Introdução ao gerenciamento do ciclo de vida de dados

Descrição do serviço Microsoft Purview

Pronto para começar a gerenciar o ciclo de vida dos dados da sua organização, retendo o conteúdo que você precisa manter e excluindo o conteúdo que você não precisa? Para começar, use as orientações a seguir para o Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Dados do Microsoft Purview:

1. Entenda como a retenção e a exclusão funcionam no Microsoft 365 e identifique as cargas de trabalho que precisam de uma política de retenção e se você precisa criar rótulos de retenção para exceções: Saiba mais sobre retenção

   Observação

   Se você precisar gerenciar itens de alto valor para requisitos de manutenção de registros comerciais, legais ou regulamentares: use rótulos de retenção com gerenciamento de registros em vez de gerenciamento do ciclo de vida dos dados.

2. Crie políticas de retenção para as cargas de trabalho identificadas, especificando as configurações e ações de retenção exigidas pelas políticas da sua organização ou regulamentos do setor: crie políticas de retenção

   Se necessário, crie e aplique rótulos de retenção para as suas exceções.

3. Habilitar o arquivamento de caixa de correio para fornecer aos usuários espaço de armazenamento adicional na caixa de correio: Habilitar caixas de correio de arquivo morto no Microsoft 365

   Se necessário para dar suporte a caixas de correio de arquivo morto:

   • Habilita o arquivamento de expansão automática para caixas de correio que precisam de mais de 100 GB de armazenamento.

   • Use rótulos de retenção com uma política de retenção do gerenciamento de registros de mensagens (MRM) se você precisar personalizar como os emails são movidos automaticamente da caixa de correio principal de um usuário para a caixa de correio de arquivo morto ou se você precisar especificar configurações de retenção e exclusão para pastas específicas, em vez de toda a caixa de correio.

4. Entenda e gerencie caixas de correio inativas que retêm o conteúdo da caixa de correio depois que os funcionários saem da organização: saiba mais sobre as caixas de correio inativas

5. Se você tiver arquivos PST que contenham dados que deseja controlar: importe arquivos PST para caixas de correio online usando upload de rede ou envio de unidade: saiba como importar os arquivos PST da sua organização

Requisitos de licenciamento e cobrança

Várias assinaturas diferentes oferecem suporte a recursos de gerenciamento de ciclo de vida de dados.

Para ver as opções de licenciamento dos seus usuários para se beneficiarem dos recursos do Microsoft Purview, confira a descrição do serviço do Microsoft Purview. Para os recursos listados nesta página, consulte a seção Gerenciamento de registros do Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Dados do Microsoft Purview & para obter os requisitos de licenciamento em nível de recurso.

Você deve configurar a cobrança paga conforme o uso para criar políticas de retenção que incluam os locais das experiências do Microsoft Copilot, aplicativos de IA corporativos e outros aplicativos de IA. As interações do Microsoft 365 Copilot não têm custo.

Permissões

Consulte a seção a seguir para obter informações sobre funções e grupos de funções para gerenciar a retenção do Microsoft 365.

Para permissões para gerenciar caixas de correio para arquivamento, caixas de correio inativas e importação, elas normalmente exigem permissões do Exchange, como a função de destinatários de email. Por padrão, essa função é atribuída aos grupos de funções Gerenciamento de Destinatários e Gerenciamento da Organização. Para obter o requisito de permissões exato para cada tarefa de gerenciamento, consulte a documentação que acompanha as instruções do administrador.

Permissões para políticas de retenção e rótulos de retenção

Os membros da sua equipe de conformidade que criarão e gerenciarão políticas de retenção e rótulos de retenção precisam de permissões para o portal do Microsoft Purview. Para conceder permissões para essa administração limitada, recomendamos que você adicione usuários ao grupo de funções de administrador Administrador de Conformidade .

Como alternativa para usar essa função padrão, você pode criar um novo grupo de função e adicionar a função Gerenciamento de Retenção a esse grupo. Para uma função somente leitura, use Gerenciamento de Retenção Somente Para Exibição.

Específico para limpeza de prioridade que pode substituir rótulos e políticas de retenção quando é necessário agilizar a exclusão permanente de informações confidenciais, os administradores devem ter a função Administração Limpeza de Prioridade. Essa função não está incluída por padrão no grupo de funções de administrador de Conformidade .

Para obter instruções sobre como adicionar usuários às funções padrão ou criar seus próprios grupos de funções, use as diretrizes a seguir, dependendo do portal que você estiver usando:

• Permissões no portal do Microsoft Purview

Essas permissões são necessárias somente para criar, configurar e aplicar políticas de retenção e rótulos de retenção. A pessoa que configura essas políticas não necessita acesso ao conteúdo.

Suporte para unidades administrativas

O gerenciamento do ciclo de vida de dados dá suporte a unidades administrativas que foram configuradas no Microsoft Entra ID:

• Você pode atribuir unidades administrativas a membros de grupos de funções personalizados e quaisquer outros que ofereçam suporte a unidades administrativas. Por exemplo, grupos de funções usados com o Gerenciamento de Registros do Microsoft Purview. Edite esses grupos de funções e selecione membros individuais e, em seguida, a opção Atribuir unidades administrativas para selecionar unidades administrativas do Microsoft Entra ID. Esses administradores agora estão restritos a gerenciar apenas os usuários nessas unidades administrativas.

• Você pode definir o escopo inicial das políticas de retenção e das políticas de rótulos de retenção ao criar ou editar essas políticas. Ao selecionar unidades administrativas, somente os usuários nessas unidades administrativas serão qualificados para a política.

• Os escopos adaptáveis e estáticos suportam unidades administrativas.

• Impacto adicional para administradores restritos

  • Pesquisa de política: Os administradores restritos verão políticas somente de usuários em suas unidades administrativas atribuídas
  • Importar arquivos PST: os administradores restritos não poderão usar o recurso de carregamento de rede para importar arquivos PST em massa para caixas de correio do Microsoft 365
  • Recursos herdados do Exchange: Os administradores restritos não poderão configurar os recursos herdados do Exchange de políticas de retenção e marcas de retenção do MRM (gerenciamento de registros de mensagens) e regras de registro no diário

• Atualmente, os rótulos de retenção não dão suporte a unidades administrativas.

• Atualmente, um administrador restrito pode criar e exibir escopos adaptáveis para todas as unidades administrativas quando usam cmdlets do PowerShell.

• Atualmente, as caixas de correio inativas não têm suporte em uma política quando você seleciona uma ou mais unidades administrativas. Para incluir caixas de correio inativas na política, você deve ser um administrador irrestrito e selecionar Diretório completo.

Para obter mais informações sobre como o Microsoft Purview dá suporte a unidades administrativas, consulte Unidades administrativas.

Cenários comuns

Use a tabela a seguir para ajudá-lo a mapear seus requisitos de negócios para os cenários mais comuns de gerenciamento do ciclo de vida de dados.

Para cenários que exigem o gerenciamento de dados de itens individuais, consulte os cenários comuns para gerenciamento de registros.

Documentação do usuário final

Consulte a seção a seguir para obter informações sobre a documentação do usuário final para dar suporte à retenção do Microsoft 365.

Os recursos de gerenciamento do ciclo de vida de dados para caixas de correio inativas e importação de arquivos PST não exigem documentação do usuário final porque são apenas operações administrativas. Para ajudar os usuários a entender e interagir com suas caixas de correio de arquivamento no Outlook depois de habilitar esse recurso, consulte Gerenciar armazenamento de email com caixas de correio de arquivo morto online.

Documentação do usuário final para retenção e exclusão

A maioria das políticas de retenção funciona discretamente em segundo plano, sem interação do usuário e, portanto, precisa de pouca documentação para os usuários. As políticas de retenção para equipes informam os usuários quando suas mensagens foram excluídas com um link para Mensagens do Teams sobre políticas de retenção.

No entanto, se você complementar as políticas de retenção com rótulos de retenção, esses rótulos terão uma presença de interface do usuário no Microsoft 365 Apps. Antes de implantar esses rótulos em sua rede de produção, certifique-se de fornecer informações e instruções para usuários finais e seu suporte técnico. Para ajudar os usuários a aplicar rótulos de retenção no SharePoint e no OneDrive, consulte Aplicar rótulos de retenção a arquivos no SharePoint ou no OneDrive.

A documentação do usuário final mais eficaz sempre será a orientação e as instruções personalizadas que você fornecer para os nomes de rótulos de retenção e as configurações que você escolher.