Substitua as retenções para limpar arquivos para o Copilot e recuperar o armazenamento

Descrição do serviço Microsoft Purview

Use o recurso Limpeza prioritária no Gerenciamento do Ciclo de Vida de Dados no Microsoft Purview quando precisar substituir as configurações de retenção existentes ou retenções de Descoberta Eletrônica para excluir conteúdo do OneDrive e do SharePoint. Apesar das retenções existentes, os itens são movidos para a Lixeira de segundo estágio e, a partir daí, passam pelos mesmos processos com os mesmos períodos de tempo para garantir um processo de exclusão compatível.

Embora a limpeza prioritária possa ser necessária para segurança ou privacidade em resposta a um incidente ou para conformidade com requisitos regulatórios, os casos de uso típicos do SharePoint e do OneDrive incluem o seguinte:

• Excluir gravações e transcrições de reunião obsoletas do Teams, ativado para recapitulação do Copilot: o recurso de recapitulação do Copilot no Teams usa gravações e transcrições de reunião do Teams que podem ser cobertas por uma política de retenção. Esses arquivos geralmente são grandes e têm pouco valor comercial após 1 a 3 meses. Para recuperar o espaço desses arquivos ou de quaisquer outros arquivos igualmente grandes que não precisem ser retidos durante o período de suas políticas de retenção, você pode tomar medidas para removê-los.

  Dica

  A maioria das gravações e transcrições de reuniões são salvas no OneDrive. No entanto, as gravações de reuniões de canal são armazenadas no SharePoint. Para obter mais informações, consulte Usar o OneDrive e o SharePoint para armazenar gravações de reunião.

  A limpeza prioritária permite excluir esses arquivos substituindo as políticas de retenção existentes para que você possa gerenciar melhor seus requisitos de armazenamento. Como esses arquivos são criados continuamente, deixe a política de limpeza prioritária em execução para localizar e excluir automaticamente os arquivos obsoletos.

• Excluir itens rotulados na biblioteca de Retenção para Preservação do OneDrive quando um usuário sair da organização: quando um ou mais itens em uma biblioteca de Retenção para Preservação têm um período de retenção não expirado, o site do OneDrive para o usuário não pode ser excluído. Como resultado, quando os usuários deixarem a organização, talvez você não consiga excluir o site do OneDrive até que o período de retenção mais longo expire. A limpeza prioritária pode excluir esses arquivos em vez de aguardar o término do período de expiração, para que você possa excluir o site da conta do OneDrive e recuperar esse espaço de armazenamento do OneDrive. Crie uma política de limpeza prioritária depois que um usuário sair da organização e sua conta do OneDrive for bloqueada para exclusão.

Como a exclusão da limpeza prioritária pode substituir as retenções existentes e até mesmo o Bloqueio de Preservação quando as configurações de retenção são somente para exclusão, o processo requer várias aprovações, funções específicas e é auditado. Depois de considerar essas proteções, se sua organização ainda tiver dúvidas sobre esse recurso, você poderá continuar a usar políticas de retenção e rótulos de retenção para garantir uma exclusão compatível do conteúdo em vez de usar a limpeza prioritária.

Nos bastidores, a limpeza prioritária usa rótulos de retenção com políticas de aplicação automática. No entanto, você não interage manualmente com esses rótulos e políticas, e eles substituem os princípios de retenção , para que você não precise esperar que o período de retenção mais longo expire.

Exceções importantes para limpeza prioritária:

• Não é possível usar a limpeza prioritária para itens marcados como registro ou registro regulamentar.

• Embora a limpeza prioritária possa substituir as retenções de Descoberta Eletrônica, os dados podem já estar copiados para um conjunto de revisão de Descoberta Eletrônica em que não podem ser excluídos pela limpeza prioritária. Esses dados são excluídos automaticamente quando todo o caso de Descoberta Eletrônica é excluído por um administrador de Descoberta Eletrônica.

Semelhante aos rótulos de retenção de aplicação automática, a limpeza de prioridade dá suporte à simulação, para marcar as amostras retornadas caso a configuração da política precise de algum ajuste. Para o SharePoint e o OneDrive, você deve executar a simulação pelo menos uma vez e para qualquer alteração que não seja a descrição da política.

Comparando a limpeza de prioridade para diferentes cargas de trabalho

Embora você possa usar o recurso de limpeza prioritária para caixas de correio e arquivos no SharePoint e no OneDrive, os casos de uso típicos são diferentes. Há algumas outras diferenças de comportamento e configuração que estão resumidas na tabela a seguir. Como resultado dessas diferenças, você não pode criar uma política de limpeza para todos os três locais na mesma política.

Além disso, as permissões necessárias para o Exchange são diferentes das permissões necessárias para o SharePoint e o OneDrive.

Pré-requisitos para limpeza prioritária

Verifique se você pode atender aos pré-requisitos que devem estar em vigor antes de poder usar a limpeza de prioridade para substituir as retenções existentes para o SharePoint e o OneDrive. Esses requisitos incluem permissões e aprovadores.

Devido às proteções internas, o recurso em si é habilitado por padrão no nível do locatário. No entanto, a limpeza de prioridade pode ser desativada na página de configurações de limpeza de prioridade. Se você não puder criar novas políticas de limpeza de prioridade, consulte as instruções para desativar o recurso para marcar o status e reverter a configuração.

Permissões para limpeza prioritária

Para acessar e gerenciar com êxito a limpeza prioritária no portal do Microsoft Purview, você deve ter a função Administração Limpeza prioritária. Para o SharePoint e o OneDrive, essa função é necessária para criar e gerenciar políticas de limpeza prioritárias e habilitar ou desabilitar o recurso. Essa função é adicionada automaticamente ao grupo de funções Gerenciamento da Organização, mas deve ser adicionada manualmente a qualquer outro grupo de funções.

Como alternativa, a função Visualizador de Limpeza de Prioridade permite apenas a visibilidade de políticas e configurações de limpeza de prioridade sem a capacidade de fazer alterações ou criar novas políticas.

As funções de Visualizador de Lista do Content Explorer e Content Explorer Content Viewer são necessárias para exibir o conteúdo e os detalhes do item no modo de simulação e nos estágios de aprovação.

Semelhante ao disposition de gerenciamento de registros, cada pessoa que acessa a página Limpezas > pendentes de limpezaprioritária vê apenas os itens atribuídos a aprovar. Para monitorar o processo de ponta a ponta de uma limpeza de prioridade, use auditoria e a ID de limpeza de prioridade como um termo de pesquisa.

Aprovadores de política

Como uma proteção contra exclusões acidentais ou mal-intencionadas, cada item sujeito à limpeza prioritária sempre requer que pelo menos uma outra pessoa aprove a exclusão, além da pessoa que criou a política de limpeza prioritária. Os aprovadores devem ser usuários individuais. Atualmente, não há suporte para grupos de segurança habilitados para email.

• A aprovação do administrador de limpeza prioritária é necessária para todas as políticas.
• Se um item também estiver sujeito a uma ou mais retenções de Descoberta Eletrônica, a aprovação do administrador da Descoberta Eletrônica também será necessária.
• A aprovação separada de um administrador de retenção não é necessária para substituir as configurações de retenção.

Requisitos da função de aprovador

O aprovador em cada estágio do processo de revisão deve ter as funções corretas atribuídas.

Para obter instruções sobre como adicionar usuários às funções padrão ou criar seus próprios grupos de funções, use as seguintes orientações:

• Permissões no portal do Microsoft Purview

Embora você possa especificar vários aprovadores para a Descoberta Eletrônica, apenas uma pessoa é necessária para aprovar a substituição de bloqueios da Descoberta Eletrônica.

Habilitar auditoria

Verifique se a auditoria está habilitada pelo menos um dia antes de criar e executar a política de limpeza de primeira prioridade. A auditoria também é necessária para exibir os resultados da simulação. Para obter mais informações, consulte Pesquisar no log de auditoria.

Limitações da limpeza de prioridade

• No modo de simulação, itens em bloqueio de preservação em que as configurações de retenção são definidas para somente exclusão podem aparecer. Esses itens não estão realmente no escopo da limpeza prioritária fora do modo de simulação.

• Ao contrário da revisão de disposição para rótulos de retenção:

  • Você não pode personalizar a notificação por email
  • Os aprovadores não podem nomear aprovadores adicionais
  • Não há aprovação automática após um período de tempo especificado

• Se um aprovador não concordar em excluir um item identificado, ele deverá atribuir um rótulo de retenção existente (qualquer configuração) ao item. Certifique-se de que seus aprovadores saibam quais rótulos de retenção são adequados para essa ação.

• Embora você possa excluir uma política de limpeza de prioridade, se o processo de aprovação estiver concluído, os itens ainda poderão ser excluídos.

Criar uma política de limpeza prioritária

Decida antes de criar sua política de limpeza prioritária se deseja torná-la adaptativa ou estática. Para obter mais informações, consulte Escopos de política adaptáveis ou estáticos para a retenção. Se você decidir usar uma política adaptável, deverá ter um ou mais escopos adaptáveis antes de criar sua política de limpeza prioritária para que possa selecioná-los durante a configuração da política. Para obter mais instruções, consulte Informações de configuração dos escopos adaptáveis.

1. Entre no portal> do Microsoft PurviewSoluções>Gerenciamento do ciclo de vida de> dadosLimpeza prioritária e, em seguida, selecione + Criar uma limpeza prioritária.

   Se você não vir a opção de limpeza prioritária, Marque suas permissões.

2. Insira um nome e uma descrição para essa política de limpeza prioritária e selecione Avançar. O nome é visível para os usuários finais, mas a descrição opcional é visível apenas para administradores de limpeza prioritários e aprovadores especificados da política. Essa restrição significa que todos os detalhes inseridos podem ser informativos e específicos, sem se preocupar com pessoas não autorizadas vendo esses detalhes.

3. Para Escolha o tipo de limpeza prioritária, selecione Adaptável ou Estático e, em seguida, selecione Avançar.

   1. Para escopo adaptável, adicione um ou mais escopos adaptáveis. Para contas do OneDrive, adicione um escopo para usuários. Para sites, adicione um escopo para sites do SharePoint ou Grupos do Microsoft 365, conforme necessário. Em seguida, selecione um ou mais dos locais para corresponder aos seus escopos.
   2. Em Escopo estático, selecione Política para SharePoint/OneDrive e selecione um ou mais dos locais para sites e contas do OneDrive. Opcionalmente, você pode editar quais sites e contas de usuário incluir ou excluir.

4. Selecione Avançar.

5. Para a página Diga-nos o que você está procurando, insira o texto na caixa do editor do KeyQL para construir uma consulta para direcionar arquivos específicos. Você pode refinar sua consulta usando operadores de pesquisa como E, OU e NÃO.

   Por exemplo, para localizar gravações e transcrições de reuniões do Teams, use ProgID:Media AND ProgID:Meeting. Para arquivos em uma biblioteca de retenção de preservação, use ParentLink:PreservationHoldLibrary.

   Para obter mais informações sobre a sintaxe de consulta que usa o QL por palavra-chave (KeyQL), consulte Referência de sintaxe do QL por palavra-chave (KeyQL) e Aplicar automaticamente um rótulo de retenção para reter ou excluir conteúdo.

   Essa política baseada em consulta usa o mesmo índice de pesquisa que a pesquisa de conteúdo de Descoberta Eletrônica para identificar o conteúdo.

6. Para a página Escolher quando o conteúdo deve ser excluído , escolha se deseja excluir os itens correspondentes o mais rápido possível ou mantê-los por um período específico e excluí-los. Na maioria das vezes, você selecionará a primeira opção para poder excluir o item o mais rápido possível. Use a opção alternativa somente se os itens devem ser retidos por motivos de conformidade e você não pode usar um rótulo de retenção para essa finalidade. Por exemplo, o item já tem um rótulo de retenção aplicado com um período de retenção maior.

   Observação

   Uma política de limpeza prioritária substitui os princípios de retenção que normalmente determinam quando um item deve ser retido ou excluído.

7. Para a página Atribuir quem aprovará o que é excluído , é aqui que você precisa especificar um aprovador para quando um item identificado tiver uma ou mais retenções de Descoberta Eletrônica aplicadas:

   • Administradores de Descoberta Eletrônica: Deve ser atribuída a função de Administrador de Descoberta Eletrônica. A aprovação de usuários especificados será necessária se o conteúdo identificado estiver sujeito a uma ou mais retenções de Descoberta Eletrônica.

8. Na página Escolher o modo de política , escolha se deseja executar a política primeiro no modo de simulação ou deixá-la desativada.

   A execução da política no modo de simulação é necessária para configurar inicialmente a limpeza prioritária para locais do SharePoint e do OneDrive. O modo de simulação permite verificar se os resultados da amostra correspondem à sua consulta, para que você possa ajustá-la antes da aprovação. Também facilita a revisão com outro administrador de limpeza prioritário.

9. Específico para limpeza de prioridade, você deve reconhecer selecionando uma caixa de seleção que entende como essa política pode substituir retenções de Descoberta Eletrônica e outras configurações de retenção aplicadas. Selecione Enviar

10. Na página Sua política de limpeza de prioridade foi criada , você vê a ID de limpeza usada para rastrear e monitorar essa política. Use a função Copiar ou copie-a posteriormente dos detalhes da política para que você possa monitorar o progresso dessa política dos detalhes da auditoria.

11. Quando os resultados da simulação estiverem disponíveis, peça a um administrador de limpeza de segunda prioridade para revisar os resultados da página Políticas de Limpeza de Prioridade . Eles devem selecionar a política na lista e, em seguida, selecionar Exibir detalhes da simulação.

12. Se os resultados forem satisfatórios, esse administrador de limpeza de segunda prioridade poderá selecionar Ativar política. No entanto, se a política precisar de reconfiguração para adicionar ou remover itens, ela deverá fazer essas edições e executar novamente a simulação e exibir os resultados novamente. Eles devem continuar a fazer edições e executar novamente a simulação a cada vez. Quando os resultados forem satisfatórios, você, como administrador de limpeza de primeira prioridade, poderá ativar a política.

    Importante

    A última pessoa a editar a política também não pode ativá-la. Recomendamos que apenas um administrador prioritário edite a política após sua primeira criação. Assim, como uma variação da etapa 12, o administrador de limpeza de prioridade original pode editar a política e executar a simulação novamente, e o segundo administrador de limpeza de prioridade a ativa.

A caixa Locais mostra as áreas verificadas, e as contagens de amostras podem diferir das contagens de correspondências. Depois que a política for ativada, aguarde o status "Habilitado (Êxito)", o que pode levar até sete dias.

Processo de aprovação para uma política de limpeza prioritária

Quando a política de limpeza prioritária é ativada e são identificados itens sujeitos à Descoberta Eletrônica, os aprovadores de Descoberta Eletrônica atribuídos para a política são notificados por email, com um lembrete uma vez por semana. Eles podem selecionar o link nos emails de notificação e lembrete para ir diretamente para a página Gerenciamento do ciclo de> vida dos dadosLimpeza prioritária>Limpezas pendentes no portal para examinar o conteúdo a ser aprovado. Como alternativa, os aprovadores podem navegar manualmente para esta página no portal.

Quando todas as aprovações necessárias são concluídas, os itens são movidos para a Lixeira de segundo estágio.

Na página Limpezas pendentes, os itens identificados por uma política de limpeza prioritária são listados com um status de disposição pendente e uma contagem estimada de quantos itens são identificados. Podem ser itens diferentes ou o mesmo item em vários locais.

Quando o aprovador seleciona um dos itens da lista, a próxima página mostra os itens individuais com os nomes dos itens, locais e remetentes. Quando um item é selecionado, o painel de visualização exibe o assunto, a origem, os detalhes e o histórico do item. O histórico exibe todas as aprovações de limpeza prioritárias até a data para esse item, com comentários do aprovador, se disponíveis.

Depois de revisar todos os itens, o aprovador pode selecioná-los individualmente ou com vários participantes e selecionar Aprovar descarte. Eles devem então reconhecer a ação com um comentário opcional e selecionar Aplicar.

Como alternativa, se o item não quiser ser excluído, o aprovador deverá selecionar Rotular novamente e selecionar um rótulo de retenção existente.

Os itens aprovados ou rotulados novamente são movidos para a guia Itens descartados . Aguarde até sete dias para que os itens sejam excluídos.

Exportar os modos de exibição

Um aprovador pode usar a opção Exportar nas páginas Limpezas pendentes e Itens descartados para exportar informações sobre os itens em qualquer exibição como um arquivo .csv que eles podem classificar e gerenciar com o Excel.

Como monitorar a limpeza de prioridade

Você pode monitorar o status das limpezas prioritárias para cada política nalimpeza prioritária do Gerenciamento do ciclo> de vida dos dados. Por exemplo, o status é exibido Em simulação ou Ativado (Pendente) que muda para Ativado (Êxito).

Use os detalhes de uma política para identificar sua ID de limpeza e cole esse número como uma cadeia de caracteres de pesquisa de palavra-chave da solução de auditoria. Para usar o intervalo de datas, lembre-se de especificar as datas em UTC.

Há dois eventos de auditoria específicos para limpeza prioritária para o SharePoint e o OneDrive:

• Nome da operação de PriorityCleanupTagApplied: quando um item é identificado para limpeza prioritária e se isso resultou na remoção de um rótulo de retenção existente.
• Nome da operação de PriorityCleanupFileRecycled: a exclusão de um item no SharePoint ou no OneDrive por limpeza prioritária.

Atualmente, esses eventos não têm nomes amigáveis para selecionar no portal do Microsoft Purview.

Outros eventos de auditoria são os mesmos usados para criar e configurar um rótulo de retenção e uma política de rotulagem automática, além de eventos para revisão de disposição.

A experiência do usuário final para limpeza prioritária

Files identificados para limpeza prioritária são exibidos aos usuários como um rótulo de retenção aplicado que tem o mesmo nome da política de limpeza prioritária.

Se os usuários removerem ou substituírem esse rótulo de retenção, ele será automaticamente reaplicado pela política.

Desativar a limpeza de prioridade para o locatário

Depois de considerar as proteções de permissões adicionais e várias aprovações, se sua organização ainda tiver dúvidas sobre esse recurso, você poderá desativar a capacidade de criar políticas de limpeza prioritárias. Ao desativar a limpeza prioritária, você a desativará para o Exchange , o SharePoint e o OneDrive.

1. Entre no portal> do Microsoft PurviewSoluções>Gerenciamento do ciclo de vida de dados.
2. No canto superior direito, selecione Configurações de limpeza prioritárias.
3. Na página Configuração , desative o controle para limpeza de prioridade e selecione Salvar.

Novas políticas de limpeza prioritárias não podem ser criadas até que você ative o controle e selecione Salvar novamente.

Se as políticas de limpeza prioritárias já tiverem sido criadas quando você desativar o controle:

• As políticas de limpeza prioritárias existentes continuam funcionando

• As políticas de limpeza prioritárias existentes podem ser excluídas

• As políticas de limpeza de prioridade existentes não podem ser modificadas

Confira também

Usar a limpeza prioritária para agilizar a exclusão permanente de informações confidenciais das caixas de correio