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Os limites do histórico de versão controlam como as versões são armazenadas em uma biblioteca de documentos do SharePoint ou em uma conta do OneDrive. Os limites podem ser definidos no nível da organização, site, biblioteca ou conta de usuário do OneDrive, permitindo que os administradores e proprietários do site gerenciem melhor os requisitos de recuperação e auditoria de conteúdo. Os administradores globais e do SharePoint no Microsoft 365 podem definir limites de histórico de versão no nível da organização. Essas configurações se aplicam universalmente a todas as novas bibliotecas, seja em sites novos ou existentes do SharePoint e em bibliotecas padrão em novos sites do OneDrive. Os proprietários de sites podem substituir as configurações de versão no nível da organização definindo as configurações de versão dos sites de sua propriedade. Os proprietários do site podem substituir as configurações da organização ou do site definindo as configurações de versão das bibliotecas e listas que possuem.
A tabela a seguir resume as várias maneiras de gerenciar os limites do histórico de versão em suas bibliotecas de documentos:
| Área | Como funciona? |
|---|---|
| Definir limites padrão do histórico de versão da organização | Os limites padrão do histórico de versão da organização são definidos em todas as novas bibliotecas de documentos criadas em sites do SPO novos e existentes. |
| Definir limites do histórico de versão no nível do site ou da biblioteca | Se necessário, os administradores do site podem interromper a herança dos limites da organização padrão para um site ou biblioteca individual. |
| Gerar relatórios sobre o armazenamento de versão em um site | Execute um relatório para analisar o uso de armazenamento de versão de versões existentes, entender como funciona um limite de versão antes de configurar limites ou analisar o impacto do corte de versões existentes antes de agendar o trabalho de corte. |
| Cortar versões existentes | Os administradores do site podem optar por cortar as versões existentes enfileirando um trabalho de timer para executar o corte. |
Como os limites do histórico de versão são aplicados
Os limites do histórico de versão são aplicados das seguintes maneiras:
- Limites padrão da organização: As configurações padrão da organização são aplicadas a todas as novas bibliotecas criadas em sites que não possuem as configurações de nível de site definidas.
- Limites do site: É possível interromper a herança de um site configurando limites de histórico de versão para o site. Quando os limites de versão são definidos em um site, as configurações são aplicadas a todas as novas bibliotecas criadas no site.
- Limites da biblioteca: É possível interromper a herança no nível da biblioteca para definir limites de versão para arquivos armazenados na biblioteca.
No exemplo a seguir, os limites de organização padrão são aplicados a novas bibliotecas criadas em sites de marketing e vendas, pois esses sites não têm limites no nível do site aplicados. O site jurídico tem limites de nível de site aplicados e herança quebrada dos padrões da organização. As bibliotecas criadas no site jurídico seguem os limites aplicados no nível do site jurídico.
A figura a seguir mostra o fluxo de trabalho de aplicação de um limite de versão em novas bibliotecas de documentos. Quando uma nova biblioteca é criada, a configuração no nível do site marcar é executada. Se nenhuma configuração de site for definida, a configuração padrão da organização será aplicada às novas bibliotecas.
Tipos de limites de versão
Há duas configurações de histórico de versão que os administradores podem usar para configurar limites de versão para todas as novas bibliotecas criadas em sua organização:
Configuração automática
A configuração automática é recomendada para armazenamento de versões otimizadas. Ele combina os benefícios de recuperação de dados que o histórico de versão oferece enquanto otimiza seu armazenamento. Para os administradores, essa configuração oferece a opção de armazenamento ideal sem precisar estimar a contagem de versões ou os limites de idade necessários para atender às necessidades diversificadas de seus usuários finais.
Para obter mais informações, consulte Armazenamento de versão em limites automáticos.
Configuração manual
A configuração manual permite que os administradores definam limites de contagem no número de versões principais ou definam limites de expiração e contagem. Quando essa opção é selecionada, os administradores podem configurá-la das seguintes maneiras.
Limite de versão principal com período de expiração: as versões são excluídas após exceder o número definido de versões principais ou após o período de tempo definido. Por exemplo, se você configurar uma biblioteca para armazenar 500 versões principais com uma expiração de 365 dias, o sistema não armazenará mais de 500 versões e excluirá automaticamente qualquer versão anterior a 365 dias.
Limites de versão principal sem período de expiração: as versões são excluídas depois de excederem o número definido de versões principais. Por exemplo, se uma biblioteca estiver configurada para armazenar 500 versões principais, não mais do que 500 versões serão armazenadas para cada arquivo ou item.
Para obter mais informações, consulte Determinando a contagem certa ou os limites da versão de expiração.
Observação
A IU não permite que um valor inferior a 100 versões principais ou limites de tempo de expiração inferiores a 30 dias seja definido, mas é possível configurar o sistema para armazenar menos versões usando APIs públicas. Para confiabilidade, qualquer valor inferior a 100 versões ou limite de tempo de expiração inferior a 30 dias não é recomendado e pode resultar na atividade do usuário causando uma perda inadvertida de dados.
Se os limites do histórico de versão de tempo forem configurados em uma biblioteca, a data de expiração da versão do arquivo será carimbada em uma versão no momento da criação. A data de expiração definida em uma versão de arquivo é determinada a partir do SnapshotDate da versão, que é a data em que uma versão se tornou uma versão histórica. O SnapshotDate poderá ser estimado se a versão tiver sido capturada antes de 1º de janeiro de 2023.
Comportamento de armazenamento de versão
O armazenamento de versões no SharePoint é determinado por vários fatores, incluindo limites configurados em uma biblioteca, atividade de exclusão do usuário ou políticas de retenção. A tabela a seguir enumera os vários cenários e o comportamento de armazenamento da versão esperada:
A tabela a seguir enumera os cenários e o comportamento de armazenamento da versão esperada:
| Cenário | Comportamento de corte de versão |
|---|---|
| O usuário exclui versões do histórico de versão de um arquivo. | Quando um usuário exclui uma versão do histórico de versões de um arquivo, a versão excluída é movida para a lixeira do site e pode ser recuperada por um período. Para obter mais informações, veja Restaurar os itens da lixeira que foram excluídos do SharePoint ou do Teams. |
| As versões excedem as configurações aplicadas na biblioteca de documentos. | Quando as versões excederem os limites definidos na biblioteca, as versões que corresponderem aos critérios serão marcadas para exclusão permanente. Este fluxo de trabalho de exclusão de versão ignora a lixeira normal e as versões excluídas não podem ser recuperadas da lixeira. |
| Trabalho de timer agendado para cortar versões existentes em uma biblioteca ou site. | As versões excluídas usando trabalhos agendados são excluídas permanentemente. Este fluxo de trabalho de exclusão de versão ignora a lixeira normal e as versões excluídas não podem ser recuperadas da lixeira. |
| Armazenamento de versão em itens sujeitos à política de retenção ou em um bloqueio de Descoberta Eletrônica. | Para itens sujeitos a uma política de retenção (ou retenção de Descoberta Eletrônica), os limites de controle de versão da biblioteca de documentos são ignorados. Essa isenção continua até que o período de retenção do documento seja atingido (ou a retenção da Descoberta Eletrônica seja liberada). Para obter mais informações, consulte Como a retenção funciona com versões de documentos. |
| O trabalho de timer agendado para cortar versões existentes em uma biblioteca ou site encontra versões que estão sujeitas à política de retenção ou em uma retenção de Descoberta Eletrônica. | Quando um trabalho de corte encontrar uma versão em uma política de retenção ou retenção de Descoberta Eletrônica, ele carimbará uma data de validade na versão em vez de excluí-la. Quando a data de validade for atingida: 1) se a política de retenção ou a retenção de Descoberta Eletrônica ainda estiver em vigor para a versão, a data de validade será estendida; ou 2) se a política de retenção ou a retenção de Descoberta Eletrônica tiver sido removida para a versão, a versão será excluída. |
| Corte de versões existentes em sites que são Somente Leitura (sites bloqueados). | O corte de versões expiradas em sites que estão sob retenção ou em espera é suspenso até que o site seja desbloqueado. |
| Exclusão de versões em itens com rótulos de retenção aplicados. | Os limites de controle de versão são respeitados em itens com rótulos de retenção quando o conteúdo não está sujeito a uma política de retenção (ou uma retenção de Descoberta Eletrônica). As versões que correspondem aos critérios de limite são excluídas automaticamente para acomodar novas versões, mas os usuários ainda são impedidos de excluir versões. |
| Exclusão de versão em itens marcados como registros. | A exclusão de versão em documentos marcados como registros está bloqueada. Para obter mais informações, consulte Usar o controle de versão de registro no SharePoint ou OneDrive. |
Auditoria de eventos de controle de versão
Eventos de auditoria estão disponíveis no portal do Microsoft Purview para ajudá-lo a monitorar as atividades do histórico de versão. Os eventos de auditoria são registrados para as seguintes atividades:
- Alterações feitas nos limites do histórico de versões da organização.
- Alterações feitas nos limites do histórico de versão do site.
- Alterações feitas nos limites do histórico de versões da biblioteca.
- O usuário enfileira um trabalho para gerar um relatório de uso de armazenamento de versão.
- O usuário enfileira um trabalho para atualizar os limites do histórico de versão em todas as bibliotecas de um site.
- O usuário coloca um trabalho em fila para excluir em massa o histórico de versão de arquivos em uma biblioteca ou site.
- O usuário exclui versões do histórico de versão de um arquivo.
- Versões excluídas quando expiradas ou excluídas em massa.