Use o controle de versão de registro para atualizar os registros armazenados no SharePoint ou no OneDrive

Descrição do serviço Microsoft Purview

Observação

Como os registros regulatórios bloqueiam edição, a versão de registro não está disponível para registros regulatórios.

Você também pode impedir o controle de versão de registro para seu locatário, mesmo se não estiver usando registros regulatórios. No portal do Microsoft Purview, acesse Configurações>Gerenciamento de>registros Rótulos> de retençãoConfigurar controle de versão de registro e, em seguida, para Configurar controle de versão de registro, desative a configuração para Habilitar controle de versão de registro.

A capacidade de marcar um documento como registro e restringir as ações que podem ser executadas no registro é uma meta essencial para qualquer solução de gerenciamento de registros. No entanto, a colaboração também pode ser necessária para as pessoas criarem versões posteriores.

Por exemplo, você pode marcar um contrato de vendas como registro, mas precisa atualizar o contrato com novos termos e marcar a versão mais recente como novo registro enquanto ainda mantém a versão do registro anterior. Para esses tipos de cenários, o SharePoint e o OneDrive oferecem suporte ao controle de versão do registro. As pastas do bloco de anotações do OneNote não oferecem suporte ao controle de versão do registro.

Para usar o controle de versão de registro, você primeiro rotula o documento com um rótulo de retenção configurado para marcar os itens como registro. Neste ponto, uma propriedade do documento, chamada Status de registro é exibida ao lado do rótulo de retenção. Dependendo se o rótulo está configurado para desbloquear o registro por padrão, o status inicial do registro é Bloqueado ou Desbloqueado.

Agora, você pode fazer o seguinte:

  • Editar e reter continuamente versões individuais do documento como registros, desbloqueando e bloqueando a propriedade de Status do registro. Somente quando a propriedade Status do registro é definida como Bloqueado será mantida uma nova versão do registro. Essa alternância entre bloqueado e desbloqueado reduz o risco de manter versões e cópias desnecessárias do documento.

    Observação

    Se o rótulo for configurado para desbloquear o registro por padrão, mas o controle de versão não está habilitado pelo administrador, ou impedido pela configuração do gerenciamento de registros, os usuários não poderão desbloquear o documento depois de bloqueá-lo.

  • Ter os registros armazenados automaticamente em um lugar de repositório de registros localizado com o site. Cada site no SharePoint e no OneDrive preserva o conteúdo em sua biblioteca de Retenção para Preservação. As versões de registro são armazenadas na pasta Registros dessa biblioteca como arquivos individuais. Para saber mais sobre como a biblioteca de Retenção para Preservação funciona, confira Como funciona a retenção no SharePoint e no OneDrive.

  • Manter um documento perene que contenha todas as versões. Por padrão, cada documento do SharePoint e do OneDrive têm um histórico de versão disponível no menu do item. Nesse histórico de versão, você pode ver facilmente quais versões são registros e exibir esses documentos.

Dica

Quando você usar o controle de versão do registro com um rótulo de retenção que tenha uma ação de exclusão, considere definir a configuração de retenção Inicie o período de retenção com base em: para ser Quando os itens forem rotulados. Com essa configuração de rótulo, o início do período de retenção é redefinido para cada nova versão de registro, o que garante que versões mais antigas sejam excluídas antes das versões mais recentes.

Se o rótulo de retenção for configurado para revisão de descarte no final do período de retenção, cada versão passará por sua própria revisão de disposição.

Por padrão, o controle de versão de registro está automaticamente disponível para qualquer documento que tenha um rótulo de retenção aplicado que marque o item como um registro, e este rótulo é publicado para o site. Quando um usuário exibe as propriedades do documento usando o painel de detalhes, eles podem alternar o Status do registro entre Bloqueado e Desbloqueado. Um ícone de cadeado também pode ser exibido para o documento, para ajudar a identificar quando o arquivo está bloqueado.

Enquanto o documento está desbloqueado, qualquer usuário com permissões de edição padrão pode editar o arquivo. No entanto, os usuários não podem excluir o arquivo, porque ele continua sendo um registro. Quando a edição for concluída, um usuário poderá alternar o status do registro de desbloqueado para bloqueado, o que impedirá novas edições enquanto estiver nesse status.

Propriedade do status do registro no documento marcado como um registro.

Para obter mais informações sobre quais ações do usuário são permitidas quando um registro é bloqueado ou desbloqueado, consulte Comparar restrições para quais ações estão permitidas ou bloqueadas.

Bloqueando e desbloqueando um registro

Depois que um rótulo de retenção que marca o conteúdo como registro é aplicado a um documento, qualquer usuário com permissões de Contribuição ou com um nível de permissão mais restrito pode desbloquear um registro ou bloquear um registro desbloqueado.

O status do registro mostra que o documento de registro está desbloqueado.

Quando um registro é desbloqueado, as seguintes ações ocorrem:

  1. Se o site atual não tem uma biblioteca de retenção para preservação, uma é criada.

  2. Se a biblioteca de Retenção para Preservação não tiver uma pasta Registros, ela será criada.

  3. Uma ação de Copiar para copia a versão mais recente do documento para a pasta Registros. A ação Copiar para inclui apenas a versão mais recente e nenhuma das versões anteriores. Este documento copiado agora é considerado uma versão de registro do documento e seu nome de arquivo tem o formato: [Title GUID Version#]

  4. A cópia criada na pasta Registros é adicionada ao histórico da versão do documento original, e esta versão mostra a palavra Registro no campo de comentários.

  5. O documento original é uma nova versão que pode ser editada, mas não excluída. A coluna da biblioteca de documentos Item é um Registro ainda mostra o valor Sim porque o documento continua sendo um registro, mesmo que agora possa ser editado.

Quando um usuário bloqueia um registro, o documento original não poderá ser editado novamente. Mas é a ação de desbloquear um registro que copia uma versão para a pasta Registros na biblioteca de Retenção para Preservação.

Versões de registro

Cada vez que um registro é desbloqueado, a última versão é copiada para a biblioteca de retenção para preservação, e essa versão contém o valor do Registro no campo de Comentários do histórico de versão.

Registro mostrado na biblioteca de Retenção para Preservação.

Para exibir o histórico da versão, escolha um documento na biblioteca de documentos e clique em Histórico da Versão no menu do item.

Pesquisando o log de auditoria para eventos de controle de versão do registro

As ações de bloqueio e desbloqueio de registros são registradas no log de auditoria. Em Atividades de arquivo e página, selecione Status de registro alterado para bloqueado e Status de registro alterado para desbloqueado.

Para obter mais informações sobre como pesquisar esses eventos, consulte Atividades de log de auditoria.

Próximas etapas

Para outros cenários com suporte para o gerenciamento de registros, confira Cenários comuns de gerenciamento de registros.

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