Identificar os tipos de retenção de caixa de correio do Exchange na Descoberta Eletrônica

O Microsoft Purview oferece várias maneiras pelas quais sua organização pode impedir que o conteúdo da caixa de correio seja excluído permanentemente. Essa proteção permite que sua organização retenha conteúdo para atender aos regulamentos de conformidade ou durante investigações legais e outros tipos de investigações. Este artigo explica como identificar os diferentes tipos de retenções colocadas em uma caixa de correio do Exchange Online e como usar cmdlets do PowerShell para obter o GUID de cada retenção.

Visão geral dos tipos de retenção de caixa de correio do Exchange

Aqui está uma lista dos recursos de retenção (também chamados de retenções) no Microsoft Purview e no Microsoft 365:

• Retenção de Litígio: Retenções que você aplica às caixas de correio dos usuários no Exchange Online.

• Retenção de Descoberta Eletrônica: Retenção que você associa a um caso de Descoberta Eletrônica no portal do Microsoft Purview. Você pode bloquear as caixas de correio do Exchange e as contas do OneDrive das pessoas que você está investigando no caso. Você também pode colocar uma retenção nas caixas de correio e sites associados ao Microsoft Teams, grupos do Microsoft 365 e Grupos do Viva Engage.

• Políticas de retenção do Microsoft Purview: podem ser configuradas para reter (ou reter e excluir) conteúdo em caixas de correio de usuário no Exchange Online e na caixa de correio correspondente para Grupos do Microsoft 365 e Microsoft Teams. Você também pode criar uma política de retenção para reter as Conversas do Skype for Business, que são armazenadas nas caixas de correio dos usuários.

  Há dois tipos de políticas de retenção do Microsoft Purview que você pode atribuir a caixas de correio.

  • Políticas de retenção de localização específicas: essas políticas são atribuídas aos locais de conteúdo de usuários específicos. Use o cmdlet Get-Mailbox no PowerShell do Exchange Online para obter informações sobre políticas de retenção atribuídas a caixas de correio específicas. Para obter mais informações sobre esse tipo de política de retenção, consulte a seção Uma política com inclusões ou exclusões específicas na documentação da política de retenção.
  • Políticas de retenção em toda a organização: essas políticas são atribuídas a todos os locais de conteúdo em sua organização. Use o cmdlet Get-OrganizationConfig no PowerShell do Exchange Online para obter informações sobre políticas de retenção em toda a organização. Para obter mais informações sobre esse tipo de política de retenção, consulte a seção Uma política que se aplica a locais inteiros na documentação da política de retenção.

• Rótulos de retenção do Microsoft Purview: se um usuário aplicar um rótulo de retenção do Microsoft Purview (configurado para reter conteúdo ou reter e excluir conteúdo) a qualquer pasta ou item em sua caixa de correio, uma retenção será colocada na caixa de correio como se você tivesse colocado a caixa de correio em Retenção de Litígio ou a atribuído a uma política de retenção do Microsoft Purview. Para obter mais informações, consulte a seção Identificando caixas de correio em espera porque um rótulo de retenção foi aplicado a uma pasta ou item neste artigo.

Para gerenciar caixas de correio em espera, talvez seja necessário identificar o tipo de retenção colocada em uma caixa de correio para que você possa executar tarefas como alterar a duração da espera, remover temporária ou permanentemente a retenção ou excluir uma caixa de correio de uma política de retenção do Microsoft Purview. Nesses casos, a primeira etapa é identificar o tipo de retenção colocada na caixa de correio. Como várias retenções (e diferentes tipos de retenções) podem ser colocadas em uma única caixa de correio, você precisa identificar todas as retenções colocadas em uma caixa de correio se quiser remover ou alterar uma retenção.

Etapa 1: obter o GUID para retenções colocadas em uma caixa de correio

Para se conectar ao PowerShell do Exchange Online, confira Conectar ao PowerShell do Exchange Online. Você deve se conectar antes de executar os cmdlets nesta etapa.

Execute os dois cmdlets a seguir no PowerShell do Exchange Online para obter o GUID das retenções que são colocadas em uma caixa de correio. Depois de obter um GUID, use-o para identificar a retenção específica na Etapa 2. Uma retenção de litígio não usa um GUID. As retenções de litígio estão habilitadas ou desabilitadas para uma caixa de correio.

• Get-Mailbox: use este cmdlet para marcar se a Retenção de Litígio está habilitada para uma caixa de correio e para obter os GUIDs para retenções de Descoberta Eletrônica e políticas de retenção do Microsoft Purview atribuídas a uma caixa de correio. A saída desse cmdlet também mostra se uma caixa de correio foi explicitamente excluída de uma política de retenção em toda a organização.
• Get-OrganizationConfig: use este cmdlet para obter os GUIDs para políticas de retenção em toda a organização.

Usar Get-Mailbox para exibir retenções em uma caixa de correio

Execute o comando a seguir para obter informações sobre as retenções e políticas de retenção do Microsoft Purview aplicadas a uma caixa de correio.

Get-Mailbox <username> | FL LitigationHoldEnabled,InPlaceHolds

A tabela a seguir descreve como identificar diferentes tipos de retenções com base nos valores na propriedade InPlaceHolds quando você executa o cmdlet Get-Mailbox .

Usar Get-OrganizationConfig para identificar retenções em toda a organização

Se a propriedade InPlaceHolds estiver vazia quando você executar o cmdlet Get-Mailbox , uma ou mais políticas de retenção do Microsoft Purview em toda a organização ainda poderão ser aplicadas à caixa de correio. Execute o comando a seguir no PowerShell do Exchange Online para obter uma lista de GUIDs para políticas de retenção do Microsoft Purview em toda a organização.

Get-OrganizationConfig | FL InPlaceHolds

A tabela a seguir descreve os diferentes tipos de retenções em toda a organização e como identificar cada tipo com base nos GUIDs contidos na propriedade InPlaceHolds quando você executa o cmdlet Get-OrganizationConfig .

Para obter mais informações sobre políticas de retenção aplicadas ao Microsoft Teams, consulte Saiba mais sobre políticas de retenção para o Microsoft Teams.

Entender o formato do valor InPlaceHolds para políticas de retenção

Além do prefixo (mbx, , ou grp) que identifica um item na InPlaceHolds propriedade como uma política de retenção do Microsoft Purview, o valor também contém um sufixo que identifica o tipo de ação de retenção configurado skppara a política. Por exemplo, o sufixo action é realçado em negrito nos seguintes exemplos:

skp127d7cf1076947929bf136b7a2a8c36f :1

mbx7cfb30345d454ac0a989ab3041051209 :2

grp1a0a132ee8944501a4bb6a452ec31171 :3

A tabela a seguir define as três ações de retenção possíveis:

Para obter mais informações sobre ações de retenção, consulte a seção Reter conteúdo por um período específico .

Etapa 2: Usar o GUID para identificar a suspensão

Depois de obter o GUID de uma retenção aplicada a uma caixa de correio, use esse GUID para identificar a retenção. As seções a seguir mostram como identificar o nome da retenção e outras informações usando o GUID da suspensão.

Bloqueios de Descoberta Eletrônica

Execute os seguintes comandos no PowerShell de Segurança & Conformidade para encontrar uma retenção de Descoberta Eletrônica aplicada à caixa de correio. Use o GUID (sem o prefixo UniH) para a retenção de Descoberta Eletrônica que você encontrou na Etapa 1.

Para se conectar ao PowerShell de Segurança & Conformidade, consulte Conectar-se ao PowerShell de Segurança & Conformidade.

O primeiro comando cria uma variável que contém informações sobre a retenção da Descoberta Eletrônica. Use essa variável nos outros comandos. O segundo comando mostra o nome do caso de Descoberta Eletrônica ao qual a retenção está associada. O terceiro comando mostra o nome da retenção e lista as caixas de correio às quais a retenção se aplica.

$CaseHold = Get-CaseHoldPolicy <hold GUID without prefix>

Get-ComplianceCase $CaseHold.CaseId | FL Name

$CaseHold | FL Name,ExchangeLocation

Identificar políticas de retenção do Microsoft Purview por GUID

Conecte-se ao PowerShell de Segurança & Conformidade e execute o comando a seguir para localizar a política de retenção do Microsoft Purview (para toda a organização ou local específico) aplicada à caixa de correio. Use o GUID (sem o prefixo mbx, skp ou grp ou o sufixo de ação) encontrado na Etapa 1.

Get-RetentionCompliancePolicy <hold GUID without prefix or suffix> -DistributionDetail  | FL Name,*Location

Novas políticas de retenção que se aplicam aos seguintes locais não carimbam diretamente na configuração da organização ou nos objetos do Exchange Online:

• Aplicativos empresariais de IA
• Experiências do Microsoft Copilot
• Chats do Teams
• Mensagens do canal privado do Teams
• Mensagens da comunidade do Viva Engage
• Mensagens do usuário do Viva Engage
• Outros aplicativos de IA

Para determinar se essas políticas de conformidade de retenção se aplicam a uma caixa de correio durante uma investigação, use os cmdlets de Pesquisa de Política ou Retenção para locais mais recentes.

Get-AppRetentionCompliancePolicy <hold GUID without prefix or suffix> -DistributionDetail  | FL Name, Applications, *Location

Identificar caixas de correio em espera porque um rótulo de retenção é aplicado a uma pasta ou item

Quando um usuário aplica um rótulo de retenção configurado para reterou reter e , em seguida, excluir o conteúdo em qualquer pasta ou item em sua caixa de correio, a propriedade de caixa de correio ComplianceTagHoldApplied é definida como True. Quando essa propriedade for True, trate a caixa de correio como se estivesse em espera, como quando você a atribui a uma política de retenção do Microsoft Purview ou a coloca em Retenção de Litígio, mas com algumas ressalvas. Quando a propriedade ComplianceTagHoldApplied é True, ocorrem as seguintes coisas:

• Se você excluir a caixa de correio ou a conta do Microsoft 365 do usuário, a caixa de correio se tornará uma caixa de correio inativa.
• Você não pode desabilitar a caixa de correio (a caixa de correio principal ou a caixa de correio de arquivo morto, se estiver habilitada).
• Os itens que você exclui da caixa de correio seguem um dos dois caminhos, dependendo se estão rotulados ou não:
  • Os itens sem rótulo seguem o mesmo caminho que os itens excluídos seguem quando nenhuma retenção se aplica à caixa de correio. O tempo necessário para que esses itens sejam excluídos permanentemente é determinado pela configuração de retenção de item excluído e se a recuperação de item único está habilitada para a caixa de correio ou não.
  • Os itens rotulados são mantidos na pasta de itens recuperáveis da mesma forma que seriam se uma política de retenção do Microsoft Purview fosse aplicada, mas no nível de item individual. Se vários itens tiverem rótulos diferentes configurados para reterou reter e , em seguida, excluir conteúdo em intervalos diferentes, cada item será retido com base na configuração do rótulo aplicado.
• Outras retenções, como políticas de retenção do Microsoft Purview, retenções de Descoberta Eletrônica ou retenção de litígio, podem estender por quanto tempo os itens rotulados são retidos com base nos princípios de retenção.

Para exibir o valor da propriedade ComplianceTagHoldApplied para uma única caixa de correio, execute o seguinte comando no PowerShell do Exchange Online:

Get-Mailbox <username> | FL ComplianceTagHoldApplied

Para obter mais informações sobre rótulos de retenção, consulte rótulos de retenção.

Um valor True para ComplianceTagHoldApplied não significa que a caixa de correio atualmente tem itens com um rótulo de retenção. Quando você aplica um rótulo de retenção a uma caixa de correio, ComplianceTagHoldApplied é alterado para True. Depois de mudar para Verdadeiro, ele não muda automaticamente de volta para Falso, mesmo quando a caixa de correio não tem mais itens rotulados.

Para alterar o valor ComplianceTagHoldApplied para False, execute o seguinte comando no PowerShell do Exchange Online:

Set-Mailbox -Identity <username> -RemoveComplianceTagHoldApplied -ProvideConsent

Para obter mais informações, consulte Set-Mailbox. Para obter o procedimento completo para excluir itens da pasta Itens Recuperáveis, consulte Excluir itens na pasta Itens Recuperáveis.

Gerenciar caixas de correio em espera retardada

Quando você remove qualquer tipo de retenção de uma caixa de correio, o Exchange Online aplica uma retenção de atraso. Essa retenção atrasa a remoção real da retenção por 30 dias para impedir que os dados sejam permanentemente excluídos (limpos) da caixa de correio. Esse atraso oferece aos administradores a oportunidade de pesquisar ou recuperar itens de caixa de correio removidos após a remoção de um bloqueio. O Assistente de Pasta Gerenciada coloca uma retenção de atraso em uma caixa de correio na próxima vez que processa a caixa de correio e detecta que uma retenção foi removida. Especificamente, o Assistente de Pasta Gerenciada aplica uma retenção de atraso a uma caixa de correio quando define uma das seguintes propriedades de caixa de correio como True:

• DelayHoldApplied: essa propriedade se aplica ao conteúdo relacionado a email (gerado por pessoas que usam o Outlook e o Outlook na Web) armazenado na caixa de correio de um usuário.
• DelayReleaseHoldApplied: essa propriedade se aplica ao conteúdo baseado em nuvem (gerado por aplicativos que não são do Outlook, como Microsoft Teams, Microsoft Forms e Microsoft Viva Engage) armazenado na caixa de correio de um usuário. Os dados de nuvem gerados por um aplicativo da Microsoft geralmente são armazenados em uma pasta oculta na caixa de correio de um usuário.

Quando o Assistente de Pasta Gerenciada coloca uma retenção de atraso na caixa de correio (definindo uma das propriedades anteriores como True), a caixa de correio ainda é considerada em espera por uma duração de espera ilimitada, como se a caixa de correio estivesse em Retenção de Litígio. Após 30 dias, a retenção de atraso expira e o Microsoft 365 tenta remover automaticamente a retenção de atraso (definindo a propriedade DelayHoldApplied ou DelayReleaseHoldApplied como False) para que a retenção seja removida. Depois que uma dessas propriedades for definida como False, os itens correspondentes marcados para remoção serão limpos na próxima vez que o Assistente de Pasta Gerenciada processar a caixa de correio.

Para exibir os valores das propriedades DelayHoldApplied e DelayReleaseHoldApplied para uma caixa de correio, execute o comando a seguir no PowerShell do Exchange Online.

Get-Mailbox <username> | FL *HoldApplied*

Para remover a retenção de atraso antes que ela expire, execute um (ou ambos) dos seguintes comandos no Exchange Online PowerShell, dependendo de qual propriedade você deseja alterar:

Set-Mailbox <username> -RemoveDelayHoldApplied

Ou

Set-Mailbox <username> -RemoveDelayReleaseHoldApplied

Você deve receber a função de Bloqueio Legal no Exchange Online para usar os parâmetros RemoveDelayHoldApplied ou RemoveDelayReleaseHoldApplied.

Para remover a retenção de atraso em uma caixa de correio inativa, execute um dos seguintes comandos no PowerShell do Exchange Online:

Set-Mailbox <DN or Exchange GUID> -InactiveMailbox -RemoveDelayHoldApplied

Ou

Set-Mailbox <DN or Exchange GUID> -InactiveMailbox -RemoveDelayReleaseHoldApplied

Para obter mais informações sobre como usar esses parâmetros para gerenciar retenções de atraso, consulte Set-Mailbox.

Considerações sobre atrasar retenção

Lembre-se dos seguintes pontos ao gerenciar uma caixa de correio em espera retardada:

• Se você definir a propriedade DelayHoldApplied ou DelayReleaseHoldApplied como True e excluir uma caixa de correio (ou a conta de usuário correspondente), a caixa de correio se tornará uma caixa de correio inativa. Uma caixa de correio será considerada em espera se uma das propriedades estiver definida como True. Excluir uma caixa de correio em espera resulta em uma caixa de correio inativa. Para excluir uma caixa de correio e não torná-la uma caixa de correio inativa, defina ambas as propriedades como False.
• Uma caixa de correio ficará em espera por uma duração de retenção ilimitada se a propriedade DelayHoldApplied ou DelayReleaseHoldApplied estiver definida como True. No entanto, essa condição não significa que todo o conteúdo da caixa de correio seja preservado. O valor de cada propriedade determina qual conteúdo será preservado. Por exemplo, digamos que ambas as propriedades estejam definidas como True porque você remove bloqueios da caixa de correio. Em seguida, você remove apenas a retenção de atraso que se aplica a dados de nuvem que não são do Outlook usando o parâmetro RemoveDelayReleaseHoldApplied . Na próxima vez que o Assistente de Pasta Gerenciada processar a caixa de correio, ele limpa os itens que não são do Outlook marcados para remoção. Ele não limpa nenhum item do Outlook marcado para remoção porque a propriedade DelayHoldApplied ainda está definida como True. A condição oposta também é verdadeira: se DelayHoldApplied estiver definido como False e DelayReleaseHoldApplied estiver definido como True, somente os itens do Outlook marcados para remoção serão limpos.

Como confirmar se uma política de retenção em toda a organização é aplicada a uma caixa de correio

Quando você aplica ou remove uma política de retenção em toda a organização para uma caixa de correio, exportar os logs de diagnóstico da caixa de correio ajuda a confirmar se o Exchange Online aplicou ou removeu a política de retenção da caixa de correio. Para exibir essas informações, primeiro você precisa validar alguns itens usando o PowerShell do Exchange Online.

Obter os GUIDs para quaisquer políticas de retenção explicitamente aplicadas a uma caixa de correio

Execute o comando a seguir para listar os GUIDs da política de retenção que são explicitamente aplicados à caixa de correio.

Get-Mailbox <username> | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds

Obtenha os GUIDs para qualquer política de retenção em toda a organização aplicada a caixas de correio

Execute o comando a seguir para listar os GUIDs para políticas de retenção em toda a organização.

Get-OrganizationConfig | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds

Obter o diagnóstico de caixa de correio para HoldTracking

Os logs de Diagnóstico da Caixa de Correio de Rastreamento de Retenção mantêm um histórico das retenções aplicadas a uma caixa de correio do usuário. Se o objeto estiver inativo, inclua -IncludeInactiveMailboxes o parâmetro.

$ht = Export-MailboxDiagnosticLogs <username> -ComponentName HoldTracking
$ht.MailboxLog | Convertfrom-Json

Obter o diagnóstico de caixa de correio para Substrate HoldTracking

Os logs de Diagnóstico de Caixa de Correio de Rastreamento de Retenção do Substrato mantêm um histórico das retenções aplicadas a uma caixa de correio do usuário. Se o objeto estiver inativo, inclua -IncludeInactiveMailboxes o parâmetro.

$sht = Export-MailboxDiagnosticLogs <username> -ComponentName SubstrateHoldTracking
$sht.MailboxLog | Convertfrom-Json

Examinar os resultados dos logs de Diagnóstico de Caixa de Correio

Depois de executar Export-MailboxDiagnosticLogs para HoldTracking ou SubstrateHoldTracking, os dados resultantes podem ser semelhantes a este exemplo:

ed : 0001-01-01T00:00:00.0000000 : mbx7cfb30345d454ac0a989ab3041051209:1HID : 4 htLSD : 2020-03-23T18:24:37.1884606Zosd : 2020-03-23T18:24:37.1884606Z

Use a tabela a seguir para ajudá-lo a entender cada um dos valores listados no log de diagnóstico.

Quando você remove uma política de retenção de uma caixa de correio, o Exchange coloca uma retenção de atraso temporária no usuário para evitar a limpeza de conteúdo. Você pode desativar uma retenção de atraso executando o Set-Mailbox -RemoveDelayHoldApplied comando.

Próximas etapas

Depois de identificar as retenções aplicadas a uma caixa de correio, você pode executar tarefas como alterar a duração da retenção, remover temporária ou permanentemente a retenção ou excluir uma caixa de correio inativa de uma política de retenção do Microsoft Purview. Para obter mais informações sobre a execução de tarefas relacionadas a bloqueios, consulte um dos seguintes artigos:

• Execute o comando Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <Policy Name> -AddExchangeLocationException <user mailbox> no PowerShell de Segurança & Conformidade para excluir uma caixa de correio de uma política de retenção do Microsoft Purview em toda a organização. Você só pode usar esse comando para políticas de retenção em que o valor da propriedade ExchangeLocation seja Alligual a .
• Execute o comando Set-AppRetentionCompliancePolicy -Identity Policy Name> -AddExchangeLocationException <<caixa de correio> do usuário no PowerShell de Segurança & Conformidade para excluir uma caixa de correio de mensagens de canal privado do Teams, mensagens de usuário Viva Engage, mensagens da comunidade Viva Engage, chats do Teams Microsoft Copilot experiências, aplicativos corporativos de IA e outros aplicativos de IA. Você só pode usar esse comando para políticas de retenção em que o valor da propriedade ExchangeLocation seja Alligual a .
• Execute o Set-Mailbox <\DN ou o GUID> do Exchange -RemoveDelayHoldApplied, se necessário, para remover DelayHoldApplied se isso for True. Se o objeto estiver inativo, inclua o -InactiveMailbox parâmetro.
• Execute o Set-Mailbox <\DN ou o GUID> do Exchange -RemoveDelayReleaseHoldApplied, se necessário, para remover DelayReleaseHoldApplied se isso for True. Se o objeto estiver inativo, inclua o -InactiveMailbox parâmetro.
• Execute o Set-MailUser <\DN ou o GUID> do Exchange -RemoveDelayHoldApplied , se necessário, para remover DelayReleaseHoldApplied se isso for True.
• Execute o Set-MailUser <\DN ou o GUID> do Exchange -RemoveDelayReleaseHoldApplied, se necessário, para remover DelayReleaseHoldApplied se isso for True.
• Execute o Set-Mailbox <\DN ou o GUID> do Exchange -LitigationHoldEnabled $False se necessário para remover o LitigationHold. Se o objeto estiver inativo, inclua o -InactiveMailbox parâmetro.
• Execute o Set-MailUser <\DN ou o GUID> do Exchange -RemoveLitigationHoldEnabled se necessário para remover o LitigationHold.
• Execute o Set-Mailbox <\DN ou o GUID> do Exchange -InactiveMailbox -RemoveComplianceTagHoldApplied, se necessário, para remover ComplianceTagHoldApplied da caixa de correio inativa. Se o objeto estiver ativo, inclua o parâmetro Set-Mailbox <\DN ou GUID> do Exchange -RemoveComplianceTagHoldApplied -ProvideConsent-ProvideConsent
• Execute o Set-MailUser <\DN ou o GUID> do Exchange -RemoveComplianceTagHoldApplied, se necessário, para remover ComplianceTagHoldApplied do usuário de email inativo.
• Execute o Set-Mailbox <\DN ou o GUID> do Exchange -ExcludeFromAllHolds se necessário para remover bloqueios da caixa de correio inativa. Verifique a caixa de correio definida | ExcludeFromAllHolds para entender quais retenções esse parâmetro pode remover e quais não podem.
• Execute o Set-MailUser <\DN ou o GUID> do Exchange -ExcludeFromAllHolds , se necessário, para remover as retenções do usuário de email inativo. Verifique o erro Set-MailUser | ExcludeFromAllHolds para entender quais retenções esse parâmetro pode remover e quais não podem.
• Alterar a duração de retenção de uma caixa de correio inativa
• Excluir uma caixa de correio inativa
• Excluir itens na pasta de Itens recuperáveis de caixas de correio baseadas em nuvem em retenção