Importieren von Mitarbeiterdaten aus Microsoft 365 Organizational Data Service

Informationen zum Microsoft 365 Organisationsdatendienst

Microsoft 365 Organizational Data Service bietet eine zentrale Möglichkeit zum Importieren und Verwalten von Mitarbeiterdaten für Microsoft 365- und Microsoft Viva-Erfahrungen, einschließlich Viva Glint.

Organisationsdaten sind Mitarbeiterdaten, die die Benutzer in Ihrer organization beschreiben, z. B. Namen, Berufsbezeichnungen, Abteilungen, Standorte, Managerbeziehungen und andere Mitarbeiterattribute. Sie können diese Daten über den Microsoft 365 Organizational Data Service im Microsoft 365 Admin Center in Microsoft-Anwendungen und -Dienste importieren und dann steuern, welche Anwendungen und Dienste auf die importierten Attribute zugreifen können.

Zu den wichtigsten Vorteilen der Verwendung von Microsoft 365 Organizational Data Service gehören:

• Eine einzelne Mitarbeiterdatenquelle für Microsoft 365- und Microsoft Viva-Anwendungen und -Dienste.
• Verbesserte Datenkontrolle, Datenqualität und Datenaktualität für Microsoft 365 und Microsoft Viva Suite-Erfahrungen.
• Flexible Erfassung von Mitarbeiterdaten durch mehrere Importmethoden, einschließlich Workday- und SuccessFactors-Konnektoren, APIs, Azure Data Lake Storage (ADLS) und dateibasierte Importe.

Erforderliche Berechtigungen

Um Mitarbeiterdatenimporte in Microsoft 365 Organizational Data Service erstellen und verwalten zu können, muss Ihnen die Rolle des Organisationsdatenquellenadministrators zugewiesen sein.

Die Rolle des Organisationsdatenquellenadministrators wird von einem globalen Administrator zugewiesen. Viva Glint-Dienstadministratoren kann diese Rolle auch zugewiesen werden, wenn sie den Import von Mitarbeiterdaten über Microsoft 365 Organizational Data Service konfigurieren müssen.

Importieren von Mitarbeiterdaten über den Microsoft 365 Organizational Data Service

Die folgenden Schritte beschreiben, wie Sie eine Datenverbindung im Microsoft 365 Organizational Data Service erstellen, den Zugriff für Viva Glint konfigurieren und Mitarbeiterdaten importieren. Stellen Sie vor dem Fortfahren sicher, dass das Viva Glint-Onboarding abgeschlossen wurde und dass Organisationsdatenimporte in Viva Glint aktiviert sind.

1. Stellen Sie sicher, dass Ihnen die Rolle "Organisationsdatenquellenadministrator " zugewiesen ist.

2. Melden Sie sich im Microsoft 365 Admin Center auf der Seite "Microsoft 365 Organizational Data Service" an.

3. Wählen Sie Datenverbindungen aus, müssen Sie möglicherweise + Neuer Import auswählen.

   

4. Wählen Sie einen Connectortyp aus. Im folgenden Beispiel wird der CSV-Import verwendet.

   

5. Apps & Dienste auswählen

   Wählen Sie die Anwendungen und Dienste aus, die Mitarbeiterdaten von dieser Verbindung empfangen sollen. Wählen Sie Viva Glint aus.

   

   Hinweis

   Wenn Viva Glint auf der Seite Apps und Dienste auswählen nicht als Option angezeigt wird, bedeutet dies, dass das Feature zum Importieren von Organisationsdaten in Viva Glint deaktiviert ist. Bei dieser Anweisung wird davon ausgegangen, dass die Schemaeinrichtung abgeschlossen wurde und dieses Feature in Viva Glint aktiviert ist. Bitte überprüfen Sie dies unter Allgemeine Einstellungen.

   

6. Bereiten Sie Ihre Daten vor.

   Die nächsten Schritte bieten Vorlagen und helfen Ihnen, Mitarbeiterdaten für den Import vorzubereiten und die Organisationsdatenattribute zu überprüfen, die für die für diese Verbindung ausgewählten Anwendungen und Dienste verfügbar sind.

   Organisationsdatenattribute lassen sich in zwei Kategorien einteilen:

   • Reservierte Attribute
   • Benutzerdefinierte Attribute

   Reservierte Attribute sind Organisationsdatenattribute mit vordefinierter Bedeutung, die in Microsoft-Anwendungen und -Diensten verstanden werden können. Reservierte Attribute können für unterstützte Microsoft-Anwendungen und -Dienste freigegeben werden, basierend auf der Zugriffskonfiguration, die während des Verbindungsaufbaus ausgewählt wurde.

   Wenn Viva Glint als Anwendung für die Verbindung ausgewählt wird, stehen reservierte Organisationsdatenattribute für den Import in Viva Glint zur Verfügung. Reservierte Organisationsdatenattribute werden nur dann in Viva Glint importiert, wenn eine entsprechende Zuordnung zwischen dem reservierten Organisationsdatenattribut und einem Viva Glint-Attribut vorhanden ist. Viva Glint unterstützt Importe für 28 reservierte Organisationsdatenattribute.

   Weitere Informationen dazu, wie reservierte Organisationsdatenattribute Viva Glint-Attributen zugeordnet werden, finden Sie unter Verwenden von Daten aus Microsoft 365 Organisationsdatendienst in Viva Glint.

   Definitionen aller reservierten Attribute finden Sie hier: Microsoft 365 Organizational Data Service – Attributreferenz

   Benutzerdefinierte Attribute sind Organisationsdatenattribute, die für die Mitarbeiterdaten Ihrer organization eindeutig sind und nicht als reservierte Attribute vordefiniert sind.

   Bei der Freigabe für Viva Glint werden benutzerdefinierte Organisationsdatenattribute nur importiert, wenn bereits ein entsprechendes Viva Glint-Attribut vorhanden ist. Der Attributname der benutzerdefinierten Organisationsdaten muss genau mit dem Namen des Viva Glint-Attributs übereinstimmen, einschließlich der Groß-/Kleinschreibung. Wenn kein übereinstimmendes Viva Glint-Attribut vorhanden ist, wird das benutzerdefinierte Datenattribut der Organisation nicht importiert.

   Hinweis

   Der Attributzugriff wird für jede Anwendung und jeden Dienst separat konfiguriert. Überprüfen Sie die Attribute, die für jedes Ziel freigegeben werden, bevor Sie die Verbindungskonfiguration abschließen.

7. Dateiupload, Importmethode und Datenbereitstellung

   

   Laden Sie die Mitarbeiterdaten aus SharePoint oder von Ihrem lokalen Laufwerk hoch. Microsoft 365 Organizational Data Service unterstützt Dateien bis zu 2 GB. Inkrementelle Importe sind standardmäßig ausgewählt, aber Administratoren können stattdessen einen vollständigen Import auswählen.

   

   Mit Microsoft 365 Organizational Data Service können Sie hochgeladene Datensätze in einer Stagingumgebung überprüfen. Wenn die Datenstagingoption aktiviert ist, fließt die hochgeladene Datei erst dann an Viva Glint, wenn ein Datenquellenadministrator der Organisation sie explizit genehmigt. Das Datenstaging ist für alle Connectors verfügbar, sodass Administratoren die tatsächlichen Daten überprüfen können, bevor sie an nachgelagerte Anwendungen und Dienste übertragen werden.

8. Ordnen Sie reservierte Attribute zu Ihren importierten Daten zu

   Ordnen Sie nach der Vorbereitung und dem Import Ihrer Mitarbeiterdaten die importierten Attribute den entsprechenden reservierten Organisationsdatenattributen zu.

   Die reservierte Attributzuordnung ordnet Attribute aus Ihren importierten Daten Organisationsdatenattributen zu, die über vordefinierte Bedeutungen verfügen, die in Microsoft-Anwendungen und -Diensten verstanden werden.

   Importierte Attribute, die nicht reservierten Organisationsdatenattributen zugeordnet sind, werden als benutzerdefinierte Organisationsdatenattribute behandelt und können nicht umbenannt werden.

   Unter "Reservierte Attribute" werden die reservierten Datenattribute der Organisation angezeigt, die für die für diese Verbindung ausgewählten Anwendungen und Dienste verfügbar sind. Unter "Importierte Attribute" werden die in der importierten Datenquelle erkannten Attribute angezeigt.

   

   Wählen Sie für jedes reservierte Organisationsdatenattribut, das Sie auffüllen möchten, das entsprechende importierte Attribut aus. Nachdem Sie die reservierten Attributzuordnungen abgeschlossen haben, wählen Sie Weiter aus.

   Organisationen können auch die benutzerdefinierten Organisationsdatenattribute überprüfen, die in der importierten Datenquelle erkannt wurden.

   

   Hinweis

   Bei der Freigabe für Viva Glint werden benutzerdefinierte Organisationsdatenattribute nur importiert, wenn bereits ein entsprechendes Viva Glint-Attribut vorhanden ist und die Attributnamen genau übereinstimmen, einschließlich der Groß-/Kleinschreibung.

9. Attributzugriff auswählen

   Wählen Sie aus, welche Attribute an die einzelnen Anwendungen oder Dienste gesendet werden sollen.

   Der Attributzugriff wird für reservierte Attribute und benutzerdefinierte Attribute separat konfiguriert. Wählen Sie für jedes Attribut die Anwendungen und Dienste aus, die die Attributdaten erhalten sollen.

   

   

   Reservierte Organisationsdatenattribute können für unterstützte Microsoft-Anwendungen und -Dienste freigegeben werden, basierend auf der Zugriffskonfiguration, die während des Verbindungsaufbaus ausgewählt wurde. Benutzerdefinierte Datenattribute der Organisation werden nicht automatisch für jede Anwendung oder jeden Dienst verfügbar. Der Attributzugriff muss für jedes Ziel explizit konfiguriert werden.

   Hinweis

   Viva Glint importiert nur die Organisationsdatenattribute, die über die Attributzugriffskonfiguration für diese Verbindung für Viva Glint freigegeben sind.

10. Überprüfen & bestätigen

    Überprüfen Sie die Verbindungskonfiguration, einschließlich der ausgewählten Anwendungen und Dienste, reservierten Attributzuordnungen, benutzerdefinierten Attribute und Attributzugriffseinstellungen.

    Wählen Sie "Überprüfung starten " aus, um die Verbindungskonfiguration und die importierten Daten zu überprüfen.

    

    Nach erfolgreicher Validierung wird der Import verarbeitet, und die Mitarbeiterdaten stehen den ausgewählten Anwendungen und Diensten basierend auf den konfigurierten Attributzugriffseinstellungen zur Verfügung.

11. Wählen Sie "Fertig" aus, um zu "Datenverbindungen" zurückzukehren, wo Sie die Überprüfung überwachen und den Status für die Verbindung importieren können.

    

12. Überwachen des Verbindungs- und Import-Status

    Wählen Sie unter "Datenverbindungen" die Verbindung aus, um die Validierungs- und Importaktivität anzuzeigen.

    

    Auf der Seite Datenverbindungen werden die über die ausgewählte Verbindung verarbeiteten Dateien sowie der Status der einzelnen Überprüfungs- und Importvorgänge angezeigt.

    

    Überprüfen Sie die Status, um die Validierungsergebnisse, den Importfortschritt und alle Probleme, die Aufmerksamkeit erfordern, zu überwachen. Jedem Datenimport wird eine eindeutige Aufnahme-ID zugewiesen, und die Validierungsseite enthält eine Zusammenfassung der Erfassung sowie Hinweisdetails.

Richtlinien zur Erfassung

• Der Import von Mitarbeiterdaten aus dem Microsoft 365-Organisationsdatendienst in Viva Glint ist nur verfügbar, wenn der Import von Organisationsdaten in Viva Glint unter Allgemeine Einstellungen>Technische Konfiguration aktiviert ist.

• Aus Microsoft 365 Organizational Data Service importierte Mitarbeiterdaten müssen die Anforderungen für das Viva Glint-Schema erfüllen, einschließlich der fünf erforderlichen Attribute: E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname, Status und Mitarbeiter-ID.

• Zusätzliche Attribute können basierend auf Ihrer Viva Glint-Schemakonfiguration erforderlich sein. Wenn beispielsweise ein Attribut zum Ableiten eines anderen Werts in Viva Glint verwendet wird, muss dieses Attribut weiterhin in zukünftigen Importen enthalten sein.

• Viva Glint importiert nur Organisationsdatenattribute, die über die Attributzugriffskonfiguration der Verbindung für Viva Glint freigegeben sind.

• Wenn ein importiertes Mitarbeiterdatenattribut die Microsoft_<attributename> Namenskonvention verwendet, erkennt Microsoft 365 Organizational Data Service das Attribut automatisch als entsprechendes reserviertes Organisationsdatenattribut.

• Reservierte Organisationsdatenattribute werden nur dann in Viva Glint importiert, wenn eine entsprechende Zuordnung zwischen dem reservierten Organisationsdatenattribut und einem Viva Glint-Attribut vorhanden ist.

• Viva Glint importiert benutzerdefinierte Organisationsdatenattribute nur, wenn bereits ein entsprechendes Viva Glint-Attribut vorhanden ist und die Attributnamen genau übereinstimmen, einschließlich der Groß-/Kleinschreibung der Buchstaben.

• Der Microsoft 365 Organizational Data Service filtert ungültige Datensätze während der Verarbeitung. Datensätze, die nicht im verarbeiteten Import enthalten sind, sind für Viva Glint nicht verfügbar.

• Viva Glint kann seine Managerhierarchie aus jedem Attribut in den importierten Daten berechnen. Wenn die Viva Glint-Managerhierarchie von einem Viva Glint-Attribut abgeleitet ist, das Microsoft_ManagerEmail zugeordnet ist, spiegelt die Viva Glint-Managerhierarchie die Profilhierarchie wider.

• Wenn Ihr Mandant über mehrere Viva Glint-Instanzen verfügt, kann jeder Connector Daten an nur eine Viva Glint-Instance senden.

• Sie können mehrere Connectors einrichten, um Daten in Viva Glint zu importieren.

Importtypen

Microsoft 365 Organizational Data Service unterstützt zwei Importtypen:

Inkrementelle Importe

Verwenden Sie inkrementelle Importe, um neue Mitarbeiter hinzuzufügen oder Mitarbeiterdaten zu aktualisieren, die sich seit einem vorherigen Import geändert haben.

Vollständige Importe

Verwenden Sie vollständige Importe, um die importierte Mitarbeiterpopulation durch den Inhalt des aktuellen Imports zu ersetzen. Mitarbeiter, die zuvor in Viva Glint vorhanden waren, aber nicht in einem vollständigen Import enthalten sind, können je nach Konfiguration und Importverhalten inaktiv werden.

Connectorunterstützung nach Importtyp

So bestimmt jeder Connector den Importtyp

• Arbeitstag: Jede Aktualisierung ist ein vollständiger Import und sendet ein vollständiges Importsignal an Viva Glint. Zuordnungsaktualisierungen oder eine explizite Kundenaktion lösen ebenfalls einen vollständigen Import aus.
• SAP SuccessFactors: Der erste Datenabruf ist ein vollständiger Import. Zuordnungsaktualisierungen oder eine explizite Kundenaktion lösen ebenfalls einen vollständigen Import aus.
• Azure Data Lake Storage (ADLS): ADLS unterstützt derzeit nicht das Senden eines vollständigen Importsignals an Viva Glint.
• API (Push): Der API-Header bestimmt, ob ein vollständiger oder inkrementeller Import erfolgt. Wenn keine Option angegeben ist, erfolgt der inkrementelle Import.
• CSV: Der Administrator wählt manuell einen vollständigen oder inkrementellen Import aus.

Spezialfälle

• Schema-Updates: Jede Schemaänderung für den Workday- oder SAP-SuccessFactors-Connector löst automatisch einen vollständigen Import aus. Bei allen anderen Connectortypen müssen Administratoren nach einem Schemaupdate die Daten für alle Mitarbeiter manuell über einen neuen inkrementellen oder vollständigen Import senden.
• Mehrere Connectors: Wenn Ihre organization über mehrere Instanzen desselben Connectors oder mehrere verschiedene Connectors verfügt, werden automatische vollständige Importe in Viva Glint über die Workday- und SAP SuccessFactors-Connectors deaktiviert.

Dateigrößenbegrenzungen

Connectors unterstützen Importe bis zu 2 GB. Die Verarbeitungszeit variiert je nach Dateigröße und Connectortyp. Insgesamt kann die Einnahme zwischen wenigen Minuten und bis zu drei Stunden dauern.