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Pronto para começar a gerenciar o conteúdo de alto valor da sua organização para obrigações legais, comerciais ou normativas usando uma solução de gerenciamento de registros no Microsoft 365? Use as orientações a seguir para começar:
Entenda como a retenção e a exclusão funcionam no Microsoft 365 e identifique se você precisa usar políticas de retenção para complementar os rótulos de retenção que gerenciam documentos e e-mails no nível do item: Saiba mais sobre políticas de retenção e rótulos de retenção
Se necessário, crie políticas de retenção para a governança da linha de base de dados entre o Microsoft 365 e as cargas de trabalho.
Entenda a solução de gerenciamento de registros e como os rótulos de retenção podem ser usados para permitir ou bloquear ações quando documentos e e-mails são declarados registros: Saiba mais sobre o gerenciamento de registros
Crie seu plano de arquivo das configurações e ações de retenção e exclusão e quando os itens devem ser marcados como registros importando um plano existente, se você tiver um, ou crie novos rótulos de retenção: Use o plano de arquivo para criar e gerenciar rótulos de retenção
Publique e aplique seus rótulos de retenção. Os rótulos de retenção são blocos de construção reutilizáveis que podem ser usados em várias políticas e podem ser inseridos em fluxos de trabalho do usuário:
Dica
Se você estiver migrando registros para o Microsoft 365 e precisar validar se eles não foram alterados, confira Validando registros migrados.
Requisitos de licenciamento e cobrança
Várias assinaturas diferentes assinaturas suportam o gerenciamento de registros, mas os requisitos de licenciamento para os usuários dependem dos recursos que você utiliza.
Para ver as opções de licenciamento dos seus usuários para se beneficiarem dos recursos do Microsoft Purview, confira a descrição do serviço do Microsoft Purview. Para o Gerenciamento de registros, consulte a seção Gerenciamento de registros Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Dados do Microsoft Purview & para obter os requisitos de licenciamento em nível de recurso.
Você deve configurar a cobrança paga conforme o uso para criar políticas de retenção que incluam os locais das experiências do Microsoft Copilot, aplicativos de IA corporativos e outros aplicativos de IA. As interações do Microsoft 365 Copilot não têm custo.
Permissões
Importante
A Microsoft recomenda que você use funções com o menor número de permissões. Minimizar o número de usuários com a função de Administrador Global ajuda a melhorar a segurança da sua organização. Saiba mais sobre as funções e permissões do Microsoft Purview.
Os membros da sua equipe de conformidade responsáveis pelo gerenciamento de registros precisam de permissões para o portal do Microsoft Purview. Para conceder permissões para essa administração limitada, recomendamos que você adicione usuários ao grupo de funções de administrador do Gerenciamento de registros . Esse grupo de funções concede permissões para todos os recursos relacionados ao gerenciamento de registros, que incluem as permissões para criar e gerenciar escopos de política adaptável e revisão e verificação de disposição.
Como alternativa para usar essa função padrão, você pode criar um novo grupo de função e adicionar a função Gerenciamento de Registro Somente Exibição a esse grupo.
Para obter instruções para adicionar usuários às funções padrão ou criar seus próprios grupos de funções, consulte Permissões no portal do Microsoft Purview.
Essas permissões são necessárias somente para criar, configurar e aplicar rótulos de retenção que declarem registros, e gerenciar disposição. A pessoa que configura esses rótulos não exige acesso ao conteúdo.
Suporte para unidades administrativas
O gerenciamento de registros dá suporte a unidades administrativas que foram configuradas no Microsoft Entra ID:
Você pode atribuir unidades administrativas a membros de grupos de funções usados com o Gerenciamento de Registros do Microsoft Purview. Edite o grupo de funções Gerenciamento de registros ou outros grupos de funções que dão suporte a unidades administrativas. Nesses grupos de funções, selecione membros individuais e, em seguida, a opção Atribuir unidades administrativas para selecionar unidades administrativas do Microsoft Entra ID. Esses administradores agora estão restritos a gerenciar apenas os usuários nessas unidades administrativas.
Você pode definir o escopo inicial das políticas de retenção e das políticas de rótulos de retenção ao criar ou editar essas políticas. Ao selecionar unidades administrativas, somente os usuários nessas unidades administrativas serão qualificados para a política.
Importante
Não selecione unidades administrativas para uma política de rótulo de retenção que você deseja aplicar aos sites do SharePoint. Como as unidades administrativas dão suporte apenas a usuários e grupos, se você configurar uma política de rótulo de retenção para usar unidades administrativas, não poderá selecionar os locais para os sites do SharePoint.
Os escopos adaptáveis e estáticos suportam unidades administrativas.
Impacto adicional para administradores restritos
- Pesquisa de política: Os administradores restritos verão políticas somente de usuários em suas unidades administrativas atribuídas
- Revisão e verificação de disposition: Os administradores restritos poderão adicionar revisores somente de dentro de suas unidades administrativas atribuídas e ver revisões de disposition e itens descartados somente de usuários em suas unidades administrativas atribuídas
Atualmente, os rótulos e eventos de retenção não dão suporte a unidades administrativas.
Atualmente, as políticas de retenção para copilots e aplicativos de IA não dão suporte a unidades administrativas.
Atualmente, um administrador restrito pode criar e exibir escopos adaptáveis para todas as unidades administrativas quando usam cmdlets do PowerShell.
Atualmente, as caixas de correio inativas não têm suporte em uma política quando você seleciona uma ou mais unidades administrativas. Para incluir caixas de correio inativas na política, você deve ser um administrador irrestrito e selecionar Diretório completo.
Para obter mais informações sobre como o Microsoft Purview dá suporte a unidades administrativas, consulte Unidades administrativas.
Cenários comuns
Use a tabela a seguir para ajudá-lo a mapear seus requisitos de negócios para os cenários com suporte para o gerenciamento de registros.
Dica
Precisa estar em conformidade com uma regulamentação específica do setor? Verifique os Requisitos regulamentares para gerenciamento do ciclo de vida de dados e gerenciamento de registros para obter orientações específicas de regulamentação.
| Eu quero... | Documentação |
|---|---|
| Declarar um registro | Declarar registros usando rótulos de retenção |
| Atualizar um registro | Usar a versão de registro para atualizar registros armazenados no SharePoint ou no OneDrive |
| Permitir que os administradores e usuários apliquem manualmente as ações reter e excluir para documentos e emails: - Microsoft Office SharePoint Online - OneDrive - Outlook e Outlook na Web |
Publicar os rótulos de retenção e aplicá-los nos aplicativos |
| Permitir que os administradores de site configuram ações reter e excluir padrão para todo o conteúdo em uma biblioteca do Microsoft Office SharePoint Online, pasta ou conjunto de documentos | Publicar os rótulos de retenção e aplicá-los nos aplicativos |
| Permitir que os usuários apliquem automaticamente manter e excluam ações para emails usando as regras do Outlook | Publicar os rótulos de retenção e aplicá-los nos aplicativos |
| Permita que os administradores apliquem ações de retenção e exclusão a um modelo do Microsoft Syntex, para que essas configurações sejam aplicadas automaticamente aos arquivos identificados em uma biblioteca do SharePoint | Publicar os rótulos de retenção e aplicá-los nos aplicativos |
| Aplicar automaticamente ações reter e excluir a documentos e emails | Aplicar um rótulo de retenção automaticamente ao conteúdo |
| Reter e excluir automaticamente transcrições ou gravações de reuniões do Teams e as transcrições que as acompanham | Aplicar um rótulo de retenção automaticamente ao conteúdo |
| Reter e excluir automaticamente documentos e emails com um rótulo de confidencialidade específico | Aplicar um rótulo de retenção automaticamente ao conteúdo |
| Inicie o período de retenção quando um evento ocorrer, por exemplo: - Funcionários saindo da organização - Expiração dos contratos - Fim da vida útil do produto |
Iniciar a retenção quando um evento ocorrer |
| Execute ações personalizadas ou integre-se a outras soluções no final do período de retenção | Personalizar o que acontece no final do período de retenção |
| Restringir alterações em políticas para ajudar a atender aos requisitos normativos ou proteger contra administradores não autorizados | Use o Bloqueio de Preservação para restringir as alterações para políticas de retenção e políticas de rótulo de retenção |
| Gerenciar o ciclo de vida de diferentes tipos de documentos no Microsoft Office SharePoint Online | Use os rótulos de retenção para gerenciar o ciclo de vida dos documentos armazenados no SharePoint |
| Aplicar um rótulo de retenção a um arquivo quando receber um alerta de que o conteúdo que contém dados pessoais está sendo armazenado ou permanece inalterado por muito tempo | Investigar e corrigir alertas no Gerenciamento de Riscos de Privacidade |
| Certifique-se de que alguém examine e aprove antes que o conteúdo seja excluído ao fim do período de retenção | Revisões de disposição |
| Ter uma prova de eliminação para o conteúdo que é excluído permanentemente no final do período de retenção | Disposição de conteúdo |
| Monitorar como e onde as configurações reter e excluir são aplicadas aos itens | Monitorar rótulos de retenção |
| Criar rótulos de retenção de forma programaticamente e gerenciar eventos e gatilhos de retenção de tipo de evento | API do Graph da Microsoft para gerenciamento de registros |
| Aplicar e gerenciar rótulos de retenção de forma programática no SharePoint e no OneDrive | API do Graph para rótulos de retenção no SharePoint e no OneDrive: - Bloquear e desbloquear registros - Definir rótulos de retenção - Remover rótulos de retenção - Obter metadados para rótulos de retenção |
Documentação do usuário final
Se você estiver usando as políticas de retenção na governança de dados de linha de base, elas normalmente funcionam discretamente em segundo plano sem a interação do usuário. Como resultado, elas precisam de pouca documentação para os usuários. As políticas de retenção para equipes informam os usuários quando suas mensagens foram excluídas com um link para Mensagens do Teams sobre políticas de retenção.
Em comparação, os rótulos de retenção têm uma presença da interface do usuário nos aplicativos do Microsoft 365, portanto, certifique-se de fornecer orientações aos usuários finais e seu suporte técnico antes que esses rótulos sejam implantados na sua rede de produção. Para ajudar os usuários a aplicarem rótulos de retenção no SharePoint e no OneDrive, que inclui informações sobre como desbloquear registros de edição, consulte Aplicar rótulos de retenção aos arquivos no SharePoint ou no OneDrive.
No entanto, a documentação mais eficaz do usuário final será orientação e instruções personalizadas que você fornecerá para os nomes dos rótulos de retenção e às configurações que você escolher.