Agilizar a exclusão permanente de informações confidenciais das caixas de correio

Descrição do serviço Microsoft Purview

Use o recurso Limpeza prioritária no Gerenciamento do Ciclo de Vida de Dados no Microsoft Purview quando precisar excluir permanentemente conteúdo confidencial das caixas de correio do Exchange, apesar das configurações de retenção que retêm o item ou dos bloqueios de Descoberta Eletrônica. Os itens ainda passam pelo mesmo processo de exclusão com os mesmos prazos para garantir uma exclusão permanente compatível, mas não há necessidade de esperar o período de retenção expirar ou a retenção ser liberada. A limpeza prioritária pode ser implementada para segurança ou privacidade em resposta a um incidente ou para conformidade com requisitos regulatórios. Por exemplo:

• Solicitação de privacidade: você recebe uma solicitação para remover informações pessoais sobre um funcionário que deixou a organização e todas as caixas de correio têm uma política de retenção para reter itens por dois anos.

• Derramamento de dados: um funcionário acidentalmente enviou por email informações confidenciais sobre uma aquisição futura e você precisa excluir essas informações, apesar de qualquer retenção de Descoberta Eletrônica em andamento na organização.

Como a exclusão é irreversível e pode substituir retenções existentes e até mesmo o Bloqueio de Preservação, o processo requer várias aprovações, funções específicas e é auditado. Depois de considerar essas proteções, se sua organização ainda tiver dúvidas sobre esse recurso, você poderá continuar a usar políticas de retenção e rótulos de retenção para garantir uma exclusão compatível do conteúdo em vez de usar a limpeza prioritária.

Nos bastidores, a limpeza prioritária usa rótulos de retenção com políticas de aplicação automática. No entanto, você não interage manualmente com esses rótulos e políticas, e eles substituem os princípios de retenção para obter a exclusão rápida necessária.

Exceções importantes para limpeza prioritária:

• Não é possível usar a limpeza prioritária para itens marcados como registro ou registro regulamentar.

• Embora a limpeza prioritária possa substituir as retenções de Descoberta Eletrônica, os dados podem já estar copiados para um conjunto de revisão de Descoberta Eletrônica em que não podem ser excluídos pela limpeza prioritária. Esses dados são excluídos automaticamente quando todo o caso de Descoberta Eletrônica é excluído por um administrador de Descoberta Eletrônica.

Semelhante aos rótulos de retenção de aplicação automática, a limpeza de prioridade dá suporte à simulação, para que você possa marcar as amostras retornadas caso a configuração da política precise de algum ajuste.

Comparando a limpeza de prioridade para diferentes cargas de trabalho

Embora você possa usar o recurso de limpeza prioritária para caixas de correio e arquivos no SharePoint e no OneDrive, os casos de uso típicos são diferentes. Há algumas outras diferenças de comportamento e configuração que estão resumidas na tabela a seguir. Como resultado dessas diferenças, você não pode criar uma política de limpeza para todos os três locais na mesma política.

Além disso, as permissões necessárias para o Exchange são diferentes das permissões necessárias para o SharePoint e o OneDrive.

Pré-requisitos para limpeza prioritária

Verifique se você pode atender aos pré-requisitos que devem estar em vigor antes de poder usar a limpeza prioritária para agilizar a exclusão permanente de dados confidenciais. Esses requisitos incluem permissões e aprovadores.

Devido às proteções internas, o recurso em si é habilitado por padrão no nível do locatário. No entanto, a limpeza de prioridade pode ser desativada na página de configurações de limpeza de prioridade. Se você não puder criar novas políticas de limpeza de prioridade, consulte as instruções para desativar o recurso para marcar o status e reverter a configuração.

Permissões para limpeza prioritária

Para acessar e gerenciar com êxito a limpeza prioritária no portal do Microsoft Purview, os usuários devem ter a função Administração Limpeza prioritária. Essa função é necessária para criar e gerenciar políticas de limpeza prioritárias, habilitar ou desabilitar o recurso ou aprovar itens no estágio de aprovação inicial. Essa função é adicionada automaticamente ao grupo de funções Gerenciamento da Organização, mas deve ser adicionada manualmente a qualquer outro grupo de funções.

Como alternativa, a função Visualizador de Limpeza de Prioridade permite apenas a visibilidade de políticas e configurações de limpeza de prioridade sem a capacidade de fazer alterações ou criar novas políticas.

As funções de Visualizador de Lista do Content Explorer e Content Explorer Content Viewer são necessárias para exibir o conteúdo e os detalhes do item no modo de simulação e nos estágios de aprovação.

Semelhante ao disposition de gerenciamento de registros, cada pessoa que acessa a página Limpezas > pendentes de limpezaprioritária vê apenas os itens atribuídos a aprovar. Para monitorar o processo de ponta a ponta de uma limpeza de prioridade, use auditoria e a ID de limpeza de prioridade como um termo de pesquisa.

Aprovadores de política

Como uma proteção contra exclusões acidentais ou mal-intencionadas, cada item sujeito à limpeza prioritária sempre requer que três outras pessoas aprovem a exclusão permanente, além da pessoa que criou a política de limpeza prioritária. Os aprovadores devem ser usuários individuais. Atualmente, não há suporte para grupos de segurança habilitados para email.

Três aprovações são sempre necessárias, independentemente do tipo de retenção aplicada ao item:

• Uma aprovação prioritária do administrador de limpeza.
• Uma aprovação do gerente de retenção.
• Uma aprovação de administrador de Descoberta Eletrônica.

Requisitos da função de aprovador

O aprovador em cada estágio do processo de revisão deve ter as funções corretas atribuídas antes que a política possa ser criada.

Para obter instruções sobre como adicionar usuários às funções padrão ou criar seus próprios grupos de funções, use as seguintes orientações:

• Permissões no portal do Microsoft Purview

Embora você possa especificar vários aprovadores para cada estágio, apenas uma pessoa de cada estágio é necessária para aprovar para seu estágio.

Habilitar auditoria

Verifique se a auditoria está habilitada pelo menos um dia antes de criar e executar a política de limpeza de primeira prioridade. A auditoria também é necessária para exibir os resultados da simulação se a política estiver habilitada no modo de simulação. Para obter mais informações, consulte Pesquisar no log de auditoria.

Limitações da limpeza de prioridade

• As caixas de correio de grupo têm suporte apenas por meio de escopos adaptáveis .

• Para a consulta do KeyQL, algumas propriedades e condições compatíveis com a Descoberta Eletrônica não têm suporte na limpeza prioritária. Eles incluem SenderAuthor, SubjectTitle, (c:c) e (c:s).

• No modo de simulação, a política de limpeza prioritária pode mostrar incorretamente itens de email marcados como registros e registros regulatórios. Esses itens não estão realmente no escopo da limpeza prioritária fora do modo de simulação.

• Ao contrário da revisão de disposição para rótulos de retenção:

  • Você não pode personalizar a notificação por email
  • Os aprovadores não podem nomear aprovadores adicionais
  • Não há aprovação automática após um período de tempo especificado

• Se um aprovador não concordar em excluir permanentemente um item identificado, ele deverá atribuir um rótulo de retenção existente (qualquer configuração) ao item. Certifique-se de que seus aprovadores saibam quais rótulos de retenção são adequados para essa ação.

• Embora você possa excluir uma política de limpeza prioritária, se o processo de aprovação para ela estiver concluído, os itens ainda poderão ser excluídos permanentemente.

Criar uma política de limpeza prioritária

Decida antes de criar sua política de limpeza prioritária se deseja torná-la adaptativa ou estática. Para obter mais informações, consulte Escopos de política adaptáveis ou estáticos para a retenção. Se você decidir usar uma política adaptável, deverá criar um ou mais escopos adaptáveis antes de criar sua política de limpeza prioritária e, em seguida, selecioná-los durante a configuração da política. Para obter mais instruções, consulte Informações de configuração dos escopos adaptáveis.

1. Entre no portal> do Microsoft PurviewSoluções>Gerenciamento do ciclo de vida de> dadosLimpeza prioritária e, em seguida, selecione + Criar uma limpeza prioritária.

   Se você não vir a opção de limpeza prioritária, Marque suas permissões.

2. Insira um nome e uma descrição para essa política de limpeza prioritária e selecione Avançar. O nome é visível para os usuários finais, mas a descrição opcional é visível apenas para administradores de limpeza prioritários e aprovadores especificados da política. Essa restrição significa que todos os detalhes inseridos podem ser informativos e específicos, sem se preocupar com pessoas não autorizadas vendo esses detalhes.

3. Para Escolha o tipo de limpeza prioritária, selecione Adaptável ou Estático e, em seguida, selecione Avançar.

   1. Para escopo adaptável, adicione um ou mais escopos adaptáveis. Para uma caixa de correio de usuário, adicione um escopo de usuário. Para uma caixa de correio de grupo, adicione um escopo de Grupo do Microsoft 365. Em seguida, selecione um ou mais locais de caixa de correio para corresponder aos seus escopos.
   2. Em Escopo estático, selecione Política para o Exchange Online e, em seguida, selecione o local do Exchange Online. Opcionalmente, você pode editar quais caixas de correio incluir ou excluir.

   Para ajudá-lo a decidir:

   • Todas as caixas de correio estão incluídas: melhor quando você não tem certeza de onde o conteúdo reside. Pode levar mais tempo para aplicar a política, mas vale a pena se o conteúdo estiver em caixas de correio desconhecidas.
   • Caixas de correio específicas: opção mais rápida para um conjunto pequeno e conhecido de caixas de correio. Use para incluir ou excluir até 100 caixas de correio com confiança.
   • Caixas de correio de usuário por atributos: você não pode usar um escopo estático se quiser usar atributos para direcionar caixas de correio de usuário por região, departamento etc. Em vez disso, volte na configuração da política e opte por usar escopos adaptáveis. No entanto, evite se o escopo incluir mais de 1 milhão de caixas de correio.

4. Selecione Avançar.

5. Para a página Diga-nos o que você está procurando, insira o texto na caixa do editor do KeyQL para construir uma consulta usando as propriedades de email do Exchange. Você pode refinar sua consulta usando operadores de pesquisa como E, OU e NÃO.

   Por exemplo, para localizar todo o conteúdo enviado após 2 de fevereiro de 2024, com um anexo chamado ContosoEmployeeSalaries.xlsx: AttachmentNames:ContosoEmployeeSalaries.xlsx AND sent>=2024-02-02

   Para obter mais informações sobre a sintaxe de consulta que usa o QL por palavra-chave (KeyQL), consulte Referência de sintaxe do QL por palavra-chave (KeyQL).

   Essa política baseada em consulta usa o mesmo índice de pesquisa que a pesquisa de conteúdo de Descoberta Eletrônica para identificar o conteúdo. Para obter mais informações sobre as propriedades pesquisáveis que você pode usar para email, consulte Localizando conteúdo no Exchange Online.

6. Para a página Escolher quando o conteúdo deve ser excluído , escolha se deseja excluir permanentemente os itens correspondentes assim que possível ou retê-los por um período específico e excluí-los. Na maioria das vezes, você selecionará a primeira opção para poder excluir o item o mais rápido possível. Use a opção alternativa somente se os itens devem ser retidos por motivos de conformidade e você não pode usar um rótulo de retenção para essa finalidade. Por exemplo, o item já tem um rótulo de retenção aplicado com um período de retenção maior.

   Observação

   Uma política de limpeza prioritária substitui os princípios de retenção que normalmente determinam quando um item deve ser retido ou excluído permanentemente.

7. Para a página Atribuir quem aprovará o que é excluído , é aqui que você precisa especificar outro aprovador de limpeza de prioridade, um aprovador para quando um item identificado tiver configurações de retenção aplicadas (como uma política de retenção, rótulo de retenção ou política de retenção de litígio) e um aprovador para quando um item identificado tiver uma ou mais retenções de Descoberta Eletrônica aplicadas.

   • Administradores de limpeza de prioridade: deve receber a função de Administrador de Administração de Limpeza de Prioridade e é o aprovador de primeiro estágio para todas as limpezas de prioridade para esta política. Deve ser uma pessoa diferente do usuário que criou a política de limpeza de prioridade, mas não é imposta.
   • Gerentes de retenção: deve ser atribuída a função Gerenciamento de Retenção. A aprovação de usuários especificados será necessária se o conteúdo identificado estiver sujeito a uma ou mais políticas de retenção ou retenções de litígio.
   • Administradores de Descoberta Eletrônica: Deve ser atribuída a função de Administrador de Descoberta Eletrônica. A aprovação de usuários especificados será necessária se o conteúdo identificado estiver sujeito a uma ou mais retenções de Descoberta Eletrônica.

8. Para a página Escolher o modo de política , escolha se deseja executar a política primeiro no modo de simulação ou ativá-la, ou nenhum dos dois por enquanto.

   A execução da política no modo de simulação atrasa a exclusão permanente, mas permite verificar as correspondências de amostra e refinar a consulta. Ele também permite que outras pessoas examinem os resultados antes da aprovação, mesmo que não sejam aprovadores designados.

9. Específico para limpeza de prioridade, você deve reconhecer selecionando uma caixa de seleção que entende como essa política pode substituir retenções de Descoberta Eletrônica e outras configurações de retenção aplicadas.

10. Na página Sua política de limpeza de prioridade foi criada , você vê a ID de limpeza usada para rastrear e monitorar essa política. Use a função Copiar ou copie-a posteriormente dos detalhes da política para que você possa monitorar o progresso dessa política dos detalhes da auditoria.

Se você optou por executar a política no modo de simulação:

• Talvez seja necessário aguardar algumas horas pelos resultados, dependendo do número de caixas de correio a serem pesquisadas.
• Você pode ativar a política por até sete dias. Após sete dias, a simulação deve ser reiniciada.

Se você ativar a política, como nas políticas de rótulo de retenção de aplicação automática, poderá levar até sete dias para aplicar a política aos itens e disparar o processo de aprovação.

Processo de aprovação para uma política de limpeza prioritária

Quando a política de limpeza prioritária é ativada e os itens são identificados, os aprovadores da política são notificados por email, com um lembrete uma vez por semana. Eles podem selecionar o link nos emails de notificação e lembrete para ir diretamente para a página Gerenciamento do ciclo de> vida dos dadosLimpeza prioritária>Limpezas pendentes no portal para examinar o conteúdo a ser aprovado. Como alternativa, os aprovadores podem navegar manualmente para esta página no portal.

Para implementar o controle de segurança que usa a regra de duas pessoas, cada limpeza de prioridade sempre requer que outro administrador de limpeza de prioridade aprove a exclusão permanente de itens identificados. Em seguida, se os itens tiverem configurações de retenção aplicadas, eles exigirão uma aprovação do próximo estágio dos administradores de retenção. E, finalmente, se os itens forem incluídos em uma retenção de Descoberta Eletrônica, eles também exigirão outra aprovação de um administrador de Descoberta Eletrônica. Quando todas as aprovações necessárias forem concluídas, os itens serão excluídos permanentemente e não poderão ser restaurados pelos usuários, administradores ou pela Microsoft.

Na página Limpezas pendentes, os itens identificados por uma política de limpeza prioritária são listados com um status de disposição pendente e uma contagem estimada de quantos itens são identificados. Podem ser itens diferentes ou o mesmo item em várias caixas de correio.

Quando o aprovador seleciona um dos itens da lista, a próxima página mostra os itens individuais com os nomes dos itens, locais e remetentes. Quando um item é selecionado, o painel de visualização exibe o assunto, a origem, os detalhes e o histórico do item. O histórico exibe todas as aprovações de limpeza prioritárias até a data para esse item, com comentários do aprovador, se disponíveis.

Depois de revisar todos os itens, o aprovador pode selecioná-los individualmente ou com vários participantes e selecionar Aprovar descarte. Eles devem então reconhecer a ação com um comentário opcional e selecionar Aplicar.

Como alternativa, se o item não quiser ser excluído permanentemente assim que possível, o aprovador deverá selecionar Rotular novamente e selecionar um rótulo de retenção existente.

Os itens aprovados ou rotulados novamente são movidos para a guia Itens descartados . Aguarde até sete dias para que os itens sejam excluídos permanentemente.

Exportar os modos de exibição

Um aprovador pode usar a opção Exportar nas páginas Limpezas pendentes e Itens descartados para exportar informações sobre os itens em qualquer exibição como um arquivo .csv que eles podem classificar e gerenciar com o Excel.

Como monitorar a limpeza de prioridade

Você pode monitorar o status das limpezas prioritárias para cada política nalimpeza prioritária do Gerenciamento do ciclo> de vida dos dados. Por exemplo, o status é exibido Em simulação ou Ativado (Pendente) que muda para Ativado (Êxito).

Use os detalhes de uma política para identificar sua ID de limpeza e cole esse número como uma cadeia de caracteres de pesquisa de palavra-chave da solução de auditoria. Para usar o intervalo de datas, lembre-se de especificar as datas em UTC.

Há dois eventos de auditoria específicos para limpeza prioritária para caixas de correio:

• Nome da operação de PriorityCleanupTagApplied: quando um item é identificado para limpeza prioritária e se isso resultou na remoção de um rótulo de retenção existente.
• Nome da operação de PriorityCleanupDelete: a exclusão de um item de caixa de correio por limpeza de prioridade.

Atualmente, esses eventos não têm nomes amigáveis para selecionar no portal do Microsoft Purview.

Outros eventos de auditoria são os mesmos usados para criar e configurar um rótulo de retenção e uma política de rotulagem automática, além de eventos para revisão de disposição.

A experiência do usuário final para limpeza prioritária

Como a limpeza prioritária não usa um processo de exclusão reversível, os usuários veem uma barra de mensagens Retenção: em seus emails no Outlook quando são identificados para limpeza prioritária. Eles também veem o nome da política de limpeza prioritária e, em seguida, (-1 dias) para indicar que ela deve ser excluída o mais rápido possível, e um dia e hora de expiração estimados com base nesses -1 dias.

Por exemplo, se sua política de limpeza prioritária for chamada de "teste de política de limpeza":

Retenção: teste de política de limpeza (-1 dia) Expira: quinta-feira, 06/02/2024

Após a aprovação da limpeza de prioridade final, o item desaparece silenciosamente do Outlook.

Desativar a limpeza de prioridade para o locatário

Depois de considerar as proteções de permissões adicionais e várias aprovações, se sua organização ainda tiver dúvidas sobre esse recurso, você poderá desativar a capacidade de criar políticas de limpeza prioritárias. Ao desativar a limpeza de prioridade, você a desativará para o SharePoint e o OneDrive , bem como para o Exchange.

1. Entre no portal> do Microsoft PurviewSoluções>Gerenciamento do ciclo de vida de dados.
2. No canto superior direito, selecione Configurações de limpeza prioritárias.
3. Na página Configuração , desative o controle para limpeza de prioridade e selecione Salvar.

Novas políticas de limpeza prioritárias não podem ser criadas até que você ative o controle e selecione Salvar novamente.

Se as políticas de limpeza prioritárias já tiverem sido criadas quando você desativar o controle:

• As políticas de limpeza prioritárias existentes continuam funcionando

• As políticas de limpeza prioritárias existentes podem ser excluídas

• As políticas de limpeza de prioridade existentes não podem ser modificadas

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