Saiba mais sobre a Conformidade de Comunicação

Conformidade de Comunicações do Microsoft Purview é uma solução de risco interno que ajuda você a minimizar os riscos de comunicação, ajudando você a detectar, capturar e agir em mensagens potencialmente inadequadas em sua organização. Políticas predefinidas e personalizadas permitem que você marcar as comunicações internas e externas em busca de correspondências de política para que revisores designados possam examiná-las. Os revisores podem investigar email, Microsoft Teams, Microsoft 365 Copilot e Microsoft 365 Copilot Chat, Viva Engage ou comunicações de terceiros em sua organização e tomar as ações apropriadas para garantir que estejam em conformidade com os padrões de mensagem da sua organização.

Comunicação As políticas de Conformidade no Microsoft 365 ajudam você a superar muitos desafios modernos associados à conformidade e às comunicações internas e externas, incluindo:

• Verificando tipos crescentes de canais de comunicação
• O crescente volume de dados de mensagens
• Execução regulatória e o risco de multas

Além disso, pode haver uma separação de tarefas entre os administradores de TI e a equipe de gerenciamento de conformidade. A Conformidade de Comunicação dá suporte à separação entre a configuração de políticas e a investigação e revisão de mensagens. Por exemplo, o grupo de TI da sua organização pode ser responsável por configurar permissões, grupos e políticas de função de Conformidade de Comunicação. Investigadores e revisores podem ser responsáveis por ações de triagem, revisão e mitigação de mensagens.

Para obter mais informações e uma visão geral do processo de planejamento para lidar com a conformidade e atividades de risco em sua organização, consulte Iniciando um programa de gerenciamento de risco interno.

Assista ao vídeo a seguir para saber como atender aos requisitos de conformidade regulatória com Conformidade de Comunicação:

Cenários de Conformidade de Comunicação

Comunicação As políticas de Conformidade podem ajudá-lo a examinar mensagens em sua organização para várias áreas de conformidade importantes:

• Políticas corporativas

  Os usuários devem estar em conformidade com o uso aceitável, padrões éticos e outras políticas corporativas em todas as suas comunicações relacionadas aos negócios. As políticas de Conformidade de Comunicação podem detectar correspondências de política e ajudá-lo a tomar ações corretivas para ajudar a mitigar esses tipos de incidentes. Por exemplo, você pode marcar as comunicações do usuário em sua organização em busca de questões de recursos humanos, como assédio ou uso de linguagem potencialmente inadequada ou ofensiva.

• Gerenciamento de risco

  As organizações são responsáveis por todas as comunicações distribuídas em toda a sua infraestrutura e sistemas de rede corporativa. Ao usar as políticas de Conformidade de Comunicação para ajudar a identificar e gerenciar possíveis exposições e riscos legais, você pode minimizar os riscos antes que eles prejudiquem as operações corporativas. Por exemplo, você pode marcar as mensagens em sua organização quanto a comunicações não autorizadas e conflitos de interesse sobre projetos confidenciais, como futuras aquisições, fusões, divulgações de ganhos, reorganizações ou mudanças na equipe de liderança.

• Conformidade regulamentar

  A maioria das organizações deve estar em conformidade com algum tipo de padrão de conformidade regulatória como parte de seus procedimentos operacionais normais. Esses regulamentos geralmente exigem que as organizações implementem algum tipo de processo de escopo ou supervisão para mensagens apropriadas para seu setor. A Regra 3110 da Autoridade Reguladora do Setor Financeiro (FINRA) é um bom exemplo de exigência de que as organizações tenham procedimentos de escopo em vigor para marcar as comunicações do usuário e os tipos de negócios nos quais ela se envolve. Outro exemplo pode ser a necessidade de revisar as comunicações do corretor em sua organização para se proteger contra possíveis atividades de uso de informações privilegiadas, conluio ou suborno. As políticas de Conformidade de Comunicação podem ajudar sua organização a atender a esses requisitos, fornecendo um processo para analisar e relatar comunicações corporativas. Para obter mais informações sobre o suporte para organizações financeiras, consulte Principais considerações de conformidade e segurança para bancos e mercados de capitais dos EUA.

Principais áreas de recursos

A Conformidade de Comunicação oferece vários recursos importantes para ajudar a resolver as preocupações de conformidade em suas plataformas de mensagens:

• Modelos personalizáveis inteligentes
• Fluxos de trabalho de correção flexíveis
• Informações acionáveis

Modelos personalizáveis inteligentes

Modelos personalizáveis inteligentes em Conformidade de Comunicação ajudam você a aplicar o aprendizado de máquina para detectar violações de comunicação em sua organização.

• Modelos pré-configurados personalizáveis: os modelos de política ajudam a resolver os riscos de comunicação mais comuns. Você pode criar e atualizar políticas mais rapidamente com modelos predefinidos que analisam e atenuam conteúdo potencialmente inadequado, informações confidenciais, conflito de interesses e problemas de conformidade regulatória.
• Novo suporte de aprendizado de máquina: classificadores internos analisam e atenuam discriminação , ameaças, assédio, palavrões e imagens potencialmente inadequadas. Eles ajudam a reduzir o conteúdo classificado incorretamente nas mensagens de comunicação, economizando tempo dos revisores durante o processo de investigação e correção.
• Construtor de condições aprimorado: agora você pode configurar as condições da política por meio de uma experiência única e integrada no fluxo de trabalho da política. Essa atualização reduz a confusão sobre como as condições se aplicam às políticas.

Fluxos de trabalho de correção flexíveis

Os fluxos de trabalho de correção internos ajudam a identificar e agir rapidamente em mensagens com correspondências de política em sua organização. Os novos recursos a seguir aumentam a eficiência para atividades de investigação e correção:

• Fluxo de trabalho de correção flexível: o novo fluxo de trabalho de correção ajuda você a agir rapidamente em relação a correspondências de política. As novas opções permitem escalonar mensagens para outros revisores e enviar notificações por email aos usuários com correspondências de política.
• Correspondência de política de conversa: as mensagens no grupo de conversas por correspondências de política oferecem mais visibilidade sobre como as conversas se relacionam com suas políticas de comunicação. Por exemplo, a correspondência da política de conversa na guia Pendente mostra automaticamente todas as mensagens em um canal do Teams que correspondem às suas políticas de comunicação para analisar e mitigar mensagens potencialmente inadequadas. Outras mensagens em conversas que não correspondem às suas políticas de comunicação não são exibidas.
• Realce de palavra-chave: os termos que correspondem às condições da política são realçados na exibição de texto da mensagem para ajudar os revisores a analisar e corrigir rapidamente os alertas de política.
• Reconhecimento óptico de caracteres (OCR): você pode marcar, detectar e investigar texto impresso e manuscrito em imagens inseridas ou anexadas a emails ou mensagens de chat do Microsoft Teams.
• Novos filtros: você pode investigar e corrigir alertas de política mais rapidamente com filtros de mensagem para vários campos, incluindo remetente, destinatário, data, domínios e muito mais.
• Visualizações de mensagens aprimoradas: as ações de investigação e correção agora são mais rápidas com novas exibições de fonte de mensagem e texto. Agora você pode exibir anexos de mensagens para fornecer contexto completo ao executar ações de correção.
• Histórico do usuário: uma exibição histórica de todas as atividades de correção de mensagens do usuário, como notificações anteriores e escalonamentos para correspondências de política, agora fornece aos revisores mais contexto durante o processo de fluxo de trabalho de correção. Instâncias inéditas ou repetidas de correspondências de política para usuários agora são arquivadas e facilmente visíveis.
• Notificação de padrão detectado: muitas ações de assédio e bullying ocorrem ao longo do tempo e envolvem instâncias recorrentes do mesmo comportamento por um usuário. A notificação de padrão detectado exibida nos detalhes do alerta ajuda a chamar a atenção para esses alertas e esse tipo de comportamento.
• Tradução: você pode investigar rapidamente os detalhes da mensagem em oito idiomas usando o suporte de tradução no fluxo de trabalho de correção. Mensagens em outros idiomas são convertidas automaticamente para o idioma de exibição do revisor.
• Detecção de anexos: você pode marcar, detectar e investigar o conteúdo vinculado (anexos modernos) do OneDrive e do Microsoft Teams que correspondem aos classificadores de política e às condições para mensagens do Microsoft Teams. O conteúdo do anexo é extraído automaticamente para um arquivo de texto para revisão detalhada e ação.
• Resumir o conteúdo da mensagem para correspondências de política: economize tempo para os investigadores usando o Microsoft Copilot no Microsoft Purview para resumir mensagens longas do Teams, email ou Viva Engage. O Copilot no Microsoft Purview cria um resumo da conversa, incluindo gravações, transcrições de reuniões e anexos.

Informações acionáveis

Novos painéis interativos para alertas, correspondências de políticas, ações e tendências ajudam a visualizar rapidamente o status de alertas pendentes e resolvidos em sua organização.

• Alertas inteligentes proativos: receba alertas de correspondências de política que precisam de atenção imediata. Novos painéis mostram itens pendentes classificados por gravidade. Revisores designados recebem novas notificações por email automáticas.
• Painéis interativos: exiba novos painéis que exibem correspondências de política, ações pendentes e resolvidas e tendências por usuários e política.
• Suporte de auditoria: exporte facilmente um log completo de atividades de política e revisão do portal do Microsoft Purview para ajudar a dar suporte a solicitações de revisão de auditoria.

Integração com os serviços do Microsoft 365

As políticas de Conformidade de Comunicação marcam, detectam e capturam mensagens em vários canais de comunicação para ajudá-lo a examinar e corrigir rapidamente os problemas de conformidade:

• IA generativa: use as políticas de Conformidade de Comunicação para analisar as interações (prompts e respostas) inseridas em aplicativos de IA generativa para ajudar a detectar interações inadequadas ou arriscadas ou o compartilhamento de informações confidenciais. A cobertura é compatível com o Microsoft 365 Copilot, Copilots criados usando o Microsoft Copilot Studio, aplicativos de IA conectados pelo Microsoft Entra ou pelo Mapa de Dados do Microsoft Purview conectores e muito mais.
• Microsoft Teams: a Conformidade de Comunicação dá suporte a comunicações de chat para canais públicos e privados do Microsoft Teams e chats individuais como uma fonte de canal autônoma ou com outros serviços do Microsoft 365. Você também pode detectar comunicações incluídas nas transcrições das reuniões (visualização). Você precisa adicionar manualmente usuários individuais, grupos de distribuição ou canais específicos do Microsoft Teams ao selecionar usuários e grupos aos quais aplicar uma política de Conformidade de Comunicação. Os usuários do Teams também podem relatar mensagens potencialmente inadequadas em canais privados e de grupo e chats para revisão e correção.
• Exchange Online: todas as caixas de correio hospedadas no Exchange Online em sua organização do Microsoft 365 estão qualificadas para análises. E-mails e anexos que correspondem às condições da política de Conformidade de Comunicação estão disponíveis instantaneamente para investigação e em relatórios de conformidade. O Exchange Online agora é um canal de origem opcional e não é mais necessário nas políticas de Conformidade de Comunicações.
• Microsoft 365 Copilot e Microsoft 365 Copilot Chat: As políticas de Conformidade de Comunicação detectam interações (prompts e respostas) inseridas pelos usuários no Copilot.
• Viva Engage: as políticas de Conformidade de Comunicação dão suporte a mensagens privadas e conversas públicas da comunidade no Viva Engage. O Viva Engage é um canal opcional e deve estar no modo nativo para dar suporte à verificação de mensagens e anexos.
• Fontes de terceiros: você pode marcar mensagens de fontes de terceiros para dados importados para caixas de correio em sua organização do Microsoft 365. O Communication Compliance oferece suporte a conexões com várias plataformas populares, incluindo Instant Bloomberg e outras.

Para saber mais sobre o suporte ao canal de mensagens nas políticas de Conformidade de Comunicação, consulte Detectar sinais de canal com Conformidade de Comunicação.

Assista ao vídeo a seguir para saber como detectar riscos de comunicação no Microsoft Teams com Conformidade de Comunicação:

Integração com o Microsoft Purview Gerenciamento de Risco Interno do Microsoft Purview

Quando os usuários experimentam estressores no emprego, eles podem se envolver em atividades arriscadas. O estresse no local de trabalho pode levar a um comportamento atípico ou mal-intencionado por parte de alguns usuários, que surge como um comportamento potencialmente inadequado nos sistemas de mensagens da sua organização. O comportamento de trabalho contraproducente pode ser um precursor de violações mais graves, como sabotar ativos da empresa ou vazar informações confidenciais. Ao integrar a Conformidade de Comunicação com o Gerenciamento de Risco Interno do Microsoft Purview, você pode detectar estressores que indicam um ambiente de trabalho insalubre.

Saiba mais sobre como integrar a Conformidade de Comunicação com o Gerenciamento de Risco Interno

Introdução às ações recomendadas

Se você estiver configurando a Conformidade de Comunicação pela primeira vez ou começando a criar novas políticas, a nova experiência de ações recomendadas poderá ajudar você a aproveitar ao máximo os recursos de Conformidade de Comunicação. As ações recomendadas incluem a configuração de permissões, a criação de grupos de distribuição, a criação de políticas e muito mais.

Fluxo de trabalho

A Conformidade de Comunicação ajuda você a resolver pontos problemáticos comuns associados à conformidade com políticas internas e requisitos de conformidade regulatória. Com modelos de política focados e um fluxo de trabalho flexível, você pode usar insights acionáveis para resolver rapidamente os problemas de conformidade detectados.

Antes de criar uma política, decida se deseja aplicar um escopo adaptável. Para obter mais informações, consulte Escopos de política adaptável para soluções de conformidade. Se você decidir criar uma política adaptável, deverá criar um ou mais escopos adaptáveis antes de criar sua política e, em seguida, selecioná-los durante o processo criar nova política. Para obter mais instruções, consulte Informações de configuração dos escopos adaptáveis.

Identificar e resolver problemas de conformidade com a Conformidade de Comunicação usa o seguinte fluxo de trabalho:

Configurar

Nesta etapa do fluxo de trabalho, você identifica seus requisitos de conformidade e configura as políticas de Conformidade de Comunicação aplicáveis. Os modelos de política são uma ótima maneira não apenas de configurar rapidamente uma nova política de conformidade, mas também de modificar e atualizar políticas rapidamente à medida que suas necessidades mudam. Por exemplo, talvez você queira testar rapidamente uma política para conteúdo potencialmente inadequado em comunicações para um pequeno grupo de usuários antes de configurar uma política para todos os usuários em sua organização.

Você pode escolher entre os seguintes modelos de política no portal do Microsoft Purview:

• Detectar texto inadequado: use este modelo para criar rapidamente uma política que usa classificadores internos para detectar automaticamente texto em mensagens que podem ser consideradas inadequadas, abusivas ou ofensivas.
• Detectar imagens inadequadas: use este modelo para criar rapidamente uma política que usa classificadores internos para detectar automaticamente conteúdo que contém imagens adultas e de conotação sexual que podem ser consideradas inadequadas em sua organização.
• Detectar tipos de informações confidenciais: use este modelo para criar rapidamente uma política para marcar comunicações que contenham tipos de informações confidenciais ou palavras-chave definidas para ajudar a garantir que dados importantes não sejam compartilhados com pessoas que não deveriam ter acesso.
• Detectar conformidade regulatória financeira: use este modelo para criar rapidamente uma política para marcar comunicações quanto a referências a termos financeiros padrão associados a padrões regulatórios.
• Detectar conflito de interesse: use este modelo para criar rapidamente uma política para detectar comunicações entre dois grupos ou dois usuários para ajudar a evitar conflitos de interesse.
• Diretiva personalizada: Use este modelo para configurar canais de comunicação específicos, condições de detecção individuais e a quantidade de conteúdo a ser detectada e analisada em sua organização.
• Política de mensagens relatadas pelo usuário: essa política do sistema dá suporte a mensagens relatadas pelo usuário de canal, grupo e mensagens de chat privadas. Habilitado por padrão no centro de administração do Teams.

Investigar

Nesta etapa, você pode examinar mais detalhadamente os problemas detectados como correspondentes às suas políticas de Conformidade de Comunicação. Esta etapa inclui as seguintes ações disponíveis no portal do Microsoft Purview:

• Alertas: quando um grupo de mensagens corresponde a uma condição de política, um alerta é gerado automaticamente. Para cada alerta, você pode ver o status, a gravidade, o tempo detectado e se um caso de Descoberta Eletrônica (Premium) está atribuído e seu status. Novos alertas são exibidos na página inicial de Conformidade de Comunicação e na página Alertas e são listados em ordem de gravidade.
• Gerenciamento de problemas: para cada alerta, você pode realizar ações investigativas para ajudar a corrigir o problema detectado na mensagem.
• Análise de documentos: durante a investigação de um problema, você pode usar várias exibições da mensagem para ajudar a avaliar corretamente o problema detectado. As exibições incluem um resumo da conversa, somente texto e exibições de detalhes da conversa de comunicação.
• Analisar histórico de atividade do usuário: visualizar o histórico de atividades de mensagem do usuário e ações de correção para correspondências de política como notificações passadas e escalonamento.
• Filtros: use filtros como remetente, destinatário, data e assunto para restringir rapidamente os alertas de mensagem que quer analisar.

Correção

Corrija os problemas de Conformidade de Comunicação investigados usando as seguintes opções:

• Resolver: depois de revisar um problema, resolve o alerta. Resolver um alerta o remove da guia Pendente . A ação é preservada como uma entrada na guia Resolvido para a política correspondente. Os alertas são resolvidos automaticamente depois que você marca o alerta como classificado incorretamente, envia um aviso a um usuário sobre o alerta ou abre um novo caso para o alerta.
• Marque uma mensagem: como parte da resolução de um problema, marque uma correspondência de política como compatível, não compatível ou questionável em relação às políticas e padrões da sua organização. Você também pode criar uma marca personalizada. A marcação pode ajudar a filtrar alertas de política para escalonamento ou como parte outros processos de análise internos. Você pode filtrar por qualquer valor de marca.
• Notificar o usuário: muitas vezes, os usuários violam acidentalmente ou inadvertidamente uma política de Conformidade de Comunicação. Use o recurso de notificação para fornecer um aviso ao usuário e para resolver o problema.
• Escalonar para outro revisor: às vezes, o revisor inicial de um problema precisa da contribuição de outros revisores para ajudar a resolver o incidente. Você pode escalonar problemas de mensagem facilmente a revisores em outras áreas da sua organização como parte do processo de correção.
• Relatar como classificado incorretamente: mensagens detectadas incorretamente como correspondências de políticas de conformidade ocasionalmente passarão pelo processo de revisão. Marque esses tipos de alertas como classificados incorretamente para enviar comentários à Microsoft sobre a classificação incorreta para ajudar a melhorar os classificadores globais e resolver o problema automaticamente.
• Remover mensagem no Teams: as mensagens potencialmente inadequadas podem ser removidas da exibição em canais do Microsoft Teams ou mensagens de chat pessoais e em grupo. Essas mensagens identificadas removidas são substituídas por uma notificação de que a mensagem foi removida por uma violação de política.
• Escalone para investigação: nas situações mais graves, talvez seja necessário compartilhar informações de Conformidade de Comunicação com outros revisores em sua organização. A Conformidade de Comunicação está totalmente integrada a outros recursos do Microsoft Purview para ajudar você na resolução de riscos de ponta a ponta. Escalonar um caso para investigação permite que você transfira dados e o gerenciamento do caso para a Descoberta Eletrônica do Microsoft Purview (Premium). A Descoberta Eletrônica (Avançada) fornece um fluxo de trabalho de ponta a ponta para preservar, coletar, revisar, analisar e exportar um conteúdo que responda às investigações internas e externas de sua organização. Ela também permite que sua equipe jurídica gerencie todo o fluxo de trabalho de notificação de retenção legal. Para saber mais sobre casos de Descoberta Eletrônica (Premium), consulte Visão geral da Descoberta Eletrônica do Microsoft Purview (Premium).

Manter

Manter o controle e a mitigação de problemas de conformidade identificados pelas políticas de Conformidade de Comunicação abrange todo o processo de fluxo de trabalho. À medida que os alertas são gerados e as ações de investigação e correção são implementadas, talvez seja necessário revisar e atualizar as políticas existentes ou criar novas políticas.

• Revisar e relatar: use widgets do dashboard de Conformidade de Comunicação, logs de exportação e eventos registrados nos logs de auditoria unificados para avaliar e melhorar continuamente sua postura de conformidade.
• Obtenha insights sobre a integridade da política: a Conformidade de Comunicação fornece avisos e recomendações para melhorar a integridade da política. Saiba mais sobre a integridade da política

Pronto para começar?

• Para obter informações de planejamento, consulte Planejar a conformidade de comunicação.
• Confira o estudo de caso da Contoso e veja como eles configuraram rapidamente uma política de Conformidade de Comunicação para detectar conteúdo potencialmente inadequado nas comunicações do Microsoft Teams, Exchange Online e Viva Engage.
• Para configurar a Conformidade de Comunicação para sua organização do Microsoft 365, consulte Configurar a Conformidade de Comunicação.

Mais recursos

Para obter os vídeos mais recentes do Ignite sobre Conformidade de Comunicação, consulte os seguintes recursos:

• Promova uma cultura de segurança e inclusão com a Conformidade de Comunicação
• Saiba como reduzir os riscos de comunicação dentro da sua organização
• Melhor com o Microsoft Teams - Saiba mais sobre os recursos nativos mais recentes integrados do Teams em Conformidade de Comunicação

Para obter uma visão geral rápida da Conformidade de Comunicação, consulte o vídeo Detectar assédio no local de trabalho e responder com Conformidade de Comunicação no canal Microsoft Mechanics.

Veja como a TD Securities está usando a conformidade de comunicação para atender às suas obrigações regulatórias e atender às suas necessidades de segurança e estabilidade.

Assista ao vídeo do Microsoft Mechanics sobre como o Gerenciamento de Riscos Internos e a Conformidade de Comunicação trabalham juntos para ajudar a minimizar os riscos de dados dos usuários em sua organização.

Para acompanhar as atualizações mais recentes da Conformidade de Comunicação, selecione Novidades na solução de Conformidade de Comunicação para sua organização.