Gerenciar sites inativos usando políticas de site inativos

As políticas de site inativo ajudam a identificar sites do SharePoint que não estão ativos por um período de tempo especificado. Use essas políticas para notificar proprietários ou administradores de sites, solicitar confirmação de que um site ainda é necessário e executar ações de imposição quando nenhuma resposta for recebida. Você pode configurar uma política de sites inativos no Centro de administração do SharePoint.

Para obter uma visão geral do gerenciamento do ciclo de vida do site do SharePoint e os tipos de política disponíveis, consulte Visão geral das políticas de gerenciamento do ciclo de vida do site do SharePoint.

Este artigo descreve como configurar uma política de site inativo com notificações e ações de imposição.

Pré-requisitos para uma política de site inativo

Consulte os pré-requisitos do Gerenciamento Avançado do SharePoint.

Como as políticas de site inativo determinam a atividade do site

As políticas de site inativo avaliam a atividade no SharePoint e nas cargas de trabalho conectadas do Microsoft 365 para determinar quando um site esteve ativo pela última vez.

Atividades no escopo do site

As políticas de site inativo analisam a atividade no SharePoint e em plataformas conectadas, como Teams, Viva Engage (anteriormente Yammer) e Exchange, para detectar a última atividade de um site.

Escopo das atividades do aplicativo

As políticas de site inativo não consideram a atividade do aplicativo por meio de um token de aplicativo. Eles consideram a atividade do aplicativo por meio de um token de usuário somente quando um agente de usuário está envolvido e atende aos critérios a seguir.

Modelos de site no escopo

O gerenciamento do ciclo de vida do site analisa a atividade de sites de comunicação, sites clássicos, sites conectados ao Teams e sites conectados ao grupo com os seguintes tipos de modelo de site:

Sites fora do escopo

Os seguintes sites estão fora do escopo e excluídos da detecção de atividade do site:

• Sites do OneDrive
• Sites criados por usuários do sistema
• Sites de catálogo de aplicativos
• Sites raiz
• Sites iniciais
• Sites de administração de locatários
• Sites associados a canais Compartilhados e Privados do Teams

Modos de política

As políticas de propriedade do site dão suporte a dois modos operacionais:

• Modo de simulação – executa a política uma vez e gera um relatório sem aplicação contínua.
• Modo ativo – executado mensalmente, gera relatórios, envia notificações e pode aplicar ações de imposição com base na configuração da política.

Para obter mais informações sobre modos de política em políticas de gerenciamento de ciclo de vida do site, consulte Visão geral do gerenciamento do ciclo de vida do site do SharePoint.

Criar uma política de site inativo

1. Como administrador do SharePoint, vá para o Centro de Administração do SharePoint e entre.

2. No painel de navegação, expanda Políticas e selecione Gerenciamento do ciclo de vida do site.

3. Em Políticas de site inativo, selecione Abrir.

4. Selecione + Criar política. Examine as informações Gerenciar sites inativos e selecione Avançar.

   

5. Na etapa Definir escopo da política , escolha a opção de escopo da política e selecione Avançar.

   

   • Se você selecionar Carregar um arquivo CSV com uma lista de até 10.000 URLs, poderá carregar uma lista de URLs de sites selecionados para a política.

     

     Dica

     • Você pode exportar a lista de sites da página de sites ativos do SharePoint.
     • Verifique se o arquivo CSV usa o mesmo formato do arquivo CSV de exemplo, se não tem URLs duplicadas e se as URLs são válidas e completas. 
     • Verifique se as URLs listadas no arquivo CSV pertencem ao domínio do locatário. 

   • Se você escolher Incluir sites com políticas de retenção e retenções de retenção, essa opção se aplicará somente a sites regidos por rótulos e políticas de retenção do Microsoft Purview. Essa configuração não afeta a inclusão ou exclusão de sites que estão em um estado somente leitura ou bloqueado.

6. Na etapa Configurar política , especifique um período de inatividade, quem notificar e quais ações você deseja executar após três notificações. Em seguida, selecione Avançar.

   

   • Escolha enviar emails para proprietários ou administradores do site, ou ambos.

   • Se você planeja excluir usuários ou grupos, consulte a seção Excluir usuários ou grupos de uma política (neste artigo).

   • Personalize o conteúdo do email para fornecer mais contexto e instruções aos destinatários de email.

   • Escolha as ações de imposição se não houver resposta dos proprietários ou administradores do site após três notificações.

     Com qualquer uma das políticas de gerenciamento de ciclo de vida do site do SharePoint, para sites que não são certificados ou atestados após três notificações mensais, você pode executar uma das seguintes ações de imposição descritas na tabela a seguir:

     Ação de imposição	Comportamento da política
     Não fazer nada	Os proprietários ou administradores do site recebem notificações mensais por três meses. Após esse período, nenhuma notificação será enviada para os próximos três meses. Se o site permanecer sem atestado após seis meses, as notificações mensais serão retomadas. O relatório de execução de política lista sites não atestados como não atestados pelo proprietário do site. Você pode baixar esse relatório e filtrar sites marcados como não ativados.
     Acesso somente leitura	Os proprietários ou administradores do site recebem notificações mensais por três meses. Se os destinatários da notificação não marcarem o site como atestado durante esse período, o site entrará no modo somente leitura.
     Arquivo sites após o período obrigatório somente leitura	Os proprietários ou administradores do site recebem notificações mensais por três meses. Se os destinatários da notificação não marcarem o site como atestado durante esse período, o site entrará em modo somente leitura por uma duração configurável (3, 6, 9 ou 12 meses). Após o número configurado de meses, o site será arquivado por meio do Microsoft 365 Arquivo. O arquivamento está sujeito ao locatário que habilita o Arquivo Morto do Microsoft 365 no Centro de administração do Microsoft 365.

     A captura de tela a seguir mostra um exemplo de configuração de ações de imposição para uma política de atestado de site:

     

     Observação

     Se você configurar a política para executar uma ação de imposição:

     • As notificações não serão enviadas após a ação de política ser bem-sucedida.
     • O site e seu status são incluídos no relatório mensal.

7. Na etapa Concluir , especifique um nome e uma descrição para sua política e selecione um modo de política. Em seguida, selecione Concluir.

8. Depois que sua política for criada, selecione Concluído.

Depois que sua política for implantada, você poderá exibi-la e gerenciá-la no dashboard depolítica de site inativodo gerenciamento do ciclo de> vida do site.

Excluir usuários ou grupos de uma política

Você pode excluir usuários específicos, Grupos do Microsoft 365 ou grupos de segurança do recebimento de solicitações e notificações de gerenciamento do ciclo de vida do site, mesmo se forem proprietários ou administradores de sites de sites incluídos em uma política.

Principais comportamentos:

• As exclusões são usadas apenas para determinar os destinatários da notificação.
• A exclusão de um usuário ou grupo não altera as permissões ou a propriedade do site e não exclui o site da avaliação da política de ciclo de vida
• Os sites continuam a ser avaliados pela política como de costume.

Limites:

• Você pode adicionar até 100 entradas à lista de exclusões.
• Cada entrada pode ser um usuário individual, um Grupo do Microsoft 365 ou um grupo de segurança
• O limite de 100 entradas se aplica ao número de entradas, não ao número de usuários em um grupo. Por exemplo, um grupo com mais de 100 membros conta como uma entrada.

Comportamento de exclusão de grupo (importante):

• Quando um grupo é adicionado à lista de exclusão de uma política, esse grupo é excluído das notificações somente quando o grupo é adicionado diretamente ao site ou é um grupo aninhado dentro de outros grupos adicionados diretamente ao site.
• Um membro de um grupo excluído ainda poderá receber uma notificação se for adicionado diretamente ao site ou fizer parte de algum outro grupo adicionado diretamente ao site.

Notificações de site inativo para proprietários ou administradores do site

As notificações informam aos proprietários ou administradores de sites do SharePoint quando um site fica inativo por um determinado número de meses. Para manter o site, os destinatários da notificação devem selecionar o botão Certificar site no e-mail de notificação. Depois de certificado, o gerenciamento do ciclo de vida do site não marca a atividade do site por um ano.

Personalizar notificações por email

Os administradores podem personalizar as mensagens de email que as políticas de gerenciamento do ciclo de vida do site enviam quando os problemas do site exigem atenção.

A personalização do conteúdo do email ajuda a melhorar a taxa de leitura dos emails, o que melhora efetivamente a eficiência da resposta e contribui para uma melhor governança em todo o locatário.

Você pode personalizar emails na etapa de configuração. Quando você seleciona Personalizar email a ser enviado, a janela de personalização é aberta conforme mostrado na captura de tela a seguir:

A tabela a seguir descreve as seções que você pode personalizar:

Para personalizar emails de acordo com as políticas existentes, siga estas etapas:

1. Selecione uma política existente.

2. Selecione Editar configuração.

3. Encontre a opção de personalização de email.

O que fazer se você não puder personalizar mensagens de email

Você não pode personalizar emails se a configuração de domínio personalizado não estiver configurada ou estiver desativada.

Você deve configurar a configuração Enviar notificações por email do seu domínio no Centro de administração do Microsoft 365 antes de personalizar os emails. Se você não definir essa configuração, verá uma mensagem de aviso na parte superior da lista de políticas, conforme mostrado na imagem a seguir:

Você também pode ver a mensagem de aviso durante a etapa de configuração, conforme mostrado na captura de tela a seguir:

Se você personalizou emails anteriormente em uma ou mais políticas, mas depois desativou a configuração Enviar notificações por email do seu domínio no Centro de administração do Microsoft 365, verá a barra de mensagens na lista de políticas e uma mensagem de aviso na janela de personalização de email, conforme mostrado na captura de tela a seguir:

Ação de imposição

A tabela a seguir resume como a política de site inativo se comporta com base na ação de imposição selecionada:

Modo somente leitura

Uma política de site inativo configurada com a ação de imposição somente leitura envia notificações para informar os proprietários ou administradores do site quando não há resposta.

Quando um site entra no modo somente leitura, uma notificação é enviada.

Se um site estiver no modo somente leitura, a seguinte faixa será adicionada ao site:

Pontos importantes sobre sites somente leitura ou bloqueados

Para sites que estão em um estado somente leitura ou bloqueado, os seguintes comportamentos são esperados.

• Sites desbloqueados: sempre incluídos no escopo da política

• Sites somente leitura bloqueados pelo mesmo tipo de política:

  • Incluído no escopo
  • O relatório indica que o site foi anteriormente acionado por essa política

• Sites somente leitura bloqueados por um tipo de política diferente:

  • Excluído do escopo da política
  • Outra política já possui e rege este site

• Sites somente leitura bloqueados externamente (bloqueados por motivos diferentes do gerenciamento do ciclo de vida do site):

  • Incluído no escopo
  • Os bloqueios externos não impedem que o site seja avaliado pela política

• Sites sem acesso (totalmente bloqueados):

  • Incluído no escopo, mas nenhuma ação de imposição é tomada
  • A política ignora a ação porque o site já está em um estado sem acesso bloqueado

Esses são comportamentos padrão que não podem ser modificados por meio de configurações de política.

Remover um site do modo somente leitura

Para remover um site do modo somente leitura no Centro de administração do SharePoint, vá para a página Sites ativos , selecione o site e, em seguida, selecione Desbloquear no painel da página do site.

Os proprietários do site não podem remover um site do modo somente leitura e devem entrar em contato com o administrador do locatário para remover o modo somente leitura.

Desarquivar um site

Para desarquivar um site no Centro de administração do SharePoint, expanda Sites e selecione Sites arquivados. Selecione o site que você deseja desarquivar e selecione Reativar.

Reporting

O relatório de execução de política lista sites que estão inativos por seis meses. Você pode baixar o relatório como um arquivo .csv e filtrar os sites que os proprietários de sites consideram sem ação.

A tabela a seguir descreve as informações incluídas no relatório de execução da política:

Políticas sobrepostas do mesmo tipo de política

Quando mais de uma política do mesmo tipo de política inclui o mesmo site, o SharePoint ajuda a reduzir notificações duplicadas usando o histórico de políticas armazenado no nível do site.

Se uma notificação tiver sido enviada nos últimos 30 dias de qualquer política desse tipo e o site permanecer não certificado, nenhuma notificação adicional será enviada, e o relatório de execução da política mostrará o status do site como "Notificado por outra política".

Por exemplo, se um site for coberto por duas políticas de site inativo diferentes e receber um email de notificação da primeira política, a segunda política não enviará notificações adicionais nos próximos 30 dias se o site permanecer não certificado.

Recomendamos que políticas do mesmo tipo não tenham escopos sobrepostos. Se os sites se enquadrarem em várias políticas do mesmo tipo, os agendamentos de notificação e as ações de aplicação poderão se tornar difíceis de prever.

Sobreposição de políticas de diferentes tipos

Políticas de tipos diferentes operam independentemente para fins de notificação. O histórico de notificações é rastreado separadamente para cada tipo de política.

Por exemplo, se um site se enquadrar no escopo de uma política de propriedade do site e de uma política de site inativo, os proprietários do site poderão receber notificações de ambas as políticas quando as respectivas condições de política forem atendidas.

As ações de imposição são avaliadas independentemente por cada política. Se uma política aplicar uma ação de imposição que altere o estado do site, talvez ele não se qualifique mais para processamento por outras políticas:

• Se uma política colocar o site em um estado somente leitura (bloqueado), o site não será mais incluído no escopo de outras políticas.

• Se uma política arquivar o site, ele alcançará um estado final e não será mais considerado para aplicação por outras políticas.

Quando vários tipos de política direcionam o mesmo site, a ação de imposição da política cujas condições são satisfeitas primeiro é aplicada primeiro.

Desabilitando ou excluindo uma política

Desabilitar ou excluir uma política interrompe atividades futuras dessa política, incluindo notificações e ações de imposição. Ele não reverte automaticamente as ações aplicadas anteriormente.

O histórico de notificações é mantido no nível do site separadamente para cada tipo de política. Como resultado, desabilitar ou excluir uma política não afeta o histórico de notificações associado a outros tipos de política que continuam a direcionar o site.

Para políticas do mesmo tipo, o histórico de notificação armazenado (incluindo a contagem de notificações e a data da última notificação) é mantido mesmo depois que uma política é desabilitada ou excluída. Esse histórico é redefinido naturalmente depois que o site fica ausente do escopo desse tipo de política por 90 dias.

Se o histórico de notificações precisar ser redefinido mais cedo, entre em contato com o Suporte da Microsoft para determinar se o estado de notificação armazenado pode ser limpo.

Configurar emails acionáveis para políticas de SLM em ambientes de nuvem do Governo dos EUA

Em ambientes de Nuvem do Governo dos EUA (GCC High e DoD), um administrador de locatários deve concluir uma configuração extra e única para políticas de SLM (gerenciamento do ciclo de vida do site) do SharePoint para usar mensagens acionáveis. Esta etapa ajuda a garantir que os emails de notificação de política sejam exibidos e funcionem corretamente. Por exemplo, administradores e proprietários de sites podem executar ações diretamente do email.

Ao contrário de outros ambientes de nuvem comerciais, os locatários GCC High e DoD exigem aprovação explícita do administrador do provedor de mensagens acionável antes que ele possa enviar mensagens de email interativas. Sem essa aprovação, os emails da política SLM são entregues, mas os botões de ação não funcionam conforme o esperado.

Aprovar o provedor de mensagens acionável SLM

1. Acesse o portal de administração Mensagens Acionáveis do Outlook – Conectores para GCCH ou DoD e entre.

2. No filtro Status do Provedor , selecione Aprovado pela Microsoft - Aguardando sua aprovação.

3. Localize o provedor chamado InactiveSiteOAMProviderGCCH.

4. Selecione o provedor e, em seguida, selecione Aprovar.

Depois de aprovar o provedor, as notificações da política SLM enviam mensagens acionáveis.

Verifique se as mensagens acionáveis estão habilitadas para o locatário

As políticas de gerenciamento do ciclo de vida do site usam mensagens acionáveis do Outlook para permitir que proprietários ou administradores do site executem as ações necessárias usando links em mensagens de email.

• Para que as notificações sejam processadas corretamente, verifique se sua organização atende aos requisitos de versão do Outlook.
• Para solucionar problemas de renderização, consulte as perguntas frequentes.

Solução de problemas de mensagens acionáveis

Se as mensagens acionáveis não funcionarem conforme o esperado, tente estas etapas:

• Certifique-se de que o InactiveSiteOAMProviderGCCH provedor esteja em um estado aprovado.
• Reserve tempo suficiente. Pode levar até 24 horas para que as alterações sejam propagadas.

Artigos relacionados

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• Restaurar sites excluídos

• Visão geral do Microsoft 365 Arquivo