Gerenciar políticas de retenção para o Microsoft Teams.

As políticas de retenção e os rótulos Microsoft 365 ajudam você a gerenciar com mais eficiência as informações em sua organização. Você pode definir as configurações de retenção para manter os dados necessários para estar em conformidade com as políticas internas, os regulamentos do setor ou os requisitos legais da sua organização. Você também pode definir configurações de retenção para excluir dados que são considerados uma vulnerabilidade, que você não precisa mais manter ou que não têm valor legal ou comercial.

O Teams dá suporte a políticas de retenção para chat e mensagens de canal para que, como administrador, você possa decidir proativamente se deseja reter esses dados, excluí-los ou retê-los por um período específico de tempo e, em seguida, excluí-los. O início do período de retenção para essas ações é sempre baseado em quando uma mensagem é criada. Você pode aplicar uma política de retenção do Teams para toda a organização ou para usuários e equipes específicas. Não há suporte para rótulos de retenção no Teams.

Para saber mais sobre soluções de retenção no Microsoft 365, consulte Saiba mais sobre políticas de retenção e rótulos de retenção.

Os usuários que estão sujeitos a uma política de retenção do Teams devem ter uma licença apropriada, como o Office 365 E3 ou o Office 365 A3. Para obter outras opções de licenciamento para essas políticas de retenção, consulte a seção Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Dados do Microsoft Purview do Guia de licenciamento do Microsoft 365 para conformidade com & segurança. Para saber mais sobre o licenciamento do Teams, confira a Descrição do serviço do Microsoft Teams.

Como as políticas de retenção do Teams dão suporte a ações de retenção e exclusão

Se você configurar uma política de retenção do Teams para reter chats ou mensagens de canal, os usuários ainda poderão editar e excluir suas mensagens no aplicativo Teams. Embora os usuários não vejam mais suas mensagens editadas ou excluídas no Teams, os dados dessas mensagens são armazenados em um local seguro projetado para pesquisas de Descoberta Eletrônica por administradores de conformidade. A exclusão permanente desses dados não ocorre antes do final do período de retenção configurado, ou se outra política de retenção estiver configurada para reter esses dados ou sujeita a uma retenção de Descoberta Eletrônica.

Quando uma política de retenção é configurada para excluir chats e mensagens de canal, essas mensagens se tornam elegíveis para exclusão automática. Se as mensagens ainda forem exibidas no aplicativo do Teams, elas desaparecerão de lá e os usuários serão informados de que uma política de retenção excluiu essas mensagens. Se as mensagens anteriormente estavam sujeitas a uma ação de retenção e foram editadas ou excluídas por usuários, essas mensagens agora serão excluídas do local seguro e não serão mais retornadas em pesquisas de Descoberta Eletrônica.

Para obter informações detalhadas sobre como essas políticas funcionam dependendo da configuração da política e das ações do usuário e quais dados de mensagem são incluídos e excluídos das políticas de retenção do Teams, consulte Saiba mais sobre a retenção do Microsoft Teams. Essa página também explica por que às vezes você pode ter atrasos quando as políticas de retenção excluem mensagens. Por exemplo, as mensagens podem ficar visíveis para os usuários no aplicativo do Teams até sete dias após o período de expiração que você configurou na política de retenção.

Se você configurar várias políticas de retenção do Teams com configurações de retenção diferentes, os princípios de retenção resolverão os conflitos. Por exemplo:

• Se houver um conflito entre reter ou excluir o mesmo conteúdo, o conteúdo sempre será mantido no local seguro para que ele permaneça pesquisável com a Descoberta Eletrônica para administradores de conformidade.

  Esse princípio também se aplica a mensagens que estão sob retenções de Descoberta Eletrônica por motivos legais ou de investigação.

• Se houver um conflito sobre quanto tempo manter o mesmo conteúdo, ele será mantido no local seguro pelo período de retenção mais longo.

Esses dois princípios de retenção abordam a maioria dos conflitos que podem surgir quando você tem várias políticas de retenção para o Teams, mas para obter mais informações, consulte Os princípios de retenção ou o que tem precedência?

Informações para solução de problemas

Determinar se as mensagens ausentes foram excluídas por uma política de retenção

Antes de entrar em contato com o suporte sobre mensagens de canal ou chat do Teams ausentes, verifique o seguinte:

1. Verifique a mensagem exibida no Teams. Quando uma política de retenção exclui mensagens de chat privadas ou em grupo mais antigas, o Teams exibe uma mensagem informando que as mensagens mais antigas foram excluídas devido à política de retenção da organização. Para mensagens de canal, o Teams exibe um aviso de exclusão da política de retenção no lugar da mensagem pai excluída.

2. Confirme se a política de retenção se aplica. Verifique se a política inclui o usuário ou equipe afetado, o local da mensagem aplicável e a data de criação da mensagem. Os períodos de retenção do Teams são calculados a partir da data em que a mensagem foi criada.

3. Verifique se o usuário editou ou excluiu a mensagem. Os usuários podem editar ou excluir mensagens enquanto uma política de retenção preserva uma cópia de conformidade em um local seguro. A cópia retida pode permanecer disponível para Descoberta Eletrônica, mesmo que a mensagem original não esteja mais visível no Teams.

4. Examine Descoberta Eletrônica do Microsoft Purview resultados. Se a mensagem for retornada na Descoberta Eletrônica, mas não estiver mais visível no Teams, a mensagem poderá ser retida devido a uma política de retenção ou retenção da Descoberta Eletrônica. Não se espera que uma cópia de conformidade retida permaneça visível na conversa do Teams.

5. Revisar conflitos e bloqueios de política. Outra política de retenção ou retenção de Descoberta Eletrônica pode reter a mensagem por mais tempo do que a política que está sendo investigada.

6. Permitir o processamento de exclusão. As mensagens podem permanecer visíveis no Teams por até sete dias após o período de retenção configurado expirar.

Quando usar as políticas de retenção para o Teams.

Em muitos casos, as organizações consideram os dados de chat privados como um número mais passivo do que as mensagens de canal, que geralmente são conversas mais relacionadas ao projeto.

Você pode configurar com eficiência uma única política de retenção para todas as mensagens do Teams. Ou, para um controle mais refinado, você pode:

• Tenha políticas de retenção separadas para chats privados (1:1 ou 1: muitos chats), mensagens de canais padrão ou mensagens de canais privados.

• Aplique as políticas somente a usuários ou equipes específicas em sua organização. Para chats e canais privados do Teams, você pode selecionar a quais usuários a política será aplicada. Para mensagens de canal do Teams, você pode selecionar a quais equipes a política será aplicada.

Por exemplo, para mensagens de canal padrão: Crie uma política de retenção para equipes específicas em sua organização e configure essa política com uma ação de exclusão após um ano. Em seguida, crie outra política de retenção para mensagens de canal padrão para todas as outras equipes e configure essa política com uma ação de exclusão após três anos.

Criar e gerenciar políticas de retenção para o Teams

Para criar ou editar uma política de retenção para mensagens do Teams, use as instruções de Criar e configurar uma política de retenção e a guia Política de retenção para o Teams .

Essa página tem informações adicionais sobre como criar e gerenciar políticas de retenção para outras cargas de trabalho no Microsoft 365. Por exemplo, talvez você também queira criar uma política de retenção para grupos do Microsoft 365 para reter e excluir arquivos que são acessados no Teams e armazenados no OneDrive ou no Microsoft Office SharePoint Online.

Os dados podem ser armazenados na forma de capturas de tela na unidade local de um usuário final por meio do recurso Busca rápida do Windows e são gerenciados separadamente. Consulte o artigo Gerenciar a Busca rápida do Windows para obter mais informações.

Experiência do usuário final

Para chats privados (chats individuais) ou chats em grupo, os usuários verão que chats mais antigos do que a configuração de política de retenção são excluídos e uma mensagem gerada automaticamente informa que "Excluímos mensagens mais antigas devido à política de retenção da sua organização" é exibida acima de mensagens ainda não excluídas.

Para mensagens do Canal, os usuários (membros do canal) verão as mensagens excluídas desaparecerem da exibição depois que as mensagens expirarem. o usuário vê "Esta mensagem foi excluída devido a uma Política de Retenção" no lugar da mensagem pai.

Os links nessas mensagens exibidas vão para Mensagens do Teams sobre políticas de retenção. Esta documentação para usuários finais ajuda a responder perguntas básicas sobre por que suas mensagens foram excluídas. No entanto, como parte da implantação da política de retenção, certifique-se de se comunicar com os usuários e o suporte técnico sobre o impacto das configurações definidas.

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