Configurar e gerenciar listas de distribuição do Viva Glint

As listas de distribuição do Glint do Microsoft Viva definem quais funcionários em sua organização estão qualificados para uma pesquisa. Refine listas usando atributos de funcionários carregados no Viva Glint, carregue um arquivo de usuários, use listas baseadas em datas e edite listas ao longo do tempo.

Configurar uma lista de distribuição

Para configurar uma nova lista de distribuição:

1. Selecione Configuração e, na seção Funcionários , selecione Listas de distribuição. A página Lista de distribuição exibe todas as listas existentes e seu número de membros.

   

2. Selecione + Nova Lista de Distribuição.

   

3. Para substituir a "Lista de distribuição sem título...", adicione um nome exclusivo ao nome padrão da lista. Se outra lista já usar esse nome, uma mensagem de erro será exibida.

Adicionar usuários a uma lista de distribuição

Há várias maneiras de os Administradores do Viva Glint adicionarem usuários a uma lista, incluindo:

• Regras de atributo que adicionam usuários automaticamente com base nos dados de funcionários importados para o Viva Glint
• Pesquisar e selecionar usuários individuais
• O arquivo é importado para adicionar vários usuários que não compartilham um valor de atributo
• Uma abordagem combinada que combina regras de atributo e o recurso pesquisar + adicionar

Usar regras de atributo para adicionar usuários

Para adicionar usuários automaticamente a uma lista com base em seus valores de atributo em dados importados para o Viva Glint:

1. Selecione Configuração e, na seção Funcionários , selecione Listas de distribuição.
2. Selecione a lista que deve ter uma regra de atributo adicionada.
3. Selecione Adicionar/Editar Funcionários e, na caixa de diálogo Escolher uma maneira de adicionar funcionários , selecione Regras de Atributo.
4. No painel de edição Adicionar Regras de Atributo exibido:

   1. Selecione Quero filtrar todos os funcionários ativos por estas populações: para incluir apenas usuários ativos.

   2. Selecione + Nova População e depois + Adicionar Filtros.

   3. Escolha atributos e valores para incluir funcionários que correspondam a esses dados em seus arquivos de funcionários importados.

      Dica

      Para uma pesquisa de desligamento, ative Incluir funcionários inativos e considere contatá-los por e-mail pessoal.

   4. Para excluir usuários, passe o mouse sobre o nome deles na seção Incluídos e selecione Excluir.

   5. Para remover alguém da lista Excluídos , passe o mouse sobre o nome deles na seção Excluídos e selecione Remover.

5. Confirme sua lista e selecione Salvar alterações.

Adicionar usuários manualmente

Adicione usuários individuais com o + Pesquise um funcionário para adicionar recurso ou importe um arquivo de usuários para atualizar uma lista em massa.

Pesquisar e adicionar usuários individuais

Para adicionar usuários individuais manualmente:

1. Selecione Configuração e escolha Listas de distribuição.
2. Selecione a Lista de Distribuição à qual você precisa adicionar funcionários.
3. Insira um nome ou endereço de email no campo "+ Pesquisar um funcionário para adicionar " na parte inferior da lista.
4. Selecione o usuário nos resultados da pesquisa para adicioná-lo à lista.

Importar usuários

Para importar um arquivo de usuários para uma lista:

1. No dashboard de administração, selecione Configuração e escolha Listas de distribuição.

2. Selecione a Lista de Distribuição à qual você precisa adicionar funcionários.

3. Selecione Adicionar/Editar Funcionários.

4. Na caixa de diálogo Escolha uma forma de adicionar funcionários , selecione Importar.

   

5. Na caixa de diálogo Importar funcionários para lista de distribuição , selecione Baixar CSV na seção Baixar sua lista de funcionários atual para modificar .

6. Use o arquivo baixado como modelo e adicione endereços de email de funcionários na coluna de email. Inclua a linha de cabeçalho, que é rotulada de forma diferente quando há ou não usuários na lista. Ambos os rótulos de coluna são importados com êxito:

   1. O rótulo da linha de cabeçalho no arquivo de modelo é email quando já há usuários na Lista de Distribuição.
   2. O rótulo de linha de cabeçalho no arquivo de modelo é Email do Funcionário quando não há usuários na Lista de Distribuição.

7. Depois de adicionar todos os valores de endereço de email, salve o arquivo como .csv ou .xlsx.

8. Na caixa de diálogo Importar funcionários para a lista de distribuição , arraste e solte ou navegue para escolher o arquivo (tamanho máximo de 550 MB, contagem máxima de linhas de 10.000).

9. Para manter todos os usuários existentes na lista, selecione Preservar os funcionários que já estão na lista de distribuição.

   

10. Selecione Importar Arquivo.

11. A janela Confirmar sua importação é exibida. Se o número correto de funcionários a serem adicionados e removidos estiver correto, selecione Confirmar Importação.

Exportar usuários

1. No dashboard de administração, selecione Configuração e escolha Listas de distribuição.

2. Selecione a Lista de Distribuição à qual você precisa adicionar funcionários.

3. Selecione Adicionar/Editar Funcionários.

4. Na caixa de diálogo Escolha uma forma de adicionar funcionários , selecione Importar.

   

5. Na caixa de diálogo Importar funcionários para lista de distribuição , selecione Baixar CSV na seção Baixar sua lista de funcionários atual para modificar .

Usar uma abordagem combinada para adicionar usuários

Se sua organização precisar adicionar a maioria dos usuários a uma lista com base em regras de atributo, mas também precisar adicionar alguns usuários manualmente, considere uma abordagem combinada.

1. Configure uma nova lista e adicione uma regra de atributo para ela.
2. Quando os usuários precisarem ser adicionados manualmente, adicione-os com o recurso Pesquisar e adicionar usuário à lista.
3. O Tipo de Associação nas Listas de Distribuição é mostrado como "Regras de Atributo, Manual".

Usar listas baseadas em datas

As pesquisas de ciclo de vida do funcionário do Viva Glint usam datas de saída e contratação nos dados de seus funcionários para disparar automaticamente pesquisas de saída e integração. Use listas de distribuição baseadas em datas para incluir todos os usuários qualificados com base em intervalos de datas vinculados a informações de data de saída e contratação.

Para configurar uma lista baseada em datas:

1. Configurar uma lista

2. Usar regras de atributo para adicionar usuários

3. Selecione um atributo de data, geralmente data de saída ou contratação

4. Selecione um intervalo de dias relacionado à data em que os funcionários são qualificados.

5. Ao selecionar dias antes e depois de uma data, considere:

   • Com que frequência sua organização carrega dados de funcionários
   • Com que rapidez os dados novos e denominados de funcionários são atualizados em seu sistema de informações de RH
   • A Janela de Resposta na Configuração do Programa de uma pesquisa (o número de dias que um usuário tem para concluir uma pesquisa, geralmente 14 dias)

   Por exemplo, para garantir que os usuários tenham tempo suficiente para responder a uma pesquisa de integração de 30 dias, uma Administração do Viva Glint pode optar por tornar os usuários elegíveis de 30 dias a 50 dias após a data de contratação. Essa configuração permite que os usuários recebam convites e respondam com tempo suficiente com base na importação bimestral de dados de funcionários dessa organização.

   

Exibir como uma lista é preenchida

Na página Listas de Distribuição , a coluna Tipo de Associação define se essa lista é preenchida manualmente, por regras de atributo ou ambos.

• Regras de atributo: A lista usa regras de atributo para adicionar usuários com base em seus valores de atributo em dados de funcionários importados.
• Manual: a lista usa um arquivo de usuários importados para a lista ou o recurso Pesquisar e adicionar usuário para adicionar novos usuários.
• Regras de Atributo, Manual: A lista usa regras de atributo e o recurso Pesquisar e adicionar usuário para adicionar usuários.

Editar uma lista

A edição de uma lista de distribuição é uma alteração global e afeta qualquer programa que use essa lista. Para modificar:

1. Selecione a lista de distribuição que você deseja modificar.
2. Selecione Adicionar/Editar Funcionários ou Editar Regras de Atributo se houver filtros disponíveis.
3. Faça as alterações necessárias e selecione Salvar alterações.