Entender o SFTP do Viva Glint e a automação de dados

Use o protocolo SFTP (SFTP) do Microsoft Viva Glint para estabelecer importações regulares de dados de funcionários. Um feed de dados automatizado permite que você mantenha os dados do HRIS (Sistema de Informações de RH) sincronizados com o Viva Glint e permite que sua organização:

• Envie pesquisas e resultados para os participantes certos a qualquer momento.
• Dispare automaticamente pesquisas para funcionários em pontos específicos do ciclo de vida do funcionário.
• Tenha sempre as informações mais atualizadas dos funcionários.

Preparar dados para importação

Antes de transferir dados para o Viva Glint com SFTP, verifique se você examinou as informações sobre os fundamentos de atributos do Viva Glint e concluiu a configuração do atributo.

Gerenciar configurações de SFTP

Nas configurações gerais do Viva Glint, gerencie chaves SSH públicas, adicione endereços IP públicos, especifique usuários de notificação, gerencie configurações de criptografia, gere uma nova chave PGP dentro de 30 dias da expiração da chave atual e exiba as credenciais SFTP. Para obter mais informações, consulte Configurar o SFTP do Viva Glint.

Entenda a importação de dados automatizada

SFTP do Viva Glint:

• Permite arquivos de dados totais e parciais.
• Verifica regularmente e importa automaticamente novos arquivos.
• Deriva atributos para criar campos calculados durante a importação.
• Funciona melhor com formatos de arquivo recomendados.

Diretórios SFTP

Em sua conta SFTP, há dois (2) diretórios que o Viva Glint monitora para que os arquivos sejam importados automaticamente:

• /files/user_full: Use para uploads de arquivos COMPLETOS - os registros de funcionários existentes na plataforma que não estão incluídos em seu arquivo tornam-se INATIVOS.
• /files/user_delta: Use para uploads PARCIAIS de arquivos - apenas os registros dos funcionários no arquivo são atualizados na plataforma; todos os outros permanecem inalterados.

Métodos de transferência

Dependendo da frequência com que sua organização importa dados para o Viva Glint, considere qual método de transferência de dados SFTP melhor atende às suas necessidades.

• Feed de dados HRIS automatizado: Trabalhe com sua equipe de dados de funcionários para estabelecer uma exportação automatizada que é transmitida diretamente do HRIS para o SFTP.
• Transferência manual de arquivos SFTP: Conecte-se com um aplicativo FTP para colocar manualmente um arquivo completo ou incremental no SFTP.

Várias transferências de arquivos

Se houver várias fontes de dados de funcionários para sua organização, você poderá configurar várias transferências de arquivos para sua conta SFTP do Viva Glint. Lembre-se de que:

• O Viva Glint dá suporte a um máximo de três chaves públicas SSH para conexões com sua conta SFTP.
• O tempo das transferências de arquivos deve ser espaçado para que vários arquivos não sejam importados ao mesmo tempo.
• Todos os arquivos devem ser transferidos para o diretório /files/user_delta. Arquivos parciais enviados /files/user_full desativar todos os usuários não incluídos nos arquivos.
• Os usuários precisam ser incluídos com um status de "INATIVO" para desativar suas contas no Viva Glint.

Atributos derivados

Enquanto os dados dos funcionários são carregados para o Viva Glint, os atributos e valores derivados são calculados para Hierarquia do Gerente, Posse e Faixas Etárias com base nas seleções feitas durante a configuração do atributo.

Práticas recomendadas de arquivo

Selecione uma frequência de transferência de arquivos, formato, layout e convenção de nomenclatura com base nas necessidades da sua empresa e nos recursos de HRIS.

Frequência:

Atualize os dados de seus funcionários pelo menos semanalmente ou em uma cadência regular que esteja alinhada com o cronograma de pesquisas da sua empresa.

Se você tiver menos de 10.000 funcionários, um feed diário do arquivo completo deve ser uma boa frequência e arquivos incrementais podem ser carregados para atualizações pontuais. Se você tem uma grande base de funcionários com vários atributos (50+), enviar arquivos completos 1-2 vezes por mês com arquivos incrementais diários pode fazer mais sentido para as necessidades da sua empresa. Discuta com sua equipe HRIS para descobrir as possibilidades de transferência de arquivos de dados.

Formato e layout:

O formato e o layout de arquivo consistentes ao longo do tempo garantem importações bem-sucedidas de arquivos. Mantenha os mesmos rótulos de atributo na linha de cabeçalho do arquivo e selecione um formato de arquivo nas opções do Viva Glint:

• .csv com separador de vírgula e codificação UTF-8. Quando os valores contiverem vírgulas, coloque entre aspas duplas.
  • O Viva Glint aceita UTF-8 e UTF-8 com codificação de BOM.
• .xlsx com uma única guia e sem senha ou fórmulas.

Convenção de nomenclatura:

O Viva Glint recomenda as seguintes convenções de nomenclatura de arquivo, em que "company-id" é sua ID exclusiva no Viva Glint, mas esse método de nome de arquivo não é necessário. Verifique se o nome de arquivo selecionado tem 50 caracteres ou menos, incluindo a extensão de arquivo.

• Company-id_user_full_yyyymmdd.csv
• Company-id_user_delta_yyyymmdd.csv

Por exemplo: contoso_user_delta_20230101.csv