierdzenia na adres e-mail podany w polu Przypisano do.

Dodawanie warunku

1. Wybierz pozycję Nowy krok, a następnie z listy akcji wybierz pozycję Warunek.

2. Na karcie Warunek wybierz pozycję Wybierz wartość po lewej stronie.

   Zostanie wyświetlona lista wartości dynamicznych.

3. Wybierz kolejno pozycje Odpowiedzi Odpowiedź osoby zatwierdzającej z listy wartości dynamicznych.

   

4. Wybierz pole Wybierz wartość z prawej strony, a następnie wprowadź w nim ciąg Zatwierdź.

   Uwaga / Notatka

   Prawidłowe odpowiedzi na akcję Zatwierdzenia — Rozpocznij zatwierdzenie to „Zatwierdź” i „Odrzuć”. W tych odpowiedziach jest rozróżniana wielkość liter.

5. Na karcie Warunek powinny być teraz widoczne następujące elementy:

   

Dodaj akcję e-mail dla wstępnych zatwierdzeń

1. Aby dodać akcję Warunek, wybierz Nowy krok.

2. W polu wyszukiwania wpisz warunek.

3. Z listy Akcja poniżej pola wyszukiwania wybierz akcję Warunek.

4. W polu Warunek wybierz pierwsze pole Wybierz wartość.

5. Z listy Treść dynamiczna wybierz wartość Odpowiedź 'Zatwierdzenie odpowiedzi'.

6. W następnym polu wybierz jest równe z menu rozwijanego.

7. W drugim polu wybierz wartość wpisz Zatwierdź.

8. W gałęzi Jeśli tak warunku wybierz Dodaj akcję.

   

9. W polu wyszukiwania na karcie Wybierz operację wprowadź tekst wyślij wiadomość e-mail.

10. Wybierz akcję Wyślij wiadomość e-mail (wersja 2).

    

11. W polu Do wybierz Dodaj dynamiczną treść.

12. Wybierz wartość dynamiczną Tworzone przez e-mail z akcji Zatwierdzenia - Rozpocznij i czekaj na zatwierdzenie utworzonej w Dodaj akcję zatwierdzenia.

13. W polu Temat wpisz temat wiadomości e-mail. W tym przykładzie jako temat użyto Twój wniosek urlopowy został zatwierdzony.

14. W polu Treść wpisz wiadomość e-mail:

    1. Wpisz standardowy tekst, który ma być wyświetlany w wiadomości e-mail, na przykład Twój wniosek urlopowy został zatwierdzony przez.
    2. Aby wstawić imię i nazwisko osoby, która zatwierdziła wniosek urlopowy, umieść kursor w polu Treść w lokalizacji, w której ma się pojawić nazwa i wybierz Dodaj treść dynamiczną.
    3. Wybierz wartość dynamiczną z menu rozwijanego. W poniższym przykładzie użyto wartości dynamicznej Imię osoby zatwierdzającej.
    4. Aby wstawić komentarze osoby zatwierdzającej, wpisz Komentarze osoby zatwierdzającej.
    5. Umieść kursor w polu Treść w miejscu, w którym mają być wyświetlane komentarze, a następnie wybierz Dodaj treść błyskawiczną.
    6. Wybierz wartość dynamiczną z menu rozwijanego. W poniższym przykładzie użyto wartości dynamicznej Komentarze odpowiedzi.

Dodaj akcję aktualizacji dla zatwierdzonych wniosków

1. W odgałęzieniu Jeśli tak wybierz pozycję Dodaj akcję.

2. W polu wyszukiwania na karcie Wybierz akcję wprowadź ciąg SharePoint, wybierz filtr SharePoint, a następnie wybierz akcję Aktualizuj element.

   

3. Skonfiguruj kartę Aktualizuj element zgodnie z Twoimi potrzebami.

Pobieranie menedżera osoby wstępnie zatwierdzającej

1. Skorzystaj z kroków procedury Pobieranie menedżera osoby, która utworzyła wniosek urlopowy, które były wykonywane wcześniej, aby dodać, a następnie skonfigurować kolejną akcję Pobierz menedżera. Tym razem zostanie pobrany menedżer osoby wstępnie zatwierdzającej.

2. Po zakończeniu karta Pobierz menedżera 2 powinna przypominać przedstawioną na tej ilustracji. Pamiętaj, aby użyć tokenu Adres e-mail z kategorii Pobierz menedżera na karcie Dodaj zawartość dynamiczną z aplikacji i usług używanych na tej karcie przepływu.

   

Dodaj ostateczną akcję zatwierdzenia

1. Skorzystaj z kroków, które wykonaliśmy wcześniej w sekcji Dodawanie akcji zatwierdzenia dla wstępnych zatwierdzeń, aby dodać kolejną akcję Rozpocznij i zaczekaj na zatwierdzenie, a następnie ją skonfigurować. Ta akcja spowoduje wysłanie wiadomości e-mail z żądaniem ostatecznego zatwierdzenia.

2. Po zakończeniu karta powinna wyglądać podobnie jak na tej ilustracji:

   

Dodawanie warunku ostatecznego zatwierdzenia

Powtórz kroki od dodaj warunek, aby dodać, a następnie skonfigurować Warunek, który sprawdza decyzję ostatecznego zatwierdzającego.

Wysyłanie wiadomości e-mail z ostatecznym zatwierdzeniem

1. Skorzystaj z procedury Dodawanie akcji poczty e-mail dla wstępnych zatwierdzeń, aby dodać, a następnie skonfigurować akcję, która spowoduje wysłanie wiadomości e-mail po zatwierdzeniu wniosku urlopowego.

2. Po zakończeniu karta powinna przypominać przedstawioną na tej ilustracji:

   

Zaktualizuj SharePoint po zatwierdzeniu

1. Skorzystaj z procedury Dodawanie akcji aktualizacji dla wstępnie zatwierdzonych wniosków, aby dodać, a następnie skonfigurować akcję, która spowoduje zaktualizowanie programu SharePoint po zatwierdzeniu wniosku urlopowego.

2. Po zakończeniu karta powinna wyglądać podobnie jak na poniższej ilustracji:

   

Wyślij wiadomość e-mail z odrzuceniem wstępnej aprobaty

1. W odgałęzieniu Jeśli nie wybierz pozycję Dodaj akcję.

2. W polu wyszukiwania na karcie Wybierz akcję wprowadź ciąg Wyślij, wybierz pozycję Office 365 Outlook, aby przefiltrować akcje, następnie wybierz akcję Wyślij wiadomość e-mail (wersja 2) — Office 365 Outlook.

   

3. Skonfiguruj kartę e-mail, aby dostosować ją do swoich potrzeb.

   Ta karta reprezentuje szablon wiadomości e-mail, która jest wysyłana, gdy zostanie zmieniony stan wniosku urlopowego.

4. Dodaj tę akcję do przepływu pracy poniżej karty warunku, wykonując jedną z następujących czynności, w zależności od projektanta:

   • Nowy projektant: Dodaj akcję do gałęzi False.
   • Projektant klasyczny: dodaj akcję do gałęzi Jeśli nie.

Aktualizacja SharePoint z odrzuceniem wstępnej akceptacji

1. Wybierz pozycję Dodaj akcję.

2. W polu wyszukiwania na karcie Wybierz akcję wprowadź ciąg aktualizuj, a następnie wybierz akcję Aktualizuj element — SharePoint.

   

3. Skonfiguruj odpowiednio kartę.

Wysyłanie wiadomości e-mail z ostatecznym odrzuceniem

1. Wykonaj kroki z sekcji Wyślij wiadomość e-mail z odrzuceniem przed zatwierdzeniem , aby dodać, a następnie skonfiguruj akcję, która wysyła wiadomość e-mail, gdy osoba zatwierdzająca ostatecznie odrzuci wniosek urlopowy.

2. Dodaj tę akcję do przepływu pracy poniżej karty Warunek 2, w zależności od projektanta.

   • Nowy projektant: Dodaj akcję do gałęzi False.
   • Projektant klasyczny: dodaj akcję do gałęzi Jeśli nie.

3. Po zakończeniu karta powinna wyglądać podobnie jak na poniższej ilustracji:

   

Aktualizacja programu SharePoint z powodu ostatecznego odrzucenia

1. Skorzystaj z procedury Aktualizacja SharePoint z odrzuceniem wstępnej akceptacji, aby dodać i skonfigurować akcję, która zaktualizuje SharePoint, jeśli ostateczny decydent odrzuci wniosek o urlop.

2. Po zakończeniu karta powinna wyglądać podobnie jak na poniższej ilustracji:

   

3. Wybierz Aktualizuj proces, aby zapisać swoją pracę.

Jeśli wykonano następujące czynności, przepływ powinien wyglądać podobnie do poniższego obrazu:

Teraz, po utworzeniu przepływu, zobaczmy, jak działa.

Wysyłanie wniosku o zatwierdzenie

Utwórz wniosek urlopowy na utworzonej wcześniej liście usługi SharePoint Online.

Po zapisaniu tego wniosku zostanie uruchomiony przepływ, a następnie:

1. Tworzy wniosek w centrum zatwierdzania.
2. Wysyła wiadomość e-mail z prośbą o zatwierdzenie do osób zatwierdzających.

Ten wniosek powinien przypominać przedstawiony na tym obrazie:

Wyświetlanie żądań oczekujących na zatwierdzenie

Wyświetl oczekujące żądania zatwierdzenia, wykonując następujące kroki.

1. Zaloguj się do Power Automate.

2. W lewym panelu nawigacyjnym wybierz Elementy działań>Zatwierdzenia.

   Twoje oczekujące żądania zatwierdzenia będą wyświetlane na karcie Odebrane.

Wstępne zatwierdzanie wniosku

Jeśli jesteś osobą zatwierdzającą w przepływie zatwierdzania, otrzymasz wiadomość e-mail, gdy ktoś utworzy żądanie. Żądanie zatwierdzenia jest też wysyłane do centrum zatwierdzania. Następnie możesz zatwierdzać i odrzucać żądania za pomocą poczty e-mail, centrum zatwierdzania lub aplikacji Power Automate.

Ekrany w systemach Android i iOS mogą się nieco różnić. Funkcjonalność jest taka sama na wszystkich urządzeniach.

Zatwierdź z wiadomości e-mail

1. W wiadomości e-mail otrzymanej po dodaniu elementu do listy usługi SharePoint Online wybierz pozycję Zatwierdź.

   Uwaga / Notatka

   Jeśli używasz urządzenia przenośnego z zainstalowaną aplikacją Power Automate, aplikacja Power Automate zostanie uruchomiona; W przeciwnym razie centrum zatwierdzeń zostanie otwarte w przeglądarce.

2. Wprowadź komentarz, a następnie wybierz pozycję Potwierdź.

Zatwierdzanie z poziomu centrum zatwierdzania

1. Zaloguj się do Power Automate.
2. W okienku nawigacji po lewej stronie wybierz pozycję Zatwierdzenia.
3. W żądaniu, które chcesz zatwierdzić, wybierz pozycję Zatwierdź.
4. W dolnej części ekranu dodaj komentarze (opcjonalnie), a następnie wybierz pozycję Potwierdź.

Zatwierdzanie z poziomu usługi Power Automate

1. Na telefonie komórkowym z zainstalowaną usługą Power Automate wybierz pozycję Zatwierdź w wiadomości e-mail dotyczącej zatwierdzenia żądania.

2. W prawym górnym rogu ekranu wybierz pozycję Potwierdź.

   Zostanie wyświetlona strona powodzenia wskazująca, że zatwierdzenie zostało zarejestrowane.

Zatwierdzanie żądania

Kroki procedury zatwierdzania wniosku są takie same jak kroki procedury Wstępne zatwierdzanie wniosku

Ostateczny zatwierdzający otrzymuje wniosek urlopowy dopiero po jego wstępnym zatwierdzeniu.

Odrzucanie żądania

Żądanie można odrzucić za pośrednictwem poczty e-mail, centrum zatwierdzeń lub usługi Power Automate. Aby odrzucić żądanie, wykonaj czynności dotyczące zatwierdzania żądania, ale zamiast pozycji Zatwierdź wybierz pozycję Odrzuć.

Po potwierdzeniu odrzucenia żądania przepływ wykonuje następujące kroki:

1. Zostaje wysłana wiadomość e-mail do osoby, która wnioskowała o urlop.
2. Aktualizuje listę usługi SharePoint Online, dodając informacje o odrzuceniu oraz komentarze od osoby zatwierdzającej.

Informacje pokrewne

Przewodnik dotyczący nowoczesnych zatwierdzeń z jedną osobą zatwierdzającą