Coletar anexos de nuvem na Descoberta Eletrônica do Microsoft Purview (Premium)

Anexos de nuvem são links para documentos que normalmente são armazenados no site do SharePoint e no OneDrive. Portanto, em vez de anexar uma cópia real de um documento em uma mensagem de email ou em uma conversa de chat do Teams, você tem a opção de compartilhar um link para o arquivo. Os anexos em nuvem são uma maneira eficaz de compartilhar documentos e colaborar com outras pessoas em sua organização. Mas os anexos na nuvem apresentam desafios durante o fluxo de trabalho da Descoberta Eletrônica porque apenas o link do anexo na nuvem e não o conteúdo real no documento compartilhado são retornados em uma pesquisa da Descoberta Eletrônica. Para enfrentar esse desafio, a Descoberta Eletrônica (Premium) fornece duas soluções para coletar anexos na nuvem:

• Coletar a versão ao vivo de um documento vinculado a um anexo na nuvem.
• Coletar a versão do documento no momento em que ele foi compartilhado em um anexo na nuvem.

Coletar anexos na nuvem

Quando você cria uma estimativa de coleção e os resultados da pesquisa contêm itens que incluem anexos de nuvem, você tem a opção de coletar o destino do anexo de nuvem ao confirmar a estimativa de coleta em um conjunto de revisão. Quando você seleciona essa opção, a Descoberta Eletrônica (Premium) adiciona os documentos vinculados no anexo de nuvem ao conjunto de revisão. Essa opção permite que você examine os documentos de destino e determine se o documento é relevante para seu caso ou investigação.

A captura de tela a seguir mostra a opção de incluir os destinos dos anexos de nuvem quando você confirma uma coleção em um conjunto de revisão.

Ao trabalhar com coleções e anexos de nuvem, aplica-se o seguinte:

• Os anexos em nuvem não são representados ou incluídos nas estimativas de coleta. Somente hits diretos são incluídos em uma coleção.
• Se os anexos na nuvem forem movidos ou não estiverem mais disponíveis no local de onde foram compartilhados, eles não serão incluídos em uma coleção.
• Se o anexo em nuvem estiver sob retenção de política de retenção legal, o anexo em nuvem será incluído nas coleções, mesmo se excluído por um usuário.
• Para anexos de nuvem que foram renomeados ou movidos para um contêiner diferente, eles podem ou não ser incluídos em uma coleção, dependendo de como foram compartilhados. Se o anexo na nuvem tiver sido compartilhado por meio de um link e o link ainda estiver ativo, ele será recuperado e incluído na coleção. Se o link de compartilhamento para o local do anexo de nuvem não estiver disponível, o anexo de nuvem não será recuperado ou incluído na coleção.
• Para anexos de nuvem com itens pai colocados em espera, a retenção se aplica ao anexo de nuvem em determinadas situações. Isso depende do local de origem do anexo de nuvem e da política de retenção aplicada a esse local. As políticas aplicáveis ao destinatário do anexo de nuvem não se aplicam necessariamente ao local do anexo de nuvem compartilhado.

Para obter instruções sobre como confirmar uma coleção em um conjunto de revisão, consulte Confirmar uma estimativa de coleção em um conjunto de revisão.

Coletar a versão compartilhada em um anexo na nuvem (versão prévia)

O fluxo de trabalho de Descoberta Eletrônica (Premium) para coletar anexos em nuvem inclui apenas a adição da versão mais recente de um anexo em nuvem a um conjunto de revisão. Isso significa que a versão coletada e adicionada a um conjunto de revisão pode ser diferente da versão originalmente compartilhada no anexo na nuvem. Portanto, é possível que o conteúdo que estava presente no anexo de nuvem no momento em que foi compartilhado tenha sido removido e não exista na versão atual adicionada ao conjunto de revisão.

As organizações podem usar rótulos de retenção do Microsoft Purview para preservar a versão de um documento no momento em que ele foi compartilhado como anexo à nuvem. Para fazer isso, sua organização pode criar um rótulo de retenção, escolher a opção aplicar o rótulo a anexos na nuvem e, em seguida, aplicar automaticamente o rótulo aos documentos armazenados no SharePoint e no OneDrive. Depois de definir essa configuração, uma cópia de um documento é criada no momento em que o arquivo é compartilhado. Além disso, se o documento for modificado e compartilhado novamente como um anexo na nuvem, a versão modificada também será preservada. Se o arquivo for modificado e compartilhado novamente, uma nova cópia do arquivo como uma nova versão será preservada.

Preservar as versões compartilhadas de anexos em nuvem pode ajudar sua organização a definir o escopo da preservação e da coleta de conteúdo potencialmente relevante para a versão específica do documento que foi compartilhado, em vez da versão ativa atual. Depois de implementar essa solução de retenção, a versão atual em tempo real de um anexo de nuvem e a versão que foi compartilhada no anexo de nuvem são coletadas e adicionadas a um conjunto de revisão.

Para obter instruções sobre como configurar um rótulo de retenção e aplicá-lo automaticamente a anexos de nuvem, consulte Aplicar rótulos automaticamente a anexos de nuvem.

A captura de tela a seguir mostra um documento anexo na nuvem, chamado XYZ Research.docx, que foi adicionado a um conjunto de revisão. O documento foi compartilhado como um anexo de nuvem em uma conversa de chat do Teams. O conjunto de revisão também contém a versão que foi originalmente compartilhada no anexo de nuvem. Observe que o nome desta versão do anexo de nuvem é gerado pelo sistema e o autor é identificado como SharePoint.

Além disso, a versão ao vivo atual e a versão que foi compartilhada têm o mesmo valor de propriedade FamilyId , que é o mesmo que o FamilyId do objeto pai (como uma mensagem de email ou uma conversa de chat do Teams). Isso permite agrupar anexos de nuvem com o item no qual eles foram compartilhados.

Depois de implementar o rótulo de retenção e aplicá-lo automaticamente a documentos do SharePoint, você ainda seleciona a opção de coletar anexos na nuvem ao confirmar uma estimativa de coleta em um conjunto de revisão. Quando os anexos na nuvem são coletados, a versão ao vivo atual e a versão originalmente compartilhada são adicionadas ao conjunto de revisão.