設定費用 Agent (預覽版)

適用於與 ERP 整合的 Dynamics 365 Project Operations 和製造業用 Dynamics 365 Project Operations

Expense Agent 整合了Microsoft Dynamics 365 Project Operations、財務與營運應用程式、Microsoft Copilot Studio、Microsoft Power Automate 及 Microsoft Dataverse 的功能，利用 AI 自動化費用處理工作流程。 此功能有助於節省時間並減少人工作業，讓您的系統能處理收據並產生費用行及報表給用戶。 它使用 Microsoft Power Platform 連接器，透過 Dataverse 虛擬實體整合 Outlook、Microsoft Teams、使用者行事曆，以及財務與營運應用程式環境。

費用 Agent 包含多個流程，其中三個流程可做為核心協調器：

• Process Emails – 此流程每小時掃描已設定的信箱資料夾，並將附件作為未附加的收據存放於Dynamics 365 Finance。
• 擷取收據識別碼 – 此流程會挑選未附加的收據，並觸發 Agent 以擷取收據詳細資訊並建立未附加的費用明細。
• 處理費用報表 ——此流程將未附連的費用項目進行轉換，根據您在應用程式中設定的 群組報表 配置，為每個法人實體生成費用報表。

此外，該代理與 Microsoft Teams 整合，允許使用自適應卡片進行費用報表審查與提交。

該代理程式依賴多個 Microsoft Power Platform 連接器。 提供的 Power Automate 流程中會自動參考這些連接器。

• Outlook（Microsoft 365）— 此連接器可存取共用信箱以擷取收據。
• Dataverse (虛擬實體) – 此連接器透過虛擬實體與財務和營運應用程式整合。
• Microsoft Copilot Studio – 此連接器可調用 AI 模型擷取收據資訊。
• Microsoft Teams – 此連接器會傳送自適應卡片以供使用者互動（若啟用 Teams 整合）。
• Microsoft 365 Users – 此連接器可擷取使用者行事曆細節（若收據解析具備上下文感知，則可選）。

必要條件

1. 財務與營運環境： 安裝代理程式時，至少需要財務與營運環境的版本 10.0.45（10.0.2345.170 及以上）、10.0.46（10.0.2428.108 及更新版本）或 10.0.47（10.0.2527.38 及更新版本）才能安裝代理程式。
2. 設定費用代理使用者所需的角色： 要完成本文步驟，您必須是該組織的系統管理員，並具備以下角色來設定費用代理使用者以安裝費用代理。

設定費用 Agent 的步驟

要安裝並設定費用代理，請遵循以下步驟：

1. 安裝 Copilot 來管理財務和營運應用程式。
2. 在您的環境中啟用 Agent 功能。
3. 建立費用使用者以執行 Agent。
4. 設定共用信箱。
5. 使用 Agent 部署工具來設定費用 Agent
6. 啟用 Microsoft Teams 中的費用代理（可選，若需要 Microsoft Teams 整合）

以下章節將詳細說明每個步驟。

第1步：為財務和運營應用安裝 Copilot

Expense Agent 是 Copilot 財務與營運應用程式套件的一部分。 當你在環境中安裝此套件時，你會自動取得所有必要的資產，包括代理程式、環境變數和 Power Automate 流程。

要安裝所需的應用程式，請依照以下步驟操作：

1. 在瀏覽器中前往 Power Platform 系統管理中心 。
2. 從環境清單中，選取要安裝應用程式所在環境的名稱。
3. 在環境的詳細頁面（而非左側導覽列），前往 資源 區段，選擇 Dynamics 365 應用程式。
4. 在Dynamics 365應用程式列表中搜尋Copilot的財務與營運應用程式。 如果已安裝且有可用的更新，請選取更新按鈕。
5. 如果該應用程式未列在Dynamics 365應用程式中，請選擇安裝應用程式，選擇財務與營運應用程式Copilot，並依照指示完成安裝。
6. Copilot for Finance 和 Operations 應用程式應該是 1.0.3231.4 或更新版本。

步驟 2：在環境中啟用 Agent 功能

安裝 Copilot 財務與營運應用程式套件後，請在 Dataverse 及財務與營運環境中啟用費用代理。

在 Dataverse 中啟用功能

在 Power Platform 管理中心開啟 Copilot 功能旗標。 要開啟 Copilot 功能旗標，請遵循以下步驟：

1. 移至 Power Platform 系統管理中心。
2. 選取環境>，選取您的環境>設定>產品>，選取功能。
3. 確認已開啟 Copilot 功能標記。

在財務和營運環境中啟用功能

要在財務與營運應用程式中啟用該代理人，請遵循以下步驟：

1. 登入您的財務和營運環境。
2. 移至功能管理，並啟用沉浸式首頁功能和 Agent 管理功能。
3. 若要設定費用 Agent (設定根據法律實體而定)，請移至費用管理>設定>一般>費用管理參數。
4. 在費用分錄 Agent 索引標籤上，依照下表所示設定參數。

步驟 3：建立費用 Agent 使用者以執行 Agent

建立專門的費用 Agent 使用者，確保 Agent 的運作與任何員工的身分無關。 這種方法有助於提高安全性、可管理性和長期可維護性。 雖然你可以使用擁有必要權限的現有使用者帳號，但請使用系統擁有的身份。

在 Microsoft Entra ID 中建立 Expense Agent 使用者

1. 請登入Azure portal。
2. 從可用的Azure服務中，選擇Microsoft Entra ID。
3. 在 Microsoft Entra ID 下，建立一個新使用者。
4. 選取新增>使用者>建立新使用者，然後輸入下列詳細資料。
   • 使用者主體名稱
   • 選擇正確的網域
   • 顯示名稱
   • Password
   • 標示帳戶已啟用
5. 若要檢視詳細資料並完成使用者建立程序，請選取檢閱 + 建立，然後選取建立。
6. 從使用者頁面 (管理>使用者) 中，選取使用者，然後檢視詳細資料頁面。
7. 選取編輯屬性、瀏覽至設定索引標籤，然後填寫適當的使用位置。

將所需的授權指派給費用 Agent 使用者

要成功安裝 Expense Agent，請將以下授權分配給 Expense Agent 使用者：

• Dynamics 365 Teams 會員授權
• Microsoft 365 商務基本版 或任何包含 Microsoft Teams 和 Outlook 的授權（例如含 Teams 的 Microsoft 365 E5）
• Power Apps Premium

要分配授權，請依照以下步驟進行：

1. 使用有權指派授權、具備管理員或更高權限的使用者帳戶登入 Microsoft 365 系統管理中心。
2. 選取帳單>授權>Dynamics 365 團隊成員授權。
3. 選取 +指派授權。
4. 搜尋在上一個步驟中建立的費用 Agent 使用者。
5. 選取 [指派] 以完成授權指派。
6. 其他授權則依步驟 2 到 5 進行，包括 Microsoft 365 商務基本版 和 Power Apps Premium。

將使用者添加到Power Platform環境

要將使用者加入 Power Platform 環境，請遵循以下步驟：

1. 登入 Power Platform 系統管理中心，並選取適當的環境。

   小提示

   此頁面提供與 Dataverse 環境識別碼、Dataverse 環境 URL、財務和營運 URL 相關的資訊。 儲存這些值，以便在後續章節中使用。

2. 移至存取>使用者>查看全部。

3. 選取新增使用者、輸入新建立的 Agent 使用者，然後選取新增。

4. 在 管理安全角色 頁面，新增以下角色。

   • 費用 AI Agent 角色
   • 財務與營運代理程式設定管理員
   • 系統自訂器

5. 若要確認角色指派，請選取儲存。

這些角色提供對 Agent 運作所需 Dataverse 和 Power Automate 元件的存取權。

在財務和營運環境中指派所需的角色

要在財務與營運環境中指派 ExpenseAgentRole 角色，請遵循以下步驟：

1. 在財務和營運環境中，移至系統管理>使用者。
2. 為 Agent 使用者建立使用者記錄。
3. 建立使用者後，前往使用者角色區塊，選擇 指派角色，並搜尋 ExpenseAgentRole。
4. 選取 [儲存]。

指派共用信箱存取的權限

代理使用者必須擁有 Mail.Read.Shared Microsoft Graph 權限。 此權限可讓 Agent 在流程執行期間從已設定的共用信箱讀取收據。

要分配共用信箱存取權，請依照以下步驟操作：

1. 進入 Microsoft Graph Explorer ，並使用 已建立的代理使用者登入。
2. 選取右上角的使用者>圖示，選取同意權限。
3. 選取郵件>的下拉式功能表、尋找Mail.Read.Shared>、選取同意，然後選取接受。

已建立 Agent 使用者所需角色的摘要

步驟 4：設定共用信箱

費用 Agent 使用共用信箱來接收和處理收據電子郵件。 擁有 Exchange 管理員角色的使用者需在 Microsoft 365 管理中心建立並設定此信箱。

要建立和設定共用信箱，請依照以下步驟操作：

1. 請使用 Exchange 管理員帳號登入 Microsoft 365 系統管理 Center。

2. 在左窗格中，選取團隊和群組>共用信箱。

   小提示

   你可能需要選擇 「全部顯示」 來展開完整清單。

3. 選擇 「添加共用郵箱」。。

4. 輸入共用郵箱的名稱和電子郵件位址。

5. 選取儲存變更。

6. 在後續步驟底下，選取將成員新增至此共用信箱。 (成員管理可能需要幾分鐘才可供使用)。

7. 選取新增成員

8. 選取已建立的 Agent 使用者和任何應該監視信箱的其他人，然後選取新增。

9. 選擇關閉。

步驟 5：設定費用 Agent

要設定費用代理人，請依照 「使用代理人部署工具」中的步驟操作。

發佈解決方案

完成設定所有環境變數和流程之後，依照下列步驟來發佈解決方案。

1. 在 Power Apps 中，請前往Solutions。
2. 選擇您的環境和解決方案。
3. 選擇發佈所有自訂項。

完成這些步驟後，費用代理人即已完全設定並可使用。

步驟 6：啟用 Microsoft Teams 中的費用代理（可選）

若要為費用 Agent 啟用 Teams 型通訊，請將 Teams 管道新增至 Power Apps 中的 Agent。 代理人接著可以透過 Teams 傳送自適應卡片。

啟用 Teams 管道

要啟用 Teams 頻道，請遵循以下步驟：

1. 登入 Copilot Studio 並選擇正確的環境。
2. 在 Agent 索引標籤上，選取費用分錄 Agent。
3. 在代理檢視中，頻道標籤中選擇 Teams 和 Microsoft Copilot。
4. 選取新增管道以啟用 Teams 整合，然後依照設定 Teams 應用程式可用性區段中的步驟來設定您要與之共用應用程式的人員。

如需更多資訊，請參閱 Teams + Microsoft 365 頻道的設定面板。

設定 Teams 應用程式的可用性

要設定 Teams 應用程式的可用性，請依照以下步驟操作：

1. 創建 Teams 應用後，選擇 可用性選項。

2. 選取您要與之共用應用程式的人員：

   • 組織內的特定使用者
   • 整個組織

3. 提交應用程式以供審批。

在 Teams 系統管理中心發佈應用程式

要在 Teams 管理中心發布應用程式，請依照以下步驟操作：

1. 登入 Teams 系統管理中心。
2. 前往 Teams 應用程式 > 管理應用程式。 搜尋「費用」並選擇「 費用輸入代理 應用程式」，該處的應用程式狀態被封鎖。
3. 選取發佈以將應用程式解除封鎖。 發佈動作成功完成後，請確保應用程式狀態變更為未被封鎖。

請參閱連線和設定適用於 Teams 和 Microsoft 365 的代理程式，以了解詳細資訊。

完成這些步驟後，您的支出助理已準備就緒。

解除安裝費用 Agent

要 卸載 費用代理，請遵循以下步驟：

1. 登入 Microsoft Power Apps Maker 入口網站。
2. 選取解決方案、搜尋 msdyn_ExpenseAI、選取三個點，然後選取刪除。
3. 搜尋 msdyn_FnOCopilotAnchor，並刪除解決方案。