Introdução a funções, tarefas e linhas do tempo

Ao planejar criar ou atualizar a intranet da sua organização, haverá várias pessoas envolvidas. As melhores equipes de intranet não são grandes, mas contêm os parceiros e os stakeholders certos que podem tomar decisões que atendem a toda a organização.

Visão geral das funções e tarefas

Veja como é o ciclo de vida da intranet .

Saiba mais sobre os blocos de construção básicos do site.

Proprietários da intranet da organização

Os proprietários de intranet trabalham com proprietários de negócios e TI para priorizar os projetos de intranet em seu portfólio para o maior benefício comercial.

Comece inspirando-se com o Look Book do SharePoint. O look book fornece exemplos de páginas da intranet que você pode criar no SharePoint e lhe dará uma ideia das possibilidades. Lembre-se disso ao prosseguir com o processo de planejamento e implementação.

Em seguida, comece a planejar sua intranet inteligente do SharePoint trabalhando com seus principais stakeholders para entender seus principais objetivos de negócios e intranet. Faça pesquisas com usuários da intranet para descobrir as principais personas e cenários. Examine sua intranet existente e determine com qual iniciativa começar para obter o melhor retorno sobre o investimento. Ao priorizar suas iniciativas de intranet, considere como obter o melhor desempenho e escalabilidade dos portais que você cria. Se a intranet existente estiver usando o SharePoint Server, considere como a migração do conteúdo para o SharePoint se encaixa no seu plano geral. Para solucionar problemas de desempenho da página, use a ferramenta de diagnóstico da página.

Escolha uma ou mais oportunidades para começar e reúna-se com os proprietários de negócios nessa área da organização para planejar a solução. Algumas soluções podem exigir coordenação entre diferentes partes da organização.

Ao planejar e implementar sua intranet, tenha em mente estes principais fatores de sucesso:

• Para sua intranet como um todo:

  • Tenha um patrocinador para cada iniciativa e um patrocinador executivo da empresa para a intranet como um todo.
  • Certifique-se de que suas metas da intranet estejam diretamente vinculadas às principais metas de negócios.
  • Reúna uma equipe principal para pensar sobre governança - certifique-se de alinhar suas decisões de governança às metas de negócios.
  • Alinhe sua intranet com a marca e a cultura da organização.
  • Não assuma que você precisa iniciar com um "big bang" – alinhe as comunicações e o treinamento com seu plano de lançamento.

• Para cada iniciativa:

  • Reúna resultados, não requisitos. Não se esqueça de falar com os usuários do site, não apenas com os proprietários.
  • Design para se alinhar aos padrões da sua organização, mas permitir que a "história" do site dite a navegação e os layouts da página.
  • Estabeleça metas de sucesso para cada site e revise-as regularmente.
  • Teste a navegação proposta com os visitantes do site - certifique-se de que os visitantes possam acessar facilmente suas principais tarefas.

Principais tarefas

Organizar sua intranet

Uma parte crítica da intranet do SharePoint é a arquitetura do site. Usando uma série de sites e hubs de comunicação, você pode criar uma intranet intuitiva com navegação comum em sites relacionados e uma estrutura de permissões fácil de gerenciar. Para obter uma visão detalhada da navegação do site no SharePoint, consulte Planejando a navegação para a experiência moderna do SharePoint.

*Comece por: desenvolver uma compreensão sobre o que você precisa que sua intranet realize e comece a organizar os ativos de conteúdo para se alinhar aos principais objetivos de resultados. Organize de acordo com as necessidades da empresa — por região, departamento ou função — e dos tópicos importantes para seus usuários.

Você sabe que terminou quando - Proprietários e usuários de empresas confirmam que podem encontrar e ter acesso ao conteúdo que torna seu trabalho mais produtivo.

Marque sua intranet

A identidade visual fornece uma maneira de alinhar sua intranet à sua cultura organizacional. Com o SharePoint, você pode adicionar identidade visual ao seu site do SharePoint e também personalizar o tema do Microsoft 365 para sua organização.

*Começar por—Resposta, você precisa de uma marca consistente em todos os sites ou diferentes divisões, departamentos ou grupos em sua organização terão sua própria aparência? Em seguida, colete ativos de marca aprovados, como cores, logotipos e imagens da marca, dependendo dos requisitos de identidade visual da sua organização.

Você sabe que terminou quando — Você determinou a aparência de ponta a ponta da intranet, desde a página inicial até os hubs e sites individuais.

Profissionais e administradores de TI

Os profissionais e administradores de TI implementam as etapas de integração de plataforma necessárias para os proprietários de negócios em seus portais de intranet, como com bancos de dados ou aplicativos de linha de negócios. Isso pode incluir a migração de conteúdo de sistemas existentes. Eles também trabalham com outros stakeholders e com a empresa para determinar uma estratégia de governança para a intranet e treinar pessoas na organização para usar o SharePoint e outras ferramentas para gerenciar a intranet.

Ao planejar e implementar sua intranet, tenha em mente estes principais fatores de sucesso:

• Estabeleça um plano de governança que dê suporte às necessidades de negócios e às suas metas de retenção, segurança e conformidade.
• Certifique-se de que todos os proprietários de sites, autores de conteúdo e visitantes entendam como a governança se aplica às suas funções.
• Limpe o conteúdo existente antes da migração. Migre apenas conteúdo relevante, atual e que dê suporte às metas de resultados de cada site.
• Habilite a conexão social que incentiva a comunicação, o envolvimento e a colaboração.
• Treine seus autores de conteúdo e seus usuários.

Principais tarefas

Planejar e alinhar a estratégia de governança

Governança é o conjunto de políticas, funções e processos que controlam como as divisões de negócios e as equipes de TI da sua organização trabalham juntas para atingir seu objetivo, garantindo que o conteúdo e as comunicações da organização sejam seguros e que os visualizadores se beneficiem de uma experiência consistente. Qualquer organização tem necessidades exclusivas e metas que influenciam a abordagem da governança. Alguns detalhes a serem considerados ao planejar sua estratégia de governança: convenções de nomenclatura, acesso de convidado, classificação de sites, grupos e arquivos.

Comece por — Compreender as regras e requisitos de sua organização, em combinação com as necessidades dos proprietários de negócios e proprietários de sites. Em seguida, desenvolva um plano junto com a liderança de TI, RH e sênior que permita que os funcionários maximizem o valor do SharePoint com supervisão mínima de uma forma compatível.

Você sabe que terminou quando — quando as partes interessadas da governança, os proprietários de negócios e os criadores de conteúdo podem trabalhar sem esforço no SharePoint sem diminuir o ritmo dos negócios.

Migrar o conteúdo da sua intranet existente

Sua intranet existente pode conter conteúdo de várias fontes localizadas em diferentes plataformas. Uma tarefa importante na criação de sua intranet inteligente do SharePoint é determinar o estado do conteúdo existente e decidir qual conteúdo migrar para a nova intranet.

Os proprietários atuais de negócios e proprietários de sites podem ser os mais adequados para avaliar se o conteúdo deve ser migrado, e talvez você queira que eles executem a migração real, dependendo do que está envolvido. Eles podem precisar de sua ajuda dependendo da quantidade e localização do conteúdo a ser movido. Saiba mais sobre as opções de migração de compartilhamentos de arquivos, do Servidor do SharePoint e de outros provedores de nuvem.

Comece por — Trabalhar com líderes de negócios e outras partes interessadas em conteúdo para revisar seu conteúdo existente quanto à relevância e precisão.

Você sabe que terminou quando — Um conjunto coletado de conteúdo foi migrado para o SharePoint.

Personalize o SharePoint para atender às suas necessidades de negócios

Com a experiência inteligente do SharePoint, você pode criar uma intranet envolvente e fácil de manter sem a necessidade de personalização. É altamente recomendável usar as experiências padrão do SharePoint sempre que possível. Isso facilitará o gerenciamento de alterações ao longo do tempo.

Se você precisar personalizar o SharePoint, o SharePoint fornecerá soluções de estrutura, aplicativos, suplementos e soluções para ajudá-lo a atender às suas necessidades de negócios. Para obter mais informações, consulte Desenvolvimento do SharePoint.

Treine seus autores de conteúdo

Dependendo de sua formação, as pessoas em sua organização podem precisar de ajuda para começar a usar o SharePoint. Os roteiros de aprendizagem do Microsoft 365 fornecem uma maneira de levar um conjunto coletado de conteúdo da Microsoft aos seus usuários. Outras referências que podem ajudar seus criadores de conteúdo a gerenciar atualizações no site incluem:

• Criar uma biblioteca de documentos no SharePoint
• Criar uma lista no SharePoint
• Adicionar texto e tabelas à sua página
• Adicione conteúdo à sua página usando a Web Part de Inserir
• Usar a Web Part de Imagem
• Usar a Web Part de Notícias em uma página do SharePoint

Comece por — Determinar as necessidades de treinamento de seus usuários no SharePoint e tornar essas referências conhecidas.

Você sabe que terminou quando - As perguntas sobre o uso da intranet do SharePoint nos canais de mídia social da organização e por meio do suporte técnico diminuíram para um nível modesto.

Proprietários de empresas e proprietários de sites

Como proprietário de uma empresa, você pode ser responsável pelo conteúdo da intranet para uma área específica da sua organização, como RH ou operações. Você também pode ser o proprietário do site, a pessoa que tem as permissões no SharePoint para criar e manter o conteúdo e as experiências no site. Antes de começar a configurar sites individuais, para obter algumas ideias, examine o Look Book do SharePoint. Como parte de seu plano geral de governança, você pode decidir que os sites precisam seguir padrões consistentes para garantir que os leitores não precisem gastar muito tempo se orientando enquanto vão de um site para outro ou de um tópico para outro na intranet.

Tenha em mente estes principais fatores de sucesso ao planejar e implementar sua intranet:

• Tenha um foco implacável nas experiências do usuário ao implementar seu site - marque os rótulos de relevância, certifique-se de que as imagens se relacionam com o conteúdo, não assuma - teste!
• Limpe o conteúdo existente antes da migração. Migre apenas conteúdo relevante, atual e que dê suporte às metas de resultados do site.
• Envolva seus usuários para obter comentários durante todas as fases do processo de compilação.
• Certifique-se de que o proprietário ou contato do site esteja visível em um local consistente na página inicial do site para que os visitantes saibam a quem devem entrar em contato para obter comentários.
• Planeje comunicações de lançamento, que podem incluir um evento ou atividade de lançamento. Comemore seu sucesso!

Principais tarefas

Migrar seus dados

Uma das maiores tarefas na criação de um novo site da intranet é migrar os dados existentes para o SharePoint. É altamente recomendável fazer uma auditoria de conteúdo para ver o que está sendo usado, o que está atualizado e o que não é mais necessário e pode ser excluído ou arquivado.

Procure oportunidades para eliminar versões anteriores de documentos que você não precisa mais. Se você migrar arquivos que terminam em .v1, .v2 e assim por diante, criará confusão para os usuários, que não poderão confiar na pesquisa para encontrar consistentemente a versão mais recente dos documentos.

Treine seus usuários para aproveitar o controle de versão automatizado do SharePoint e remover IDs de versão e datas de nomes de arquivo sempre que possível, migrando apenas a versão mais recente e precisa. Melhor ainda, veja se você pode converter documentos legados em páginas modernas para criar conteúdo mais envolvente e fácil de consumir. Você obtém melhores experiências de pesquisa, maior satisfação do usuário e maior manutenção ao remover conteúdo que não é mais necessário antes da migração.

Saiba mais sobre as opções de migração de compartilhamentos de arquivos, do Servidor do SharePoint e de outros provedores de nuvem.

O vídeo é uma ótima maneira de se comunicar com as pessoas da sua organização para briefings executivos ou quando o compartilhamento de ideias por meio de vídeo pode levar a um maior engajamento. Use o Microsoft Stream para fornecer reuniões, eventos e treinamento ao vivo e sob demanda. Se você tiver conteúdo de vídeo existente que deseja disponibilizar em seu novo site da intranet, carregue-o no Stream como parte do processo de migração de conteúdo.

Comece por — Entendendo o escopo completo do conteúdo que pode precisar ser migrado e, em seguida, defina os critérios usados para direcionar o conteúdo que deve ser migrado, deve ser editado e migrado e deve ser retirado.

Você sabe que terminou quando — Você tem a quantidade mínima de conteúdo necessária para criar e lançar um site eficaz do SharePoint.

Determinar suas permissões e estratégia de compartilhamento

As permissões do SharePoint são gerenciadas por meio de um conjunto de funções em um site: proprietários, membros e visitantes. Dependendo do tipo de site, pode haver mais opções de permissão e compartilhamento disponíveis, como usar grupos do Microsoft 365.

Começar por — Determinar quem precisa de acesso, quem não deve ter acesso e como você concede solicitações de acesso.

Você sabe que terminou quando - Todos os proprietários e usuários do site têm acesso ao conteúdo de que precisam, protegendo o conteúdo confidencial quando apropriado.

Criar a página do portal da intranet, também conhecida como site principal

O portal de intranet principal da sua organização é uma grande parte da sua nova intranet do SharePoint. Você pode criar esta página a qualquer momento durante seu projeto de desenvolvimento da intranet. Você ainda pode apontar para seus sites de intranet herdados com uma página inicial de portal inteligente. Se você tiver um site de comunicação existente que deseja usar como sua página principal do portal, poderá movê-lo para o site raiz.

O mega menu, a Web Part de notícias e os feeds do Viva Engage podem ser usados para tornar sua página principal do portal um destino envolvente e produtivo para seus usuários. Para obter uma visão completa da criação desta página, leia Passo a passo guiado: criando um site de aterrissagem empresarial para sua organização.

Comece por – Considerando as metas da perspectiva da equipe de comunicações de sua organização, seu patrocinador executivo, seu departamento de TI e usuários finais. Projete a página inicial do portal com simplicidade e escalabilidade em mente.

Você sabe que terminou quando — Você criou um plano de lançamento usando o agendador de lançamento do Portal para redirecionar da página atual do portal para a nova página e compartilhou esse plano com todas as partes interessadas e usuários.

Projete seu negócio ou site de intranet de tópico específico

Ao começar a projetar os sites de intranet para seus serviços e funções, certifique-se de ter pesquisado com seus usuários para entender melhor suas necessidades e como eles interagem atualmente com seu conteúdo. Você pode usar o Forms para criar pesquisas e questionários personalizados e passar algum tempo observando usuários e reunindo-se com eles.

Recomendamos desenvolver suas páginas de intranet usando sites de comunicação. Com os sites de comunicação, você pode compartilhar notícias, relatórios, status e outras informações por meio de vários modelos e web parts. Para obter uma visão completa da configuração de um site de comunicação, consulte Passo a passo guiado: criando um site de comunicação para sua organização. Saiba mais sobre como planejar seus sites.

Para postar histórias importantes ou interessantes, anúncios, notícias sobre pessoas, atualizações de status e muito mais que podem incluir gráficos e formatação avançada, você pode usar a Web Part de notícias. Na Web Part de notícias, para priorizar conteúdo específico para públicos específicos, você pode configurar o direcionamento de público. Para obter uma visão completa sobre como usar notícias no SharePoint, consulte Passo a passo guiado: configurando notícias para sua organização.

Para alinhar os requisitos de identidade visual da sua organização, você pode alterar a aparência do seu site.

Comece por — priorizando os objetivos de negócios e, em seguida, decida o tipo de sites e web parts que são necessários inicialmente.

Você sabe que terminou quando - Os proprietários de empresas e sites têm áreas dedicadas no SharePoint que podem ser possuídas e mantidas com pouca supervisão.

Autores de conteúdo

Autores de conteúdo são as pessoas que criam conteúdo em sites. Os autores de conteúdo podem assumir muitas responsabilidades, como criar e publicar notícias, criar páginas de tópicos específicos ou atuar como especialistas no assunto e líderes de pensamento para projetos e iniciativas especiais. Os autores de conteúdo devem se familiarizar com os conceitos básicos de design do SharePoint.

Ao criar e gerenciar conteúdo para sua intranet, lembre-se destes principais fatores de sucesso:

• Considere se o conteúdo é melhor apresentado como uma página ou um documento. Use páginas em que seu conteúdo é dinâmico e se comunica mais facilmente com Web Parts envolventes, como imagens, vídeos ou links. Use documentos quando seu conteúdo for projetado para ser baixado ou impresso.
• Resuma antecipadamente — coloque as informações que os leitores devem ter para que sua comunicação seja bem-sucedida no topo da página antes de se concentrar no design.
• Use seções e estilos de título para separar visualmente tópicos e conceitos para tornar suas páginas mais legíveis e acessíveis.
• Crie modelos de página personalizados para aumentar a consistência e simplificar a criação de páginas.
• Siga as diretrizes de imagem e vídeo para manter o desempenho da página alto.

Principais tarefas:

Informar e envolver

Colete e gerencie conteúdo usando páginas do SharePoint. Use listas para obter informações que você pode coletar no Excel. As listas permitem que você e seu público coletem, rastreiem e compartilhem informações. Melhore a exibição de listas com formatação de coluna e exibição de lista usando a Web Part de lista. Use bibliotecas para armazenar documentos. Adicione, reordene, classifique, filtre e crie facilmente exibições personalizadas de bibliotecas usando a Web Part de biblioteca de documentos.

Exibir dinamicamente o conteúdo de uma biblioteca de documentos, um site, um conjunto de sites ou todos os sites usando a Web Part de conteúdo Realçado.

Crie e colete notícias relevantes para o seu público usando a Web Part de notícias. Crie rapidamente postagens atraentes, como anúncios, notícias, atualizações de status e muito mais, que podem incluir gráficos e formatação avançada.

Personalize a maneira como os usuários veem o conteúdo e as notícias usando o direcionamento de público-alvo. A segmentação de audiência permite que conteúdo específico seja priorizado para audiências específicas na página inicial do SharePoint, notícias no aplicativo móvel e na Web Part de Notícias quando a segmentação de audiência está habilitada.

Permita que os usuários trabalhem em qualquer dispositivo. Quando os usuários mantêm arquivos em seu dispositivo local ou em um compartilhamento de rede, eles ficam sem sorte quando não têm o dispositivo com eles ou não têm uma conexão com sua rede. Se algo acontecer com o dispositivo de um usuário, os dados podem não ser recuperáveis. Obtenha o aplicativo móvel do SharePoint.

Comece por — Organizando o conteúdo em tópicos, criando páginas para cada tópico. Determine se o conteúdo da página deve incluir texto, links, lista ou bibliotecas. Alinhe o conteúdo à história para garantir que o leitor possa obter as informações de que precisa com eficiência, digitalizando ou folheando rapidamente a página.

Você sabe que terminou quando — Você pode confirmar que os usuários têm acesso às informações certas no momento certo usando o uso e a análise do site e pedindo feedback aos usuários.

Criar cultura e comunidade

Ajude os grupos de trabalho a se conectarem e se envolverem em toda a sua organização usando o Viva Engage. Saiba mais sobre os Destaques do Viva Engage e as Web Parts de Conversas do Viva Engage. Às vezes, o conteúdo precisa ser entregue por meio de vídeo, como quando são feitos anúncios para toda a organização ou quando os líderes seniores organizam um evento ao vivo ou quando você deseja fornecer exemplos em páginas que fornecem instruções. O Microsoft Stream é o site de vídeo da sua organização. Para exibir conteúdo de vídeo, use a Web Part do Stream.

Comece por — Encontrando notícias, anúncios e eventos para amplificar em seu site.

Você sabe que terminou quando - Você está promovendo regularmente notícias e eventos que iniciam conversas e envolvem e conectam públicos amplos.

A seguir

Saiba mais sobre como você pode começar a criar ou atualizar a intranet da sua organização.

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