Organizar a lista de permissões para a Pesquisa Restrita do SharePoint

A Pesquisa Restrita do SharePoint foi projetada para clientes de experiências Microsoft Copilot Chat e agenci. Ele foi projetado como uma solução de curto prazo para dar tempo para que os administradores da sua organização revisem e auditem minuciosamente as permissões de site e arquivo, mas não se destina ou é escalonável para uso a longo prazo. Soluções abrangentes de segurança de dados estão disponíveis, incluindo o Gerenciamento Avançado do SharePoint e o Microsoft Purview.

Como administrador do SharePoint ou outro administrador no Microsoft 365, você pode configurar uma lista de permissões de Pesquisa Restrita do SharePoint com no máximo 100 sites selecionados do SharePoint. Para o Copilot e a pesquisa em toda a organização, além dos conteúdos aos quais os usuários já têm acesso, seja por compartilhamento direto, visitando ou possuindo, os usuários da sua organização só podem acessar os sites na lista de permissões, honrando as permissões atuais desses sites.

Configurar a lista de permissões na Pesquisa Restrita do SharePoint oferece tempo para revisar e auditar as permissões do site. Mas quais sites você deve incluir na lista de permissões? Este artigo apresenta estratégias e técnicas para organizar a lista de permissões.

Etapas para criar a lista de permissões selecionada

Para criar uma lista de permissões selecionada para a Pesquisa Restrita do SharePoint, comece criando uma lista inicial de sites. Em seguida, trabalhe com os administradores do site e as partes interessadas para avaliar as permissões e revisar os sites. Por fim, aplique a lista com scripts do PowerShell como administrador do SharePoint ou acima no Microsoft 365.

Etapa 1: obter uma lista inicial de sites

Cada organização pode ter critérios diferentes sobre quais sites você escolhe para serem pesquisados em sua organização e detectáveis pelo Copilot. Você pode usar os recursos do SPAC (Centro de Administração do SharePoint) para identificar sites que podem fazer parte da lista de permissões com base em seus próprios critérios. Para manter a lista gerenciável, comece com os dois tipos de sites a seguir para a lista de permissões:

• Os sites "conhecidos": você e os administradores do site do SharePoint já conhecem um conjunto de sites da sua organização que são seguros para participar da pesquisa em toda a organização e da experiência do Copilot. Inclua esses sites na lista de permissões.

• Os principais sites ativos e compartilhados: a lista de permissões afeta o que os usuários podem ver nos resultados da pesquisa em toda a organização e em sua experiência com o Copilot. Para otimizar a pesquisa dos usuários e a experiência do Copilot, inclua os principais sites ativos e compartilhados na lista de permissões. Dependendo da sua licença, você pode usar o SPAC (Centro de Administração do SharePoint) ou o relatório de atividade (compartilhamento) do DAG (Governança de acesso a dados) do Centro de Administração do SharePoint para identificar os sites mais ativos e compartilhados.

Etapa 2: examinar permissões do site

Depois de ter a lista de sites (até 100), verifique se as permissões do site e os controles de conteúdo estão implementados bem o suficiente para torná-los visíveis para pesquisa e experiência do Copilot. Trabalhe com os administradores do site e as partes interessadas para avaliar as permissões e revisar os sites.

Etapa 3: usar scripts do PowerShell para aplicar a lista de permissões

Depois de revisar as permissões em seus sites coletados, use os scripts do PowerShell para ativar a Pesquisa Restrita do SharePoint, adicionar sites e remover sites. Você também pode usar scripts do PowerShell para obter a lista de todos os sites em sua lista de permissões.

Localizar os sites mais ativos e compartilhados

Você pode encontrar os sites mais ativos usando o SPAC (Centro de Administração do SharePoint). Se você tiver o licenciamento do Microsoft 365 E5 ou o Gerenciamento Avançado do Microsoft - SharePoint, também poderá usar o SPAC DAG para encontrar os sites mais compartilhados.

• Usando o Centro de Administração do SharePoint: Se sua organização tiver o SharePoint, você terá acesso ao Centro de administração do SharePoint. Use o recurso Sites ativos no Centro de administração do SharePoint para obter a lista de sites que tiveram mais visualizações de página e arquivos nos últimos 30 dias. Essa atividade pode indicar a lista de sites que interessam ao público mais amplo possível na organização.

• Usar o relatório de atividades de governança de acesso a dados (compartilhamento) para identificar sites mais compartilhados nos últimos 28 dias.

Use o centro de administração do SharePoint para encontrar os sites mais ativos

Os administradores podem usar os recursos do Centro de administração do SharePoint para identificar sites que podem fazer parte da lista de permissões com base em seus critérios. A página Sites ativos no Centro de administração do SharePoint permite exibir os sites do SharePoint em sua organização. Com base nas necessidades da sua organização, você pode classificar e filtrar sites com base em colunas como Última atividade, Exibições de página e Visitas à página. Você pode pesquisar sites e personalizar colunas e exibições.

1. No Centro de administração do SharePoint, no painel de navegação, selecione Sites Ativos.

   

2. Usando a funcionalidade de classificação e filtragem dos sites ativos, você pode coletar os 100 principais sites com base nas necessidades da sua organização e criar uma exibição personalizada.

   

3. Mova as colunas rolando para a direita e selecionando Personalizar colunas.  

   

   Use as setas para cima e para baixo ao lado do nome de cada coluna para mover para cima as Exibições de Página e Files colunas ao lado da URL, para que seja fácil ver as colunas importantes juntas para análise.  

   

4. Para criar uma exibição personalizada dos 100 principais sites classificados por exibições de página nos últimos 30 dias, siga estas etapas:

   1. Selecione a seta ao lado do cabeçalho da coluna das exibições de página e selecione Grande para Pequeno.

   2. Selecione a seta ao lado do cabeçalho da coluna de Última atividade , selecione no Filtro por última atividade>Últimos 30 dias.

   3. Use as outras colunas para classificar ou filtrar com base em suas necessidades.

      

5. Crie uma exibição personalizada com base na configuração atual e salve-a para uso futuro. Para criar um modo de exibição personalizado, selecione Todos os sites>Salvar modo de exibição como.

   

6. Especifique um nome para o modo de exibição personalizada:

   

   Seu modo de exibição personalizado salvo agora está disponível para você escolher no menu suspenso na próxima vez.

   

7. Exporte os sites e gerencie a lista no arquivo CSV que você pode usar para adicionar à lista selecionando a guia Exportar .

   

O arquivo CSV exportado é semelhante ao arquivo CSV a seguir:

Use o relatório de atividade de governança de acesso a dados (compartilhamento) para localizar a maioria dos sites compartilhados

O Gerenciamento Avançado do SharePoint inclui relatórios de governança de acesso a dados para sites do SharePoint. Este relatório ajuda a identificar possíveis sites que estão ativos e compartilhados nos últimos 28 dias.  

1. No Centro de administração do SharePoint, selecione Relatórios>Governança de acesso a dados. Selecione o relatório de links de compartilhamento .

   

2. No painel da página Compartilhamento de Links , selecione o relatório Qualquer pessoa liga .

   

3. O relatório de links "Qualquer pessoa" fornece uma lista de sites nos quais o maior número de links de Qualquer pessoa foi criado. Esses links permitem que qualquer pessoa acesse arquivos e pastas sem entrar. Esses sites podem ser ótimos candidatos para permitir a pesquisa em todo o locatário/organização.

   

Recursos

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